Налаштування підпису в Outlook 2010.

Підпис в програмі Microsoft Outlook

Створити нову підпис для повідомлень, що відправляються по електронній пошті за допомогою програми Майкрософт Аутлук для ПК, можна одним з двох методів: повністю самостійно або за шаблоном. Сама ж запис може мати як звичайний текстовий вигляд, так і являти собою візитну картку.

Варіант 1: Звичайна підпис

Для того щоб додати і налаштувати підпис, яка буде використовуватися за замовчуванням у всіх відправляються повідомленнях в Microsoft Outlook, необхідно звернутися до налаштувань програми.

1. Перебуваючи в основному вікні поштового клієнта, викличте його меню «Файл».



2. Перейдіть в «Параметри».



3. На бічній панелі вікна виберіть вкладку «Пошта».



4. Натисніть на кнопку «Підписи ...».
5. У вікні «Підпис і бланки» клікніть «Створити».
6. Придумайте назву для нового підпису і натисніть «ОК».



7. У нижній області вікна створіть підпис, вказавши необхідні дані. За бажанням змініть шрифт, його розмір, колір, тип накреслення і вирівнювання.



8. Крім текстової інформації, можна додати зображення, наприклад власне фото. Для цього скористайтеся позначеної на скріншоті нижче кнопкою.

   

   У вікні системного «Провідника», яке буде відкрито, перейдіть в папку з картинкою, виділіть її та натисніть «Вставити».



9. Також до підпису можна додати посилання - це корисно для випадків, коли у вас є свій сайт, блог або публічна сторінка в соціальних мережах.

   

   Примітка: Посилання також може вести на файл, папку на диску або електронну пошту. Такий варіант дуже обмежений, але цілком може знайти своє застосування в локальній корпоративній мережі. Про всі можливості даної функції ми розповідали в окремій інструкції - вона написана на прикладі Ворд, але підійде і для Аутлук, так як для її реалізації використовується один і той же інструмент.

   Детальніше: Робота з посиланнями в Microsoft Word

   Клацніть по зазначеній на скріншоті вище кнопці, після чого вкажіть посилання в рядку «Адреса». Натисніть «ОК» для підтвердження.

   

   Порада: Посилання можна «заховати» в текст - для цього або перед її додаванням виділіть вже наявну запис в підпису, або самостійно введіть його в поле «Текст», розташоване у верхній частині вікна.

10. Завершивши зі створенням і налаштуванням підпису, скористайтеся кнопкою «Зберегти», закрийте вікно «Підписи і бланки» і «Параметри» поштового клієнта.



Аналогічним чином можна створити ще кілька підписів, якщо в цьому є необхідність. Далі ми розповімо про інші варіанти і тому, як між ними перемикатися при безпосередній відправлення листа.

Варіант 2: Підпис-візитка

Крім звичайної текстової підпису, розглянутої нами вище, в якості такої в Microsoft Outlook можна додати візитну картку. Для цього у вікні «Підпис і бланки» передбачена відповідна кнопка.

Її натискання відкриває вікно з шаблонними візитками, набір яких можна поповнити свою і потім використовувати її в повідомленнях.

Далі розглянемо, як створити таку картку самостійно і використовувати її в якості підпису, а також про роботу з шаблонними варіантами, доступними на офіційному сайті Майкрософт. Почнемо з останнього.

Спосіб 1: Шаблонна візитка

У вікні додавання підпису поштового клієнта від Microsoft є можливість скачування шаблонних візитних карток, які можна відредагувати під себе.

Важливо! Для виконання викладеної нижче інструкції на комп'ютері повинен бути встановлений Microsoft Word.

1. Виконайте дії з кроків №1-4 попередній частині статті.
2. У вікні «Підпис і бланки» скористайтеся посиланням «Отримати шаблони підписів».



3. Ця дія запустить браузер Internet Explorer, де буде відкрита сторінка з колекцією підписів електронної пошти, яка знаходиться на офіційному сайті Microsoft. Виконайте наступні дії:

   

   Прокрутіть її вниз і натисніть на кнопку «Завантажити».

   

   Підтвердіть своє бажання «Зберегти» файл з шаблонами.

   

   По завершенні скачування його можна буде «Відкрити».

   

   Дозвольте з додатком це зробити у вікні з питанням.



4. Після виконання вищеописаних дій в Майкрософт Ворд буде відкритий документ, що містить шаблони підписів, більшість з яких представляють собою різного роду візитні картки. Про те, як змінити і / або створити на основі готового макету власний, ми розповімо в наступній частині статті. Далі ж як приклад покажемо, як такі елементи використовувати в якості підписів.



5. Виділіть візитку і скопіюйте її, скориставшись контекстним меню, гарячими клавішами «Ctrl + C» або кнопкою «Копіювати» на панелі інструментів програми.



6. В Outlook перейдіть до вікна «Підписи і бланки» і виконайте дії з кроків №5-6 попередньої інструкції, тобто створіть нову підпис і дайте їй назву.
7. Вставте скопійоване візитну картку за допомогою клавіш «Ctrl + V» і збережіть шаблон.



Тепер ваша підпис в поштовому клієнті від Microsoft буде виглядати більш привабливо і інформативно.

Спосіб 2: Власна візитка

Візитну картку, яка підходить для використання в якості підпису в Майкрософт Аутлук, можна створити самостійно. Найпростіше це зробити за допомогою Ворда.

Детальніше: Як створити свою візитку в Microsoft Word

1. Скористайтеся представленої за посиланням вище інструкцією для того, щоб зробити власну візитку.



2. Скопіюйте її і перейдіть до розділу «Підписи і бланки» програми Outlook. Створіть нову, дайте їй назву і вставте в поле для введення свою картку.



3. Збережіть її та закрийте вікно, натиснувши на кнопку «ОК».



Створити власну візитку, яка може використовуватися в якості підпису в електронній пошті, можна і за допомогою більш вузькоспеціалізованих програм - найбільш популярні з них ми раніше розглядали в окремій статті.

Детальніше: Програми для створення візиток

Підпис на сайті Microsoft Outlook

Якщо ви звикли працювати з поштовим сервісом Майкрософт не в спеціально призначеної для цього програмою, а на офіційному сайті, для того щоб створити нову підпис, виконайте наступне:

1. Викличте настройки сервісу і скористайтеся розташованої внизу відкрився блоку посиланням «Показати всі параметри Outlook».



2. Переконайтеся, що в основній панелі обрана вкладка «Пошта», а на другий відкрийте розділ «Створення повідомлень і відповідь на них».



3. Введіть текст підпису і відформатуйте його на свій розсуд, визначивши тип шрифту, розмір, накреслення, колір, вирівнювання і деякі інші параметри.

   

   За бажанням можна додати зображення, посилання і навіть таблицю.

   

   Примітка: Як підпису в веб-версії сервісу також можна використовувати візитку - штамп чи самостійно створену, але ті з них, що містять графічні елементи, відображаються некоректно. Однак якщо картка являє собою єдине зображення, проблем не буде.

   

   Завершивши зі створенням підпису, натисніть по розташованої в нижній області вікна налаштувань кнопці «Зберегти».



Як можна помітити, додавання нового підпису на сайті поштового сервісу Майкрософт Аутлук здійснюється простіше, ніж в програмі для ПК. Однак і можливостей є куди менше, не кажучи про явні недоліки - графічні елементи можуть не відображатися, записи, створені на комп'ютері, тут недоступні, а сама підпис може бути тільки одна.

Мобільний додаток Microsoft Outlook

Можливість створення власного підпису також доступна в мобільному додатку Outlook для iPhone, iPad і Android-пристроїв. Правда, по частині оформлення вона ще більш обмежена, ніж в веб-версії.

1. Викличте меню програми, торкнувшись зображення свого профілю на його верхній панелі.



2. Відкрийте «Налаштування», тапнув по розташованої зліва внизу шестерінці.



3. Прокрутіть вікно параметрів вниз

   

   і виберіть розділ «Підпис».



4. Виберіть поле для введення, щоб викликати віртуальну клавіатуру. Видаліть шаблонну запис «Скачайте Outlook для iOS / Android»

   

   і введіть текст свого підпису.



5. Зберігати нічого не потрібно - в успішно внесені зміни можна переконатися, якщо повернутися на крок назад.

Вибір і додавання підписів

Розглянемо, яким чином здійснюється вставка вже створеної підпису в лист у всіх версіях поштового сервісу Microsoft: програми для ПК, на сайті і в мобільному додатку.

Варіант 1: Програма Microsoft Outlook

Якщо ви хочете, щоб та чи інша підпис автоматично додавалася до всіх нових повідомлень, що пересилаються і відповідей, виконайте наступне:

1. Перейдіть у вікно «Підписи і бланки», звернувшись для цього до «Параметри» програми.
2. У випадаючому списку «Нові повідомлення», орієнтуючись на назву, виберіть підпис, яку хочете використовувати за замовчуванням.

   

   Аналогічне, якщо є така необхідність, зробіть зі наступному пунктом - «Відповідь і пересилання».

   

   Примітка: Якщо в Аутлук ви використовуєте більше одного облікового запису, трохи вище можна визначити, для якої з них буде застосована та чи інша підпис.

   

3. Збережіть внесені зміни і закрийте вікно.

Якщо ж підпис до листів ви плануєте додавати самостійно і на свій розсуд, необхідно діяти трохи інакше:

1. Перш за все, переконайтесь, що в розглянутому вище вікні «Підпис і бланки» для параметрів «Нові повідомлення» і «Відповідь і пересилання» вибрано значення «(немає)».



2. Збережіть внесені зміни, закрийте вікно настройки і перейдіть до створення нового листа.



3. Натисніть на кнопку «Підпис» і виберіть відповідний варіант з раніше створених вами шаблонів, орієнтуючись на його найменування.

   

   Примітка: Дана можливість доступна і в тих випадках, коли для повідомлень, що відправляються вже встановлена ​​шаблонна підпис - вона буде змінена на обрану вами.

   

Таким чином можна досить легко і швидко перемикатися між різними варіантами підписів в пошті, якщо така необхідність є.

Варіант 2: Сайт Microsoft Outlook

При створенні підпису на сайті сервісу можна відразу зробити так, щоб вона додавалася до відправлені повідомленнями, що пересилаються листів і відповідей на них - для цього в настройках передбачені відповідні пункти, які потрібно відзначити галочкою і зберегти.

Якщо ви не зробили цього чи хочете додавати підпис самостійно, викличте меню (три крапки) у формі створення нового повідомлення і виберіть пункт «Вставити підпис».

Варіант 3: Мобільний додаток Microsoft Outlook

У мобільному додатку Аутлук для Айфона і Андроїд підпис, зазначена вами в настройках, автоматично додається до всіх створюваним з його допомогою листів.