Bạn càng chấp nhận và gửi thư thường xuyên hơn, sự tương ứng nhiều hơn được lưu trữ trên máy tính của bạn. Và, tất nhiên, nó dẫn đến thực tế là đĩa kết thúc tại chỗ. Ngoài ra, nó có thể dẫn đến thực tế rằng Outlook sẽ chỉ cần ngừng chấp nhận thư. Trong những trường hợp như vậy, hãy làm theo kích thước của ngăn kéo của bạn và, nếu cần, xóa thêm thư.
Tuy nhiên, để giải phóng địa điểm, không cần thiết phải xóa tất cả các chữ cái. Quan trọng nhất có thể được lưu trữ đơn giản. Làm thế nào để làm điều này, chúng tôi sẽ phân tích trong hướng dẫn này.
Tổng cộng, Outlook cung cấp hai cách để lưu trữ thư. Đầu tiên là tự động và thủ công thứ hai.
Tự động lưu trữ các chữ cái
Hãy bắt đầu với cách thuận tiện nhất - đó là một kho lưu trữ thư tự động.
Những ưu điểm của phương pháp này là Outlook sẽ tự lưu trữ các chữ cái mà không có sự tham gia của bạn.
Bạn có thể gán cho người phụ trách liên kết rằng tất cả các chữ cái và cần thiết, và không cần thiết.
Để định cấu hình lưu trữ tự động, bạn phải nhấp vào nút "Tham số" trong menu "Tệp".
Tiếp theo, chuyển đến tab "Nâng cao" và trong nhóm Autarchivation, nhấp vào "Cài đặt lưu trữ tự động".
Bây giờ nó vẫn còn để thiết lập các cài đặt cần thiết. Để thực hiện việc này, hãy đặt hộp kiểm "Tự động tự động mỗi ngày" và ở đây chúng tôi đặt thời gian lưu trữ trong những ngày.
Tiếp theo, định cấu hình các tham số theo ý của bạn. Nếu bạn muốn Outlook yêu cầu xác nhận trước khi khởi động kho lưu trữ, hãy kiểm tra hộp kiểm "Yêu cầu lưu trữ tự động", nếu không yêu cầu điều này, sau đó bỏ chọn hộp kiểm và chương trình sẽ tự làm mọi thứ.
Dưới đây bạn có thể định cấu hình tự động loại bỏ các chữ cái cũ, nơi bạn cũng có thể đặt tối đa "tuổi" của chữ cái. Và cũng xác định phải làm gì với các chữ cái cũ - di chuyển chúng vào một thư mục riêng hoặc chỉ cần xóa chúng.
Khi bạn đã thực hiện các cài đặt mong muốn, bạn có thể nhấp vào nút "Áp dụng cài đặt cho tất cả các thư mục".
Nếu bạn muốn chọn các thư mục bạn muốn lưu trữ, thì trong trường hợp này, bạn phải truy cập các thuộc tính của mỗi thư mục và điều chỉnh auroarchivation ở đó.
Cuối cùng, nhấn nút "OK" để xác nhận các cài đặt được thực hiện.
Để hủy onarchivation, nó sẽ đủ để lấy hộp "tự động hóa mỗi ... ngày".
Chữ lưu trữ tay
Bây giờ chúng tôi sẽ phân tích phương pháp lưu trữ thủ công.
Phương pháp này khá đơn giản và không yêu cầu bất kỳ cài đặt bổ sung nào từ người dùng.
Để gửi email đến kho lưu trữ, nó phải được tô sáng trong danh sách các chữ cái và nhấp vào nút "Lưu trữ". Để lưu trữ một nhóm các chữ cái, nó là đủ để làm nổi bật các chữ cái mong muốn và sau đó nhấn cùng một nút.
Phương pháp này cũng có ưu và nhược điểm của nó.
Những lợi thế có thể được quy cho những gì bạn chọn những chữ cái yêu cầu lưu trữ. Vâng, trừ là một thực hiện thủ công lưu trữ.
Do đó, ứng dụng email Outlook cung cấp cho người dùng một số tùy chọn để tạo một kho lưu trữ của các chữ cái. Để có độ tin cậy hơn, bạn có thể sử dụng cả hai. Đó là, để bắt đầu thiết lập autoarchivation và sau đó, khi bạn cần gửi thư cho chính xác kho lưu trữ và xóa quá nhiều.