Khi làm việc với cùng một dữ liệu được đặt trong các bảng, tờ hoặc thậm chí cả sách khác nhau, để thuận tiện cho nhận thức, tốt hơn là thu thập thông tin với nhau. Trong Microsoft Excel, bạn có thể đối phó với tác vụ này bằng cách sử dụng một công cụ đặc biệt có tên "Hợp nhất". Nó cung cấp khả năng thu thập dữ liệu khác nhau vào một bảng. Hãy tìm hiểu làm thế nào nó được thực hiện.
ĐIỀU KIỆN ĐỂ THỰC HIỆN THỦ TỤC HỢP ĐỒNG
Đương nhiên, không phải tất cả các bảng có thể được củng cố thành một, mà chỉ những bảng tương ứng với các điều kiện nhất định:- Các cột trong tất cả các bảng phải có cùng tên (chỉ hoán vị của các cột ở những nơi);
- Không nên có cột hoặc hàng có giá trị trống;
- Mẫu trong bảng phải giống nhau.
Tạo một bảng hợp nhất
Xem xét cách tạo bảng hợp nhất trên ví dụ về ba bảng có cùng một mẫu và cấu trúc dữ liệu. Mỗi trong số chúng nằm trên một tờ riêng, mặc dù trên cùng một thuật toán, bạn có thể tạo một bảng hợp nhất từ dữ liệu được đặt trong các sách khác nhau (tệp).
- Mở một tờ riêng cho bảng hợp nhất.
- Trên tờ mở, chúng tôi đánh dấu ô sẽ là ô phía trên bên trái của bảng mới.
- Ở trong tab "Dữ liệu" bằng cách nhấp vào nút "Hợp nhất", nằm trên thanh công cụ "hoạt động với dữ liệu".
- Một cửa sổ thiết lập hợp nhất dữ liệu mở ra.
Trong trường "Chức năng", bạn cần thiết lập hành động nào với các ô sẽ được thực hiện khi các dòng và cột khớp khớp. Đây có thể là những hành động sau:
- Tổng;
- con số;
- Trung bình;
- tối đa;
- tối thiểu;
- công việc;
- số lượng số;
- dịch chuyển;
- sai lệch không ổn định;
- phân tán di dời;
- Trống phân tán.
Trong hầu hết các trường hợp, chức năng "Số tiền" được sử dụng.
- Trong trường liên kết, chỉ định phạm vi ô của một trong các bảng chính có thể hợp nhất. Nếu phạm vi này nằm trong cùng một tệp, nhưng trên một trang tính khác, sau đó nhấn nút nằm ở bên phải của trường nhập dữ liệu.
- Đi đến bảng nơi đặt, tô sáng phạm vi mong muốn. Sau khi nhập dữ liệu, chúng tôi nhấp lại vào nút nằm ở bên phải của trường nơi địa chỉ của các ô đã được thêm vào.
- Quay trở lại cửa sổ Cài đặt hợp nhất để thêm các ô đã được chọn vào danh sách các băng tần, nhấp vào nút Thêm.
Như bạn có thể thấy, sau đó, phạm vi được thêm vào danh sách.
Tương tự, thêm tất cả các phạm vi khác sẽ tham gia vào quá trình hợp nhất dữ liệu.
Nếu phạm vi mong muốn được đăng trong một cuốn sách khác (tệp), thì chúng ta ngay lập tức nhấn nút "Tổng quan", chọn tệp trên đĩa cứng hoặc phương tiện di động, sau đó phương thức được chỉ định ở trên đang tô sáng phạm vi của các ô trong tập tin này. Đương nhiên, các tập tin phải được mở.
- Tương tự, một số cài đặt bảng hợp nhất khác có thể được thực hiện.
Để tự động thêm tên của các cột vào tiêu đề, chúng tôi đặt một cú đánh dấu gần chữ ký của dòng trên cùng. Để thực hiện tổng hợp dữ liệu, chúng tôi đặt đánh dấu về tham số "cột bên trái". Nếu bạn muốn, khi cập nhật dữ liệu trong các bảng chính, tất cả thông tin trong bảng hợp nhất cũng được cập nhật, sau đó bạn phải cài đặt dấu kiểm gần tham số "Tạo giao tiếp với dữ liệu tốt". Nhưng, trong trường hợp này, cần xem xét rằng nếu bạn muốn thêm các dòng mới vào bảng nguồn, bạn sẽ phải xóa hộp kiểm khỏi mục này và tính toán lại các giá trị theo cách thủ công.
Khi tất cả các cài đặt được thực hiện, nhấp vào nút "OK".
- Báo cáo hợp nhất đã sẵn sàng. Như bạn có thể thấy, dữ liệu được nhóm lại. Để xem thông tin bên trong mỗi nhóm, nhấp vào vai trò cộng với bên trái của bảng.
Bây giờ nội dung của nhóm có sẵn để xem. Tương tự, bạn có thể tiết lộ bất kỳ nhóm nào khác.
Như bạn có thể thấy, việc hợp nhất dữ liệu vào Excel là một công cụ rất tiện lợi, nhờ đó bạn có thể thu thập thông tin với nhau không chỉ trong các bảng khác nhau và trên các tờ khác nhau, mà còn được đăng trong các tệp khác (sách). Nó tương đối đơn giản và nhanh chóng.