Gói Microsoft Office có một chương trình đặc biệt để tạo cơ sở dữ liệu và hoạt động với chúng - truy cập. Tuy nhiên, nhiều người dùng thích sử dụng ứng dụng quen thuộc hơn với họ cho các mục đích này - Excel. Cần lưu ý rằng chương trình này có tất cả các công cụ để tạo cơ sở dữ liệu đầy đủ (cơ sở dữ liệu). Hãy tìm hiểu làm thế nào để làm điều đó.
Quá trình sáng tạo
Cơ sở dữ liệu trong EXEWE là một bộ thông tin có cấu trúc được phân phối bởi các cột và bảng của tờ.Theo thuật ngữ đặc biệt, các dòng BD được gọi là "hồ sơ". Trong mỗi bản ghi có thông tin về một đối tượng riêng biệt.
Các cột được gọi là "Trường". Mỗi trường có một tham số riêng biệt của tất cả các bản ghi.
Đó là, một khung của bất kỳ cơ sở dữ liệu nào trong Excel là một bảng thông thường.
Tạo một bảng
Vì vậy, trước hết, chúng ta cần tạo một bảng.
- Nhập các tiêu đề của cơ sở dữ liệu các trường (cột).
- Điền vào tên của các mục nhập (dòng) của cơ sở dữ liệu.
- Đi để điền dữ liệu cơ sở dữ liệu.
- Sau khi cơ sở dữ liệu được điền, định dạng thông tin trong đó theo quyết định của nó (phông chữ, viền, điền, lựa chọn, vị trí của văn bản so với ô, v.v.).
Về điều này, việc tạo ra khung BD được hoàn thành.
Bài học: Làm thế nào để tạo một bảng trong Excel
Gán thuộc tính cơ sở dữ liệu
Để Excel nhận thức được bảng không chỉ là một loạt các ô, cụ thể là, giống như một cơ sở dữ liệu, cô ấy cần phải gán các thuộc tính thích hợp.
- Chuyển đến tab "Dữ liệu".
- Chúng tôi làm nổi bật toàn bộ phạm vi của bảng. Nhấp vào nút chuột phải. Trong menu ngữ cảnh, nhấp vào nút "Gán tên ...".
- Trong cột "Tên", cho biết tên mà chúng ta muốn đặt tên cho cơ sở dữ liệu. Điều kiện bắt buộc là tên phải bắt đầu bằng chữ cái và không nên không có khoảng trắng trong đó. Trong cột "Phạm vi", bạn có thể thay đổi địa chỉ của vùng bảng, nhưng nếu bạn phân bổ chính xác, thì không có gì cần được thay đổi ở đây. Nếu bạn muốn, bạn có thể chỉ định một ghi chú trong một trường riêng biệt, nhưng tham số này không bắt buộc. Sau khi tất cả các thay đổi được thực hiện, nhấp vào nút "OK".
- Nhấp vào nút "Lưu" ở phía trên cùng của cửa sổ hoặc nhập các phím Ctrl + S trên bàn phím, để lưu cơ sở dữ liệu trên đĩa cứng hoặc phương tiện di động được kết nối với PC.
Chúng ta có thể nói rằng sau đó chúng tôi đã có một cơ sở dữ liệu sẵn sàng. Bạn có thể làm việc với nó và trong một trạng thái như vậy, vì nó được đại diện ngay bây giờ, nhưng nhiều cơ hội sẽ bị cắt đứt. Dưới đây chúng tôi sẽ phân tích cách tạo cơ sở dữ liệu nhiều chức năng hơn.
Sắp xếp và lọc
Làm việc với cơ sở dữ liệu, trước hết, cung cấp khả năng đặt hàng, lựa chọn và sắp xếp hồ sơ. Kết nối các chức năng này với cơ sở dữ liệu của chúng tôi.
- Chúng tôi phân bổ thông tin sẽ tiến hành một dòng hợp lý. Nhấp vào nút "sắp xếp" nằm trên băng trong tab "Dữ liệu" trong thanh công cụ "sắp xếp và lọc".
Sắp xếp có thể được thực hiện bởi hầu hết mọi tham số:
- tên bảng chữ cái;
- cuộc hẹn;
- Số, vv
- Trong cửa sổ tiếp theo xuất hiện, câu hỏi sẽ là một câu hỏi, dù chỉ sử dụng khu vực đã chọn hoặc tự động mở rộng nó. Chọn một tiện ích mở rộng tự động và nhấp vào nút "Sắp xếp".
- Cửa sổ sắp xếp cài đặt mở. Trong trường "Sắp xếp theo", chỉ định tên của trường mà nó sẽ được giữ.
- Trong trường "sắp xếp", nó được chỉ định chính xác cách nó sẽ được thực hiện. Đối với cơ sở dữ liệu, tốt nhất là chọn tham số "giá trị".
- Trong trường "Order", cho biết thứ tự sẽ được sắp xếp. Đối với các loại thông tin khác nhau, các giá trị khác nhau được hiển thị trong cửa sổ này. Ví dụ: đối với dữ liệu văn bản - nó sẽ là giá trị "từ A đến Z" hoặc "từ i lên đến" và đối với số - "tăng dần" hoặc "giảm dần".
- Điều quan trọng là phải theo dõi để "dữ liệu của tôi chứa các tiêu đề" đứng dấu kiểm. Nếu không, thì bạn cần phải đặt nó.
Sau khi nhập tất cả các tham số mong muốn, nhấp vào nút "OK".
Sau đó, thông tin trong cơ sở dữ liệu sẽ được sắp xếp, theo các cài đặt được chỉ định. Trong trường hợp này, chúng tôi đã thực hiện phân loại theo tên của nhân viên của doanh nghiệp.
- Một trong những công cụ tiện lợi nhất khi làm việc trong cơ sở dữ liệu Excel là một autofilter. Chúng tôi nhấn mạnh toàn bộ phạm vi cơ sở dữ liệu và trong khối cài đặt "Sắp xếp và lọc" bằng cách nhấp vào nút "Bộ lọc".
- Như chúng ta thấy, sau đó, chữ tượng hình xuất hiện trong các ô có tên của các trường dưới dạng hình tam giác đảo ngược. Nhấp vào biểu tượng của cột đó có giá trị sẽ được lọc. Trong cửa sổ mở, xóa các hộp kiểm khỏi các giá trị đó, các bản ghi mà chúng ta muốn ẩn. Sau khi lựa chọn được thực hiện, nhấp vào nút "OK".
Như bạn có thể thấy, sau đó, các dòng nơi các giá trị được chứa mà chúng ta đã loại bỏ các ve được ẩn khỏi bảng.
- Để trả về tất cả dữ liệu trên màn hình, nhấp vào biểu tượng của cột, được lọc và trong cửa sổ mở, đối diện tất cả các mục, đặt dấu kiểm. Sau đó nhấp vào nút "OK".
- Để loại bỏ hoàn toàn bộ lọc, nhấp vào nút "Bộ lọc" trên băng.
Bài học: Sắp xếp và lọc dữ liệu vào Excel
Tìm kiếm
Nếu có một tìm kiếm cơ sở dữ liệu lớn cho nó là thuận tiện để sản xuất với sự trợ giúp của một công cụ đặc biệt.
- Để thực hiện việc này, hãy chuyển đến tab "Trang chủ" và trên băng trong khối công cụ "Chỉnh sửa", chúng tôi nhấp vào nút "Tìm và phân bổ".
- Một cửa sổ mở ra trong đó bạn muốn chỉ định giá trị mong muốn. Sau đó, chúng tôi nhấp vào nút "Tìm tiếp theo" hoặc "Tìm tất cả".
- Trong trường hợp đầu tiên, ô đầu tiên trong đó có một giá trị được chỉ định sẽ hoạt động.
Trong trường hợp thứ hai, toàn bộ danh sách các ô chứa giá trị này mở ra.
Bài học: Làm thế nào để tìm kiếm trong exale
Khu vực buộc chặt
Thuận tiện khi tạo cơ sở dữ liệu, củng cố các ô có tên của các mục và trường. Khi làm việc với một cơ sở lớn là một điều kiện đơn giản. Nếu không, nó liên tục dành thời gian để cuộn qua trang tính để xem hàng hoặc cột nào tương ứng với một giá trị nhất định.
- Chúng tôi làm nổi bật ô, các khu vực từ trên và bên trái mà bạn cần sửa. Nó sẽ được đặt ngay lập tức dưới nắp và bên phải tên của các hồ sơ.
- Ở trong tab "Xem" bằng cách nhấp vào nút "Khu vực an toàn", nằm trong thanh công cụ "Window". Trong danh sách thả xuống, chọn giá trị để "buộc chặt khu vực".
Bây giờ tên của các lĩnh vực và hồ sơ sẽ luôn có trước mắt của bạn, bất kể bạn không di chuyển qua bảng với dữ liệu bao xa.
Bài học: Cách khắc phục khu vực trong Excel
Danh sách thả xuống
Đối với một số trường, bảng sẽ tối ưu hóa danh sách thả xuống để người dùng sử dụng các bản ghi mới chỉ có thể chỉ định các tham số nhất định. Điều này có liên quan, ví dụ, cho trường sàn. Rốt cuộc, có thể chỉ có hai lựa chọn: nam và nữ.
- Tạo một danh sách bổ sung. Nó thuận tiện để được đặt trên một tờ giấy khác. Trong đó, chỉ định danh sách các giá trị sẽ xuất hiện trong danh sách thả xuống.
- Chúng tôi nhấn mạnh danh sách này và nhấp vào nút chuột phải. Trong menu xuất hiện, chọn mục "Gán tên ...".
- Một cửa sổ đã quen thuộc mở ra. Trong trường thích hợp, chúng tôi chỉ định tên cho phạm vi của chúng tôi, theo các điều kiện đã được thảo luận ở trên.
- Chúng tôi trở lại tờ với cơ sở dữ liệu. Chọn phạm vi mà danh sách thả xuống sẽ được áp dụng. Chuyển đến tab "Dữ liệu". Nhấp vào nút "Kiểm tra dữ liệu", nằm trên băng công cụ "hoạt động với dữ liệu".
- Một hộp kiểm Giá trị hiển thị mở ra. Trong trường Kiểu dữ liệu, đặt công tắc sang vị trí "Danh sách". Trong trường "nguồn", chúng tôi đặt dấu "=" và ngay sau khi nó không viết tên của danh sách thả xuống, chúng tôi đã cho anh ta cao hơn một chút. Sau đó, nhấp vào nút "OK".
Bây giờ, khi bạn cố gắng nhập dữ liệu vào phạm vi nơi giới hạn được thiết lập, một danh sách sẽ xuất hiện trong đó bạn có thể chọn giữa các giá trị được đặt tốt.
Nếu bạn cố gắng viết các ký tự tùy ý trong các ô này, một thông báo lỗi sẽ xuất hiện. Bạn sẽ phải quay lại và thực hiện một mục chính xác.
Bài học: Cách thực hiện danh sách thả xuống trong Excel
Tất nhiên, Excel kém hơn về khả năng của các chương trình chuyên biệt để tạo cơ sở dữ liệu. Tuy nhiên, anh ta có một bộ công cụ, trong hầu hết các trường hợp sẽ đáp ứng nhu cầu của người dùng muốn tạo cơ sở dữ liệu. Với thực tế rằng khả năng của Excel, so với các ứng dụng chuyên biệt, người dùng thông thường được biết đến tốt hơn nhiều, sau đó về vấn đề này, sự phát triển của Microsoft thậm chí còn có một số lợi ích.