Nhiều người dùng Excel không thấy sự khác biệt giữa các khái niệm về "định dạng ô" và "loại dữ liệu". Trên thực tế, điều này là xa các khái niệm giống hệt nhau, mặc dù, tất nhiên, liên hệ. Hãy tìm hiểu những gì bản chất của các loại dữ liệu, loại chúng được chia, và cách làm việc với chúng.
Phân loại các loại dữ liệu
Kiểu dữ liệu là đặc điểm của thông tin được lưu trên trang tính. Dựa trên đặc điểm này, chương trình xác định cách xử lý giá trị này hoặc giá trị đó.Các loại dữ liệu được chia thành hai nhóm lớn: hằng số và công thức. Sự khác biệt giữa chúng là các công thức được hiển thị trong một ô, có thể thay đổi tùy thuộc vào cách các đối số trong các ô khác sẽ thay đổi. Hằng số là giá trị không đổi không thay đổi.
Đổi lại, các hằng số được chia thành năm nhóm:
- Chữ;
- Dữ liệu số;
- Ngày và giờ;
- Dữ liệu logic;
- Giá trị sai lầm.
Chúng tôi tìm ra những loại dữ liệu này đại diện cho nhiều hơn nữa.
Bài học: Cách thay đổi định dạng ô trong Excel
Giá trị văn bản
Loại văn bản chứa dữ liệu tượng trưng và không được coi là Excel như một đối tượng của các phép tính toán học. Thông tin này chủ yếu dành cho người dùng, và không cho chương trình. Văn bản có thể là bất kỳ ký tự nào, bao gồm các số nếu chúng được định dạng thích hợp. Trong ngôn ngữ DAX, loại dữ liệu này đề cập đến các giá trị chữ thường. Độ dài văn bản tối đa là 268435456 ký tự trong một ô.
Để nhập biểu thức ký tự, bạn cần tô sáng ô của một văn bản hoặc định dạng được chia sẻ trong đó nó sẽ được lưu trữ và quay số văn bản từ bàn phím. Nếu độ dài của biểu thức văn bản vượt xa các đường viền trực quan của ô, nó được đặt chồng lên trên đỉnh của liền kề, mặc dù vật lý tiếp tục được lưu trữ trong ô ban đầu.
Dữ liệu số.
Dữ liệu số được sử dụng để tính toán trực tiếp. Chính với họ rằng Excel đảm nhận các hoạt động toán học khác nhau (bổ sung, phép trừ, nhân, chia, việc xây dựng rễ, v.v.). Loại dữ liệu này chỉ nhằm ghi lại số, nhưng cũng có thể chứa các ký tự phụ trợ (%, $ et al.). Liên quan đến nó, bạn có thể sử dụng một số loại định dạng:
- Thực sự là số;
- Tỷ lệ phần trăm;
- Tiền tệ;
- Tài chính;
- Phân số;
- Số mũ.
Ngoài ra, Excel có cơ hội phân chia số để xả và xác định số lượng số sau dấu phẩy (trong số phân đoạn).
Nhập dữ liệu số được thực hiện theo cách tương tự như các giá trị văn bản mà chúng ta đã nói ở trên.
ngày và giờ
Một loại dữ liệu khác là định dạng thời gian và ngày. Đây chính xác là trường hợp khi các loại dữ liệu và định dạng trùng khớp. Nó được đặc trưng bởi thực tế là với nó, có thể chỉ vào một tờ và tiến hành tính toán với ngày và thời gian. Đáng chú ý là khi tính toán loại dữ liệu này mất một ngày trên mỗi đơn vị. Hơn nữa, điều này áp dụng không chỉ ngày, mà còn là thời gian. Ví dụ: 12:30 được chương trình xem xét, là 0,52083 ngày và đã được hiển thị trong ô ở dạng thông thường.
Có một số loại định dạng cho thời gian:
- h: mm: ss;
- H: mm;
- H: MM: SS AM / PM;
- H: MM AM / PM, v.v.
Tình huống tương tự với ngày:
- Dd.mm.yyy;
- Dd.mmm.
- Mmm.gg và những người khác.
Có và kết hợp các ngày và định dạng thời gian, chẳng hạn như DD: MM: GGYG H: MM.
Cũng cần xem xét rằng chương trình hiển thị là ngày chỉ có các giá trị bắt đầu từ ngày 01/01/1900.
Bài học: Cách dịch đồng hồ trong vài phút để Excel
Dữ liệu logic
Khá thú vị là loại dữ liệu logic. Nó hoạt động chỉ với hai giá trị: "sự thật" và "nói dối". Nếu bạn mở rộng, điều này có nghĩa là "sự kiện đã đến" và "sự kiện không thất bại." Các chức năng, xử lý nội dung của các ô có chứa dữ liệu logic, tạo ra các tính toán nhất định.
Giá trị sai lầm
Loại dữ liệu riêng biệt là giá trị sai lệch. Trong hầu hết các trường hợp, chúng xuất hiện khi một hoạt động không chính xác được thực hiện. Ví dụ: các thao tác không chính xác như vậy đề cập đến 0 hoặc giới thiệu chức năng mà không tuân thủ cú pháp của nó. Trong số các giá trị sai là như sau:
- # Bần tiện! - Áp dụng một loại đối số không chính xác cho một hàm;
- #MỘT VỤ LÀM ĂN! - Phân chia bằng 0;
- #CON SỐ! - dữ liệu số không chính xác;
- # N / D - một ý nghĩa không thể truy cập được nhập;
- #TÊN? - Tên lỗi trong công thức;
- # Trống! - Giới thiệu không chính xác các địa chỉ của phạm vi;
- #Link! - Nó xảy ra khi các tế bào được loại bỏ, trước đây được gọi là công thức.
Công thức
Một nhóm lớn các loại dữ liệu riêng biệt là công thức. Không giống như các hằng số, chúng, thường xuyên nhất, không thể nhìn thấy trong các tế bào, nhưng chỉ lấy được kết quả có thể khác nhau, tùy thuộc vào sự thay đổi của các đối số. Đặc biệt, các công thức được áp dụng cho các tính toán toán học khác nhau. Bản thân công thức có thể được nhìn thấy trong chuỗi công thức, làm nổi bật ô trong đó nó chứa.
Điều kiện bắt buộc để chương trình nhận thức biểu thức, như một công thức, là sự hiện diện của một dấu hiệu cho nó bằng (=).
Các công thức có thể chứa các tham chiếu đến các ô khác, nhưng đây không phải là điều kiện tiên quyết.
Một loại công thức riêng biệt là các chức năng. Đây là những chương trình con đặc biệt chứa một tập hợp các đối số và xử lý chúng theo một thuật toán cụ thể. Các chức năng có thể được quản lý thủ công vào ô, đặt một dấu hiệu trước "=" và có thể được sử dụng cho các mục đích này một vỏ đồ họa đặc biệt của các hàm, chứa toàn bộ danh sách các toán tử có sẵn trong chương trình, được chia thành các danh mục.
Sử dụng trình hướng dẫn chức năng, bạn có thể thực hiện chuyển đổi sang cửa sổ đối số của một toán tử cụ thể. Các trường của nó được giới thiệu hoặc liên kết đến các ô trong đó dữ liệu này được chứa. Sau khi nhấn nút "OK", một thao tác nhất định được thực thi.
Bài học: Làm việc với các công thức trong Excel
Bài học: Hàm Wizard trong Excel
Như bạn có thể thấy, có hai loại dữ liệu dữ liệu chính trong Excel: hằng số và công thức. Họ, lần lượt được chia thành nhiều loài khác. Mỗi loại dữ liệu có các thuộc tính riêng, có tính đến chương trình xử lý chúng. Nắm vững khả năng nhận biết và làm việc đúng với nhiều loại dữ liệu khác nhau là nhiệm vụ ưu tiên của bất kỳ người dùng nào muốn học cách sử dụng hiệu quả Excel cho mục đích dự định của nó.