Đã lâu rồi, chương trình phổ biến nhất trong số kế toán viên, các nhà hoạch định, nhà kinh tế và quản lý là Phụ lục 1C. Nó không chỉ có một loạt các cấu hình cho các hoạt động khác nhau, mà còn nội địa hóa theo tiêu chuẩn kế toán tại một số quốc gia trên thế giới. Ngày càng có nhiều doanh nghiệp được chuyển giao để kế toán trong chương trình này. Nhưng quy trình chuyển dữ liệu thủ công từ các chương trình kế toán khác trong 1C là một bài học khá dài và nhàm chán, diễn ra. Nếu một doanh nghiệp được ghi lại bằng Excel, quá trình chuyển có thể được tự động hóa và tăng tốc đáng kể.
Chuyển dữ liệu từ Excel sang 1C
Việc chuyển dữ liệu từ Excel trong 1C được yêu cầu không chỉ trong thời gian làm việc ban đầu với chương trình này. Đôi khi, nhu cầu này khi, trong quá trình hoạt động, bạn cần đặt một số danh sách được lưu trữ trong cuốn sách bộ xử lý sách. Ví dụ: nếu bạn cần chuyển bảng giá hoặc đơn đặt hàng từ cửa hàng trực tuyến. Trong trường hợp khi danh sách nhỏ, thì chúng có thể được điều khiển bằng tay, nhưng tôi nên làm gì nếu chúng chứa hàng trăm mặt hàng? Để tăng tốc quy trình, bạn có thể dùng đến một số tính năng bổ sung.Hầu như tất cả các loại tài liệu sẽ phù hợp để tải xuống tự động:
- Danh sách danh pháp;
- Danh sách các đối tác;
- Danh sách giá cả;
- Danh sách các đơn đặt hàng;
- Thông tin về mua hàng hoặc bán hàng, vv
Ngay lập tức cần lưu ý rằng trong 1C, không có công cụ tích hợp nào cho phép bạn chuyển dữ liệu từ Excel. Đối với các mục đích này, bạn cần kết nối bộ tải khởi động ngoài, đó là một tệp ở định dạng EPF.
Chuẩn bị dữ liệu
Chúng tôi sẽ cần phải chuẩn bị dữ liệu trong bảng Excel.
- Bất kỳ danh sách nào được tải trong 1C phải được cấu trúc thống nhất. Bạn không thể tải xuống nếu có một số loại dữ liệu trong một cột hoặc ô, ví dụ: tên của người đó và số điện thoại của nó. Trong trường hợp này, các bản ghi đôi như vậy phải được tách thành các cột khác nhau.
- Nó không được phép đã hợp nhất các ô ngay cả trong các tiêu đề. Điều này có thể dẫn đến kết quả không chính xác khi chuyển dữ liệu. Do đó, nếu các ô kết hợp có sẵn, chúng phải được chia.
- Nếu bảng nguồn được thực hiện đơn giản nhất có thể và rõ ràng, mà không cần áp dụng các công nghệ tương đối phức tạp (macro, công thức, bình luận, chú thích, các yếu tố định dạng bổ sung, v.v.), nó sẽ giúp tối đa hóa các vấn đề về các bước chuyển tiếp thêm.
- Hãy chắc chắn để đưa tên của tất cả các giá trị đến một định dạng duy nhất. Không được phép chỉ định, ví dụ, một kilôgam được hiển thị bởi các bản ghi khác nhau: "kg", "kilôgam", "kg". Chương trình sẽ hiểu chúng là các giá trị khác nhau, vì vậy bạn cần chọn tùy chọn một tùy chọn và phần còn lại được khắc phục trong mẫu này.
- Hãy chắc chắn có số nhận dạng duy nhất. Nội dung của bất kỳ cột nào có thể được phát trong vai trò của họ, không được lặp lại trong các hàng khác: số thuế cá nhân, bài viết, v.v. Nếu không có cột trong bảng hiện có với giá trị tương tự, bạn có thể thêm một cột bổ sung và tạo một số lượng đơn giản ở đó. Điều này là cần thiết để chương trình xác định riêng dữ liệu trong từng dòng, và không "hợp nhất" chúng lại với nhau.
- Hầu hết các trình xử lý tệp Excel không hoạt động với định dạng XLSX, nhưng chỉ với định dạng XLS. Do đó, nếu tài liệu của chúng tôi có sự mở rộng của XLSX, thì cần phải chuyển đổi nó. Để thực hiện việc này, hãy chuyển đến tab "Tệp" và nhấp vào nút "Lưu dưới dạng".
Cửa sổ Save mở. Định dạng XLSX mặc định sẽ được chỉ định trong trường "tệp tệp". Chúng tôi thay đổi nó thành "Sách Excel 97-2003" và nhấp vào nút "Lưu".
Sau đó, tài liệu sẽ được lưu ở định dạng mong muốn.
Ngoài những hành động phổ biến này để chuẩn bị dữ liệu trong Sách Excel, bạn sẽ cần phải mang theo một tài liệu phù hợp với các yêu cầu của bộ tải khởi động cụ thể, chúng tôi sẽ sử dụng, nhưng chúng tôi sẽ nói về nó ngay bên dưới.
Kết nối bộ tải khởi động ngoài
Kết nối bộ tải khởi động ngoài với tiện ích mở rộng EPF sang Phụ lục 1C có thể là trước khi chuẩn bị tệp Excel và sau đó. Điều chính là bắt đầu quá trình thực hiện tải xuống cả hai khoảnh khắc chuẩn bị này đã được giải quyết.
Có một số bảng lưu vong bên ngoài cho 1C, được tạo bởi các nhà phát triển khác nhau. Chúng tôi sẽ xem xét một ví dụ sử dụng một công cụ để xử lý thông tin "Tải xuống dữ liệu từ tài liệu tabular" cho phiên bản 1c 8.3.
- Sau khi tệp ở định dạng EPF được tải xuống và lưu trên đĩa cứng của máy tính, hãy khởi chạy chương trình 1C. Nếu tệp EPF được đóng gói trong kho lưu trữ, thì nó phải được gỡ bỏ khỏi đó. Trên bảng ứng dụng nằm ngang trên, nhấn nút chạy menu. Trong phiên bản 1c 8.3, nó được trình bày dưới dạng chu vi tam giác được ghi trong chu vi màu cam, tránh xa. Trong danh sách xuất hiện, tuần tự đi qua các mục "Tệp" và "Mở".
- Cửa sổ mở tệp bắt đầu. Chuyển đến thư mục vị trí của nó, chúng tôi nhấn mạnh đối tượng đó và nhấp vào nút "Mở".
- Sau đó, bộ tải khởi động sẽ bắt đầu trong 1C.
Tải xuống Xử lý "Tải xuống dữ liệu từ tài liệu bảng"
Đang tải dữ liệu
Một trong những cơ sở dữ liệu chính mà 1C hoạt động là danh sách các sản phẩm và dịch vụ. Do đó, để mô tả quy trình tải từ Excel, chúng tôi sẽ tập trung vào ví dụ về việc chuyển loại dữ liệu này.
- Quay trở lại cửa sổ xử lý. Vì chúng tôi sẽ tải phạm vi sản phẩm, sau đó trong tham số "Đang tải thành", công tắc phải đứng ở vị trí "thư mục". Tuy nhiên, nó được cài đặt như vậy theo mặc định. Bạn chỉ nên chuyển đổi nó khi bạn sẽ chuyển một loại dữ liệu khác: phần tabular hoặc thanh ghi thông tin. Tiếp theo, trong trường "Chế độ xem thư mục" bằng cách nhấp vào nút mà dấu chấm được miêu tả. Danh sách thả xuống mở ra. Trong đó, chúng ta nên chọn mục "Danh pháp".
- Sau đó, trình xử lý sẽ tự động đặt các trường mà chương trình sử dụng ở dạng thư mục này. Nó là cần thiết để lưu ý ngay lập tức rằng không cần thiết phải điền tất cả các trường.
- Bây giờ một lần nữa mở một tài liệu di động Excel. Nếu tên của các cột của nó khác với tên của các trường thư mục 1C, có chứa cách thích hợp, thì bạn cần đổi tên các cột này trong Excele để các tên hoàn toàn trùng khớp. Nếu có các cột trong bảng mà không có tương tự trong thư mục, chúng sẽ bị xóa. Trong trường hợp của chúng tôi, các cột như vậy là "số lượng" và "giá". Cũng cần thêm rằng thứ tự bố cục cột trong tài liệu sẽ trùng khớp nghiêm ngặt với người được trình bày trong quá trình xử lý. Nếu đối với một số cột được hiển thị trong bộ tải khởi động, bạn không có dữ liệu, thì các cột này có thể bị bỏ trống, nhưng việc đánh số các cột đó nơi dữ liệu sẽ trùng khớp. Để thuận tiện và tốc độ chỉnh sửa, bạn có thể áp dụng một tính năng đặc biệt của Excel để nhanh chóng di chuyển các cột theo các địa điểm.
Sau khi các hành động này được sản xuất, nhấp vào biểu tượng "Lưu", được biểu thị dưới dạng chữ tượng hình mô tả một đĩa mềm ở góc trên bên trái của cửa sổ. Sau đó đóng tệp bằng cách nhấp vào nút Đóng tiêu chuẩn.
- Quay trở lại cửa sổ xử lý 1C. Nhấp vào nút "Mở", được mô tả dưới dạng thư mục màu vàng.
- Cửa sổ mở tệp bắt đầu. Chuyển đến thư mục nơi tài liệu Excel được đặt, chúng tôi cần. Công tắc hiển thị tệp mặc định được đặt để mở rộng MXL. Để hiển thị tệp bạn cần, cần phải sắp xếp lại nó vào vị trí "bảng Excel". Sau đó, chúng tôi phân bổ một tài liệu di động và nhấp vào nút "Mở".
- Sau đó, nội dung được mở trong trình xử lý. Để kiểm tra tính chính xác của việc điền dữ liệu, hãy nhấp vào nút "Điền" Điều khiển ".
- Như bạn có thể thấy, công cụ kiểm soát điền cho chúng ta biết rằng các lỗi không được tìm thấy.
- Bây giờ chúng tôi di chuyển đến tab "Cài đặt". Trong "Trường tìm kiếm", chúng tôi đặt một đánh dấu vào dòng mà tất cả các tên được nhập trong thư mục danh mục sẽ là duy nhất. Thông thường đối với điều này sử dụng các trường "bài viết" hoặc "tên". Cần phải làm sao khi thêm các vị trí mới vào danh sách, dữ liệu không gán.
- Sau khi tất cả dữ liệu được thực hiện và cài đặt được thực hiện, bạn có thể chuyển đến việc tải xuống thông tin trực tiếp trong thư mục. Để thực hiện việc này, nhấp vào dòng chữ "Tải xuống dữ liệu".
- Quá trình khởi động được thực hiện. Sau khi hoàn thành nó, bạn có thể truy cập thư mục danh pháp và đảm bảo rằng tất cả các dữ liệu cần thiết được thêm vào đó.
Bài học: Cách thay đổi cột ở những nơi trong Excel
Chúng tôi theo dõi thủ tục để thêm dữ liệu vào thư mục danh pháp trong chương trình 1c 8.3. Đối với các sách và tài liệu tham khảo khác, việc tải xuống sẽ được thực hiện theo cùng một nguyên tắc, nhưng với một số sắc thái mà người dùng sẽ có thể hiểu độc lập. Cũng cần lưu ý rằng các bộ tải khởi động của bên thứ ba khác nhau có thể thay đổi thủ tục khác nhau, nhưng toàn bộ cách tiếp cận vẫn giống nhau một: Đầu tiên trình xử lý tải thông tin từ tệp vào cửa sổ nơi nó được chỉnh sửa và chỉ sau đó nó được thêm trực tiếp vào 1c Cơ sở dữ liệu.