Cách giảm kích thước tệp Excel

Khi làm việc trong Excele, một số bảng đạt được kích thước khá ấn tượng. Điều này dẫn đến thực tế là kích thước của tài liệu tăng lên, đôi khi thậm chí là hàng chục megabyte và nhiều hơn nữa. Sự gia tăng trọng lượng của cuốn sách Excel khiến sự gia tăng vị trí của nó bị chiếm dụng trên đĩa cứng, nhưng thậm chí còn quan trọng hơn, để chậm hơn tốc độ thực hiện các hành động và quy trình khác nhau trong đó. Nói một cách đơn giản, khi làm việc với một tài liệu như vậy, chương trình Excel bắt đầu chậm lại. Do đó, câu hỏi về tối ưu hóa và giảm những cuốn sách đó trở nên có liên quan. Chúng ta hãy tìm hiểu cách giảm kích thước tệp trong Excele.

Quy trình giảm kích thước sách

Tối ưu hóa tệp sinh ra phải ngay lập tức theo nhiều hướng. Nhiều người dùng không nhận dạng, nhưng thường thì cuốn sách Excel chứa nhiều thông tin không cần thiết. Khi tệp nhỏ cho việc này, không ai đặc biệt chú ý đến việc này, nhưng nếu tài liệu đã trở nên cồng kềnh, cần thiết để tối ưu hóa nó trong tất cả các tham số có thể.

Phương pháp 1: Giảm phạm vi hoạt động

Phạm vi hoạt động là khu vực, các hành động mà tôi nhớ Excel. Nếu tài liệu đang được tính, chương trình sẽ tính toán lại tất cả các ô của không gian làm việc. Nhưng nó không phải lúc nào cũng tương ứng với phạm vi mà người dùng thực sự hoạt động. Ví dụ, một khoảng cách được cung cấp không phù hợp ở xa bảng sẽ mở rộng kích thước của phạm vi hoạt động đến phần tử đó nằm trong khoảng cách này. Nó chỉ ra rằng Excel khi tính toán lại mỗi lần nó sẽ xử lý một loạt các ô trống. Hãy xem vấn đề này có thể được loại bỏ như thế nào trên ví dụ về một bảng cụ thể.

1. Lúc đầu, hãy xem trọng lượng của nó trước khi tối ưu hóa, để so sánh nó sẽ là gì sau khi thủ tục được thực hiện. Điều này có thể được thực hiện bằng cách di chuyển vào tab "tệp". Đi đến phần "Chi tiết". Ở phía bên phải của cửa sổ đã mở các thuộc tính cơ bản của cuốn sách. Các thuộc tính đầu tiên là kích thước của tài liệu. Như chúng ta thấy, trong trường hợp của chúng tôi là 56,5 kilobyte.



2. Trước hết, cần tìm ra cách không gian làm việc thực sự khác với người dùng thực sự cần thiết. Nó khá đơn giản để làm điều đó. Chúng tôi trở thành trong bất kỳ ô nào của bảng và nhập kết hợp phím Ctrl + End. Excel ngay lập tức di chuyển đến ô cuối cùng, chương trình xem xét phần tử cuối cùng của không gian làm việc. Như bạn có thể thấy, trong trường hợp cụ thể, trường hợp của chúng tôi là một dòng 913383. Cho rằng bảng chỉ chiếm sáu dòng đầu tiên, có thể nêu thực tế rằng 913377 dòng, trên thực tế, tải vô dụng, không chỉ làm tăng kích thước tệp , nhưng do tính toán lại vĩnh viễn toàn bộ phạm vi của chương trình khi thực hiện bất kỳ hành động nào dẫn đến sự chậm lại trong công việc trên tài liệu.

   

   Tất nhiên, trong thực tế, một khoảng cách lớn như vậy giữa phạm vi làm việc thực tế và thực tế là Excel chấp nhận vì nó là khá hiếm, và chúng tôi đã lấy một số lượng lớn hàng lớn cho sự rõ ràng. Mặc dù, đôi khi thậm chí có những trường hợp khi toàn bộ diện tích lá được coi là phôi.

3. Để loại bỏ vấn đề này, bạn cần loại bỏ tất cả các hàng bắt đầu từ trống đầu tiên và cho đến khi kết thúc trang tính. Để thực hiện việc này, chọn ô đầu tiên, ngay lập tức dưới bảng và nhập phím mũi tên Ctrl + Shift +.



4. Như chúng ta có thể thấy, sau đó tất cả các phần tử của cột đầu tiên, bắt đầu từ ô được chỉ định và đến cuối bảng được phân bổ. Sau đó nhấp vào nút chuột phải nội dung. Trong menu ngữ cảnh mở ra, chọn "Xóa".

   

   Nhiều người dùng cố gắng xóa bằng cách nhấp vào nút Xóa trên bàn phím, nhưng nó không chính xác. Hành động này xóa nội dung của các tế bào, nhưng không tự loại bỏ chúng. Do đó, trong trường hợp của chúng tôi nó sẽ không giúp được gì.

5. Sau khi chúng tôi đã chọn mục "xóa ..." trong menu ngữ cảnh, một cửa sổ loại bỏ tế bào nhỏ sẽ mở ra. Tôi đặt công tắc đến vị trí "chuỗi" trong đó và nhấp vào nút OK.



6. Tất cả các hàng của phạm vi được phân bổ đã được gỡ bỏ. Hãy chắc chắn để làm khô cuốn sách bằng cách nhấp vào biểu tượng mềm ở góc trên bên trái của cửa sổ.



7. Bây giờ hãy xem nó đã giúp chúng ta như thế nào. Chúng tôi phân bổ bất kỳ ô nào của bảng và nhập tổ hợp phím Ctrl + End. Như bạn có thể thấy, Excel đã phân bổ ô cuối cùng của bảng, có nghĩa là bây giờ nó là yếu tố cuối cùng của không gian làm việc của lá.



8. Bây giờ chúng tôi chuyển sang phần "Chi tiết" của tab "Tệp" để tìm hiểu trọng lượng tài liệu của chúng tôi đã giảm bao nhiêu. Như bạn có thể thấy, bây giờ nó là 32,5 kb. Nhớ lại rằng trước quy trình tối ưu hóa, kích thước của nó là 56,5 kb. Do đó, nó đã được giảm hơn 1,7 lần. Nhưng trong trường hợp này, thành tích chính thậm chí không giảm trọng lượng của tệp và thực tế là chương trình hiện được miễn tính lại phạm vi thực tế không sử dụng, sẽ làm tăng đáng kể tỷ lệ xử lý của tài liệu.

Nếu trong cuốn sách, một số tờ bạn làm việc, bạn cần tiến hành một quy trình tương tự với mỗi trong số đó. Điều này thậm chí sẽ làm giảm thêm kích thước của tài liệu.

Phương pháp 2: Loại bỏ định dạng dư thừa

Một yếu tố quan trọng khác làm cho tài liệu Excel nặng hơn, là định dạng dư thừa. Điều này bao gồm việc sử dụng các loại phông chữ, viền, định dạng số, nhưng trước hết, nó liên quan đến việc đổ các ô với nhiều màu sắc khác nhau. Vì vậy, trước khi định dạng bổ sung tệp, bạn cần suy nghĩ hai lần và liệu cần phải làm hoặc không có thủ tục này thì dễ thực hiện hay không.

Điều này đặc biệt đúng với những cuốn sách chứa một lượng lớn thông tin mà bản thân đã có quy mô đáng kể. Thêm định dạng vào cuốn sách có thể tăng trọng lượng của nó thậm chí nhiều lần. Do đó, bạn cần chọn "Golden" giữa giữa khả năng hiển thị để trình bày thông tin trong tài liệu và kích thước của tệp, chỉ sử dụng định dạng chỉ ở nơi thực sự cần thiết.

Một yếu tố khác liên quan đến định dạng, trọng lượng trọng lượng, là một số người dùng thích định dạng các ô "với một lề". Đó là, chúng định dạng không chỉ chính bảng, mà còn là phạm vi nằm dưới nó, đôi khi thậm chí cho đến khi kết thúc trang tính, với việc tính toán thực tế là khi các dòng mới sẽ được thêm vào bảng, nó sẽ không được cần thiết để định dạng chúng mỗi lần.

Nhưng không biết khi nào các dòng mới sẽ được thêm vào và số lượng sẽ được thêm vào và định dạng sơ bộ như vậy, bạn sẽ lấy tệp ngay bây giờ, điều này sẽ ảnh hưởng tiêu cực và với tốc độ làm việc với tài liệu này. Do đó, nếu bạn đã áp dụng định dạng vào các ô trống không được bao gồm trong bảng, nó phải được gỡ bỏ.

1. Trước hết, bạn cần nhấn mạnh tất cả các ô được đặt bên dưới phạm vi với dữ liệu. Để thực hiện việc này, nhấp vào số chuỗi trống đầu tiên trên bảng điều khiển dọc. Phân bổ toàn bộ dòng. Sau đó, chúng tôi áp dụng sự kết hợp đã quen thuộc của các phím nóng Ctrl + Shift + xuống xuống.



2. Sau đó, toàn bộ phạm vi hàng là thấp hơn so với một phần của bảng chứa đầy dữ liệu, tỉnh nhấn mạnh. Là trong "Home" tab, bấm vào biểu tượng "Xóa", nằm trên băng trong thanh công cụ chỉnh sửa. Một menu nhỏ sẽ mở ra. Chọn "Clear Formats" vị trí trong đó.



3. Sau hành động này trong tất cả các tế bào của dãy phân bổ, định dạng sẽ bị xóa.



4. Trong cùng một cách, bạn có thể loại bỏ định dạng không cần thiết trong bảng riêng của mình. Để làm điều này, chọn tế bào đơn lẻ hoặc phạm vi mà chúng ta xem xét định dạng hữu ích tối thiểu, nhấn vào nút "Clear" trên băng và chọn "Clear Formats" mục từ danh sách.



5. Như bạn thấy, định dạng trong phạm vi lựa chọn của bảng đã hoàn toàn bị loại bỏ.



6. Sau đó, chúng tôi trở lại này dao động một số yếu tố định dạng mà chúng ta xem xét có liên quan: biên giới, định dạng số, vv

Những hành động mô tả ở trên sẽ giúp làm giảm đáng kể kích thước của cuốn sách Excel và tốc độ lên công việc trong đó. Nhưng nó là tốt hơn để bước đầu sử dụng định dạng duy nhất mà nó thực sự là phù hợp và cần thiết hơn để dành thời gian để tối ưu hóa tài liệu.

Bài học: Định dạng bảng trong Excel

Phương pháp 3: Xóa Liên kết

Trong một số tài liệu, một số lượng rất lớn các liên kết từ nơi giá trị được thắt chặt. Đây cũng có thể nghiêm trọng làm chậm tốc độ làm việc trong đó. Đặc biệt là ảnh hưởng mạnh bởi tài liệu tham khảo bên ngoài để cuốn sách khác, mặc dù tài liệu tham khảo nội bộ cũng được phản ánh tiêu cực trong hoạt động. Nếu nguồn xuất phát từ nơi liên kết đưa thông tin không được cập nhật liên tục, có nghĩa là, ý nghĩa để thay thế địa chỉ tham khảo trong các tế bào với các giá trị bình thường. Đây là khả năng tăng tốc độ làm việc với các tài liệu. Liên kết hoặc giá trị trong một tế bào cụ thể, trong dòng công thức sau khi chọn mục đó.

1. Chọn vùng chứa của tài liệu tham khảo. Là trong tab Home, nhấn vào nút "Copy", mà nằm trên băng trong nhóm thiết lập clipboard.

   

   Ngoài ra, sau khi chọn một phạm vi, bạn có thể sử dụng một tổ hợp phím nóng Ctrl + C.

2. Sau khi dữ liệu đã sao chép, không loại bỏ các lựa chọn từ khu vực này, và click vào nó nút chuột phải. Menu ngữ cảnh được khởi chạy. Trong đó, trong "Insert Settings" block, bạn cần phải bấm vào biểu tượng "Giá trị". Nó có một cái nhìn của chữ tượng hình với những con số được miêu tả.



3. Sau đó, tất cả các tài liệu tham khảo trong khu vực chuyên dụng sẽ được thay thế bằng các giá trị thống kê.

Nhưng bạn cần nhớ rằng tùy chọn này để tối ưu hóa cuốn sách Excel không phải lúc nào cũng được chấp nhận. Nó chỉ có thể được áp dụng khi dữ liệu từ nguồn gốc không động, nghĩa là, chúng sẽ không thay đổi theo thời gian.

Phương pháp 4: Thay đổi định dạng

Một cách khác để giảm đáng kể kích thước tệp là thay đổi định dạng của nó. Phương pháp này, có lẽ, hầu hết tất cả đều giúp ép cuốn sách, mặc dù cũng cần phải sử dụng các tùy chọn trên trong phức tạp.

Trong Excel, có một số định dạng tệp "gốc" - XLS, XLSX, XLSM, XLSB. Định dạng XLS là tiện ích mở rộng cơ bản cho phiên bản chương trình của Excel 2003 và sớm hơn. Tuy nhiên, anh ta đã lỗi thời, nhưng tuy nhiên, nhiều người dùng vẫn tiếp tục được áp dụng. Ngoài ra, có những trường hợp khi bạn phải quay lại làm việc với các tệp cũ đã được tạo nhiều năm trước ngay cả trong trường hợp không có định dạng hiện đại. Không đề cập đến thực tế là nhiều chương trình của bên thứ ba đang làm việc với các cuốn sách với sự mở rộng này, mà không biết cách xử lý các tùy chọn sau cho các tài liệu Excel.

Cần lưu ý rằng sổ mở rộng XLS có kích thước lớn hơn nhiều so với tương tự hiện tại của định dạng XLSX, trong thời gian hiện tại Excel sử dụng làm chính. Trước hết, điều này là do thực tế là các tệp XLSX về cơ bản là lưu trữ nén. Do đó, nếu bạn sử dụng tiện ích mở rộng XLS, nhưng bạn muốn giảm trọng lượng của cuốn sách, thì điều này có thể được thực hiện chỉ cần dừng nó ở định dạng XLSX.

1. Để chuyển đổi tài liệu từ định dạng XLS sang định dạng XLSX, hãy chuyển đến tab Tệp.



2. Trong cửa sổ mở ra, tôi ngay lập tức chú ý đến phần "Chi tiết", nơi nó được chỉ ra rằng hiện tại trọng lượng của tài liệu là 40 KB. Tiếp theo, nhấp vào tên "Lưu dưới dạng ...".



3. Cửa sổ Save mở. Nếu bạn muốn, bạn có thể truy cập thư mục mới, nhưng hầu hết người dùng đều thuận tiện hơn để lưu trữ một tài liệu mới ở cùng một nơi mà mã nguồn. Tên của cuốn sách, nếu muốn, có thể được thay đổi trong trường "Tên tệp", mặc dù không cần thiết. Điều quan trọng nhất trong quy trình này là đặt cuốn sách "Excel (.xlsx)". Sau đó, bạn có thể nhấn nút "OK" ở dưới cùng của cửa sổ.



4. Sau khi lưu được sản xuất, hãy chuyển đến phần "Chi tiết" của tab Tệp để xem trọng lượng đã giảm bao nhiêu cân. Như bạn có thể thấy, giờ đây nó là 13,5 Kbyte so với 40 Kbytes trước quy trình chuyển đổi. Đó là, một người chỉ tiết kiệm ở định dạng hiện đại khiến nó có thể ép cuốn sách gần ba lần.

Ngoài ra, có một định dạng XLSB hiện đại hoặc sách nhị phân khác trong Excele. Trong đó, tài liệu được lưu trong mã hóa nhị phân. Các tệp này nặng thậm chí ít hơn sách ở định dạng XLSX. Ngoài ra, ngôn ngữ mà chúng được ghi gần nhất với chương trình Excel. Do đó, nó hoạt động với những cuốn sách như vậy nhanh hơn bất kỳ tiện ích mở rộng nào khác. Đồng thời, cuốn sách của định dạng được chỉ định trên chức năng và khả năng sử dụng các công cụ khác nhau (định dạng, chức năng, biểu đồ, v.v.) không thua kém định dạng XLSX và vượt định dạng XLS.

Lý do chính khiến XLSB không trở thành định dạng mặc định trong Excel là các chương trình của bên thứ ba thực tế có thể làm việc với nó. Ví dụ: nếu bạn cần xuất thông tin từ Excel vào chương trình 1C, nó có thể được thực hiện với các tài liệu XLSX hoặc XLS, nhưng không phải với XLSB. Nhưng, nếu bạn không có kế hoạch chuyển dữ liệu sang bất kỳ chương trình của bên thứ ba nào, bạn có thể lưu tài liệu một cách an toàn ở định dạng XLSB. Điều này sẽ cho phép bạn giảm kích thước của tài liệu và tăng tốc độ công việc trong đó.

Quy trình lưu tệp trong phần mở rộng XLSB tương tự như chúng ta đã được thực hiện để mở rộng XLSX. Trong tab "Tệp", nhấp vào "Lưu dưới dạng ...". Trong cửa sổ lưu mở trong trường "Loại tệp", bạn cần chọn tùy chọn "Sách Excel (* .xlsb)". Sau đó nhấp vào nút "Lưu".

Chúng tôi xem xét trọng lượng của tài liệu trong phần "Chi tiết". Như bạn có thể thấy, nó đã giảm nhiều hơn và bây giờ chỉ 11,6 kb.

Tóm tắt kết quả chung, chúng tôi có thể nói rằng nếu bạn đang làm việc với tệp XLS, thì cách hiệu quả nhất để giảm kích thước của nó là năng lượng trong các định dạng XLSX hoặc XLSB hiện đại. Nếu bạn đã sử dụng dữ liệu mở rộng tệp, sau đó để giảm trọng lượng của chúng, bạn nên định cấu hình đúng không gian làm việc, xóa định dạng dư thừa và tài liệu tham khảo không cần thiết. Bạn sẽ nhận được lợi nhuận lớn nhất nếu bạn tạo ra tất cả các hành động này trong phức tạp, và không giới hạn bản thân với một tùy chọn.