Danh sách Excel

Tạo danh sách thả xuống cho phép không chỉ tiết kiệm thời gian khi chọn một tùy chọn trong quá trình điền vào các bảng, mà còn để bảo vệ bản thân khỏi việc tạo dữ liệu sai. Đây là một công cụ rất thuận tiện và thiết thực. Hãy tìm hiểu cách kích hoạt nó trong Excel và cách sử dụng nó, cũng như tìm hiểu một số sắc thái xử lý của nó.

Sử dụng danh sách thả xuống

Sau đó, hoặc như thông lệ để nói, các danh sách thả xuống thường được sử dụng nhất trong các bảng. Với sự giúp đỡ của họ, bạn có thể giới hạn phạm vi các giá trị được thực hiện vào mảng bảng. Họ cho phép bạn chọn để tạo một giá trị chỉ từ một danh sách được chuẩn bị sẵn. Điều này đồng thời tăng tốc quy trình để tạo dữ liệu và bảo vệ khỏi lỗi.

Thủ tục tạo

Trước hết, hãy tìm hiểu cách tạo danh sách thả xuống. Nó là dễ nhất để làm điều này với một công cụ có tên là "Kiểm tra dữ liệu".

1. Chúng tôi tô sáng cột của mảng bảng, trong các ô mà nó được lên kế hoạch đặt danh sách thả xuống. Di chuyển vào tab "Dữ liệu" và đất sét trên nút "Kiểm tra dữ liệu". Nó được định vị trên ruy-băng trong khối "làm việc với dữ liệu".



2. Cửa sổ Công cụ "Xác minh" bắt đầu. Chuyển đến phần "tham số". Trong khu vực "Kiểu dữ liệu" từ danh sách, chọn tùy chọn "Danh sách". Sau đó, chúng tôi di chuyển đến trường "Nguồn". Ở đây bạn cần chỉ định một nhóm tên dự định sử dụng trong danh sách. Những tên này có thể được thực hiện theo cách thủ công và bạn có thể chỉ định một liên kết với chúng nếu chúng đã được đăng trong Excel ở một nơi khác.

   Nếu mục nhập thủ công được chọn, thì mỗi mục danh sách được yêu cầu để nhập vào khu vực qua dấu chấm phẩy (;).

   

   Nếu bạn muốn thắt chặt dữ liệu từ một mảng bảng hiện có, thì bạn nên truy cập trang web trong đó nó được đặt (nếu nó nằm trên khớp khác), hãy đặt con trỏ đến khu vực "nguồn" của cửa sổ xác minh dữ liệu , và sau đó nhấn mạnh các mảng các ô nơi nằm liệt kê. Điều quan trọng là mỗi ô riêng biệt được đặt một mục danh sách riêng biệt. Sau đó, tọa độ của phạm vi được chỉ định phải được hiển thị trong khu vực "nguồn".

   

   Một tùy chọn khác để cài đặt giao tiếp là gán mảng với danh sách tên. Chọn phạm vi trong đó các giá trị dữ liệu được chỉ định. Ở bên trái của chuỗi công thức là khu vực tên. Theo mặc định, trong đó, khi phạm vi được chọn, tọa độ của ô được chọn đầu tiên sẽ được hiển thị. Chúng tôi chỉ nhập tên cho mục đích của chúng tôi, mà chúng tôi xem xét phù hợp hơn. Các yêu cầu chính cho tên là nó là duy nhất trong cuốn sách, không có khoảng trống và nhất thiết phải bắt đầu bằng chữ cái. Bây giờ phạm vi mà chúng tôi đã được xác định trước khi mặt hàng này sẽ được xác định.

   

   Bây giờ, trong cửa sổ Xác minh dữ liệu trong khu vực "Nguồn", bạn cần cài đặt biểu tượng "=", sau đó ngay sau khi nhập tên chúng tôi đã gán phạm vi. Chương trình ngay lập tức xác định mối quan hệ giữa tên và mảng, và sẽ rút danh sách nằm trong đó.

   

   Nhưng hiệu quả hơn nhiều sẽ được sử dụng để sử dụng danh sách nếu bạn chuyển đổi sang bảng "thông minh". Trong một bảng như vậy, sẽ dễ dàng thay đổi các giá trị, do đó tự động thay đổi các mục danh sách. Do đó, phạm vi này thực sự sẽ biến thành một bảng thay thế.

   Để chuyển đổi phạm vi thành bảng "thông minh", hãy chọn nó và di chuyển nó vào tab Trang chủ. Ở đó, Clay trên nút Định dạng "dưới dạng bảng", được đặt trên băng trong khối "Kiểu". Một nhóm phong cách lớn mở ra. Về chức năng của bảng, sự lựa chọn của một kiểu cụ thể không ảnh hưởng đến bất kỳ ai, và do đó chọn bất kỳ ai trong số họ.

   

   Sau đó, một cửa sổ nhỏ mở ra, nơi chứa địa chỉ của mảng đã chọn. Nếu lựa chọn được thực hiện chính xác, thì không có gì cần phải thay đổi. Vì phạm vi của chúng tôi không có tiêu đề, thì mục "bảng có tiêu đề" không nên. Mặc dù cụ thể trong trường hợp của bạn, có thể, tiêu đề sẽ được áp dụng. Vì vậy, chúng ta chỉ có thể nhấp vào nút "OK".

   

   Sau đó, phạm vi sẽ được định dạng làm bảng. Nếu nó được phân bổ, thì bạn có thể thấy trong khu vực tên, tên mà anh ta được chỉ định tự động. Tên này có thể được sử dụng để chèn vào vùng "nguồn" trong cửa sổ xác minh dữ liệu theo thuật toán được mô tả trước đó. Nhưng, nếu bạn muốn sử dụng tên khác, bạn có thể thay thế nó, chỉ trên tên của tên.

   

   Nếu danh sách được đăng trong một cuốn sách khác, thì để phản xạ chính xác, cần phải áp dụng chức năng DVSL. Người vận hành được chỉ định nhằm tạo thành các tham chiếu "SuperAbsolite" đến các phần tử trang tính trong mẫu văn bản. Trên thực tế, thủ tục sẽ được thực hiện gần như giống hệt như trong các trường hợp được mô tả trước đó, chỉ trong khu vực "nguồn" sau ký hiệu "=" sẽ chỉ định tên của người vận hành - "dvssl". Sau đó, trong ngoặc, địa chỉ của phạm vi phải được chỉ định là đối số của hàm này, bao gồm tên của cuốn sách và trang tính. Trên thực tế, như thể hiện trong hình dưới đây.



3. Về điều này, chúng ta có thể và kết thúc quy trình bằng cách nhấp vào nút "OK" trong cửa sổ Xác minh dữ liệu, nhưng nếu bạn muốn, bạn có thể cải thiện biểu mẫu. Chuyển đến phần "Tin nhắn để nhập" của cửa sổ xác minh dữ liệu. Ở đây trong khu vực "Tin nhắn", bạn có thể viết văn bản mà người dùng sẽ thấy con trỏ đến phần tử lá với danh sách thả xuống. Chúng tôi viết ra thông điệp mà chúng tôi xem xét cần thiết.



4. Tiếp theo, chúng tôi chuyển sang phần "Thông báo lỗi". Ở đây trong khu vực "Tin nhắn", bạn có thể nhập văn bản mà người dùng sẽ quan sát khi cố gắng nhập dữ liệu không chính xác, đó là bất kỳ dữ liệu nào bị thiếu trong danh sách thả xuống. Trong khu vực "View", bạn có thể chọn biểu tượng sẽ được giao kèm với cảnh báo. Nhập văn bản của tin nhắn và Clay trên "OK".

Bài học: Cách thực hiện danh sách thả xuống trong Excel

Thực hiện các hoạt động

Bây giờ hãy tìm ra cách làm việc với công cụ mà chúng tôi đã tạo ở trên.

1. Nếu chúng ta đặt con trỏ đến bất kỳ yếu tố lá nào mà khoảng cách đã được áp dụng, chúng ta sẽ thấy thông báo thông tin được chúng tôi giới thiệu trước đó trong cửa sổ xác minh dữ liệu. Ngoài ra, một chữ tượng hình ở dạng tam giác sẽ xuất hiện ở bên phải của ô. Chính nó là nó phục vụ để truy cập vào lựa chọn các phần tử niêm yết. Đất sét trên tam giác này.



2. Sau khi nhấp vào nó, menu từ danh sách các đối tượng sẽ được mở. Nó chứa tất cả các mục đã được thực hiện trước đây thông qua cửa sổ xác minh dữ liệu. Chọn tùy chọn mà chúng tôi xem xét cần thiết.



3. Tùy chọn đã chọn sẽ được hiển thị trong ô.



4. Nếu chúng ta cố gắng nhập vào một ô bất kỳ giá trị nào không có trong danh sách, hành động này sẽ bị chặn. Đồng thời, nếu bạn đã đóng góp một thông báo cảnh báo cho cửa sổ xác minh dữ liệu, nó sẽ được hiển thị trên màn hình. Bạn cần nhấp vào nút "Hủy" trong cửa sổ cảnh báo và với lần thử tiếp theo để nhập dữ liệu chính xác.

Bằng cách này, nếu cần, điền vào toàn bộ bảng.

Thêm một yếu tố mới

Nhưng tôi cần thêm gì để thêm một yếu tố mới chưa? Các hành động ở đây phụ thuộc vào cách bạn tạo một danh sách trong cửa sổ xác minh dữ liệu: đã nhập thủ công hoặc kéo lên từ một mảng bảng.

1. Nếu dữ liệu cho sự hình thành của danh sách được kéo từ một mảng bảng, sau đó đi đến nó. Chọn phạm vi của phạm vi. Nếu đây không phải là bảng "thông minh", mà là một phạm vi dữ liệu đơn giản, thì bạn cần chèn một chuỗi ở giữa mảng. Nếu bạn áp dụng bảng "thông minh", thì trong trường hợp này là đủ để chỉ nhập giá trị mong muốn trong dòng đầu tiên bên dưới nó và dòng này sẽ được bao gồm ngay trong mảng bảng. Đây chỉ là lợi thế của bảng "thông minh", mà chúng tôi đã đề cập ở trên.

   

   Nhưng giả sử chúng ta đang đối phó với một dịp phức tạp hơn bằng cách sử dụng một phạm vi thông thường. Vì vậy, chúng tôi làm nổi bật ô ở giữa mảng được chỉ định. Đó là, trên ô này và dưới nó phải có nhiều dòng hơn của mảng. Đất sét trên đoạn được chỉ định với nút chuột phải. Trong menu, chọn tùy chọn "Dán ...".



2. Một cửa sổ bắt đầu, nơi lựa chọn đối tượng Chèn sẽ được thực hiện. Chọn tùy chọn "Chuỗi" và nhấp vào nút "OK".



3. Vì vậy, chuỗi rỗng được thêm vào.



4. Nhập giá trị mà chúng tôi muốn được hiển thị trong danh sách thả xuống.



5. Sau đó, chúng tôi quay lại mảng máy tính bảng, nơi đặt danh sách thả xuống. Bằng cách nhấp vào Tam giác, ở bên phải của bất kỳ ô nào của mảng, chúng ta thấy rằng giá trị cần thiết cho các mục danh sách đã tồn tại đã được thêm vào. Bây giờ, nếu bạn muốn, bạn có thể chọn chèn vào phần tử bảng.

Nhưng phải làm gì nếu danh sách các giá trị được thắt chặt không phải từ một bảng riêng biệt, nhưng được thực hiện theo cách thủ công? Để thêm một mục trong trường hợp này, cũng có thuật toán hành động riêng.

1. Chúng tôi làm nổi bật toàn bộ phạm vi bảng, trong các yếu tố trong đó danh sách thả xuống được đặt. Chuyển đến tab "Dữ liệu" và nhấp vào nút "Xác minh dữ liệu" một lần nữa trong nhóm "Làm việc với dữ liệu".



2. Cửa sổ xác minh được bắt đầu. Chúng tôi chuyển sang phần "tham số". Như bạn có thể thấy, tất cả các cài đặt ở đây giống hệt như chúng tôi đặt chúng sớm hơn. Chúng tôi sẽ quan tâm đến "nguồn" trong trường hợp này. Chúng tôi thêm vào danh sách đã có một danh sách thông qua một điểm có dấu phẩy (;) giá trị hoặc các giá trị mà chúng tôi muốn xem trong danh sách thả xuống. Sau khi thêm Clay vào "OK".



3. Bây giờ, nếu chúng ta mở danh sách thả xuống trong mảng bảng, chúng ta sẽ thấy một giá trị được thêm vào đó.

Loại bỏ mục

Việc loại bỏ danh sách các phần tử được thực hiện tại cùng một thuật toán như bổ sung.

1. Nếu dữ liệu được siết chặt từ mảng bảng, sau đó vào bảng này và Clay phải nhấp vào ô nơi giá trị bị xóa được đặt. Trong menu ngữ cảnh, hãy dừng lựa chọn tùy chọn "Xóa".



2. Một cửa sổ loại bỏ cửa sổ gần giống với cái mà chúng ta đã thấy khi thêm chúng. Ở đây chúng tôi đặt công tắc đến vị trí "chuỗi" và đất sét trên "OK".



3. Một chuỗi từ một mảng bảng, như chúng ta có thể thấy, đã xóa.



4. Bây giờ chúng tôi trở lại bảng đó, nơi có các ô có danh sách thả xuống. Đất sét trong tam giác ở bên phải của bất kỳ tế bào. Trong danh sách ngưng chúng ta thấy rằng mục từ xa không có.

Tôi nên làm gì nếu các giá trị được thêm vào cửa sổ Kiểm tra dữ liệu theo cách thủ công và không sử dụng bảng bổ sung?

1. Chúng tôi tô sáng bảng với danh sách thả xuống và đi đến hộp kiểm của các giá trị, như chúng ta đã thực hiện trước đó. Trong cửa sổ được chỉ định, chúng ta chuyển sang phần "tham số". Trong khu vực "Nguồn", chúng tôi phân bổ con trỏ theo giá trị bạn muốn xóa. Sau đó nhấn nút XÓA trên bàn phím.



2. Sau khi phần tử bị xóa, nhấp vào "OK". Bây giờ nó sẽ không nằm trong danh sách thả xuống, giống như chúng ta đã thấy trong phiên bản hành động trước đó với một bảng.

Loại bỏ đầy đủ.

Đồng thời, có những tình huống trong đó danh sách thả xuống cần phải được loại bỏ hoàn toàn. Nếu không quan trọng rằng dữ liệu được nhập sẽ được lưu, thì loại bỏ rất đơn giản.

1. Chúng tôi phân bổ toàn bộ mảng nơi đặt danh sách thả xuống. Di chuyển đến tab "Trang chủ". Nhấp vào biểu tượng "Xóa", được đặt trên ruy-băng trong thiết bị chỉnh sửa. Trong menu mở ra, chọn vị trí "Xóa tất cả".



2. Khi hành động này được chọn trong các thành phần đã chọn của trang tính, tất cả các giá trị sẽ bị xóa, định dạng được làm sạch và mục tiêu chính của nhiệm vụ đạt được: Danh sách thả xuống sẽ bị xóa và bây giờ bạn có thể nhập bất kỳ giá trị nào Thủ công trong tế bào.

Ngoài ra, nếu người dùng không cần lưu dữ liệu đã nhập, thì có một tùy chọn khác để xóa danh sách thả xuống.

1. Chúng tôi làm nổi bật phạm vi của các ô trống, tương đương với phạm vi các phần tử mảng với danh sách thả xuống. Di chuyển vào tab "Home" và ở đó tôi nhấp vào biểu tượng "Sao chép", được bản địa hóa trên ruy-băng trong "Bộ đệm trao đổi".

   

   Ngoài ra, thay vì hành động này, bạn có thể nhấp vào đoạn được chỉ định bằng nút chuột phải và dừng ở tùy chọn "Sao chép".

   

   Thậm chí dễ dàng hơn ngay sau khi lựa chọn, áp dụng tập hợp các nút Ctrl + C.

2. Sau đó, chúng tôi phân bổ đoạn đó của mảng bảng, nơi các phần tử thả xuống được đặt. Chúng tôi nhấp vào nút "Chèn", được bản địa hóa trên băng trong tab Trang chủ trong phần "Bộ đệm trao đổi".

   

   Tùy chọn thứ hai của các hành động là làm nổi bật nút chuột phải và dừng lựa chọn trên tùy chọn "Chèn" trong nhóm Tham số Chèn.

   

   Cuối cùng, có thể chỉ cần chỉ định các ô mong muốn và nhập sự kết hợp của các nút Ctrl + V.

3. Với bất kỳ bước nào ở trên thay vì các ô chứa các giá trị và danh sách thả xuống, một đoạn hoàn toàn sạch sẽ được chèn.

Nếu bạn muốn, bạn có thể chèn một phạm vi trống, nhưng một đoạn được sao chép với dữ liệu. Việc thiếu danh sách thả xuống là chúng không thể chèn dữ liệu thủ công bị thiếu trong danh sách, nhưng chúng có thể được sao chép và chèn. Trong trường hợp này, xác minh dữ liệu sẽ không hoạt động. Hơn nữa, như chúng ta đã tìm ra, cấu trúc của danh sách thả xuống sẽ bị phá hủy.

Thông thường, vẫn cần phải xóa danh sách thả xuống, nhưng đồng thời để lại các giá trị được giới thiệu bằng cách sử dụng nó và định dạng. Trong trường hợp này, các bước chính xác hơn để loại bỏ công cụ điền được chỉ định sẽ được thực hiện.

1. Chúng tôi làm nổi bật toàn bộ đoạn trong đó các yếu tố với danh sách thả xuống được đặt. Chuyển sang tab "Dữ liệu" và Đất sét trên biểu tượng "Kiểm tra dữ liệu", như chúng ta nhớ, được đặt trên băng trong nhóm "Làm việc với dữ liệu".



2. Một cửa sổ thử nghiệm mới quen thuộc của dữ liệu đầu vào mở ra. Ở trong bất kỳ phần nào của công cụ được chỉ định, chúng ta cần thực hiện một hành động duy nhất - nhấp vào nút "Xóa tất cả". Nó nằm ở góc dưới bên trái của cửa sổ.



3. Sau đó, cửa sổ xác minh dữ liệu có thể được đóng bằng cách nhấp vào nút đóng tiêu chuẩn ở góc trên bên phải của nó như một nút chéo hoặc nút "OK" ở dưới cùng của cửa sổ.



4. Sau đó, chúng tôi phân bổ bất kỳ ô nào trong đó danh sách thả xuống đã được đặt trước đó. Như chúng ta thấy, bây giờ không có gợi ý khi chọn một mục, cũng không phải là một tam giác để gọi danh sách ở bên phải của ô. Nhưng đồng thời, định dạng vẫn không bị ảnh hưởng và tất cả các giá trị được nhập bằng danh sách còn lại. Điều này có nghĩa là với nhiệm vụ chúng tôi đã đối phó thành công: một công cụ mà chúng ta không cần nhiều hơn, đã xóa, nhưng kết quả của công việc của mình vẫn là số nguyên.

Như bạn có thể thấy, danh sách thả xuống có thể tạo điều kiện đáng kể đáng kể về việc giới thiệu dữ liệu vào bảng, cũng như ngăn chặn việc giới thiệu các giá trị không chính xác. Điều này sẽ làm giảm số lượng lỗi khi điền vào các bảng. Nếu bạn cần thêm bất kỳ giá trị nào, bạn luôn có thể tiến hành một thủ tục chỉnh sửa. Tùy chọn chỉnh sửa sẽ phụ thuộc vào phương thức tạo. Sau khi điền vào bảng, bạn có thể xóa danh sách thả xuống, mặc dù không cần thiết phải làm điều này. Hầu hết người dùng thích để lại nó ngay cả sau khi kết thúc bảng được hoàn thành.