Excel fayl hajmini qanday kamaytirish kerak

Eccelda ishlayotganda, ba'zi jadvallar juda ta'sirli o'lchamga erishadi. Bu hujjat hajmi oshganiga, ba'zan hatto o'nlab megabayt va boshqa narsalar. Excel kitobining og'irligining oshishi nafaqat qattiq diskda ishg'ol qilingan, ammo bundan ham muhimroq, har xil harakatlar va jarayonlarni bajarish tezligini sekinlashtirishga olib keladi. Oddiy qilib aytganda, bunday hujjat bilan ishlashda, Excel dasturi sekinlasha boshlaydi. Shuning uchun bunday kitoblarning optimallashtirish va qisqarishi masalasi dolzarb bo'ladi. Keling, Eksportda fayl hajmini qanday kamaytirishni aniqlaylik.

Kitob o'lchamlarini kamaytirish tartibi

Tug'ilgan faylni optimallashtirish darhol bir necha yo'nalishda bo'lishi kerak. Ko'pgina foydalanuvchilar tan olmaydilar, lekin ko'pincha kitob excel tarkibida juda ko'p keraksiz ma'lumotlarni o'z ichiga oladi. Agar bu uchun fayl kichik bo'lsa, hech kim bunga alohida e'tibor bermaydi, ammo agar hujjat noqulay bo'lib qolsa, uni barcha mumkin bo'lgan parametrlarda optimallashtirish kerak.

1-usul: Ishlayotgan doirani kamaytirish

Ishlash oralig'i - bu mintaqa, men Excelni eslab qolishim mumkin. Agar hujjat hisoblansa, dastur ish maydonining barcha hujayralarini qayta ko'rib chiqadi. Ammo u har doim foydalanuvchi haqiqatan ham ishlaydigan oralig'iga to'g'ri kelmaydi. Masalan, stoldan juda uzoq masofada etkazib berilgan bo'shliq, ushbu bo'shliq joylashgan joyga tegishli doiraning hajmini kengaytiradi. Ko'rinib turibdiki, har safar bo'sh hujayralarni bajaradi. Keling, ushbu muammoni ma'lum bir jadvalga misolda qanday bartaraf etish mumkinligini ko'rib chiqaylik.

1. Avvaliga, optimallashtirishdan oldin uni optimallashtirishdan oldin, protsedura amalga oshirilganidan keyin qanday qilib taqqoslang. Buni "fayl" yorlig'iga o'tish orqali amalga oshirish mumkin. "Tafsilotlar" bo'limiga o'ting. Kitobning asosiy xususiyatlarini ochgan oynaning o'ng tomonida. Birinchi xususiyatlar bu hujjatning o'lchami. Ko'rayotganimizdek, bizning holatimizda bu 56,5 kilobayt.



2. Avvalo, haqiqiy ish maydoni aslida foydalanuvchi tomonidan zarur bo'lganidan farq qiladi. Buni qilish juda oddiy. Biz stolning har qanday hujayrasida bo'lamiz va Ctrl + tugatish tugmachasini yozamiz. Ustoz darhol oxirgi kameraga o'tadi, bu dastur ish maydonining yakuniy elementini ko'rib chiqadi. Ko'rinib turibdiki, ayniqsa, bizning ishimiz 913383 qatoridir. Jadval atigi oltita chiziqni egallab, 913377 liniya, aslida, bu fayl hajmini oshiradi, bu nafaqat fayl hajmini oshiradi. , ammo har qanday harakatni amalga oshirishda dasturning butun doirasini doimiy qayta hisoblash uchun hujjatdagi ishlarni pasaytirishga olib keladi.

   

   Albatta, aslida amaldagi ish o'rni va u orzusni qabul qiladigan katta tafovut juda kam uchraydi va biz juda ko'p miqdordagi qatorlarni ravshanlikka olib bordik. Garchi ba'zida bargli maydoni ish qismini ko'rib chiqilsa ham bo'ladi.

3. Ushbu muammoni bartaraf etish uchun birinchi bo'shdan boshlang'ich va varaq oxirigacha barcha satrlarni olib tashlashingiz kerak. Buning uchun birinchi kamerani tanlang, u darhol stol ostida bo'lgan va Ctrl + Shift + o'q tugmachasini kiriting.



4. Ko'rinib turibdiki, shundan so'ng, belgilangan hujayrandan boshlab, stolning oxirigacha birinchi ustunning barcha elementlari ajratilgan. Keyin sichqonchaning o'ng tugmachasini bosing. Opsilayotgan kontekst menyusi, "O'chirish" -ni tanlang.

   

   Ko'pgina foydalanuvchilar klaviaturadagi o'chirish tugmachasini bosish orqali o'chirishga harakat qilishadi, ammo bu noto'g'ri. Ushbu harakat hujayralarning tarkibini tozalaydi, ammo ularni o'zlari olib tashlamaydi. Shuning uchun, bizning holatimizda bu yordam bermaydi.

5. "Yo'q ..." kontekst menyusidagi "Yo'q ..." elementini tanlaganimizdan so'ng, kichik hujayralarni olib tashlash oynasi ochildi. Men ulangan "satr" holatiga o'tkazdim va OK tugmasini bosing.



6. Ajratilgan diapazonning barcha qatorlari olib tashlandi. Oynaning yuqori chap burchagidagi floppi tasvirchasini bosish orqali kitobni quritganingizga ishonch hosil qiling.



7. Endi bu bizga qanday yordam berganini ko'raylik. Biz stolning biron bir hujayrasini ajratamiz va Ctrl + tugatish tugmachasini yozamiz. Ko'rinib turibdiki, Excel stolning oxirgi hujayrasini ajratib turadi, bu endi bu bargli ish joyining oxirgi elementi.



8. Endi hujjatimizning og'irligi pasayganligini aniqlash uchun biz "File" yorlig'ining "File" yorlig'ining "Tafsilotlar" bo'limiga o'tamiz. Ko'rinib turibdiki, hozir 32,5 kb. Eslatib o'tamiz, optimallashtirish tartibidan oldin uning hajmi 56,5 Kbni tashkil etdi. Shunday qilib, u 1,7 martadan ko'proq kamaydi. Ammo bu holda asosiy yutug'i hatto faylning og'irligining kamaytirilmayapti va dastur endi foydalanilmagan oraliqni qayta ko'rib chiqishdan ozod qilinganligi, bu hujjatni qayta ishlash tezligini sezilarli darajada oshiradi.

Agar kitobda siz bilan ishlaydigan bir nechta varaqlar bo'lsa, ularning har biri bilan shunga o'xshash tartibni amalga oshirishingiz kerak. Bu hatto hujjat hajmini yanada kamaytiradi.

2-usul: ortiqcha formatlashni yo'q qilish

Excel hujjatini og'irlashtiradigan yana bir muhim omil, ortiqcha formatlash. Bu turli xil shriftlar, chegaralar, raqamli formatlardan foydalanishni o'z ichiga oladi, ammo avvalambor, hujayralarni turli xil ranglarda quyish bilan bog'liq. Shunday qilib, avval faylni qo'shimcha ravishda formatlashdan oldin, siz ikki marta o'ylashingiz kerak va buni qilish kerakmi yoki bu protsedura bilan qilish juda oson.

Bu, ayniqsa, o'zlari katta miqdordagi ma'lumotlarga ega bo'lgan kitoblar haqida juda ko'p. Kitobga formatlashni qo'shish uning vazniga bir necha bor oshirishi mumkin. Shuning uchun siz ushbu ma'lumot va fayl hajmidagi fayl hajmini ko'rish, haqiqatan ham zarur bo'lgan joyda formatlashdan foydalanishingiz uchun "oltin" o'rtani tanlashingiz kerak.

Og'irlikni o'lchash og'irligi bilan bog'liq yana bir omil, ba'zi foydalanuvchilar hujayralarni "marj bilan" formatlashni afzal ko'rishadi. Ya'ni, ular nafaqat stolning o'zi, balki uning ostidagi diapazonni, ba'zan hamraqaning oxirigacha, ba'zan hamraqaning oxiriga kelib, u yangi chiziqlar qo'shilagichni hisoblash bilan hisoblab chiqilmaydi ularni har safar formatlash uchun zarur.

Ammo yangi satrlar qo'shilishi ma'lum emas va qanchalarni qo'shilishi va siz allaqachon ushbu hujjat bilan ishlash va ishlashga salbiy ta'sir ko'rsatadigan faylni allaqachon olib boradigan faylni allaqachon olishingiz mumkin emas. Shuning uchun, agar siz stolga kiritilmagan bo'sh hujayralarga formatlashni qo'llasangiz, uni olib tashlash kerak.

1. Birinchidan, siz ma'lumotlar bilan diapazondan past bo'lgan barcha hujayralarni ajratib ko'rsatishingiz kerak. Buning uchun vertikal koordinata panelidagi birinchi bo'sh satr raqamini bosing. Butun chiziqni ajratdi. Shundan so'ng, biz CTRL + Shiftni pastga tushirish uchun allaqachon tanish tugmachalarni qo'llang.



2. Shundan so'ng, butun qatorni qator ma'lumotlar bilan to'la stol bir qismi ancha past bo'ladi, uyg'onib ketdi ta'kidladilar. "Uy" ilovasida bo'lish, reja asboblar panelida lenta joylashgan "Clear" belgisiga, ustiga bosing. A kichik menyu ochiladi. unda "Formatlashni tozalamoq" ni tanlang.



3. ajratilgan qator barcha hujayralari bu harakatlar so'ng, formatlash o'chiriladi.



4. Shu yo'l bilan, stol o'zida keraksiz yaratishida olib tashlash mumkin. Buning uchun individual yoki hujayralarni biz eng kam foydali Formatlashtirish tushunmoq bo'lgan qator tanlash uchun, lenta "Clear" tugmasini bosing va ro'yxatdan "Formatlashni tozalamoq" ni tanlang.



5. Ko'rib turganingizdek, stol tanlangan qator formatlashtirish butunlay olib tashlandi.



6. boshqalar chegaralarini, ularning soni formatlarini: Shundan so'ng, biz bu biz tegishli ko'rib, ba'zi formatlash elementlarini farq qaytib

irodasi yordam yuqorida bayon harakatlari sezilarli darajada unda ish tashkil Excel kitobi va tezlik hajmini kamaytirish. Lekin bu yaxshi dastlab u hujjatni optimallashtirish uchun vaqt sarflash ko'ra albatta tegishli va zarur faqat qaerda formatlash foydalanish hisoblanadi.

Dars: Excel-dagi formatlash jadvallari

3-usul: Ajratish Links

Ba'zi hujjatlarda, qadriyatlar siqilib joydan yo'nalishlarga juda katta raqam. Bu, shuningdek, jiddiy ularning ish tezligini pasaytirishi mumkin. Ichki havolalar ham salbiy ishiga yoritilgan bo'lsa-da, ayniqsa, kuchli, boshqa kitoblar tashqi Yozuvlardan ta'sir. manba havola doimiy yangilanib emas ma'lumot oladi joydan kelsa, deb, ma'nosi an'anaviy qadriyatlarga hujayralardagi mos yozuvlar manzillar o'rniga. Bu hujjat bilan ishlash tezligini oshirish imkoniga ega. Link yoki qiymati ob'ektni tanlagandan so'ng formula qatordagi, ma'lum bir hujayra ichida bo'ladi.

1. Yozuvlardan mavjud maydoni tanlang. Bosh sahifa ko'rinishida bo'lib, clipboard ri guruhida lenta joylashgan "Nusxa olish" tugmasini bosing.

   

   Shu bilan bir qatorda, bir qator tanlab so'ng, issiq tugmalar Ctrl + C, bir birlashmasidan foydalanishingiz mumkin

2. ma'lumotlar ko'chiriladi so'ng, maydoni tanlash olib tashlash va unga o'ng sichqoncha tugmasini bosing emas. Kontekst menyusi ishga tushirildi. Unda, "Insert Sozlamalar" blokda joylashtirish, siz "Qadriyatlar" belgisiga bosing kerak. Bu tasvirlangan sonlar bilan tortishish bir ko'rinishi bor.



3. Shundan so'ng, bag'ishlangan hududda barcha murojaatlar statistik qadriyatlar bilan almashtiriladi.

Ammo eslashingiz kerakki, Excel kitobini optimallashtirish har doim ham maqbul emas. Bu faqat asl manbadan ma'lumot dinamik bo'lmasa, ular vaqt bilan o'zgarmaydi.

4-usul: O'zgarishlar formati

Fayl hajmini sezilarli darajada kamaytirishning yana bir usuli - bu o'z formatini o'zgartirish. Bu usul, ehtimol, eng asosiysi, ehtimol yuqoridagi variantlarni kompleksda ishlatish zarur.

Excel-da bir nechta "mahalliy" fayl formatlari - XLS, XLSX, XLSM, XLSB. XLS formati 2003 va undan oldin Excelning dastur versiyasining asosiy kengaytmasi edi. U allaqachon eskirgan, ammo shunga qaramay, ko'plab foydalanuvchilar hali ham qo'llanilishini davom ettirmoqdalar. Bundan tashqari, siz ko'p yillar oldin yaratilgan eski fayllar bilan ishlash uchun yana bir necha yil oldin, hatto zamonaviy formatlar bo'lmaganda ham qaytishingiz kerak. Ko'plab uchinchi tomon dasturlari ushbu kengayish bilan kitoblar bilan birga bo'lganligi haqida gapirmasa ham, Excel Hujjatlari uchun keyingi variantlarni qanday qayta ishlashni bilmaydi.

Shuni ta'kidlash kerakki, XL kengaytmali kitobi XLSX formatining joriy analogiga qaraganda ancha katta hajmga ega, bu esa Excelning asosiy qismi sifatida ishlatiladi. Birinchidan, bu XLSX fayllari aslida siqilgan arxivlarga ega ekanligiga bog'liq. Shuning uchun, agar siz XLS kengaytidan foydalansangiz, lekin siz kitobning og'irligini kamaytirishni xohlaysiz, shunda buni XLSX formatida to'xtatib turishingiz mumkin.

1. Hujjatni XLS formatidan XLSX formatiga o'tkazish uchun fayl yorlig'iga o'ting.



2. Open derazada men darhol "tafsilotlar" bo'limiga e'tibor beraman, shuni ko'rsatadiki, hozirgi paytda hujjatning og'irligi 40 Kb. Keyingi, "Saqlash ..." nomini bosing.



3. Saqlash oynasi ochiladi. Agar xohlasangiz, yangi katalogga borishingiz mumkin, ammo aksariyat foydalanuvchilar yangi hujjatni dastlabki kodga ega bo'lgan joyda saqlash uchun qulayroqdir. "Agar so'ralsa," fayl nomi "maydonida" Fayl nomi "dagi o'zgarishi mumkin bo'lgan kitobning nomi. Ushbu protseduradagi eng muhim narsa "Excel (.xlsx)" kitobi "Fayl turi" maydonini o'rnatish. Shundan so'ng, oynaning pastki qismidagi "OK" tugmasini bosishingiz mumkin.



4. Saqlanayotgandan so'ng, qancha vazn pasayishini ko'rish uchun fayl yorlig'ining "Tafsilotlar" bo'limiga o'ting. Ko'rinib turibdiki, bu konversiyalash jarayoni tugashidan oldin 40 kbaytga nisbatan 13,5 kbayt. Ya'ni, zamonaviy formatda faqat bitta tejash kitobni deyarli uch marta siqib chiqarishga imkon berdi.

Bundan tashqari, Excelda yana bir zamonaviy XLSB format yoki ikkilik kitob mavjud. Unda hujjat ikkilik kodlashda saqlanadi. Ushbu fayllar XLSX formatidagi kitoblardan ham kamroq. Bundan tashqari, ular Excel dasturiga eng yaqin yozilgan til. Shuning uchun u boshqa kengaytmalarga qaraganda tezroq ishlaydi. Shu bilan birga, turli xil vositalar (formatlash, funktsiyalar va hk) funktsional (formatlash, funktsiyalar va boshqalar) bo'lgan holda ko'rsatilgan format kitobi XLSX formatidan past emas va XLS formatidan oshadi.

XLSB XLSB standart formatiga ega bo'lmaganligi asosiy sababi, uchinchi tomon dasturlari deyarli u bilan ishlashi mumkin. Masalan, agar siz Excel-dan ma'lumotlarni 1C dasturiga eksport qilish kerak bo'lsa, uni XLSX yoki XLS hujjatlari bilan amalga oshirish mumkin, ammo XLSB bilan emas. Ammo, agar siz biron bir uchinchi tomon dasturiga ma'lumotlarni uzatishni rejalashtirmasangiz, hujjatni XLSB formatida saqlashingiz mumkin. Bu sizga hujjat hajmini kamaytirishga va unda ish tezligini oshirishga imkon beradi.

XLSBni kengaytirishga faylni saqlash tartibi XLSX kengaytirish uchun qilingan narsalarga o'xshash. "Fayl" yorlig'ida "Saqlash ..." ni bosing. "Fayl turi" maydonida ochiladigan omonat oynasida "Excel Kitobi (* .XLSB)" tanlovini tanlashingiz kerak. Keyin "Saqlash" tugmasini bosing.

Hujjatning og'irligini "Tafsilotlar" bo'limida ko'rib chiqamiz. Ko'rinib turibdiki, u yanada ko'proq kamaydi va hozirda atigi 11,6 Kb.

Umumiy natijalarni yig'ish, ayta olamizki, agar siz XLS faylida ishlayotgan bo'lsangiz, uning hajmini kamaytirishning eng samarali usuli bu zamonaviy XLSX yoki XLSB formatida kuchlanishdir. Agar siz allaqachon fayllarni kengaytirish ma'lumotlarini ishlatgan bo'lsangiz, ularning vazni kamaytirish uchun siz ish joyini to'g'ri sozlash, ortiqcha format va keraksiz ma'lumotnomalarni olib tashlashingiz kerak. Agar siz ushbu harakatlarni kompleksda ishlab chiqarsangiz, eng katta daromad olasiz va o'zingizni bitta variant bilan cheklamaysiz.