جب ایکسل میں کام کرتے ہوئے، کچھ میزیں ایک شاندار سائز حاصل کرتے ہیں. یہ حقیقت یہ ہے کہ دستاویز میں اضافہ ہوتا ہے، کبھی کبھی بھی درجن میگا بائٹس اور زیادہ. ایکسل کتاب کے وزن میں اضافے کی وجہ سے صرف اس کی جگہ میں ہارڈ ڈسک پر قبضہ نہیں ہوتا ہے، لیکن اس سے بھی زیادہ اہم بات یہ ہے کہ اس میں مختلف اعمال اور عمل انجام دینے کی رفتار کو تیز کرنے کے لئے. بس ڈالیں، جب اس طرح کے دستاویز کے ساتھ کام کرتے ہیں تو، ایکسل پروگرام سست کرنا شروع ہوتا ہے. لہذا، اصلاحات اور اس طرح کی کتابوں کی کمی کا سوال متعلقہ ہو جاتا ہے. آتے ہیں کہ ایکسل میں فائل کا سائز کیسے کم کرنا ہے.
کتاب سائز میں کمی کا طریقہ کار
پیدا ہونے والی فائل کو بہتر بنانے کے کئی سمتوں میں فوری طور پر ہونا چاہئے. بہت سے صارفین کو تسلیم نہیں کیا جاتا ہے، لیکن اکثر کتاب ایکسل میں بہت غیر ضروری معلومات شامل ہیں. جب فائل اس کے لئے چھوٹا ہے، تو کوئی بھی اس پر خصوصی توجہ نہیں دیتا ہے، لیکن اگر دستاویز کو پیچیدہ بن گیا ہے، تو یہ ممکن ہے کہ اسے ممکنہ پیرامیٹرز میں بہتر بنایا جائے.طریقہ 1: آپریٹنگ رینج کو کم کرنا
آپریٹنگ رینج علاقے ہے، جس میں میں ایکسل کو یاد کرتا ہوں. اگر دستاویز گنتی ہے، تو یہ پروگرام ورکس کے تمام خلیوں کو دوبارہ بحال کرتا ہے. لیکن یہ ہمیشہ اس سلسلے سے مطابقت رکھتا ہے جس میں صارف واقعی کام کرتا ہے. مثال کے طور پر، ٹیبل سے دور ایک غیر مناسب طور پر وقف شدہ فرق اس عنصر میں آپریٹنگ رینج کے سائز کو بڑھا دے گا جہاں یہ فرق واقع ہے. یہ پتہ چلتا ہے کہ ہر بار جب دوبارہ دوبارہ نصب ہوجائے تو اسے خالی خلیوں کا ایک گروپ سنبھال جائے گا. آتے ہیں کہ یہ مسئلہ کس طرح ایک مخصوص میز کی مثال پر ختم ہوسکتی ہے.
- سب سے پہلے، طریقہ کار کی کارکردگی کا موازنہ کرنے کے بعد اس کی موازنہ کرنے سے پہلے اس کے وزن پر نظر ڈالیں. یہ "فائل" ٹیب میں منتقل کر کے کیا جا سکتا ہے. "تفصیلات" سیکشن پر جائیں. ونڈو کے دائیں جانب جس نے کتاب کی بنیادی خصوصیات کھول دی. پہلی خصوصیات دستاویز کا سائز ہیں. جیسا کہ ہم دیکھتے ہیں، ہمارے معاملے میں یہ 56.5 کلو بائٹس ہے.
- سب سے پہلے، یہ پتہ چلا جاسکتا ہے کہ حقیقی ورکشاپ کس طرح صارف کی طرف سے واقعی ضروری ہے اس سے مختلف ہے. ایسا کرنے کے لئے یہ بہت آسان ہے. ہم میز کے کسی بھی سیل میں بن جاتے ہیں اور CTRL + اختتام کلیدی مجموعہ ٹائپ کریں. ایکسل فوری طور پر آخری سیل پر چلتا ہے، جس کا پروگرام ورکس کے آخری عنصر کو سمجھا جاتا ہے. جیسا کہ آپ دیکھ سکتے ہیں، خاص طور پر، ہمارے کیس ایک لائن 913383 ہے. یہ خیال ہے کہ ٹیبل صرف چھ پہلی لائنوں پر قبضہ کرتا ہے، یہ حقیقت یہ ہے کہ 913377 لائنیں ہیں، حقیقت میں، بیکار بوجھ، جو نہ صرف فائل کا سائز بڑھاتا ہے. لیکن اس پروگرام کی پوری رینج کی مستقل رینج کی مستقل رینج کی وجہ سے کسی بھی کارروائی کو انجام دینے کے بعد دستاویز پر کام میں کمی کی طرف جاتا ہے.
یقینا، حقیقت میں، اصل کام کرنے کی حد کے درمیان اس طرح کے ایک بڑا فرق اور حقیقت یہ ہے کہ ایکسل اس کے لئے قبول کرتا ہے بہت کم ہے، اور ہم نے وضاحت کے لئے بہت بڑی تعداد میں قطاروں کو لے لیا. اگرچہ، کبھی کبھی بھی ایسے معاملات موجود ہیں جب پورے پتی کے علاقے ورکشاپ کو سمجھا جاتا ہے.
- اس مسئلے کو ختم کرنے کے لئے، آپ کو سب سے پہلے خالی اور شیٹ کے اختتام تک شروع ہونے والی تمام صفوں کو دور کرنے کی ضرورت ہے. ایسا کرنے کے لئے، پہلے سیل کو منتخب کریں، جو فوری طور پر میز کے نیچے ہے، اور Ctrl + Shift + تیر کی کلید کی قسم.
- جیسا کہ ہم دیکھ سکتے ہیں، اس کے بعد پہلے کالم کے تمام عناصر، مخصوص سیل سے شروع ہونے اور میز کے اختتام تک مختص کیے گئے تھے. پھر مواد دائیں ماؤس کے بٹن پر کلک کریں. سیاق و سباق مینو میں جو کھولتا ہے، "حذف کریں" منتخب کریں.
بہت سے صارفین کی بورڈ پر حذف بٹن پر کلک کرکے حذف کرنے کی کوشش کرتے ہیں، لیکن یہ درست نہیں ہے. یہ عمل خلیوں کے مواد کو صاف کرتا ہے، لیکن انہیں خود کو دور نہیں کرتا. لہذا، ہمارے معاملے میں یہ مدد نہیں کرے گا.
- ہم نے سیاحت مینو میں "حذف کریں ..." آئٹم منتخب کرنے کے بعد، ایک چھوٹا سا سیل ہٹانے ونڈو کھولتا ہے. میں نے اس میں "سٹرنگ" کی حیثیت میں سوئچ قائم کیا اور ٹھیک بٹن پر کلک کریں.
- مختص شدہ رینج کی تمام قطاروں کو ہٹا دیا گیا تھا. ونڈو کے اوپری بائیں کونے میں فلاپی آئکن پر کلک کرکے کتاب کو خشک کرنے کا یقین رکھو.
- اب ہم دیکھتے ہیں کہ اس نے ہماری مدد کی. ہم میز کے کسی بھی سیل کو مختص کریں اور CTRL + اختتام کلیدی مجموعہ کو ٹائپ کریں. جیسا کہ آپ دیکھ سکتے ہیں، ایکسل میز کے آخری سیل کو مختص کیا، جس کا مطلب یہ ہے کہ اب یہ پتی کے کام کی جگہ کا آخری عنصر ہے.
- اب ہم "فائل" ٹیب کے "تفصیلات" سیکشن میں منتقل کرنے کے لئے منتقل کرنے کے لئے ہمارے دستاویز کے وزن میں کمی آئی ہے. جیسا کہ آپ دیکھ سکتے ہیں، اب یہ 32.5 KB ہے. اصلاحات کے طریقہ کار سے پہلے یاد رکھیں، اس کا سائز 56.5 کلو تھا. اس طرح، یہ 1.7 گنا سے زیادہ کی طرف سے کم کیا گیا ہے. لیکن اس صورت میں، اہم کامیابی فائل کے وزن میں بھی کمی نہیں ہے، اور حقیقت یہ ہے کہ پروگرام اب اصل میں غیر استعمال شدہ رینج کو دوبارہ بحال کرنے سے مستثنی ہے، جس میں دستاویز کی پروسیسنگ کی شرح میں نمایاں اضافہ ہوگا.
اگر کتاب میں کئی چادریں آپ کے ساتھ کام کرتے ہیں، تو آپ ان میں سے ہر ایک کے ساتھ اسی طرح کے طریقہ کار کو منظم کرنے کی ضرورت ہے. یہ دستاویز کے سائز کو بھی کم کرے گا.
طریقہ 2: بے شمار فارمیٹنگ کے خاتمے
ایک اور اہم عنصر جس میں ایکسل دستاویز بھاری ہے، بے شمار فارمیٹنگ ہے. اس میں مختلف اقسام کے فونٹ، سرحدوں، عددی فارمیٹس کا استعمال بھی شامل ہے، لیکن یہ سب سے پہلے مختلف رنگوں میں خلیات کو پھینکنے کا خدشہ ہے. لہذا اس سے پہلے فائل کی شکل سے پہلے، آپ کو دو بار سوچنے کی ضرورت ہے، اور کیا یہ کرنا ضروری ہے یا اس طریقہ کار کے بغیر یہ کرنا آسان ہے.
یہ خاص طور پر کتابوں کی سچائی ہے جس میں بڑے پیمانے پر معلومات موجود ہیں جو خود کو کافی سائز ہے. کتاب سے فارمیٹنگ شامل کرنا اس کے وزن میں کئی بار بھی بڑھ سکتا ہے. لہذا، آپ کو دستاویزات اور فائل کے سائز میں معلومات پیش کرنے کی نمائش کے درمیان "سنہری" درمیانے کو منتخب کرنے کی ضرورت ہے، صرف اس فارمیٹنگ کا استعمال کرنے کے لئے جہاں یہ واقعی ضروری ہے.
فارمیٹنگ، وزن میں وزن کے ساتھ منسلک ایک اور عنصر، یہ ہے کہ کچھ صارفین کو "ایک مارجن کے ساتھ خلیات کی شکل کی ترجیح دیتے ہیں. یہی ہے، وہ نہ صرف میز خود کو نہیں بلکہ اس کی رینج بھی اس کے تحت ہے، کبھی کبھی شیٹ کے اختتام تک، حقیقت یہ ہے کہ جب نئی لائنیں میز میں شامل کی جائیں گی، تو یہ نہیں ہوگا ہر وقت ان کی شکل کی ضرورت ہے.
لیکن یہ معلوم نہیں ہوتا ہے کہ نئی لائنیں شامل کی جائیں گی اور کس طرح بہت سے شامل کیے جائیں گے، اور اس طرح کی ابتدائی فارمیٹنگ آپ کو ابھی ابھی فائل لے جایا جائے گا، جو اس دستاویز کے ساتھ کام کرنے کی رفتار پر اثر انداز کرے گا. لہذا، اگر آپ نے خالی خلیوں کو فارمیٹنگ لاگو کیا ہے جو میز میں شامل نہیں ہیں، تو اسے ہٹا دیا جانا چاہئے.
- سب سے پہلے، آپ کو تمام خلیات کو اجاگر کرنے کی ضرورت ہے جو اعداد و شمار کے ساتھ رینج کے نیچے واقع ہیں. ایسا کرنے کے لئے، عمودی ہم آہنگی پینل پر پہلی خالی تار کی تعداد پر کلک کریں. پوری لائن کو مختص کیا. اس کے بعد، ہم گرم چابیاں CTRL + Shift + نیچے نیچے کے پہلے سے ہی واقف مجموعہ کو لاگو کرتے ہیں.
- اس کے بعد، پورے صف کی حد کے اعداد و شمار کے ساتھ بھرا ہوا میز کے ایک حصہ سے کم ہے، اٹھتی روشنی ڈالی. "گھر" کے ٹیب میں ہونے کے ناطے، میں ترمیم ٹول بار میں ٹیپ پر واقع ہے جس میں "صاف" آئکن پر کلک کریں. ایک چھوٹا سا مینو کھولتا ہے. اس میں "صاف ترتیب" کی پوزیشن کو منتخب کریں.
- مختص کی حد کے تمام خلیات میں اس کارروائی کے بعد، فارمیٹنگ حذف کر دیا جائے گا.
- اسی طرح، آپ کو میز اپنے آپ میں غیر ضروری فارمیٹنگ ہٹا سکتے ہیں. ایسا کرنے کے لئے، انفرادی خلیات یا ہم کم از کم مفید فارمیٹنگ غور کریں جس میں رینج کو منتخب کریں، ٹیپ پر "صاف" کے بٹن پر کلک کریں اور فہرست میں سے "صاف ترتیب" شے کو منتخب کریں.
- جیسا کہ آپ دیکھ سکتے ہیں کے طور پر، ٹیبل کے منتخب کردہ رینج میں فارمیٹنگ مکمل طور پر ہٹا دیا گیا تھا.
- وغیرہ سرحدوں، عددی فارمیٹس،: اس کے بعد، ہم اس سے کچھ فارمیٹنگ عناصر کی رینج ہم متعلقہ غور ہے کہ واپس آ جائیں
مرضی کی مدد اوپر بیان اعمال نمایاں طور پر اس میں کام ایکسل کتاب اور رفتار کے سائز کو کم. لیکن یہ بہتر ابتدائی طور پر یہ دستاویز کو بہتر کرنے کے وقت خرچ کرنے کے مقابلے میں واقعی مناسب اور ضروری ہے صرف جہاں فارمیٹنگ کا استعمال کرنا ہے.
سبق: ایکسل میں فارمیٹنگ میزیں
طریقہ نمبر 3: ہٹایا جا رہا ہے روابط
کچھ دستاویزات میں، اقدار سخت کر رہے ہیں جہاں سے لنکس کی ایک بہت بڑی تعداد. یہ بھی سنجیدگی سے ان میں کام کی رفتار کو سست کر سکتے ہیں. خاص طور پر سختی، دیگر کتابوں کو بیرونی حوالہ جات سے متاثر اندرونی حوالہ جات بھی منفی کارکردگی میں عکاسی کر رہے ہیں، اگرچہ. منبع کہاں لنک کو مسلسل اپ ڈیٹ نہیں ہے معلومات لیتا ہے سے آتا ہے تو، یہ ہے کہ، عام اقدار کے خلیات میں ریفرنس کے پتوں کی جگہ لے لے کرنے کے معنی. اس دستاویز کے ساتھ کام کرنے کی رفتار میں اضافہ کرنے کی صلاحیت رکھتا ہے. لنک یا قدر شے کے انتخاب کے بعد فارمولا قطار میں، ایک مخصوص سیل میں ہے.
- حوالہ جات کی طرف سے موجود کے علاقے کو منتخب کریں. ہوم ٹیب میں ہونے کے ناطے، "کاپی" کے بٹن کو کلپ بورڈ ترتیبات گروپ میں ٹیپ پر واقع ہے جس پر کلک کریں.
متبادل طور پر، ایک رینج منتخب کرنے کے بعد، آپ کو گرم، شہوت انگیز چابیاں کے لئے Ctrl + سی کا ایک مجموعہ استعمال کر سکتے ہیں
- بعد کے اعداد و شمار کاپی کیا گیا ہے، علاقے سے انتخاب ہٹا دیں، اور اس پر صحیح ماؤس کے بٹن پر کلک نہیں کرتے. سیاق و سباق مینو شروع کیا گیا ہے. اس میں، "ڈالیں ترتیبات" بلاک میں، آپ "اقدار" آئکن پر کلک کرنے کے لئے کی ضرورت ہے. اس سے دکھائے جانے والے تاثر نمبروں کے ساتھ pictograms کے لئے ایک نقطہ نظر ہے.
- اس کے بعد، وقف کے علاقے میں تمام حوالہ جات کے اعداد و شمار کے اقدار کی طرف سے تبدیل کیا جائے گا.
لیکن اگر آپ ایکسل کتاب کو بہتر بنانے کے لئے اس اختیار کو ہمیشہ قابل قبول نہیں ہے کہ یاد کرنے کی ضرورت ہے. اصل ذریعہ سے ڈیٹا، متحرک نہ ہو تو یہ ہے کہ، وہ وقت کے ساتھ ساتھ تبدیل نہیں کرے گا اس کو لاگو کیا جا سکتا ہے.
طریقہ نمبر 4: ڈاک تبدیلیاں
نمایاں طور پر فائل کے سائز کو کم کرنے کا ایک اور طریقہ سے اس کی شکل تبدیل کرنے کے لئے ہے. یہ طریقہ، شاید، سب سے زیادہ یہ کمپلیکس میں مندرجہ بالا اختیارات استعمال کرنے کے لئے بھی ضروری ہے، اگرچہ، کتاب نچوڑنا مدد ملتی ہے.
XLS، XLSX، XLSM، XLSB - ایکسل میں کئی "آ" فائل کی شکل کے ہیں. XLS فارمیٹ ایکسل 2003 اور اس سے قبل کے پروگرام کے ورژن کے لئے بنیادی توسیع تھا. انہوں نے کہا کہ اس کے باوجود بہت سے صارفین اب بھی لاگو کیا جا کرنے کے لئے جاری پہلے سے ہی متروک ہے، لیکن. اس کے علاوہ، مقدمات آپ کو بھی جدید شکلوں کی عدم موجودگی میں کئی سال پہلے پیدا کیا گیا ہے کہ پرانے فائلوں کے ساتھ کام کے لئے واپس کرنے کے لئے ہے جب موجود ہیں. حقیقت یہ ہے کہ بہت سے تیسری پارٹی کے پروگراموں کو اس توسیع کے ساتھ کتابیں، ایکسل دستاویزات کے لئے بعد کے اختیارات پر عملدرآمد کرنے کا طریقہ معلوم نہیں ہے جس کے ساتھ کام کر رہے ہیں کہ نہیں ذکر کرنا.
اس XLS توسیع کتاب XLSX شکل ہے، جس وقت ایکسل اہم ایک کے طور پر استعمال کرتا ہے کی موجودہ ینالاگ مقابلے میں ایک بہت بڑا سائز ہے کہ غور کرنا چاہیے. سب سے پہلے، اس حقیقت XLSX فائلوں بنیادی طور پر تاریخی دستاویز اکٹھا کر رہے ہیں کہ وجہ سے ہے. لہذا، آپ کو XLS توسیع استعمال کرتے ہیں تو، لیکن آپ کی کتاب کے وزن کو کم کرنا چاہتے ہیں، تو پھر اس کو صرف XLSX شکل میں اسے روکنے سے کیا جا سکتا ہے.
- XLSX فارمیٹ میں XLS فارمیٹ سے دستاویز میں تبدیل کرنے کے لئے، فائل ٹیب پر جائیں.
- یہ کہاں ہے کہ اس وقت دستاویز کا وزن 40 KB ہے اس بات کا اشارہ "تفصیلات" کے سیکشن، پر کھولتا ہے کہ، میں نے فوری طور پر توجہ ونڈو میں. اگلا، کے نام پر کلک کریں "محفوظ کریں ...".
- محفوظ ونڈو کھولتا ہے. اگر آپ چاہیں تو آپ کو نئی ڈائریکٹری میں جا سکتے ہیں، لیکن زیادہ تر صارفین کو ایک ہی جگہ جہاں منبع کوڈ میں ایک نئی دستاویز ذخیرہ کرنے کے لئے زیادہ آسان ہے. کتاب کا نام، مطلوبہ اگر، 'فائل کا نام "میدان میں تبدیل کیا جا سکتا ہے کہ یہ ضروری نہیں ہے اگرچہ. اس عمل میں سب سے زیادہ اہم بات یہ ہے کہ "فائل کی قسم" فیلڈ "ایکسل (.xlsx)" کتاب قائم کرنے کے لئے ہے. اس کے بعد، آپ ونڈو کے نچلے حصے میں "OK" بٹن دبائیں کرسکتے ہیں.
- بعد بچت تیار کیا جاتا ہے، کتنا وزن کم ہو چکی ہے کو دیکھنے کے لئے فائل کے ٹیب کے "تفصیلات" کے سیکشن میں جائیں. آپ دیکھ سکتے ہیں، جو اب تبادلوں کے عمل سے پہلے 40 Kbytes خلاف 13.5 Kbytes ہے. یہی وجہ ہے کہ، ایک ہی جدید شکل میں بچت یہ ممکن کتاب تقریبا تین بار نچوڑ کے لئے بنا دیا.
اس کے علاوہ، ایک اور جدید XLSB کی شکل یا ایکسل میں بائنری کتاب ہے. اس میں، دستاویز بائنری انکوڈنگ میں محفوظ ہے. یہ فائلیں XLSX کی شکل میں کتابوں سے بھی کم ہوتی ہیں. اس کے علاوہ، زبان جس پر وہ ایکسل پروگرام کے قریب ترین ریکارڈ ریکارڈ کیے جاتے ہیں. لہذا، یہ کسی دوسرے توسیع کے مقابلے میں تیزی سے اس طرح کی کتابوں کے ساتھ کام کرتا ہے. ایک ہی وقت میں، فعالیت پر مخصوص شکل کی کتاب اور مختلف ٹولز (فارمیٹنگ، افعال، گرافکس وغیرہ وغیرہ) استعمال کرنے کے امکانات XLSX کی شکل میں کمتر نہیں ہے اور XLS فارمیٹ سے زیادہ ہے.
اس وجہ سے ایکس ایل ایس بی ایکس ایل ایس بی کو ایکسل میں ڈیفالٹ کی شکل نہیں بنتی ہے یہ ہے کہ تیسری پارٹی کے پروگراموں کو عملی طور پر اس کے ساتھ کام کرنے کے قابل نہیں ہے. مثال کے طور پر، اگر آپ کو ایک 1C پروگرام میں ایکسل سے معلومات برآمد کرنے کی ضرورت ہے، تو یہ XLSX یا XLS دستاویزات کے ساتھ کیا جا سکتا ہے، لیکن XLSB کے ساتھ نہیں. لیکن، اگر آپ کسی بھی تیسرے فریق کے پروگرام میں ڈیٹا منتقل کرنے کی منصوبہ بندی نہیں کرتے ہیں، تو آپ دستاویز کو ایکس ایل ایس کی شکل میں محفوظ طریقے سے محفوظ کرسکتے ہیں. یہ آپ کو دستاویز کے سائز کو کم کرنے اور اس میں کام کی رفتار میں اضافہ کرنے کی اجازت دے گی.
XLSB کی توسیع میں فائل کو بچانے کے طریقہ کار کو XLSX کو بڑھانے کے لئے ہم نے کیا کیا ہے اسی طرح کی ہے. "فائل" ٹیب میں، "محفوظ کریں کے طور پر ..." پر کلک کریں. بچت ونڈو میں جو "فائل کی قسم" فیلڈ میں کھولتا ہے، آپ کو "ایکسل کتاب (* .xlsb)" اختیار کو منتخب کرنے کی ضرورت ہے. پھر "محفوظ کریں" کے بٹن پر کلک کریں.
ہم "تفصیلات" سیکشن میں دستاویز کے وزن کو دیکھتے ہیں. جیسا کہ آپ دیکھ سکتے ہیں، اس سے بھی زیادہ کمی ہوئی ہے اور اب صرف 11.6 KB ہے.
عام نتائج کو پورا کرنے کے، ہم یہ کہہ سکتے ہیں کہ اگر آپ XLS فائل کے ساتھ کام کررہے ہیں، تو اس کے سائز کو کم کرنے کا سب سے مؤثر طریقہ جدید XLSX یا XLSB فارمیٹس میں حوصلہ افزائی ہے. اگر آپ پہلے سے ہی فائل کی توسیع کے اعداد و شمار کا استعمال کرتے ہیں، تو پھر ان کے وزن کو کم کرنے کے لئے، آپ کو مناسب طریقے سے ورکشاپ کو ترتیب دینا چاہئے، اضافی فارمیٹنگ اور غیر ضروری حوالہ جات کو ہٹا دیں. اگر آپ پیچیدہ میں ان تمام کاموں کو پیدا کرتے ہیں تو آپ کو سب سے بڑی واپسی مل جائے گی، اور اپنے آپ کو ایک اختیار میں محدود نہ کریں.