Популярний табличний процесор Excel - це лише одне з багатьох програм, що входять до складу офісного пакету Microsoft Office. Всі його компоненти тісно пов'язані між собою і мають ряд загальних функцій, можливостей. Так, текстовий редактор Word теж дозволяє працювати з таблицями, створювати їх з нуля і редагувати. Але іноді виникає завдання перенесення елементів даного типу з однієї програми в іншу. Про те, як це робиться, ми розповімо сьогодні.
Перенесення таблиці з Ексель в Ворд
Як вже було сказано вище, між додатками Excel і Word реалізована досить тісна інтеграція. Це надає можливість зручного імпорту та експорту сумісних об'єктів і файлів, обміну такими і використання функцій однієї програми в іншу. Перенесення таблиці зі спеціально призначеного для їх створення додатка в те, що орієнтоване в першу чергу на роботу з текстом - одне із завдань, вирішити яку можна відразу декількома способами, і кожен з них ми докладно розглянемо далі.Спосіб 1: Копіювання і вставка
Оптимальним і найбільш очевидним рішенням буде просте копіювання таблиці з Ексель в Ворд.
- Виділіть за допомогою мишки таблицю, яку необхідно перенести в текстовий редактор.
Примітка: Перш ніж приступити до переміщення таблиці, слід визначитися з її розмірами, а точніше, переконатися в тому, що вона не вийде за межі полів текстового документа. У разі крайньої необхідності ви можете не тільки зменшити (або, навпаки, збільшити) її прямо в Excel, а й також налаштувати поля в Word і навіть змінити орієнтацію сторінки зі звичною книжкової на альбомну.
Детальніше:
Як змінити розмір таблиці в Ексель
Налаштування полів в Ворді
Як в Ворді зробити альбомний аркуш
- Скопіюйте підготовлену таблицю, скориставшись для цього кнопками на стрічці, контекстним меню або гарячими клавішами «CTRL + C».
- Тепер переходите до MS Word. Відкрийте документ, в який потрібно перенести таблицю, помістіть покажчик курсору (каретку) в те місце сторінки, де вона повинна знаходитися, і виконайте одну з таких дій:
- Розгорніть меню кнопки «Вставити» (вкладка «Головна») і клацніть на першу значку в списку - «Зберегти вихідне форматування»;
- Клацніть правою кнопкою мишки (ПКМ) в місці вставки таблиці, і в контекстному меню виберіть аналогічну вищевказаної кнопку із зображенням планшета і кисті;
- Скористайтеся клавішами «CTRL + V» або, що краще, «SHIFT + INSERT».
Скопійована з Ексель таблиця буде вставлена в Ворд в своєму первісному вигляді, після чого ви зможете продовжити працювати з нею - заповнювати, оформляти, редагувати.
Як ви напевно могли помітити, в меню вставки текстового редактору є і інші варіанти. Коротко розглянемо кожен з них.
- Використовувати стилі кінцевого документа. Таблиця буде вставлена без вихідного форматування і виконана в стилі, який зараз використовується вами в MS Word. Тобто, якщо у вас, наприклад, в якості основного встановлений шрифт Tahoma з розміром 12, саме в ньому і буде записано вміст таблиці.
- Зв'язати і зберегти вихідне форматування. Таблиця вставляється в тому ж вигляді, в якому вона була виконана в Excel і зберігає зв'язок з табличним процесором - що вносяться до нього зміни будуть відображатися в Word і навпаки.
- Зв'язати і використовувати кінцеві стилі. Даний варіант являє собою синтез двох попередніх - таблиця приймає стиль оформлення поточного документа Ворд, але зберігає свій зв'язок з Ексель.
- Малюнок. Таблиця буде вставлена у вигляді зображення, непридатного для редагування.
- Зберегти тільки текст. Таблиця вставляється в якості тексту, але зберігає вихідну форму (без видимих кордонів, стовпців і комірок).
Читайте також: Як в Ворд перетворити таблицю в текст
Цей метод вирішення нашої задачі гранично простий у своїй реалізації, плюс до всього він надає відразу кілька різних варіантів вставки, дозволяючи підібрати оптимальний. Однак такий підхід не позбавлений недоліків: занадто великі таблиці просто так перенести не вийде - вони будуть виходити за межі полів текстового документа.
Читайте також: Форматування таблиць в Microsoft Word
Спосіб 2: Копіювання і спеціальна вставка
У додатках пакета Майкрософт Офіс є корисна функція «Спеціальної вставки», яка дозволяє перенести таблицю у вигляді цілісного об'єкта, зберігши при цьому його зв'язок з Excel (як програмою і / або конкретним файлом-ісходником). Такий підхід частково вирішує проблему попереднього способу, дозволяючи помістити навіть досить великі (широкі або високі) таблиці на сторінки текстового документа, проте в самому Word вони все одно можуть відображатися некоректно.
- Виділіть і скопіюйте таблицю з Ексель так, як ми це робили в першому кроці попереднього способу.
- Перейдіть до текстового редактора і в його «Головною» вкладці натисніть на кнопку «Вставити». Виберіть зі списку пункт «Спеціальна вставка».
- У вікні «Спеціальна вставка» виберіть перший пункт «Лист Microsoft Excel (об'єкт)», а збоку від цього списку встановіть маркер напроти одного з двох пунктів:
- «Вставити» - додана таким чином таблиця при спробі її редагування (подвійне натискання ЛКМ) буде запускати панель інструментів Excel прямо в середовищі Word, що дозволяє використовувати всю основну функціональність табличного процесора, не залишаючи при цьому середовища текстового редактора.
- «Зв'язати» - таблиця вставляється рівно в тому ж вигляді, як і в попередньому випадку, але все її редагування (можливе по подвійному натисненню ЛФМ) буде проводитися в вихідному файлі Ексель, з якого і здійснюється перенесення. Плюс до всього, якщо ви внесете в неї будь-які зміни в табличному процесорі, вони будуть відображені і в текстовому редакторі. По суті це те ж, що і варіант вставки «Зв'язати і зберегти вихідне форматування», розглянутий в попередньому способі.
Визначившись з вибором, натисніть «ОК» для підтвердження, після чого скопійований об'єкт з'явиться на сторінці документа Word.
Для редагування досить просто двічі натиснути ЛКМ по таблиці, а для виходу з цього режиму - клікнути за межами таблиці.
Перейти до виправлення можна і через контекстне меню
- Встановіть покажчик в тому місці документа Ворд, в яке ви хочете помістити таблицю з Ексель, і перейдіть у вкладку «Вставка».
- У групі інструментів «Текст» натисніть на кнопку «Об'єкт» (або виберіть однойменний пункт з її списку).
- У вікні «Вставка файлу» перейдіть у вкладку «Створення файлу».
Натисніть на кнопку «Огляд» і перейдіть за допомогою системного «Провідника» в папку, в якій зберігається файл з електронною таблицею. Виділіть її та натисніть «Вставити».
- Далі можна діяти по одному з трьох алгоритмів:
- Просто натиснути «ОК». Таблиця буде вставлена у вигляді об'єкта, розміри якого можна змінювати, але вміст не можна буде відредагувати.
- Встановити галочку напроти пункту «Зв'язок з файлом» - вставлена таблиця буде пов'язана з Excel і придатна для редагування як в ньому, так і в Word. Зміни, внесені в одній програмі, відразу ж будуть відображатися в інший (після поновлення зв'язків).
- Галочка навпроти «У вигляді значка» - в текстовий документ буде додано ярлик файлу Ексель. Якщо не відзначати «Зв'язок з файлом», за його відкритті буде відкриватися таблиця в тому вигляді, який вона мала на момент вставки. Якщо ж цю позначку встановити, ярлик отримає ті ж властивості, що описані в попередньому пункті, з тією лише поправкою, що в Ворд його редагувати не вийде.
Примітка: Якщо документ Microsoft Excel, вставка якого здійснюється в Microsoft Word, буде відкритий, з'явиться показане на скріншоті нижче повідомлення про помилку. В такому випадку необхідно закрити програму і повторити вищеописані дії.
- Як тільки ви визначитеся з вибором і натиснете «ОК» у вікні «Вставка файлу»,
на сторінці документа Word з'явиться об'єкт або таблиця Excel, або її ярлик, в залежності від того, який варіант ви вибрали.
- Визначте в документі місце для майбутньої таблиці і перейдіть у вкладку «Вставка».
- Натисніть на кнопку «Об'єкт» для відкриття вже знайомого нам вікна "Вставка файлу».
- У його першій вкладці «Створення» виділіть пункт «Microsoft Excel Worksheet», після чого натисніть «ОК» для підтвердження.
- Помістивши покажчик курсору в те місце документа, де плануєте розташувати майбутню таблицю, перейдіть у вкладку «Вставка».
- Розгорніть меню кнопки «Таблиця» і виберіть пункт «Таблиця Excel».
- Перед вами з'явиться мініатюра стандартного і поки що порожнього листа Excel, аналогічного такому в способі вище. Подальша робота з ним здійснюється за тим же алгоритмом.
Цей метод перенесення таблиць з Ексель в Ворд за деякими параметрами перевершує розглянутий вище. Він дозволяє використовувати для роботи всі можливості табличного процесора, які суттєво перевершують такі в текстовому редакторі.
Спосіб 3: Вставка з файлу
Існує варіант перенесення таблиці в Word з Excel без необхідності відкриття останнього. Досить знати лише про те, де розташовується потрібний файл. Ще одна важлива умова - в ньому не повинно міститися зайвих елементів.
Подальша робота з таблицею здійснюється так само, як і в розглянутих вище випадках, якщо тільки вона не була вставлена у вигляді об'єкта, не пов'язаного з оригінальним файлом.
Спосіб 4: Вставка порожній таблиці
Аналогічно до попереднього методу перенесення об'єкта з файлу Ексель в Ворд, можна вставити в останній не тільки заповнену даними, але і порожню таблицю. Робиться це практично так само, безпосередньо всередині текстового редактора.
В Word буде вставлений лист Excel, в якому ви зможете створити свою таблицю з нуля, використовуючи для цього всі основні інструменти табличного процесора, які з'являться на панелі інструментів текстового редактора.
Для виходу з режиму редагування просто клікніть ЛКМ за межами вставленого елемента.
Спосіб 5: Самостійне створення
Існує і ще один метод створення порожній таблиці Ексель безпосередньо в Ворді, і в своїй реалізації він навіть більш простий, ніж розглянутий вище.
Незважаючи на те що дана стаття присвячена в першу чергу переносу таблиць з Ексель в Ворд, ми все ж вважали за потрібне розглянути і варіанти створення їх з нуля. При цьому в текстовому редакторі від Майкрософт можна створювати і більш прості таблиці, які до того ж є незалежними від більш просунутого в даному плані побратима по офісного пакету. Про те, які ще є альтернативні способи вирішення нашої сьогоднішньої завдання, ви можете дізнатися з наведеної по посиланню нижче статті.
Детальніше: Як зробити таблицю в Ворді
висновок
Ми розглянули всі можливі способи перенесення таблиці з Excel в Word, а також торкнулися парочку альтернативних рішень, що надають можливість самостійного створення подібного роду об'єктів.
Читайте також: Як перенести вміст файлу Ворд в Ексель