Microsoft Excel здатний в значній мірі полегшити користувачеві роботу з таблицями і числовими виразами, автоматизувавши її. Цього вдається досягти за допомогою інструментів програми і різних його функцій. Давайте розглянемо найбільш корисні з них.
Робота з функціями в Excel
Зважаючи на широкий функціонального призначення програми користувач далеко не завжди знає про можливості, які спрощують взаємодію з багатьма інструментами Ексель. Далі в статті ми розповімо про 10 кращих функціях, які можуть стати в нагоді в різних цілях, а також надамо посилання на докладні уроки по роботі з кожною з них.Функція «ВПР»
Однією з найбільш затребуваних функцій в Microsoft Excel є «ВПР» ( «VLOOKUP)». Задіявши її, можна перетягувати значення однієї або декількох таблиць в іншу. При цьому пошук проводиться тільки в першому стовпчику таблиці, тим самим при зміні даних у таблиці-джерелі автоматично формуються дані і в похідній таблиці, в якій можуть виконуватися окремі розрахунки. Наприклад, відомості з таблиці, в якій знаходяться прейскуранти на товари, можуть використовуватися для розрахунку показників в таблиці про обсяг закупівель в грошовому вираженні.
ВПР запускається шляхом вставки оператора «ВПР» з «Майстра функцій» в ту клітинку, де дані повинні відображатися.
У вікні після запуску цієї функції потрібно вказати адресу комірки або діапазону комірок, звідки дані будуть підтягуватися.
Урок: Застосування функції «ВПР» в Microsoft Excel
зведені таблиці
Ще однією важливою функцією програми Excel є створення зведених таблиць, що забезпечує угруповання даних з інших таблиць за різними критеріями, виконання різних розрахунків з ними (підсумовування, множення, ділення і т.д.), а результати виводяться в окрему таблицю. При цьому існують дуже широкі можливості по налаштуванню полів зведеної таблиці.
Створюється вона на вкладці «Вставка» натисканням на кнопку, яка так і називається - «Зведена таблиця».
Урок: Застосування зведених таблиць в Microsoft Excel
створення діаграм
Для візуального відображення даних, розміщених в таблиці, зручно використовувати діаграми. Їх часто застосовують для створення презентацій, написання наукових робіт, в дослідницьких цілях і т.д. Excel надає широкий набір інструментів по створенню різного типу діаграм.
Щоб створити діаграму, потрібно виділити набір осередків з даними, які ви хочете візуально відобразити. Потім, перебуваючи на вкладці «Вставка», вибрати на стрічці той тип діаграми, який вважаєте найбільш підходящим для досягнення поставлених цілей.
Більш точна настройка діаграм, включаючи установку її найменування і найменування осей, проводиться в групі вкладок «Робота з діаграмами».
Одним з видів діаграм є графіки. Принцип побудови їх той же, що і у інших типів діаграм.
урок:
Застосування діаграм в Microsoft Excel
Побудова графіка в Microsoft Excel
Формули в Excel
Для роботи з числовими даними в програмі дозволяється використовувати спеціальні формули. З їх допомогою можна проводити різні арифметичні дії з даними в таблицях: додавання, віднімання, множення, ділення, піднесення до степеня добування кореня і т.д. Щоб застосувати формулу, потрібно в осередку, куди планується виводити результат, поставити знак «=». Після цього вводиться сама формула, яка може складатися з математичних знаків, чисел і адрес осередків. Для вказівки адреси осередку, з якої беруться дані для розрахунку, досить клацнути по ній мишкою, і її координати з'явиться в осередку для виведення результату.
Excel також зручно використовувати і в якості звичайного калькулятора. Для цього в рядку формул або в будь-якому осередку просто вводяться математичні вирази після знака «=».
Урок: Застосування формул в Microsoft Excel
Функція «ЯКЩО»
Однією з найпопулярніших функцій, які використовуються в Excel, є «ЯКЩО». Вона дає можливість задати в осередку висновок одного результату при виконанні конкретного умови і іншого результату в разі його невиконання. Її синтаксис виглядає наступним чином: ЯКЩО (логічне вираз; [результат якщо істина]; [результат якщо брехня]).
Операторами «І», «АБО» і вкладеної функцією «ЯКЩО» задається відповідність декільком умовам або одному з декількох умов.
Урок: Застосування функції «ЯКЩО» в Microsoft Excel
макроси
За допомогою макросів в програмі записується виконання певних дій, а потім вони відтворюються автоматично. Це суттєво економить час на виконанні великої кількості однотипної роботи. Макроси записуються шляхом включення захоплення своїх дій в програмі через відповідну кнопку на стрічці.
Запис макросів також можна виробляти, використовуючи мову розмітки Visual Basic в спеціальному редакторі.
Урок: Застосування макросів в Microsoft Excel
Умовне форматування
Щоб виділити певні дані, в таблиці застосовується функція умовного форматування, що дозволяє налаштувати правила виділення осередків. Саме умовне форматування дозволяється виконати у вигляді гістограми, колірної шкали або набору значків. Перехід до неї здійснюється через вкладку «Главная» з виділенням діапазону комірок, який ви збираєтеся відформатувати. Далі в групі інструментів «Стилі» натисніть кнопку, що має назву «Умовне форматування». Після цього залишиться вибрати той варіант форматування, який вважаєте найбільш підходящим.
Форматування буде виконано.
Урок: Застосування умовного форматування в Microsoft Excel
«Розумна» таблиця
Не всі користувачі знають, що таблицю, просто накреслену олівцем або межами, Excel сприймає як просту область осередків. Змусити програму бачити цей набір даних як таблицю можна через переформатування. Робиться це просто: для початку виділяємо потрібний діапазон з даними, а потім, перебуваючи на вкладці «Головна», натискаємо на кнопку «Форматувати як таблицю». З'явиться список з різними варіантами стилів оформлення, де вкажіть відповідний.
Таблиця також створюється натисканням на кнопку «Таблиця», яка розташована на вкладці «Вставка», попередньо виділивши певну область листа з даними.
Виділений набір осередків редактор буде сприймати як таблицю. Внаслідок цього, наприклад, якщо ви введете в розташовані біля кордонів таблиці осередку якісь дані, вони будуть автоматично включені в неї. Додатково до цього при прокручуванні вниз шапка буде постійно в межах області зору.
Урок: Створення таблиці в Microsoft Excel
Підбір параметра
За допомогою функції підбору параметрів можна підібрати вихідні дані, керуючись бажаним для вас результатом. Перейдіть на вкладку «Дані» і натисніть кнопку «Аналіз« що якщо »», розташовану в блоці інструментів «Робота з даними». У списку вкажіть пункт «Підбір параметра ...».
Відкриється вікно підбору параметра. В поле «Встановити в осередку» ви повинні вказати посилання на осередок, яка містить потрібну формулу. В поле «Значення» повинен бути вказаний кінцевий результат, який ви хочете отримати. В поле «Змінюючи значення осередки» вставте координати осередку з коректованим значенням.
Урок: Застосування підбору параметрів в Microsoft Excel
Функція «ІНДЕКС»
Можливості, які надає функція «ІНДЕКС», в чомусь близькі до можливостей функції «ВПР». Вона також дозволяє шукати дані в масиві значень і повертати їх в зазначену осередок. Синтаксис виглядає наступним чином: ІНДЕКС (діапазон_ячеек; номер_рядка; номер_стовпчика).
Урок: Застосування функції «ІНДЕКС» в Microsoft Excel
Це далеко не повний перелік всіх функцій, які доступні в програмі Microsoft Excel. Ми зупинили увагу тільки на самих популярних і найбільш важливих з них.