Як сортувати за алфавітом в Ексель

Спосіб 1: Кнопки швидкого сортування

В Excel є кнопки, що відповідають за швидку сортування виділеного масиву даних. Їх використання стане оптимальним в тих ситуаціях, коли потрібно обробити осередку всього один раз, попередньо виділивши необхідні.

1. Затисніть ліву кнопку миші і виділіть всі значення, які далі будуть піддаватися сортування.



2. На вкладці «Головна» відкрийте меню, що випадає «Редагування».



3. У ньому використовуйте блок «Сортування і фільтрація», вибравши порядок, в якому хочете розставити значення.



4. Якщо з'являється сповіщення про виявлення даних поза діапазону, потрібно вибрати, розширювати його або сортувати тільки в межах зазначеного виділення. Розглянемо спочатку перший варіант.



5. При його використанні сусідні осередки, які залежать від загальної таблиці, підлаштовуються під порядок розташування тексту, тобто якщо навпаки осередку «Август» знаходиться значення «27», воно і залишається навпроти цього ж слова.



6. Другий варіант - «Сортувати у межах зазначеного виділення».



7. Так переміщається тільки зазначений текст, а осередки навпроти нього залишаються недоторканими. Це означає, що станеться зсув даних, якщо раніше між ними була якась зв'язок.

Якщо ви ще не вирішили, чи хочете сортувати тільки вказаний діапазон або потрібно захоплювати сусідні осередки, перевірте кожен варіант, скасовуючи його натисканням гарячої клавіші Ctrl + Z. Так простіше визначитися зі змінами, що відбуваються в таблиці.

Спосіб 2: настроюється, сортування

Настроюється сортування дозволяє більш гнучко вибудувати розташування елементів в таблиці, з огляду на кілька рівнів і різних діапазонів даних. Для її створення використовується спеціальне меню, яке і візьмемо до уваги далі.

1. Рекомендуємо відразу виділити всю таблицю, якщо крім сортування за алфавітом ви бажаєте додати ще кілька рівнів.



2. Потім в тому ж розділі «Редагування» вибирайте пункт «настроюється, сортування».



3. У випадаючому меню «Сортувати по» вкажіть стовпець, який зачіпає сортування.



4. Як режим сортування вибирається тип «Значення осередків».



5. Залишилося вказати тільки порядок «Від А до Я» або «Від Я до А».



6. Якщо треба сортувати і інші стовпці, додайте їх в якості рівнів і виконайте таку ж настройку.



7. Поверніться до таблиці і переконайтеся в тому, що всі дії виконані правильно.

Спосіб 3: Формула сортування

Недоліки попередніх методів полягають у тому, що вони сортують тільки одноразово, а динамічно при внесенні змін таблиця не змінюється. Якщо вас не влаштовує такий варіант, знадобиться вручну створити формулу сортування, яка при додаванні або видаленні елементів автоматично перерахує їх і поставить в потрібному порядку. Формул буде кілька, оскільки поки розробники не додали спеціальну функцію, яка дозволяла б обійтися без застосування допоміжних підрахунків. Весь подальший процес складається з декількох етапів для правильного розуміння принципу сортування за алфавітом.

Крок 1: Створення допоміжної формули

Основне завдання - створити допоміжну формулу, яка аналізує слова в осередках і визначає їх порядковий номер у майбутньому відсортованому за алфавітом списку. Це відбувається при порівнянні вбудованими алгоритмами Excel, що працюють за принципом аналізу кодування. Детально розбирати роботу цієї формули не будемо, тільки покажемо її створення.

1. Для роботи з майбутніми обчисленнями знадобиться створити з осередків групу, для чого їх необхідно виділити і в спеціально відведеному полі зверху поставити нову назву.



2. Тепер діапазон виділених осередків має власне ім'я, яке відповідає за його вміст, - в нашому випадку це фрукти. Якщо вводите кілька слів в назві, не ставте пробіл, а використовуйте замість нього нижнє підкреслення: «(прімер_текста)».



3. У новій клітці створимо формулу СЧЁТЕСЛІ, яка вважає осередки, що задовольняють умову. Як діапазону вказуйте створену щойно групу, потім перший осередок для порівняння. В результаті первісний вигляд формули такий: = СЧЁТЕСЛІ (Фрукти; A1).



4. Зараз результатом цієї формули буде «1», оскільки її запис не зовсім вірна для майбутніх розрахунків, тому додайте вираз "

   

5. Розтягніть формулу, затиснувши край комірки, до кінця майбутнього списку для сортування.



6. Перейменуйте діапазон з числами в групу - це знадобиться при складанні наступної формули.

Крок 2: Створення формули сортування

Допоміжна формула готова і працює правильно, тому можна приступити до створення основної функції, яка і буде займатися сортуванням завдяки вже існуючому автоматичному определителю позицій.

1. У новій осередку почніть вводити = ПОИСКПОЗ (СТРОКА (A1). Ця формула відповідає за пошук позиції рядка, через що і слід вказати аргумент "A1".



2. Далі для простоти додавання іменних діапазонів перейдіть в "Формули", розгорніть меню "Певні імена" і виберіть "Використовувати у формулі".



3. Додайте діапазон з допоміжною формулою і вкажіть для нього тип зіставлення "Точне співпадіння" в випадаючому списку, який з'явиться після додавання ";".



4. Завершіть створення формули, обернувши її в функцію ІНДЕКС, яка буде працювати з масивом назв.



5. Перевірте результат і потім розтягніть формулу так, як це вже було показано вище.



6. Тепер ви отримаєте коректно працює динамічний список, відсортований за алфавітом.

Для спрощення розуміння окремо надаємо повну формулу:

= (ІНДЕКС (Фрукти; ПОИСКПОЗ (СТРОКА (A1); номер_слова; 0))), вам же залишиться тільки відредагувати її під свої цілі і розтягнути на необхідний діапазон комірок.

Крок 3: Модернізації формули для повторних назв

Єдиний недолік створеної тільки що формули - некоректна її робота при наявності повторних назв, що ви можете помітити на представленому далі скріншоті. Це пов'язано з тим, що допоміжна функція не в змозі правильно обробити повторювані слова, тому її доведеться трохи вдосконалити, якщо ви хочете використовувати в списку повтори.

1. Відкрийте допоміжну формулу і приберіть знак "

   

2. Додайте другу частину - + СЧЁТЕСЛІ ($ A $ 1: A1; A1), що дозволяє нормально записувати однакові слова в послідовному порядку.



3. Знову розтягніть формулу, щоб вона змінилася на всіх осередках.



4. Додайте до списку повторювані назви, щоб перевірити їх нормальне відображення.