SQL - популярна мова програмування, який застосовується при роботі з базами даних (БД). Хоча для операцій з базами даних в пакеті Microsoft Office є окремий додаток - Access, але програма Excel теж може працювати з БД, роблячи SQL запити. Давайте дізнаємося, як різними способами можна сформувати подібний запит.
Урок: «Розумні» таблиці в Ексель
Спосіб 2: використання вбудованих інструментів Excel
Існує також спосіб створити SQL запит до обраного джерела даних за допомогою вбудованих інструментів Ексель.
- Запускаємо програму Excel. Після цього переміщаємося у вкладку «Дані».
- У блоці інструментів «Отримання зовнішніх даних», який розташований на стрічці, тиснемо на значок «З інших джерел». Відкривається список подальших варіантів дій. Вибираємо в ньому пункт «З майстра підключення даних».
- Запускається Майстер підключення даних. У переліку типів джерел даних вибираємо «ODBC DSN». Після цього клацаємо по кнопці «Далі».
- Екрані з'явиться діалогове вікно підключення даних, в якому потрібно вибрати тип джерела. Вибираємо найменування «MS Access Database». Потім клацаємо по кнопці «Далі».
- Відкривається невелике віконце навігації, в якому слід перейти в директорію розташування бази даних в форматі mdb або accdb і вибрати потрібний файл БД. Навігація між логічними дисками при цьому виробляється в спеціальному полі «Диски». Між каталогами проводиться перехід в центральній області вікна під назвою «Каталоги». На лівій панелі відображаються файли, розташовані в поточному каталозі, якщо вони мають розширення mdb або accdb. Саме в цій області потрібно вибрати найменування файлу, після чого клікнути на кнопку «OK».
- Слідом за цим запускається вікно вибору таблиці у зазначеній базі даних. У центральній області слід вибрати найменування потрібної таблиці (якщо їх декілька), а потім натиснути на кнопку «Далі».
- Після цього відкривається вікно збереження файлу підключення даних. Тут вказані основні відомості про підключення, яке ми налаштували. В даному вікні досить натиснути на кнопку «Готово».
- На аркуші Excel запускається віконце імпорту даних. У ньому можна вказати, в якому саме вигляді ви хочете, щоб дані були представлені:
- Таблиця;
- Звіт зведеної таблиці;
- Зведена діаграма.
Вибираємо потрібний варіант. Трохи нижче потрібно вказати, куди саме слід помістити дані: на новий лист або на поточному аркуші. В останньому випадку надається також можливість вибору координат розміщення. За замовчуванням дані розміщуються на поточному аркуші. Лівий верхній кут імпортованого об'єкта розміщується в осередку A1.
Після того, як всі налаштування імпорту вказані, тиснемо на кнопку «OK».
- Як бачимо, таблиця з бази даних переміщена на лист. Потім переміщаємося у вкладку «Дані» і клацаємо по кнопці «Підключення», яка розміщена на стрічці в блоці інструментів з однойменною назвою.
- Після цього запускається вікно підключення до книги. У ньому ми бачимо найменування вже підключалися нами бази даних. Якщо підключених БД кілька, то вибираємо потрібну і виділяємо її. Після цього клацаємо по кнопці «Властивості ...» у правій частині вікна.
- Запускається вікно властивостей підключення. Переміщаємося в ньому у вкладку «Визначення». В поле «Текст команди», що знаходиться внизу поточного вікна, записуємо SQL команду відповідно до синтаксисом даного мови, про який ми коротко говорили при розгляді Способу 1. Потім тиснемо на кнопку «OK».
- Після цього проводиться автоматичне повернення до вікна підключення до книги. Нам залишається тільки клікнути на кнопку «Оновити» в ньому. Відбувається звернення до бази даних із запитом, після чого БД повертає результати його обробки назад на лист Excel, в раніше перенесену нами таблицю.
Спосіб 3: підключення до сервера SQL Server
Крім того, за допомогою інструментів Excel існує можливість з'єднання з сервером SQL Server і посилу до нього запитів. Побудова запиту не відрізняється від попереднього варіанту, але перш за все, потрібно встановити саме підключення. Подивимося, як це зробити.
- Запускаємо програму Excel і переходимо у вкладку «Дані». Після цього клацаємо по кнопці «З інших джерел», яка розміщується на стрічці в блоці інструментів «Отримання зовнішніх даних». На цей раз з розкрився списку вибираємо варіант «З сервера SQL Server».
- Відбувається відкриття вікна підключення до сервера баз даних. В поле «Ім'я сервера» вказуємо найменування того сервера, до якого виконуємо підключення. У групі параметрів «Облікові відомості» потрібно визначитися, як саме буде відбуватися підключення: з використанням перевірки автентичності Windows або шляхом введення імені користувача і пароля. Виставляємо перемикач згідно з прийнятим рішенням. Якщо ви вибрали другий варіант, то крім того в відповідні поля доведеться ввести ім'я користувача і пароль. Після того, як всі налаштування проведені, тиснемо на кнопку «Далі». Після виконання цієї дії відбувається підключення до вказаного серверу. Подальші дії по організації запиту до бази даних аналогічні тим, які ми описували в попередньому способі.
Як бачимо, в Ексель SQL запит можна організувати, як вбудованими інструментами програми, так і за допомогою сторонніх надбудов. Кожен користувач може вибрати той варіант, який зручніше для нього і є більш відповідним для вирішення конкретно поставленої задачі. Хоча, можливості надбудови XLTools, в цілому, все-таки кілька більш просунуті, ніж у вбудованих інструментів Excel. Головний же недолік XLTools полягає в тому, що термін безкоштовного користування надбудовою обмежений всього двома календарними тижнями.