Masalarda büyük bir veri dizisi ile çalışmanın kolaylığı için, belirli bir kritere göre organize etmek için sürekli gereklidir. Ek olarak, özel amaçları yerine getirmek için, bazen veri dizisinin tamamı gerekli değildir, ancak yalnızca bireysel çizgiler. Bu nedenle, çok fazla miktarda bilgi olarak karıştırılmaması için, rasyonel çözelti veri düzenlenecek ve diğer sonuçlardan filtreleyecektir. Microsoft Excel'deki verilerin nasıl sıralandığını ve filtreleme yapıldığını öğrenelim.
Basit veri sıralama
Sıralama, Microsoft Excel'de çalışırken en uygun araçlardan biridir. Kullanımı, tablonun satırlarını, sütun hücrelerinde bulunan verilere göre alfabetik sıraya göre yerleştirebilirsiniz.
Microsoft Excel programındaki veri sıralama, düzenleme araç çubuğundaki banttaki Giriş sekmesinde yayınlanan "Sıralama ve Filtre" düğmesi kullanılarak gerçekleştirilebilir. Ancak, daha önce, sıralama yapacağımız bu sütunun herhangi bir hücresine tıklamamız gerekir.
Örneğin, aşağıda önerilen tabloda, çalışanları alfabeye göre sıralamak gerekir. "Ad" sütununun herhangi bir hücresinde oluruz ve "Sıralama ve Filtre" düğmesine tıklayın. Böylece isimler alfabetik olarak düzenlenir, listeden "A'dan Z'ye Sırala" öğesini seçin.
Gördüğünüz gibi, tablodaki tüm veriler, soyadların alfabetik listesine göre bulunur.
Ters sırayla sıralamak için, aynı menüde, benden A kadar Sıralama düğmesini seçin.
Liste ters sırada yeniden oluşturulur.
Benzer bir sıralama türünün yalnızca metin veri formatı ile gösterildiği belirtilmelidir. Örneğin, sayısal bir formatla, "minimumdan maksimumdan maksimumdan" (ve aksine) ve tarih formatı "eskiden yeni" olduğunda (ve aksine).
Özelleştirilebilir sıralama
Ancak, gördüğümüz gibi, belirtilen sıralama türleri bir değerle, aynı kişinin adlarını içeren veriler aralığın içine rastgele bir sırayla oluşturulur.
Ve adları alfabeye göre sıralamak istiyorsak, örneğin, adıyla eşleştiğinizde, veri tarihine göre bulunduğunuzda? Bunun için, diğer bazı özellikleri, "Sırala ve Filtre" nin aynı menüsündeki her şeyi kullanmak, "özelleştirilebilir sıralama ..." öğesine gitmemiz gerekir.
Bundan sonra, sıralama ayarları penceresi açılır. Masanızdaki başlıklar varsa, lütfen bu pencerede "verilerimin içerdiği" parametresinin yakınında bir onay işareti durdurmanız gerektiğini unutmayın.
"Sütun" alanında, sıralamanın gerçekleştirileceği sütunun adını belirtin. Bizim durumumuzda, bu "Ad" sütunudur. "Sırala" alanında, içeriğin ne tür bir içeriğe göre belirtilir. Dört seçenek var:
- Değerler;
- Hücre rengi;
- Yazı rengi;
- Hücre simgesi.
Ancak, ezici çoğunlukta, "Değerler" maddesi kullanılır. O varsayılan olarak ayarlanır. Bizim durumumuzda bu ürünü de kullanacağız.
"Sipariş" sütununda, verilerin hangi sırada bulunacağını belirtmemiz gerekir: "A'dan Z'ye kadar" veya tam tersi. "A'dan Z'ye" değerini seçin.
Öyleyse, sütunlardan birini sıralamayı ayarladık. Başka bir sütunda sıralama yapılandırmak için "Seviye Ekle" düğmesine tıklayın.
Başka bir alan kümesi, başka bir sütunla sıralamak için doldurulması gereken bir başka alan belirir. Bizim durumumuzda, "Tarih" sütununa göre. Bu hücrelerin tarihi bugüne kadar ayarlandığından, ardından "Sipariş" alanında "A'dan Z'ye" değil, ancak "eskiden yeni" veya "yeniden eskilere" değerlerini belirledik. .
Aynı şekilde, bu pencerede, gerekirse, öncelik sırasına göre diğer sütunları sıralayabilirsiniz. Tüm ayarlar yapıldığında, "Tamam" düğmesine tıklayın.
Gördüğünüz gibi, şimdi tablonuzda tüm veriler, her şeyden önce, çalışan isimleri tarafından ve sonra ödeme tarihleri tarafından sıralanmış.
Ancak, bu tüm özel sıralama olanakları değildir. İstenirse, bu pencerede, sütunsuz olmayanların sıralamasını, ancak satırlarla yapılandırabilirsiniz. Bunu yapmak için "Parametreler" düğmesine tıklayın.
Açılan sıralama parametreleri penceresinde, düğmeyi "Sıra Satırı" konumundan "Aralık sütunları" konumuna çeviririz. "Tamam" düğmesine tıklayın.
Şimdi, önceki örneğe göre analojiyle, sıralama için verileri başlatabilirsiniz. Verileri girin ve "Tamam" düğmesine tıklayın.
Gördüğümüz gibi, ondan sonra, girilen parametrelere göre sütunlar yer değiştirdi.
Tabii ki, tablomuz için, örneğin alınan, sütunun bulunduğu yerde bir değişiklik ile sıralama kullanımı özel bir kullanım gerçekleştirmez, ancak diğer bazı tablolar için böyle bir tür sıralama çok alakalı olabilir.
Filtrelemek
Ek olarak, Microsoft Excel'de bir veri filtresi işlevi var. Yalnızca gerektiğini düşündüğünüz bu verileri görünür ve gerisi gizlenmenizi sağlar. Gerekirse, Gizli veriler her zaman görünür moduna iade edilebilir.
Bu özelliği kullanmak için, tabloda (ve tercihen başlıkta) herhangi bir hücreye geliriz, tekrar düzenleme araç kutusundaki "Sıralama ve Filtre" düğmesine tıklayın. Ancak, bu sefer görünen menüde, "Filtre" öğesini seçin. Ayrıca bu işlemler yerine, CTRL + Shift + L tuş kombinasyonuna da basabilirsiniz.
Gördüğümüz gibi, üçgenin ters çevrildiği tüm sütunların adı olan hücrelerde bir kare formundaki hücreler ortaya çıktı.
Sütundaki bu simgeye tıklayın, bize göre filtreye gidiyoruz. Bizim durumumuzda, ada göre filtrelemeye karar verdik. Örneğin, verileri yalnızca Nikolaev'in çalışanı tarafından bırakmamız gerekiyor. Bu nedenle, diğer tüm çalışanların isimlerinden keneler vurun.
Prosedür yapıldığında, "Tamam" düğmesine tıklayın.
Gördüğümüz gibi, sadece Nikolaev çalışanı adına sahip dizeler masada kaldı.
Görevi tamamla ve masayı sadece 2016'nın III çeyreğinde Nikolaev ile ilgili masada bırakacağız. Bunu yapmak için, tarih hücresindeki simgeye tıklayın. Açılan listede, üçüncü çeyreğe ait olmadıkları için "Mayıs", "Haziran" ve "Ekim" aylarından itibaren onay kutularını kaldırın ve "Tamam" düğmesine tıklayın.
Gördüğünüz gibi, sadece ihtiyacımız olan veriler kaldı.
Filtreyi belirli bir kolonda çıkarmak ve gizli verileri göstermek için, tekrar bu sütunun başlığıyla hücrede bulunan simgeye tıklayın. Açık menüsünde, "Filtre Sil C ..." öğesini tıklayın.
Filtreyi bir bütün olarak bir bütün olarak sıfırlamak istiyorsanız, banttaki "Sıralama ve Filtre" düğmesini tıklamanız gerekir ve "Temizle" seçeneğini seçin.
Filtreyi tamamen çıkarmanız gerekirse, daha sonra, başladığında, aynı menüdeki "Filtre" öğesini seçmelisiniz veya CTRL + Shift + L klavyesindeki klavye tuşunu yazmalısınız.
Ek olarak, "filtre" işlevini açtıktan sonra, daha sonra tablo kapaklarının hücrelerindeki ilgili simgeye tıkladığınızda, yukarıda konuştuğumuz sıralama işlevleri görünen menüde mevcuttur: "A'dan z'ye kadar sırala", "Benden birden sırala" ve "renkte sıralama".
Ders: Microsoft Excel'de Autofilter Nasıl Kullanılır
Akıllı masa
Sıralama ve filtre, "akıllı tablo" olarak çalıştığınız verilerin alanını çevirerek da etkinleştirilebilir.
Akıllı bir masa oluşturmanın iki yolu vardır. Birincilerinin birincisinden yararlanmak için, tablonun tüm alanını tahsis edin ve "HOME" sekmesinde, "bir tablo olarak format" düğmesine tıklayın. Bu düğme "Stiller" aracı bloğunda.
Sonra, açılan listede istediğiniz stillerden birini seçiyoruz. Tablonun işlevselliğini etkilemezsiniz.
Bundan sonra, masanın koordinatlarını değiştirebileceğiniz bir iletişim kutusu açılır. Ancak daha önce alanı doğru şekilde tahsis ederseniz, başka bir şeye ihtiyacınız yoktur. Ana şey, "Başlıklı Tablonun" parametresinin bir onay işareti olduğunu unutmayın. Sonra, sadece "Tamam" düğmesine tıklayın.
İkinci yoldan yararlanmaya karar verirseniz, masanın tüm alanını da vurgulamanız gerekir, ancak bu sefer "Ekle" sekmesine gidin. Burada olmak, "Tablo Araçları" bloğundaki bantta, "Tablo" düğmesini tıklamanız gerekir.
Bundan sonra, son kez, tablonun yerleştirilmesinin koordinatlarının düzeltileceği bir pencere açılır. "Tamam" düğmesine tıklayın.
Bir "akıllı bir tablo" oluştururken nasıl kullandığınıza bakılmaksızın, sonunda, bizim tarafımızdan açıklanan filtrelerin zaten kurulduğu kapakların hücrelerinde bir tablo alırız.
Bu simgeye tıkladığınızda, tüm fonksiyonlar filtreyi "Sıralama ve Filtre" düğmesiyle standart bir şekilde çalıştırdığınızda yaptığınız gibi kullanılabilir.
Ders: Microsoft Excel'de bir tablo nasıl oluşturulur
Görebildiğiniz gibi, aletlerini sıralama ve filtreleme araçları, uygun kullanımıyla, kullanıcıların masalarla çalışmasını önemli ölçüde kolaylaştırabilir. Kullanımlarının özellikle ilgili bir sorunu, çok büyük bir veri dizisinin tabloda kaydedilmesi durumunda olur.