Microsoft Office paketi, bir veritabanı oluşturmak ve onlarla çalışmak için özel bir programa sahiptir - erişim. Bununla birlikte, birçok kullanıcı uygulamayı bu amaçlar için onlara daha tanıdık kullanmayı tercih ediyor - Excel. Bu programın, tam teşekküllü bir veritabanı (veritabanı) oluşturmak için tüm araçlara sahip olduğu belirtilmelidir. Nasıl yapacağını öğrenelim.
Yaratma süreci
Exhaled'deki veritabanı, sütunlar ve sayfa sayfaları ile dağıtılan yapılandırılmış bir bilgi kümesidir.Özel terminolojiye göre, BD çizgilerinin "kayıt" denir. Her kayıtta ayrı bir nesne hakkında bilgi vardır.
Sütunlar "alanlar" olarak adlandırılır. Her alanın tüm kayıtların ayrı bir parametresine sahiptir.
Yani, Excel'deki herhangi bir veritabanının bir çerçevesi normal bir masa.
Bir masa oluşturma
Öyleyse, her şeyden önce bir masa oluşturmamız gerekiyor.
- Alanların (Sütunlar) veritabanının başlıklarını girin.
- Veritabanının girişlerinin (satırları) adını doldurun.
- Veritabanı verilerini doldurmaya gidin.
- Veritabanı doldurulduktan sonra, bilgilerini kendi takdirine bağlı olarak biçimlendirin (Yazı Tipi, Sınırları, Doldur, Seçim, Metnin Hücre'ye Göre Yeri vb.).
Bunda, BD çerçevesinin oluşturulması tamamlandı.
Ders: Excel'de bir masa nasıl yapılır
Veritabanı öznitelikleri atama
Excel'in tabloyu sadece bir dizi hücre olarak algılaması için, yani bir veritabanı gibi, uygun nitelikler atması gerekir.
- "Veri" sekmesine gidin.
- Tablonun tüm alanını vurguluyoruz. SAĞ far düğmesine tıklayın. Bağlam menüsünde, "İsim Atama" düğmesine tıklayın.
- "Ad" sütununda, veritabanını adlandırmak istediğimiz adı belirtin. Zorunlu durum, adın harfle başlaması gerektiğidir ve içinde boşluk olmamalıdır. "Aralık" sütununda, tablo alanının adresini değiştirebilirsiniz, ancak doğru şekilde tahsis ederseniz, burada hiçbir şey burada değiştirilmesi gerekmez. İsterseniz, ayrı bir alanda bir not belirleyebilirsiniz, ancak bu parametre zorunlu değildir. Tüm değişiklikler yapıldıktan sonra, "Tamam" düğmesine tıklayın.
- Pencerenin üstündeki "Kaydet" düğmesine tıklayın veya veritabanını PC'ye bağlı sabit diskte veya çıkarılabilir ortamda kaydetmek için klavyedeki CTRL + S tuşlarını yazın.
Bundan sonra hazır bir veritabanımız olduğumuzu söyleyebiliriz. Şimdi temsil edildiği gibi onunla ve böyle bir durumda çalışabilirsiniz, ancak birçok fırsat kesilecektir. Aşağıda veritabanının nasıl işlevsel hale getirileceğini analiz edeceğiz.
Sıralama ve Filtre
Veritabanlarıyla çalışma, her şeyden önce, Sipariş, Seçme ve Sıralama Kayıtları olasılığını sağlar. Bu işlevleri veritabanımıza bağlayın.
- Bir akış hattını yapacak bilgileri tahsis ediyoruz. "Sırala ve Filtre" araç çubuğundaki "Veri" sekmesindeki "Sırala" düğmesine tıklayın.
Sıralama hemen hemen her parametre ile gerçekleştirilebilir:
- Alfabe adı;
- tarih;
- Numara vb.
- Görünen bir sonraki pencerede, soru yalnızca seçilen alanı kullanmak veya otomatik olarak genişletmek için bir soru olacaktır. Otomatik bir uzantı seçin ve "Sırala ..." düğmesine tıklayın.
- Sıralama Ayarları penceresi açılır. "Sırala" alanında, yapılacağı alanın adını belirtin.
- "Sırala" alanında, tam olarak nasıl yapılacağı belirtilir. Veritabanı için "Değer" parametresini seçmek en iyisidir.
- "Sipariş" alanında, hangi siparişin sıralanacağını belirtin. Farklı bilgi türleri için bu pencerede farklı değerler görüntülenir. Örneğin, metin verileri için - "A'dan Z'ye kadar" veya "I'e kadar" ve sayısal - "artan" veya "inen" değeri olacaktır.
- İzlemek önemlidir, böylece "verilerimin başlıkları içeriyor" bir onay işareti durdu. Eğer değilse, o zaman koymanız gerekir.
İstediğiniz tüm parametreleri girdikten sonra, "Tamam" düğmesine tıklayın.
Bundan sonra, belirtilen ayarlara göre veritabanındaki bilgiler sıralanır. Bu durumda, işletmenin çalışanlarının isimleri ile sıralama yaptık.
- Excel veritabanında çalışırken en uygun araçlardan biri bir otomatik filtredir. Tüm veritabanını ve "Filtre" düğmesini tıklatarak "Sıralama ve Filtre" ayarlarını vurgulayız.
- Gördüğümüz gibi, sonra, piktogramlar, ters üçgenler formundaki alanların adıyla hücrelerde göründüler. Değeri filtrelenecek olan bu sütunun simgesine tıklayın. Açılan pencerede, bu değerlerden gelen onay kutularını, saklamak istediğimiz kayıtları kaldırın. Seçim yapıldıktan sonra, "Tamam" düğmesine tıklayın.
Gördüğünüz gibi, bundan sonra, değerlerin bulunduğu yerlerin, kenelerden ayrıldığımız çizgiler tablodan gizlenmiştir.
- Ekrandaki tüm verileri iade etmek için, süzülülen sütunun simgesine tıklayarak ve açılan pencerede, tüm öğelerin karşısında, onay işaretini ayarlayın. Ardından "Tamam" düğmesine tıklayın.
- Filtreyi tamamen kaldırmak için, banttaki "Filtre" düğmesine tıklayın.
Ders: Excel'e verileri sıralama ve filtreleme
Arama
Büyük bir veritabanı araması varsa, özel bir araç yardımı ile üretmek uygundur.
- Bunu yapmak için, "HOME" sekmesine ve "düzenleme" aracı bloğundaki kasetteki "Bul ve Tahsis" düğmesine tıklayın.
- İstenilen değeri belirtmek istediğiniz bir pencere açılır. Bundan sonra, "İleri Bul" ya da "Tümünü Bul" düğmesine tıklıyoruz.
- İlk durumda, belirtilen bir değerin olduğu ilk hücre aktif hale gelir.
İkinci durumda, bu değeri içeren hücrelerin tamamı açılır.
Ders: Exzua'da Arama Yapma
Sabitleme alanları
Veritabanını oluştururken rahatça, hücreleri giriş ve alanların adıyla birleştirin. Büyük bir tabanla çalışırken basit bir durumdur. Aksi takdirde, hangi satırın veya sütunun belirli bir değerine karşılık geldiğini görmek için sayfadan geçiş yapmak için süreklidir.
- Hücreyi, yukarıdaki alanları ve solundaki alanları düzeltmeniz gerekir. Hemen kapağın altında ve kayıtların isimlerinin sağında bulunacaktır.
- "Pencerenin" araç çubuğunda bulunan "Güvenli Alan" düğmesine tıklayarak "Görünüm" sekmesinde olmak. Açılır listede, "Alanı sabitlemek" için değeri seçin.
Artık alanların ve kayıtların isimleri her zaman gözlerinizden önce sahip olacak, verilerle yaprağınızla kaydırmadınız.
Ders: Excel'deki alanı nasıl düzeltilir
Açılır liste
Bazı alanlar için, tablo aşağı açılır listeyi optimum açılır, böylece kullanıcılar yeni kayıtlar ekleyerek yalnızca belirli parametreleri belirleyebilir. Bu, örneğin, zemin alanı için geçerlidir. Sonuçta, sadece iki seçenek olabilir: erkek ve dişi.
- Ek bir liste oluşturun. Başka bir sayfaya yerleştirilmesi uygun. İçinde, açılır listede görünecek değerlerin listesini belirtin.
- Bu listeyi vurguluyoruz ve sağ fare düğmesini tıklayın. Görünen menüde, "İsim Atama" öğesini seçin.
- Zaten bilinen bir pencere açılır. Uygun alanda, yukarıda tartışılmış olan koşullara göre, adımı aralığımıza atarız.
- Veritabanıyla sayfaya geri dönüyoruz. Açılır listenin uygulanacağı aralığı seçin. "Veri" sekmesine gidin. "Veri ile çalışma" araç çubuğundaki kasette bulunan "Veri Kontrolü" düğmesine tıklayın.
- Görünür bir değerler onay kutusu açılır. Veri türü alanında, düğmeyi "liste" konumuna getirin. "Kaynak" alanında, "=" işaretini ayarladık ve hemen ona biraz daha yüksek verdiğimiz açılır listenin adını yazmadık. Bundan sonra, "Tamam" düğmesine tıklayın.
Şimdi, limitin kurulduğu aralığa veri girmeye çalıştığınızda, iyi ayarlanan değerler arasında seçim yapabileceğiniz bir liste görünecektir.
Bu hücrelerde keyfi karakterler yazmaya çalışırsanız, bir hata mesajı görünecektir. Geri dönüp doğru bir giriş yapmak zorunda kalacaksınız.
Ders: Excel'de bir açılır liste nasıl yapılır
Tabii ki, Excel, veritabanları oluşturmak için uzmanlaşmış programların yeteneklerinde daha düşüktür. Bununla birlikte, çoğu durumda bir veritabanı oluşturmak isteyen kullanıcıların ihtiyaçlarını karşılayacak bir Araç takımı vardır. Excel'in yetenekleri, uzmanlaşmış uygulamalara kıyasla, normal kullanıcıların çok daha iyi bilindiği, daha sonra bu konuda, Microsoft'un geliştirilmesi bile bazı faydalar var.