Excel dosya boyutu nasıl azaltılır

Excele'de çalışırken, bazı masalar oldukça etkileyici bir boyut elde eder. Bu, belgenin büyüklüğünün artar, bazen düzgün megabayt ve daha fazlası olmasına yol açar. Excel kitabının ağırlığında bir artış, yalnızca sabit diskteki işgal altındaki bir artışa, ancak daha da önemlisi, bunun içindeki çeşitli eylemler ve süreçlerin gerçekleştirilmesinin hızını yavaşlatmak için önderlik eder. Basitçe söylemek gerekirse, böyle bir belgeyle çalışırken, Excel programı yavaşlamaya başlar. Bu nedenle, bu kitapların optimizasyon ve azaltılması sorunu ilgili hale gelir. Excele'deki dosya boyutunu nasıl azaltacağınızı anlayalım.

Kitap Boyutu Azaltma Prosedürü

Doğan dosyayı optimize etmek, birkaç yönde derhal olmalıdır. Birçok kullanıcı tanımıyor, ancak çoğu zaman Excel'in birçok gereksiz bilgi içeriyor. Dosya bunun için küçük olduğunda, kimse buna özel dikkat göstermez, ancak belge hantal hale gelirse, mümkün olan tüm parametrelerde optimize etmek gerekir.

Yöntem 1: Çalışma aralığını azaltmak

Çalışma aralığı alan, Excel'i hatırladığım eylemlerdir. Belge sayılırsa, program çalışma alanının tüm hücrelerini yeniden hesaplar. Ancak, her zaman kullanıcının gerçekten çalıştığı aralığa karşılık gelmez. Örneğin, tablodan uzak olmayan uygunsuz bir şekilde teslim edilen bir boşluk, çalışma aralığının boyutunu bu boşluğun bulunduğu öğeye genişletecektir. Her seferinde bir demet boş hücreyi kullanacağını yeniden hesaplarken Excel'in ortaya çıkıyor. Bu sorunun belirli bir tablo örneğinde nasıl elimine edilebileceğini görelim.

1. İlk başta, optimize etmeden önce ağırlığına bakın, prosedür yapıldıktan sonra ne olacağını karşılaştırmak için. Bu, "Dosya" sekmesine geçerek yapılabilir. "Ayrıntılar" bölümüne gidin. Pencerenin sağ tarafında, kitabın temel özelliklerini açan. İlk özellikler belgenin boyutudur. Gördüğümüz gibi, bizim durumumuzda 56,5 kilobayt.



2. Her şeyden önce, gerçek çalışma alanının kullanıcı tarafından gerçekten ihtiyaç duyulandan nasıl farklı olduğu tespit edilmelidir. Bunu yapmak oldukça basittir. Masanın herhangi bir hücresinde oluruz ve Ctrl + End anahtar kombinasyonunu yazın. Excel hemen, programın çalışma alanının son unsurunu dikkate aldığı son hücreye hareket eder. Gördüğünüz gibi, özellikle de durumumuz 913383 hattımızdır. Tablonun sadece altı ilk satıra sahip olduğu göz önüne alındığında, 913377 hattının, aslında, yalnızca dosya boyutunu arttıran, işe yaramaz yükün olduğu gerçeğini belirtmek mümkündür. , ancak herhangi bir eylemi gerçekleştirirken programın tüm aralığının kalıcı olarak yeniden hesaplanması nedeniyle, belgedeki işlerde yavaşlamaya yol açar.

   

   Tabii ki, gerçeklik, gerçek çalışma aralığı arasında böyle büyük bir boşluk ve Excel'in bunun için kabul ettiği gerçeği oldukça nadirdir ve netlik için çok sayıda satır aldık. Bazen, bazen tüm yaprak alanı iş parçası olarak kabul edildiğinde bile durumlar vardır.

3. Bu sorunu ortadan kaldırmak için, ilk boşluktan başlayan tüm satırları ve sayfanın sonuna kadar çıkarmanız gerekir. Bunu yapmak için, hemen masanın altında olan ilk hücreyi seçin ve CTRL + Shift + ok tuşunu yazın.



4. Gördüğümüz gibi, birinci sütunun tüm unsurlarından sonra, belirtilen hücreden başlayarak ve tablonun sonuna kadar tahsis edildi. Ardından İçerik sağ fare düğmesine tıklayın. Açılan bağlam menüsünde, "Sil" seçeneğini seçin.

   

   Birçok kullanıcı, klavyedeki Sil düğmesine tıklayarak silmeye çalışır, ancak doğru değil. Bu işlem, hücrelerin içeriğini temizler, ancak bunları kendileri çıkarmaz. Bu nedenle, bizim durumumuzda yardımcı olmaz.

5. Bağlam menüsündeki "Sil ..." öğesini seçtikten sonra, küçük bir hücre temizleme penceresi açılır. Düğmeyi "Dize" konumuna getiririm ve Tamam düğmesine tıklayın.



6. Tahsis edilen aralığın tüm sıraları kaldırıldı. Pencerenin sol üst köşesindeki disket simgesine tıklayarak kitabı kurumadığınızdan emin olun.



7. Şimdi bize nasıl yardımcı olduğunu görelim. Masanın herhangi bir hücresini tahsis ediyoruz ve Ctrl + End tuş kombinasyonunu yazıyoruz. Gördüğünüz gibi, Excel tablonun son hücresini tahsis etti, bu, şimdi yaprağı çalışma alanının son unsuru olduğu anlamına geliyor.



8. Şimdi, belgemizin ağırlığının ne kadar azaldığını öğrenmek için "Dosya" sekmesinin "Detaylar" bölümüne gidiyoruz. Gördüğünüz gibi, şimdi 32.5 kb. Optimizasyon prosedüründen önce, boyutu 56.5 KB'dır. Böylece, 1,7 defadan fazla azalmıştır. Ancak bu durumda, ana başarı, dosyanın ağırlığında bir azalma bile değildir ve programın artık kullanılmayan aralığın yeniden hesaplanması, bu da belgenin işlem hızını önemli ölçüde artıracak şekilde muaf tutulur.

Kitapta çalıştığınız birkaç sayfa varsa, her biriyle benzer bir prosedür yapmanız gerekir. Bu, belgenin boyutunu daha da azaltacaktır.

Yöntem 2: Yedekli biçimlendirmenin ortadan kaldırılması

Excel belgesini daha ağırlaştıran bir diğer önemli faktör, gereksiz biçimlendirmedir. Bu, çeşitli yazı tipleri, kenarlık, sayısal formatların kullanımını içerir, ancak her şeyden önce hücrelerin çeşitli renklerde dökülmesi ile ilgilidir. Böylece dosyayı ek olarak, dosyayı biçimlendirmeden önce, iki kez düşünmeniz gerekir ve bunu yapmanız gerekip gerekmediği veya bu prosedür olmadan yapılması kolaydır.

Bu, özellikle kendilerinin zaten önemli bir boyuta sahip olduğu büyük miktarda bilgi içeren kitaplar için geçerlidir. Kitabın biçimlendirilmesi ekleme, kilounu birkaç kez bile artırabilir. Bu nedenle, belgede bilgi sunma ve dosyanın boyutunu, yalnızca gerçekten gerekli olan yerdeki biçimlendirmeyi kullanmak için "Altın" ortasını seçmeniz gerekir.

Biçimlendirme, ağırlıklandırma ağırlığı ile ilişkili başka bir faktör, bazı kullanıcıların hücreleri "bir kenar boşluğu ile formatlamayı tercih etmeleri" mi? Yani, sadece tabloyu değil, aynı zamanda altındaki aralığı, bazen tablonun sonuna kadar bile, yeni çizgilerin masaya ekleneceği gerçeğinin hesaplanmasıyla bile, onları her zaman biçimlendirmek için gerekli.

Ancak, yeni çizgilerin ekleneceği ve kaç kişinin ekleneceği ve bu tür bir ön biçimlendirme, dosyayı şu anda zaten hemen etkileyeceğiniz ve bu belge ile çalışma hızını uygulayacaktır. Bu nedenle, tabloya dahil olmayan boş hücrelere biçimlendirmeyi uyguladıysanız, kaldırılması gerekir.

1. Her şeyden önce, veri aralığının altında bulunan tüm hücreleri vurgulamanız gerekir. Bunu yapmak için, dikey koordinat panelindeki ilk boş dizginin numarasına tıklayın. Tüm çizgiyi tahsis edildi. Bundan sonra, zaten tanıdık sıcak tuşların CTRL + Shift + aşağı doğru bir kombinasyonunu uyguluyoruz.



2. Bundan sonra, tüm sıra aralığı, verilerle doldurulmuş masanın bir kısmından düşüktür, uyandırır. "HOME" sekmesinde olmak, düzenleme araç çubuğundaki bantta bulunan "Temizle" simgesine tıklayın. Küçük bir menü açılır. İçindeki "Biçimleri Temizle" konumunu seçin.



3. Bu işlemden sonra ayrılan aralığın tüm hücrelerinde biçimlendirme silinir.



4. Aynı şekilde, masanın kendisinde gereksiz biçimlendirmeyi kaldırabilirsiniz. Bunu yapmak için, Minimum Hücreler veya Minimum Faydalı biçimlendirmeyi düşündüğümüz bireysel hücreleri veya menzili seçin, banttaki "Sil" düğmesine tıklayın ve listeden "Biçimlendir'i Sil" öğesini seçin.



5. Gördüğünüz gibi, tablonun seçilen aralığında biçimlendirme tamamen kaldırıldı.



6. Bundan sonra, bu aralığı, ilgili olarak düşündüğümüz bazı biçimlendirme öğelerini iade ediyoruz: Sınırlar, Sayısal Formatlar, vb.

Yukarıda açıklanan eylemler Excel kitabının boyutunu önemli ölçüde azaltmaya ve çalışmayı hızlandırmaya yardımcı olacaktır. Ancak, başlangıçta biçimlendirmeyi yalnızca gerçekten uygun olduğu ve gerekli olduğu yerde, belgeyi optimize etmek için zaman harcamaktan daha iyi kullanmak daha iyidir.

Ders: Excel'de Tablolar Biçimlendirme

Yöntem 3: Bağlantıları Çıkarma

Bazı belgelerde, değerlerin sıkıldığı yerden çok fazla sayıda bağlantı. Bu, içinde çalışanların hızını ciddi şekilde yavaşlatabilir. Özellikle, diğer kitaplara dış referanslardan güçlü bir şekilde etkilenmiştir, ancak iç referanslar da performansa olumsuz yansıtılır. Kaynak, bağlantının bilgi aldığı yerden gelirse, sürekli güncellenmez, yani, referans adreslerini hücrelerde normal değerlere değiştirme anlamı. Bu, belge ile çalışma hızını artırabilir. Bağlantı veya değer, öğeyi seçtikten sonra formül satırında belirli bir hücrededir.

1. Referanslar tarafından yer alan alanı seçin. Giriş sekmesinde olmak için, pano ayarları grubundaki bantta bulunan "Kopyala" düğmesine tıklayın.

   

   Alternatif olarak, bir aralık seçtikten sonra, CTRL + C'lik bir sıcak tuş kombinasyonunu kullanabilirsiniz.

2. Veriler kopyalandıktan sonra, bölgedeki seçimi kaldırmayın ve sağ fare düğmesini tıklayın. Bağlam menüsü başlatıldı. İçinde, "Ayarlar ekle" bloğunda, "Değerler" simgesine tıklamanız gerekir. Gösterilen sayılarla piktogramların manzarasına sahiptir.



3. Bundan sonra, özel alandaki tüm referanslar istatistiksel değerlerle değiştirilecektir.

Ancak, Excel kitabını optimize etmek için bu seçeneğin her zaman kabul edilebilir olmadığını hatırlamanız gerekir. Sadece orijinal kaynağın verilerinin dinamik olmadığında, yani zamanla değişmeyecekleri zaman uygulanabilir.

Yöntem 4: Format değişiklikleri

Dosya boyutunu önemli ölçüde azaltmanın bir başka yolu, formatını değiştirmektir. Bu yöntem, muhtemelen, her şeyin çoğu kitabı sıkmaya yardımcı olur, ancak yukarıdaki seçenekleri kompleks için de gerekli olmasına rağmen.

Excel'de birkaç "yerli" dosya formatı var - XLS, XLSX, XLSM, XLSB. XLS formatı, Excel 2003 ve daha önce program sürümü için temel uzantıydı. Zaten eskidir, ancak yine de, birçok kullanıcı hala uygulanmaya devam ediyor. Ayrıca, modern formatların yokluğunda bile yıllar önce yaratılmış olan eski dosyalarla çalışmaya geri dönmeniz gerektiğinde davalar vardır. Birçok üçüncü taraf programın, Excel belgeleri için daha sonra seçenekleri nasıl işleme koyacağını bilmeyen, bu genişleme ile kitaplarla birlikte çalıştığından bahsetmiyorum.

XLS uzatma kitabının, şu anda Excel'in ana olarak kullandığı XLSX formatının mevcut analoğundan çok daha büyük bir boyuta sahip olduğu belirtilmelidir. Her şeyden önce, bu, XLSX dosyalarının temel olarak sıkıştırılmış arşivler olması nedeniyledir. Bu nedenle, XLS uzantısını kullanırsanız, ancak kitabın ağırlığını azaltmak istiyorsanız, bu sadece XLSX formatında durdurulabilir.

1. Belgeyi XLS formatından XLSX formatına dönüştürmek için, Dosya sekmesine gidin.



2. Açılan pencerede, hemen "Ayrıntılar" bölümüne dikkat ettim, burada belgenin ağırlığının 40 KB olduğunu belirtti. Sonra, "Kaydet ..." adına tıklayın.



3. Kaydet penceresi açılır. İsterseniz, yeni dizine gidebilirsiniz, ancak çoğu kullanıcı, kaynak kodunun aynı yerde yeni bir belgeyi saklamak için daha uygundur. İstenirse, kitabın adı, gerekli olmasa da "Dosya Adı" alanında değiştirilebilir. Bu prosedürdeki en önemli şey "Dosya Türü" alanını "Excel (.xlsx)" kitabını ayarlamaktır. Bundan sonra, pencerenin altındaki "OK" düğmesine basabilirsiniz.



4. Tasarruf üretildikten sonra, ne kadar ağırlığın azaldığını görmek için Dosya sekmesinin "Ayrıntılar" bölümüne gidin. Gördüğünüz gibi, dönüşüm prosedüründen önce 40 KBytes'e karşı 13.5 Kbytes. Yani, sadece modern formatta tasarruf, kitabı neredeyse üç kez sıkıştırmayı mümkün kıldı.

Ek olarak, Excele'de başka bir modern XLSB formatı veya ikili kitap var. İçinde, belge ikili kodlamaya kaydedilir. Bu dosyalar, XLSX formatındaki kitaplardan daha az ağırlığındadır. Ek olarak, Excel programına en yakın kaydedildikleri dil. Bu nedenle, bu tür kitaplarla diğer tüm uzantılardan daha hızlı çalışır. Aynı zamanda, işlevsellik ve çeşitli araçlar (biçimlendirme, işlevler, grafikler vb.) Kullanma olanakları, XLSX formatında düşük değildir ve XLS formatını aşıyor.

XLSB'nin Excel'de varsayılan format olmasının temel nedeni, üçüncü taraf programların pratik olarak onunla çalışabilmesidir. Örneğin, Excel'den 1C programa vermeyi ihraç etmeniz gerekiyorsa, XLSX veya XLS belgeleri ile yapılabilir, ancak XLSB ile yapılabilir. Ancak, herhangi bir üçüncü taraf programına veri aktarmayı planlamazsanız, belgeyi XLSB biçiminde güvenle kaydedebilirsiniz. Bu, belgenin boyutunu azaltmanıza ve çalışmanın hızını arttırmanıza izin verir.

Dosyayı XLSB'nin genişletilmesinde kaydetme prosedürü, XLSX'i genişletmek için yaptığımıza benzer. "Dosya" sekmesinde, "Kaydet ..." üzerine tıklayın. "Dosya Türü" alanında açılan kaydetme penceresinde, "Excel Kitabı (* .xlsb)" seçeneğini seçmeniz gerekir. Ardından "Kaydet" düğmesine tıklayın.

"Ayrıntılar" bölümündeki belgenin ağırlığına bakıyoruz. Gördüğünüz gibi, daha da azalttı ve şimdi sadece 11.6 kb.

Genel sonuçları toplama, bir XLS dosyasıyla çalışıyorsanız, boyutunu azaltmanın en etkili yolu, modern XLSX veya XLSB formatlarında enerji vericidir. Zaten dosya genişletme verilerini kullanırsanız, kilolarını azaltmak için, çalışma alanını uygun şekilde yapılandırmanız, fazla biçimlendirmeyi ve gereksiz referansları gidermeniz gerekir. Komplekste tüm bu işlemleri üretirseniz ve kendinizi bir seçeneğe sınırlamazsanız en büyük iadeyi alacaksınız.