Paano lumikha ng isang database sa Excel.

Ang pakete ng Microsoft Office ay may espesyal na programa para sa paglikha ng isang database at gumagana sa kanila - access. Gayunpaman, mas gusto ng maraming mga gumagamit na gamitin ang application na mas pamilyar sa kanila para sa mga layuning ito - Excel. Dapat pansinin na ang program na ito ay may lahat ng mga tool upang lumikha ng isang ganap na database (database). Alamin kung paano ito gagawin.

Proseso ng paglikha

Ang database sa EXale ay isang nakabalangkas na hanay ng impormasyon na ipinamamahagi ng mga haligi at mga sheet ng sheet.

Ayon sa espesyal na terminolohiya, ang mga linya ng BD ay tinatawag na "mga rekord". Sa bawat rekord mayroong impormasyon tungkol sa isang hiwalay na bagay.

Ang mga haligi ay tinatawag na "mga patlang". Ang bawat patlang ay may hiwalay na parameter ng lahat ng mga tala.

Iyon ay, ang isang frame ng anumang database sa Excel ay isang regular na talahanayan.

Paglikha ng isang Table.

Kaya, una sa lahat, kailangan naming lumikha ng isang talahanayan.

Ipasok ang mga header ng mga patlang (haligi) database.

Pagpuno ng mga patlang sa Microsoft Excel.

Punan ang pangalan ng mga entry (mga linya) ng database.

Pagpuno sa mga entry sa Microsoft Excel.

Pumunta sa pagpuno ng data ng database.

Pagpuno ng data ng database sa Microsoft Excel.

Matapos ang database ay puno, i-format ang impormasyon sa loob nito sa paghuhusga nito (font, mga hangganan, punan, pagpili, lokasyon ng teksto na may kaugnayan sa cell, atbp.).

Sa ito, ang paglikha ng bd frame ay nakumpleto.

Aralin: Paano gumawa ng isang table sa Excel.

Nagtatalaga ng mga katangian ng database

Para sa excel na makita ang talahanayan hindi lamang bilang isang hanay ng mga cell, lalo, tulad ng isang database, kailangan niya upang magtalaga ng naaangkop na mga katangian.

Pumunta sa tab na "Data".

Pumunta sa tab na Data sa Microsoft Excel.

Itinatampok namin ang buong hanay ng talahanayan. I-click ang kanang pindutan ng mouse. Sa menu ng konteksto, mag-click sa pindutang "Magtalaga ng pangalan ...".

Paglipat sa pangalan ng pangalan ng BD sa Microsoft Excel

Sa haligi ng "Pangalan", ipahiwatig ang pangalan na gusto naming pangalanan ang database. Ang ipinag-uutos na kondisyon ay ang pangalan ay dapat magsimula sa sulat, at walang dapat na puwang dito. Sa hanay na "saklaw" maaari mong baguhin ang address ng lugar ng talahanayan, ngunit kung inilalaan mo ito nang wasto, walang kailangang baguhin dito. Kung nais mo, maaari mong tukuyin ang isang tala sa isang hiwalay na larangan, ngunit ang parameter na ito ay hindi sapilitan. Matapos ang lahat ng mga pagbabago, mag-click sa pindutan ng "OK".

Pagtatalaga ng pangalan ng database sa Microsoft Excel.

Mag-click sa pindutan ng "I-save" sa tuktok ng window o i-type ang mga key ng CTRL + sa keyboard, upang i-save ang database sa hard disk o naaalis na media na nakakonekta sa PC.

Pag-save ng database sa Microsoft Excel.

Maaari naming sabihin na pagkatapos na mayroon kaming isang handa na database. Maaari kang magtrabaho kasama nito at sa ganoong estado, dahil ito ay kinakatawan ngayon, ngunit maraming mga pagkakataon ay ihihiwalay. Sa ibaba ay susuriin namin kung paano gawing mas maraming functional ang database.

Pag-aayos at pag-filter

Paggawa gamit ang mga database, una sa lahat, ay nagbibigay para sa posibilidad ng pag-order, pagpili at pag-uuri ng mga tala. Ikonekta ang mga function na ito sa aming database.

Inilalaan namin ang impormasyon na magsasagawa ng streamline. Mag-click sa pindutan ng "Pagsunud-sunurin" na matatagpuan sa tape sa tab na "Data" sa toolbar na "Pagsunud-sunurin at Filter".

Ang pag-uuri ay maaaring isagawa sa pamamagitan ng halos anumang parameter:
- Pangalan ng alpabeto;
- Ang petsa;
- Numero, atbp.
Sa susunod na window na lumilitaw, ang tanong ay isang tanong, kung gagamitin lamang ang napiling lugar o awtomatikong palawakin ito. Pumili ng isang awtomatikong extension at mag-click sa pindutan ng "Pagsunud-sunurin ...".

Awtomatikong pag-uuri ng extension sa Microsoft Excel.

Ang window ng pag-uuri ng mga setting ay bubukas. Sa patlang na "Pagsunud-sunurin ayon sa", tukuyin ang pangalan ng patlang na kung saan ito ay gaganapin.
- Sa patlang na "Pagsunud-sunurin", ito ay ipinahiwatig nang eksakto kung paano ito gagawin. Para sa database, pinakamahusay na piliin ang parameter na "halaga".
- Sa patlang na "Order", ipahiwatig kung anong pagkakasunud-sunod ang pinagsunod-sunod. Para sa iba't ibang uri ng impormasyon, ang iba't ibang mga halaga ay ipinapakita sa window na ito. Halimbawa, para sa data ng teksto - ito ang halaga na "mula A hanggang Z" o "mula sa hanggang sa isang", at para sa numerical - "pataas" o "pababang".
- Mahalaga na masubaybayan upang ang "ang aking data ay naglalaman ng mga header" ay nakatayo sa isang check mark. Kung hindi, kailangan mong ilagay ito.
Matapos ipasok ang lahat ng nais na mga parameter, mag-click sa pindutang "OK".

Pagkatapos nito, ang impormasyon sa database ay pinagsunod-sunod, ayon sa tinukoy na mga setting. Sa kasong ito, gumanap kami ng pag-uuri ng mga pangalan ng mga empleyado ng enterprise.

Ang data ay pinagsunod-sunod sa Microsoft Excel.

Isa sa mga pinaka-maginhawang tool kapag nagtatrabaho sa excel database ay isang autofilter. I-highlight namin ang buong hanay ng database at sa bloke ng "Sort and Filter" sa pamamagitan ng pag-click sa pindutang "Filter".

Paganahin ang filter sa Microsoft Excel.

Tulad ng nakikita natin, pagkatapos nito, lumitaw ang mga pictograms sa mga selula na may pangalan ng mga patlang sa anyo ng mga inverted triangles. Mag-click sa icon ng hanay na iyon na ang halaga ay i-filter. Sa bintana na bubukas, alisin ang mga checkbox mula sa mga halagang iyon, ang mga rekord na gusto naming itago. Matapos ang pagpili ay ginawa, mag-click sa pindutan ng "OK".

Tulad ng makikita mo, pagkatapos nito, ang mga linya kung saan ang mga halaga ay nakapaloob mula sa kung saan inalis namin ang mga ticks ay nakatago mula sa talahanayan.
Upang ibalik ang lahat ng data sa screen, pag-click sa icon ng haligi, na na-filter, at sa window na bubukas, sa tapat ng lahat ng mga item, itakda ang check mark. Pagkatapos ay mag-click sa pindutang "OK".

Kanselahin ang pag-filter sa Microsoft Excel.

Upang ganap na alisin ang pag-filter, mag-click sa pindutan ng "Filter" sa tape.

Aralin: Pag-aayos at pag-filter ng data sa Excel.

Search.

Kung mayroong isang malaking paghahanap ng database para sa mga ito ay maginhawa upang makabuo ng tulong ng isang espesyal na tool.

Upang gawin ito, pumunta sa tab na "Home" at sa tape sa "pag-edit" na tool block na nag-click namin sa pindutang "Hanapin at Ilaan".

Pumunta sa paghahanap sa Microsoft Excel.

Ang isang window ay bubukas kung saan nais mong tukuyin ang ninanais na halaga. Pagkatapos nito, nag-click kami sa pindutang "Hanapin ang susunod" o "Hanapin ang lahat".

Sa unang kaso, ang unang cell kung saan mayroong isang tinukoy na halaga ay nagiging aktibo.

Sa pangalawang kaso, ang buong listahan ng mga cell na naglalaman ng halagang ito ay bubukas.

Listahan ng mga nahanap na halaga sa Microsoft Excel.

Aralin: Paano Gumawa ng Paghahanap sa EXale.

Mga lugar ng pangkabit

Maginhawang kapag lumilikha ng database, pagsamahin ang mga cell na may pangalan ng mga entry at mga patlang. Kapag nagtatrabaho sa isang malaking base ay isang simpleng kondisyon. Kung hindi man, patuloy na gumugol ng oras upang mag-scroll sa sheet upang makita kung aling hanay o haligi ang tumutugma sa isang tiyak na halaga.

I-highlight namin ang cell, mga lugar mula sa itaas at sa kaliwa na kailangan mong ayusin. Ito ay matatagpuan kaagad sa ilalim ng takip at sa kanan ng mga pangalan ng mga tala.

Pag-highlight ng cell sa Microsoft Excel.

Ang pagiging sa tab na "Tingnan" sa pamamagitan ng pag-click sa pindutan ng "Secure Area", na matatagpuan sa "window" na toolbar. Sa listahan ng drop-down, piliin ang halaga upang "i-fasten ang lugar".

Mga lugar ng pangkabit sa Microsoft Excel.

Ngayon ang mga pangalan ng mga patlang at mga tala ay laging may bago ang iyong mga mata, gaano man kalayo ang hindi mo mag-scroll sa sheet gamit ang data.

Aralin: Paano ayusin ang lugar sa Excel.

Listahan ng drop-down

Para sa ilang mga patlang, ang talahanayan ay mahusay na ayusin ang drop-down na listahan upang ang mga gumagamit sa pamamagitan ng pagdaragdag ng mga bagong talaan ay maaari lamang tukuyin ang ilang mga parameter. Ito ay may kaugnayan, halimbawa, para sa larangan ng sahig. Pagkatapos ng lahat, posible lamang ang dalawang pagpipilian: lalaki at babae.

Lumikha ng karagdagang listahan. Maginhawa na ilagay sa isa pang sheet. Sa loob nito, tukuyin ang listahan ng mga halaga na lilitaw sa drop-down na listahan.

Karagdagang listahan sa Microsoft Excel.

I-highlight namin ang listahang ito at i-click ito sa tamang pindutan ng mouse. Sa menu na lumilitaw, piliin ang item na "Magtalaga ng pangalan ...".

Paglipat sa pangalan ng pangalan sa Microsoft Excel

Binubuksan ng isang pamilyar na window. Sa naaangkop na larangan, itinalaga namin ang pangalan sa aming hanay, ayon sa mga kondisyon na napag-usapan na sa itaas.

Magtalaga ng pangalan ng hanay sa Microsoft Excel.

Bumalik kami sa sheet gamit ang database. Piliin ang hanay kung saan ilalapat ang drop-down na listahan. Pumunta sa tab na "Data". Mag-click sa pindutang "Data Check", na matatagpuan sa tape sa toolbar na "nagtatrabaho sa data".

Paglipat sa pag-verify ng data sa Microsoft Excel.

Ang isang nakikitang halaga ng check box ay bubukas. Sa patlang ng uri ng data, itakda ang switch sa posisyon na "listahan". Sa patlang na "Pinagmulan", itinakda namin ang "=" sign at kaagad pagkatapos hindi ito isulat ang pangalan ng listahan ng drop-down, na binigyan namin ng kaunti nang mas mataas. Pagkatapos nito, mag-click sa pindutang "OK".

Nakikita ang check box ng mga halaga sa Microsoft Excel.

Ngayon, kapag sinubukan mong ipasok ang data sa hanay kung saan itinatag ang limitasyon, ang isang listahan ay lilitaw kung saan maaari kang pumili sa pagitan ng mga mahusay na hanay ng mga halaga.

Pagpili ng isang halaga sa Microsoft Excel.

Kung susubukan mong isulat ang mga arbitrary na character sa mga selula na ito, lilitaw ang isang mensahe ng error. Kailangan mong bumalik at gumawa ng tamang entry.

Aralin: Paano Gumawa ng Drop-Down List sa Excel

Siyempre, ang Excel ay mas mababa sa mga kakayahan nito ng mga espesyal na programa para sa paglikha ng mga database. Gayunpaman, mayroon siyang isang toolkit, na sa karamihan ng mga kaso ay masisiyahan ang mga pangangailangan ng mga gumagamit na gustong lumikha ng isang database. Dahil sa katotohanang ang kakayahan ng Excel, kung ihahambing sa mga espesyal na application, ang karaniwang mga gumagamit ay mas kilala, pagkatapos ay sa pagsasaalang-alang na ito, ang pag-unlad ng Microsoft ay may ilang mga benepisyo.