Paano mabawasan ang laki ng file ng Excel.

Kapag nagtatrabaho sa Excele, ang ilang mga talahanayan ay nakakamit ng isang kahanga-hangang laki. Ito ay humahantong sa ang katunayan na ang laki ng dokumento ay nagdaragdag, minsan kahit na dosenang megabytes at higit pa. Ang pagtaas sa bigat ng excel book ay humahantong hindi lamang sa pagtaas sa lugar nito na inookupahan sa hard disk, ngunit mas mahalaga pa, upang mas mabagal ang bilis ng pagsasagawa ng iba't ibang mga pagkilos at mga proseso dito. Sa madaling salita, kapag nagtatrabaho sa naturang dokumento, ang programa ng Excel ay nagsimulang magpabagal. Samakatuwid, ang tanong ng pag-optimize at pagbabawas ng naturang mga libro ay may kaugnayan. Alamin kung paano bawasan ang laki ng file sa Excele.

Pamamaraan ng pagbabawas ng laki ng aklat

I-optimize ang ipinanganak na file ay dapat agad sa ilang direksyon. Maraming mga gumagamit ang hindi nakikilala, ngunit kadalasan ang Excel ng libro ay naglalaman ng maraming hindi kinakailangang impormasyon. Kapag ang file ay maliit para sa mga ito, walang sinuman ang nagbabayad ng espesyal na pansin sa mga ito, ngunit kung ang dokumento ay naging masalimuot, ito ay kinakailangan upang i-optimize ito sa lahat ng mga posibleng parameter.

Paraan 1: Pagbawas ng hanay ng operating.

Ang operating range ay ang lugar, ang mga aksyon kung saan naaalala ko ang Excel. Kung ang dokumento ay nagbibilang, ang programa ay nagpapaliwanag sa lahat ng mga cell ng workspace. Ngunit hindi ito laging tumutugma sa hanay kung saan gumagana ang gumagamit. Halimbawa, ang isang hindi naaangkop na naihatid na puwang na malayo sa talahanayan ay magpapalawak ng sukat ng hanay ng operating sa elementong iyon kung saan matatagpuan ang puwang na ito. Ito ay lumiliko out na excel kapag recalculating sa bawat oras na ito ay hawakan ng isang grupo ng mga walang laman na mga cell. Tingnan natin kung paano maalis ang problemang ito sa halimbawa ng isang partikular na talahanayan.

1. Sa una, tingnan ang timbang nito bago mag-optimize, upang ihambing kung ano ang magiging pagkatapos ng pamamaraan ay ginanap. Magagawa ito sa pamamagitan ng paglipat sa tab na "File". Pumunta sa seksyong "Mga Detalye". Sa kanang bahagi ng bintana na nagbukas ng mga pangunahing katangian ng aklat. Ang unang mga katangian ay ang laki ng dokumento. Tulad ng nakikita natin, sa ating kaso ito ay 56.5 kilobytes.



2. Una sa lahat, dapat itong malaman kung paano naiiba ang tunay na workspace mula sa isa na talagang kailangan ng gumagamit. Ito ay medyo simple upang gawin ito. Namin sa anumang cell ng talahanayan at i-type ang Ctrl + End key na kumbinasyon. Ang Excel ay agad na gumagalaw sa huling cell, na isinasaalang-alang ng programa ang huling elemento ng workspace. Tulad ng makikita mo, sa partikular, ang aming kaso ay isang linya 913383. Dahil ang talahanayan ay sumasakop lamang ng anim na unang linya, posible na sabihin ang katotohanan na ang 913377 na mga linya ay, sa katunayan, walang silbi na pag-load, na hindi lamang nagdaragdag ng laki ng file , ngunit dahil sa permanenteng pagkalkula ng buong hanay ng programa kapag gumaganap ang anumang pagkilos ay humahantong sa isang paghina sa trabaho sa dokumento.

   

   Siyempre, sa katotohanan, tulad ng isang malaking agwat sa pagitan ng aktwal na hanay ng trabaho at ang katunayan na ang Excel ay tumatanggap para sa mga ito ay medyo bihira, at kinuha namin ang tulad ng isang malaking bilang ng mga hilera para sa kalinawan. Kahit na, kung minsan ay may mga kaso kahit na ang buong lugar ng dahon ay itinuturing na workpiece.

3. Upang maalis ang problemang ito, kailangan mong alisin ang lahat ng mga hanay na nagsisimula mula sa unang walang laman at hanggang sa dulo ng sheet. Upang gawin ito, piliin ang unang cell, na kaagad sa ilalim ng talahanayan, at i-type ang Ctrl + Shift + Arrow key.



4. Tulad ng makikita natin, pagkatapos na ang lahat ng mga elemento ng unang haligi, simula sa tinukoy na cell at hanggang sa dulo ng talahanayan ay inilalaan. Pagkatapos ay mag-click sa pindutan ng kanang pindutan ng mouse. Sa menu ng konteksto na bubukas, piliin ang "Tanggalin".

   

   Maraming mga gumagamit ang nagsisikap na tanggalin sa pamamagitan ng pag-click sa pindutan ng delete sa keyboard, ngunit hindi ito tama. Ang pagkilos na ito ay nililimas ang mga nilalaman ng mga selula, ngunit hindi nila inaalis ang kanilang sarili. Samakatuwid, sa aming kaso hindi ito makakatulong.

5. Matapos naming mapili ang item na "Tanggalin ..." sa menu ng konteksto, bubukas ang isang maliit na window ng pag-alis ng cell. Itinakda ko ang switch sa "string" na posisyon dito at mag-click sa pindutan ng OK.



6. Ang lahat ng mga hilera ng allocated range ay inalis. Siguraduhing patuyuin ang aklat sa pamamagitan ng pag-click sa floppy icon sa itaas na kaliwang sulok ng window.



7. Ngayon tingnan natin kung paano ito nakatulong sa amin. Naglalaan kami ng anumang cell ng talahanayan at i-type ang Ctrl + End key na kumbinasyon. Tulad ng makikita mo, excel inilalaan ang huling cell ng talahanayan, na nangangahulugan na ito ay ngayon ito ay ang huling elemento ng workspace dahon.



8. Ngayon lumipat kami sa seksyon ng "Mga Detalye" ng tab na "File" upang malaman kung magkano ang timbang ng aming dokumento. Tulad ng makikita mo, ito ay ngayon 32.5 Kb. Alalahanin na bago ang pamamaraan ng pag-optimize, ang sukat nito ay 56.5 Kb. Kaya, ito ay nabawasan ng higit sa 1.7 beses. Ngunit sa kasong ito, ang pangunahing tagumpay ay hindi kahit na isang pagbawas sa bigat ng file, at ang katunayan na ang programa ay wala na ngayon mula sa pag-recalculate sa aktwal na hindi ginagamit na hanay, na makabuluhang taasan ang rate ng pagpoproseso ng dokumento.

Kung sa aklat ng ilang mga sheet na nagtatrabaho ka, kailangan mong magsagawa ng katulad na pamamaraan sa bawat isa sa kanila. Ito ay higit pang mabawasan ang laki ng dokumento.

Paraan 2: Elimination ng kalabisan na pag-format

Ang isa pang mahalagang kadahilanan na ginagawang mas mabigat ang dokumento ng Excel, ay ang kalabisan na pag-format. Kabilang dito ang paggamit ng iba't ibang uri ng mga font, mga hangganan, mga numerong format, ngunit una sa lahat ay may kinalaman sa pagbuhos ng mga selula sa iba't ibang kulay. Kaya bago idagdag ang file, kailangan mong mag-isip nang dalawang beses, at kung kinakailangan na gawin ito o wala ang pamamaraan na ito ay madaling gawin.

Ito ay totoo lalo na sa mga libro na naglalaman ng isang malaking halaga ng impormasyon na ang kanilang sarili ay may isang malaking sukat. Ang pagdaragdag ng pag-format sa aklat ay maaaring dagdagan ang timbang nito kahit na maraming beses. Samakatuwid, kailangan mong piliin ang "ginintuang" gitna sa pagitan ng pagpapakita ng pagtatanghal ng impormasyon sa dokumento at sukat ng file, upang gamitin ang pag-format lamang kung saan ito ay talagang kinakailangan.

Ang isa pang kadahilanan na nauugnay sa pag-format, timbang ng timbang, ay ang nais ng ilang mga gumagamit na i-format ang mga cell "na may margin." Iyon ay, ang mga ito ay hindi lamang ang talahanayan mismo, kundi pati na rin ang hanay na nasa ilalim nito, kung minsan hanggang sa katapusan ng sheet, na may pagkalkula ng katotohanan na kapag ang mga bagong linya ay idadagdag sa talahanayan, hindi ito magiging kinakailangan upang i-format ang mga ito sa bawat oras.

Ngunit hindi ito kilala kapag ang mga bagong linya ay idaragdag at kung gaano karami ang idaragdag, at ang naturang paunang pag-format ay dinadala mo ang file ngayon, na negatibong nakakaapekto at sa bilis ng pagtatrabaho sa dokumentong ito. Samakatuwid, kung nag-aplay ka ng pag-format sa mga walang laman na mga cell na hindi kasama sa talahanayan, dapat itong alisin.

1. Una sa lahat, kailangan mong i-highlight ang lahat ng mga cell na matatagpuan sa ibaba ng hanay na may data. Upang gawin ito, mag-click sa bilang ng unang walang laman na string sa vertical coordinate panel. Inilalaan ang buong linya. Pagkatapos nito, inilalapat namin ang pamilyar na kumbinasyon ng mga hot key na Ctrl + Shift + pababa.



2. Pagkatapos nito, ang buong hanay ng hanay ay mas mababa kaysa sa isang bahagi ng talahanayan na puno ng data, wakes na naka-highlight. Ang pagiging sa tab na "Home", mag-click sa icon na "Clear", na matatagpuan sa tape sa toolbar sa pag-edit. Bubukas ang isang maliit na menu. Piliin ang posisyon ng "I-clear ang mga format" dito.



3. Matapos ang pagkilos na ito sa lahat ng mga cell ng allocated range, ang pag-format ay tatanggalin.



4. Sa parehong paraan, maaari mong alisin ang hindi kinakailangang pag-format sa mesa mismo. Upang gawin ito, piliin ang mga indibidwal na mga cell o hanay kung saan isinasaalang-alang namin ang pag-format ng pinakamababang kapaki-pakinabang, mag-click sa pindutan ng "I-clear" sa tape at piliin ang item na "I-clear ang Mga Format" mula sa listahan.



5. Tulad ng makikita mo, ang pag-format sa napiling hanay ng talahanayan ay ganap na inalis.



6. Pagkatapos nito, ibabalik namin ang hanay na ito ng ilang mga elemento ng pag-format na isinasaalang-alang namin na may kaugnayan: mga hangganan, numerong mga format, atbp.

Ang mga aksyon na inilarawan sa itaas ay makakatulong nang makabuluhang bawasan ang laki ng Excel Book at pabilisin ang trabaho dito. Ngunit mas mahusay na gamitin ang pag-format lamang kung saan ito ay tunay na angkop at kinakailangan kaysa sa paggastos ng oras upang ma-optimize ang dokumento.

Aralin: Mga talahanayan ng pag-format sa Excel.

Paraan 3: Pag-alis ng Mga Link

Sa ilang mga dokumento, isang napakalaking bilang ng mga link mula sa kung saan ang mga halaga ay tightened. Maaari rin itong mabigat na mabagal ang bilis ng trabaho sa mga ito. Lalo na naimpluwensiyahan ng mga panlabas na sanggunian sa iba pang mga libro, bagaman ang mga panloob na sanggunian ay negatibong nakikita sa pagganap. Kung ang pinagmulan ay mula sa kung saan ang link ay tumatagal ng impormasyon ay hindi patuloy na na-update, iyon ay, ang kahulugan upang palitan ang mga reference address sa mga cell sa normal na mga halaga. Ito ay may kakayahang dagdagan ang bilis ng pagtatrabaho sa dokumento. Ang link o halaga ay nasa isang partikular na cell, sa hanay ng formula pagkatapos piliin ang item.

1. Piliin ang lugar na nilalaman ng mga sanggunian. Ang pagiging nasa tab na Home, mag-click sa pindutan ng "Kopyahin" na matatagpuan sa tape sa grupo ng mga setting ng clipboard.

   

   Bilang kahalili, pagkatapos pumili ng isang hanay, maaari mong gamitin ang isang kumbinasyon ng mga hot key Ctrl + C.

2. Matapos kopyahin ang data, huwag tanggalin ang pagpili mula sa lugar, at i-click ito sa kanang pindutan ng mouse. Inilunsad ang menu ng konteksto. Sa loob nito, sa bloke ng "Ipasok ang mga setting", kailangan mong mag-click sa icon na "Mga Halaga". Ito ay may pagtingin sa mga pictograms na may mga numero na inilalarawan.



3. Pagkatapos nito, ang lahat ng mga sanggunian sa dedikadong lugar ay papalitan ng mga statistical value.

Ngunit kailangan mong tandaan na ang pagpipiliang ito upang i-optimize ang Excel Book ay hindi laging katanggap-tanggap. Maaari lamang itong magamit kapag ang data mula sa orihinal na pinagmulan ay hindi dynamic, iyon ay, hindi sila magbabago sa oras.

Paraan 4: Mga pagbabago sa format

Ang isa pang paraan upang makabuluhang bawasan ang laki ng file ay upang baguhin ang format nito. Ang pamamaraang ito, marahil, karamihan sa lahat ay nakakatulong upang pisilin ang aklat, bagaman kailangan din itong gamitin ang mga pagpipilian sa itaas sa complex.

Sa Excel mayroong ilang mga "katutubong" mga format ng file - XLS, XLSX, XLSM, XLSB. Ang format ng XLS ay ang pangunahing extension para sa bersyon ng programa ng Excel 2003 at mas maaga. Siya ay hindi na ginagamit, ngunit, gayon pa man, maraming mga gumagamit pa rin ang patuloy na inilalapat. Bilang karagdagan, may mga kaso kung kailangan mong bumalik sa trabaho sa mga lumang file na nilikha maraming taon na ang nakakaraan kahit na sa kawalan ng mga modernong format. Hindi banggitin ang katotohanan na maraming mga programa ng third-party ay nagtatrabaho sa mga aklat na may pagpapalawak na ito, na hindi alam kung paano iproseso ang mga pagpipilian sa ibang pagkakataon para sa mga dokumento ng Excel.

Dapat pansinin na ang XLS extension book ay may mas malaking sukat kaysa sa kasalukuyang analogue ng XLSX na format, na sa kasalukuyan ay gumagamit ng Excel bilang pangunahing isa. Una sa lahat, ito ay dahil sa ang katunayan na ang mga XLSX file ay mahalagang naka-compress na mga archive. Samakatuwid, kung gagamitin mo ang extension ng XLS, ngunit nais mong bawasan ang bigat ng libro, pagkatapos ay maaari itong gawin upang itigil ito sa XLSX format.

1. Upang i-convert ang dokumento mula sa format ng XLS sa format ng XLSX, pumunta sa tab na file.



2. Sa bintana na bubukas, agad kong binibigyang pansin ang seksyong "Mga Detalye", kung saan ipinahiwatig na sa kasalukuyan ang bigat ng dokumento ay 40 KB. Susunod, mag-click sa pangalan na "I-save Bilang ...".



3. Bubukas ang window ng pag-save. Kung nais mo, maaari kang pumunta sa bagong direktoryo, ngunit karamihan sa mga gumagamit ay mas maginhawa upang mag-imbak ng isang bagong dokumento sa parehong lugar kung saan ang source code. Ang pangalan ng aklat, kung ninanais, ay maaaring mabago sa patlang ng "Pangalan ng File", bagaman hindi kinakailangan. Ang pinakamahalagang bagay sa pamamaraan na ito ay upang itakda ang "File" Field "Field" Excel (.xlsx) "na aklat. Pagkatapos nito, maaari mong pindutin ang pindutan ng "OK" sa ibaba ng window.



4. Pagkatapos ng pag-save ay manufactured, pumunta sa seksyon ng "Mga Detalye" ng tab ng file upang makita kung magkano ang timbang ay nabawasan. Tulad ng makikita mo, ito ay 13.5 kbytes laban sa 40 kbytes bago ang pamamaraan ng conversion. Iyon ay, ang isa lamang sa pag-save sa modernong format na posible upang pisilin ang libro halos tatlong beses.

Bilang karagdagan, mayroong isa pang modernong XLSB na format o binary na aklat sa Excele. Sa loob nito, ang dokumento ay naka-save sa binary encoding. Ang mga file na ito ay timbangin kahit na mas mababa sa mga libro sa XLSX format. Bilang karagdagan, ang wika kung saan sila ay naitala pinakamalapit sa programa ng Excel. Samakatuwid, ito ay gumagana sa ganitong mga libro nang mas mabilis kaysa sa anumang iba pang extension. Kasabay nito, ang aklat ng tinukoy na format sa pag-andar at ang mga posibilidad ng paggamit ng iba't ibang mga tool (pag-format, pag-andar, mga graph, atbp.) Ay hindi mas mababa sa XLSX format at lumampas sa XLS format.

Ang pangunahing dahilan kung bakit ang XLSB ay hindi naging default na format sa Excel ay ang mga programa ng third-party ay halos makakapagtrabaho dito. Halimbawa, kung kailangan mong i-export ang impormasyon mula sa Excel sa isang programang 1C, maaari itong gawin sa mga dokumento ng XLSX o XLS, ngunit hindi sa XLSB. Ngunit, kung hindi mo plano na maglipat ng data sa anumang programa ng third-party, maaari mong ligtas na i-save ang dokumento sa XLSB na format. Ito ay magbibigay-daan sa iyo upang mabawasan ang laki ng dokumento at dagdagan ang bilis ng trabaho sa loob nito.

Ang pamamaraan para sa pag-save ng file sa pagpapalawak ng XLSB ay katulad ng isa na ginawa namin upang mapalawak ang XLSX. Sa tab na "File", mag-click sa "I-save Bilang ...". Sa window ng pag-save na nagbubukas sa patlang ng "Uri ng File", kailangan mong piliin ang opsyon na "Excel Book (* .xlsb)". Pagkatapos ay mag-click sa pindutang "I-save".

Tinitingnan namin ang bigat ng dokumento sa seksyong "Mga Detalye". Tulad ng makikita mo, nabawasan ito nang higit pa at ngayon ay 11.6 KB lamang.

Summing up ang pangkalahatang mga resulta, maaari naming sabihin na kung ikaw ay nagtatrabaho sa isang XLS file, pagkatapos ay ang pinaka-epektibong paraan upang mabawasan ang laki nito ay ang energizing sa modernong XLSX o XLSB format. Kung gumagamit ka na ng data expansion data, pagkatapos ay upang mabawasan ang kanilang timbang, dapat mong maayos na i-configure ang workspace, alisin ang labis na pag-format at hindi kinakailangang mga sanggunian. Makakatanggap ka ng pinakamalaking pagbabalik kung gumawa ka ng lahat ng mga pagkilos na ito sa complex, at hindi limitahan ang iyong sarili sa isang opsyon.