เมื่อทำงานกับข้อมูลเดียวกันที่วางไว้ในตารางที่แตกต่างกันแผ่นงานหรือแม้แต่หนังสือเพื่อความสะดวกในการรับรู้จะดีกว่าที่จะรวบรวมข้อมูลเข้าด้วยกัน ใน Microsoft Excel คุณสามารถรับมือกับงานนี้โดยใช้เครื่องมือพิเศษที่เรียกว่า "consolidation" มันให้ความสามารถในการรวบรวมข้อมูลที่แตกต่างกันเป็นหนึ่งตาราง ลองดูว่ามันทำอย่างไร
เงื่อนไขสำหรับการดำเนินการตามขั้นตอนการรวม
ตามธรรมชาติแล้วไม่สามารถรวมตารางทั้งหมดได้เป็นหนึ่งเดียว แต่เฉพาะผู้ที่สอดคล้องกับเงื่อนไขบางประการ:- คอลัมน์ในตารางทั้งหมดควรมีชื่อเดียวกัน (การเปลี่ยนแปลงของคอลัมน์ในสถานที่เท่านั้น);
- ไม่ควรมีคอลัมน์หรือแถวที่มีค่าว่างเปล่า
- เทมเพลตในตารางต้องเหมือนกัน
การสร้างตารางรวม
พิจารณาวิธีการสร้างตารางรวมในตัวอย่างของสามตารางที่มีแม่แบบและโครงสร้างข้อมูลเดียวกัน แต่ละอันตั้งอยู่บนแผ่นงานแยกต่างหากแม้ว่าในอัลกอริทึมเดียวกันคุณสามารถสร้างตารางรวมจากข้อมูลที่อยู่ในหนังสือที่แตกต่างกัน (ไฟล์)
- เปิดแผ่นแยกต่างหากสำหรับตารางรวม
- บนแผ่นงานที่เปิดอยู่เราทำเครื่องหมายเซลล์ที่จะเป็นเซลล์ซ้ายบนของตารางใหม่
- อยู่ในแท็บ "ข้อมูล" โดยคลิกที่ปุ่ม "การรวม" ซึ่งตั้งอยู่บนเทปในแถบเครื่องมือ "ทำงานกับข้อมูล"
- หน้าต่างการตั้งค่าการรวมข้อมูลจะเปิดขึ้น
ในฟิลด์ "ฟังก์ชั่น" คุณต้องสร้างการดำเนินการใดกับเซลล์ที่จะดำเนินการเมื่อการจับคู่บรรทัดและคอลัมน์ สิ่งเหล่านี้อาจเป็นการกระทำต่อไปนี้:
- ผลรวม;
- ตัวเลข;
- เฉลี่ย;
- ขีดสุด;
- ขั้นต่ำ;
- งาน;
- จำนวนจำนวน;
- การกระจัด;
- เบี่ยงเบนที่ไม่เสถียร;
- แทนที่การกระจายตัว;
- การกระจายตัวน้อย
ในกรณีส่วนใหญ่ใช้ฟังก์ชั่น "จำนวนเงิน"
- ในฟิลด์ลิงก์ระบุช่วงของเซลล์ของหนึ่งในตารางหลักที่อยู่ภายใต้การรวม หากช่วงนี้อยู่ในไฟล์เดียวกัน แต่บนแผ่นงานอื่นให้กดปุ่มที่อยู่ทางด้านขวาของฟิลด์การป้อนข้อมูล
- ไปที่แผ่นที่โต๊ะตั้งอยู่ให้ไฮไลต์ช่วงที่ต้องการ หลังจากป้อนข้อมูลเราคลิกอีกครั้งที่ปุ่มที่อยู่ทางด้านขวาของฟิลด์ที่มีการเพิ่มที่อยู่ของเซลล์
- การกลับไปที่หน้าต่างการตั้งค่าการรวมเพื่อเพิ่มเซลล์ที่เลือกไว้ในรายการของวงให้คลิกที่ปุ่มเพิ่ม
อย่างที่คุณเห็นหลังจากนี้ช่วงจะถูกเพิ่มลงในรายการ
ในทำนองเดียวกันเพิ่มช่วงอื่น ๆ ทั้งหมดที่จะเข้าร่วมในกระบวนการของการรวมข้อมูล
หากช่วงที่ต้องการโพสต์ในหนังสือเล่มอื่น (ไฟล์) จากนั้นเราจะกดปุ่ม "ภาพรวม ... " ทันทีเลือกไฟล์บนฮาร์ดดิสก์หรือสื่อที่ถอดออกได้จากนั้นวิธีการที่ระบุข้างต้นจะเน้นช่วงของเซลล์ใน ไฟล์นี้ ตามธรรมชาติแล้วไฟล์จะต้องเปิด
- ในทำนองเดียวกันการตั้งค่าตารางรวมอื่น ๆ สามารถทำได้
ในการเพิ่มชื่อคอลัมน์ให้กับส่วนหัวโดยอัตโนมัติเราใส่เครื่องหมายเข้าไปใกล้ "ลายเซ็นของสายด้านบน" เพื่อให้การรวมของข้อมูลเราตั้งค่าขีด จำกัด ของพารามิเตอร์ "คอลัมน์ซ้าย" หากคุณต้องการเมื่ออัปเดตข้อมูลในตารางหลักข้อมูลทั้งหมดในตารางรวมจะได้รับการอัปเดตด้วยจากนั้นคุณต้องติดตั้งเครื่องหมายตรวจสอบใกล้กับพารามิเตอร์ "สร้างการสื่อสารกับข้อมูลที่ดี" แต่ในกรณีนี้มีความจำเป็นต้องพิจารณาว่าหากคุณต้องการเพิ่มบรรทัดใหม่ไปยังตารางต้นฉบับคุณจะต้องลบช่องทำเครื่องหมายออกจากรายการนี้และคำนวณค่าใหม่ด้วยตนเอง
เมื่อทำการตั้งค่าทั้งหมดให้คลิกที่ปุ่ม "ตกลง"
- รายงานรวมพร้อมแล้ว อย่างที่คุณเห็นข้อมูลถูกจัดกลุ่ม หากต้องการดูข้อมูลภายในแต่ละกลุ่มให้คลิกที่บทบาทบวกทางด้านซ้ายของตาราง
ตอนนี้เนื้อหาของกลุ่มมีให้สำหรับการดู ในทำนองเดียวกันคุณสามารถเปิดเผยกลุ่มอื่น ๆ
อย่างที่คุณเห็นการรวมข้อมูลเข้าสู่ Excel เป็นเครื่องมือที่สะดวกมากขอบคุณที่คุณสามารถรวบรวมข้อมูลที่อยู่ด้วยกันไม่เพียง แต่ในตารางที่แตกต่างกันและบนแผ่นงานที่แตกต่างกัน แต่ยังโพสต์ในไฟล์อื่น (หนังสือ) มันค่อนข้างง่ายและรวดเร็ว