วิธีการลดขนาดไฟล์ Excel

เมื่อทำงานใน Excele บางตารางมีขนาดที่ค่อนข้างน่าประทับใจ สิ่งนี้นำไปสู่ความจริงที่ว่าขนาดของเอกสารเพิ่มขึ้นบางครั้งแม้กระทั่งโหลเมกะไบต์และอีกมากมาย การเพิ่มน้ำหนักของหนังสือ Excel ไม่เพียง แต่จะไม่เพียง แต่จะเพิ่มขึ้นในสถานที่ที่ถูกครอบครองบนฮาร์ดดิสก์ แต่ที่สำคัญกว่านั้นคือช้ากว่าความเร็วในการดำเนินการและกระบวนการต่าง ๆ ในนั้น เพียงใส่เมื่อทำงานกับเอกสารดังกล่าวโปรแกรม Excel จะเริ่มช้าลง ดังนั้นคำถามของการเพิ่มประสิทธิภาพและการลดหนังสือดังกล่าวจึงมีความเกี่ยวข้อง ลองคิดดูวิธีการลดขนาดไฟล์ใน Excele

ขั้นตอนการลดขนาดหนังสือ

เพิ่มประสิทธิภาพไฟล์ที่เกิดควรจะทันทีในหลายทิศทาง ผู้ใช้หลายคนไม่รู้จัก แต่บ่อยครั้งที่หนังสือ Excel มีข้อมูลที่ไม่จำเป็นมากมาย เมื่อไฟล์มีขนาดเล็กสำหรับสิ่งนี้ไม่มีใครให้ความสนใจเป็นพิเศษกับสิ่งนี้ แต่หากเอกสารกลายเป็นเรื่องยุ่งยากจึงจำเป็นต้องเพิ่มประสิทธิภาพในพารามิเตอร์ที่เป็นไปได้ทั้งหมด

วิธีที่ 1: การลดช่วงการทำงาน

ช่วงการทำงานคือพื้นที่การกระทำที่ฉันจำได้ หากการนับเอกสารการนับโปรแกรมจะคำนวณเซลล์ทั้งหมดของเวิร์กสเปซทั้งหมด แต่มันไม่สอดคล้องกับช่วงที่ผู้ใช้ใช้งานได้จริง ตัวอย่างเช่นช่องว่างที่ส่งออกอย่างไม่เหมาะสมห่างไกลจากตารางจะขยายขนาดของช่วงการทำงานไปยังองค์ประกอบนั้นที่มีช่องว่างนี้อยู่ ปรากฎว่า Excel เมื่อคำนวณใหม่ทุกครั้งที่มันจะจัดการกับเซลล์ที่ว่างเปล่า เรามาดูกันว่าปัญหานี้สามารถกำจัดได้อย่างไรในตัวอย่างของตารางที่เฉพาะเจาะจง

1. ตอนแรกลองดูน้ำหนักของมันก่อนที่จะเพิ่มประสิทธิภาพเพื่อเปรียบเทียบสิ่งที่จะเป็นหลังจากดำเนินการตามขั้นตอน สิ่งนี้สามารถทำได้โดยการย้ายไปที่แท็บ "ไฟล์" ไปที่ส่วน "รายละเอียด" ทางด้านขวาของหน้าต่างที่เปิดคุณสมบัติพื้นฐานของหนังสือ คุณสมบัติแรกคือขนาดของเอกสาร อย่างที่เราเห็นในกรณีของเรามันคือ 56.5 กิโลไบต์



2. ก่อนอื่นควรพบว่าพื้นที่ทำงานจริงแตกต่างจากที่ผู้ใช้ต้องการจริงๆ มันค่อนข้างง่ายที่จะทำ เรากลายเป็นเซลล์ใด ๆ ของตารางและพิมพ์การรวมคีย์ Ctrl + End Excel ย้ายไปยังเซลล์สุดท้ายทันทีซึ่งโปรแกรมพิจารณาองค์ประกอบสุดท้ายของพื้นที่ทำงาน อย่างที่คุณเห็นโดยเฉพาะกรณีของเราเป็นบรรทัด 913383 เนื่องจากตารางครองเพียงหกบรรทัดแรกก็เป็นไปได้ที่จะระบุความจริงที่ว่า 913377 บรรทัดในความเป็นจริงโหลดที่ไร้ประโยชน์ซึ่งไม่เพียง แต่จะเพิ่มขนาดไฟล์ แต่เนื่องจากการคำนวณใหม่อย่างถาวรของโปรแกรมทั้งหมดของโปรแกรมเมื่อดำเนินการใด ๆ ที่นำไปสู่การทำงานที่ชะลอตัวในเอกสาร

   

   แน่นอนว่าในความเป็นจริงแล้วช่องว่างขนาดใหญ่ระหว่างช่วงการทำงานจริงและความจริงที่ว่า Excel ยอมรับว่ามันค่อนข้างหายากและเราใช้แถวจำนวนมากเพื่อความชัดเจน แม้ว่าบางครั้งก็มีแม้กระทั่งกรณีเมื่อพื้นที่ใบทั้งหมดถือเป็นชิ้นงาน

3. ในการกำจัดปัญหานี้คุณต้องลบแถวทั้งหมดที่เริ่มต้นจากที่ว่างเปล่าแรกและจนกว่าจะสิ้นสุดแผ่นงาน เมื่อต้องการทำเช่นนี้ให้เลือกเซลล์แรกซึ่งอยู่ใต้โต๊ะทันทีและพิมพ์ปุ่ม Ctrl + Shift + ลูกศร



4. อย่างที่เราสามารถเห็นได้หลังจากนั้นองค์ประกอบทั้งหมดของคอลัมน์แรกเริ่มจากเซลล์ที่ระบุและท้ายตารางถูกจัดสรร จากนั้นคลิกที่ปุ่มเมาส์ขวา ในเมนูบริบทที่เปิดขึ้นให้เลือก "ลบ"

   

   ผู้ใช้หลายคนพยายามลบโดยคลิกที่ปุ่มลบบนแป้นพิมพ์ แต่ไม่ถูกต้อง การกระทำนี้จะล้างเนื้อหาของเซลล์ แต่ไม่ได้ลบตัวเอง ดังนั้นในกรณีของเรามันจะไม่ช่วย

5. หลังจากที่เราได้เลือกรายการ "ลบ ... " ในเมนูบริบทหน้าต่างการกำจัดเซลล์ขนาดเล็กจะเปิดขึ้น ฉันตั้งสวิตช์เป็นตำแหน่ง "สตริง" ในนั้นและคลิกที่ปุ่มตกลง



6. แถวทั้งหมดของช่วงที่จัดสรรถูกลบออก อย่าลืมทำให้หนังสือแห้งขึ้นโดยคลิกที่ไอคอนฟลอปปี้ที่มุมบนซ้ายของหน้าต่าง



7. ตอนนี้เรามาดูกันว่ามันช่วยเราได้อย่างไร เราจัดสรรเซลล์ใด ๆ ของตารางและพิมพ์การรวมคีย์ Ctrl + End อย่างที่คุณเห็น Excel จัดสรรเซลล์สุดท้ายของตารางซึ่งหมายความว่าตอนนี้เป็นองค์ประกอบสุดท้ายของพื้นที่ทำงานใบ



8. ตอนนี้เราย้ายไปที่ส่วน "รายละเอียด" ของแท็บ "ไฟล์" เพื่อค้นหาว่าน้ำหนักของเอกสารของเราลดลงเท่าใด อย่างที่คุณเห็นตอนนี้มันเป็น 32.5 KB จำได้ว่าก่อนขั้นตอนการเพิ่มประสิทธิภาพขนาดของมันคือ 56.5 KB ดังนั้นจึงลดลงมากกว่า 1.7 เท่า แต่ในกรณีนี้ความสำเร็จหลักไม่ได้ลดน้ำหนักของไฟล์และความจริงที่ว่าโปรแกรมนี้ได้รับการยกเว้นจากการคำนวณช่วงที่ไม่ได้ใช้งานจริงซึ่งจะเพิ่มอัตราการประมวลผลของเอกสารอย่างมีนัยสำคัญ

หากในหนังสือหลายแผ่นที่คุณทำงานด้วยคุณต้องดำเนินการตามขั้นตอนที่คล้ายกันกับแต่ละแผ่น สิ่งนี้จะช่วยลดขนาดของเอกสารต่อไป

วิธีที่ 2: การกำจัดการฟอร์แมตซ้ำซ้อน

อีกปัจจัยที่สำคัญที่ทำให้เอกสาร Excel มีน้ำหนักมากขึ้นคือการฟอร์แมตซ้ำซ้อน ซึ่งรวมถึงการใช้แบบอักษรชนิดต่าง ๆ , เส้นขอบ, รูปแบบตัวเลข แต่ก่อนอื่นมันเกี่ยวข้องกับการเทเซลล์ในสีต่างๆ ดังนั้นก่อนฟอร์แมตไฟล์นอกจากนี้คุณต้องคิดสองครั้งและไม่ว่าจำเป็นต้องทำหรือไม่มีขั้นตอนนี้มันเป็นเรื่องง่ายที่จะทำ

นี่เป็นเรื่องจริงโดยเฉพาะอย่างยิ่งของหนังสือที่มีข้อมูลจำนวนมากที่ตัวเองมีขนาดมากอยู่แล้ว การเพิ่มการฟอร์แมตในหนังสืออาจเพิ่มน้ำหนักได้หลายครั้ง ดังนั้นคุณต้องเลือกกลาง "ทองคำ" ระหว่างการมองเห็นของการนำเสนอข้อมูลในเอกสารและขนาดของไฟล์เพื่อใช้การจัดรูปแบบเฉพาะที่จำเป็นจริงๆ

อีกปัจจัยที่เกี่ยวข้องกับการฟอร์แมตน้ำหนักน้ำหนักคือผู้ใช้บางคนชอบฟอร์แมตเซลล์ "ด้วยขอบ" นั่นคือพวกเขาฟอร์แมตไม่เพียง แต่ตารางตัวเองเท่านั้น แต่ยังรวมถึงช่วงที่อยู่ภายใต้บางครั้งถึงจนกระทั่งสิ้นสุดแผ่นงานด้วยการคำนวณความจริงที่ว่าเมื่อบรรทัดใหม่จะถูกเพิ่มลงในตารางจะไม่เป็น จำเป็นต้องจัดรูปแบบทุกครั้ง

แต่มันไม่เป็นที่รู้จักเมื่อมีการเพิ่มบรรทัดใหม่และมีการเพิ่มจำนวนเท่าใดและการจัดรูปแบบเบื้องต้นดังกล่าวที่คุณใช้ไฟล์ตอนนี้ซึ่งจะส่งผลเสียและด้วยความเร็วในการทำงานกับเอกสารนี้ ดังนั้นหากคุณใช้การฟอร์แมตให้กับเซลล์ที่ว่างเปล่าที่ไม่รวมอยู่ในตารางจะต้องถูกลบออก

1. ก่อนอื่นคุณต้องเน้นเซลล์ทั้งหมดที่อยู่ต่ำกว่าช่วงที่มีข้อมูล เมื่อต้องการทำเช่นนี้คลิกที่หมายเลขของสตริงว่างแรกบนแผงพิกัดแนวตั้ง จัดสรรทั้งบรรทัด หลังจากนั้นเราใช้การผสมผสานที่คุ้นเคยกับกุญแจร้อน Ctrl + Shift + Down Down



2. หลังจากนั้นช่วงแถวทั้งหมดจะต่ำกว่าส่วนหนึ่งของตารางที่เต็มไปด้วยข้อมูลตื่นขึ้นมา อยู่ในแท็บ "หน้าแรก" คลิกที่ไอคอน "ล้าง" ซึ่งตั้งอยู่บนเทปในแถบเครื่องมือการแก้ไข เมนูขนาดเล็กจะเปิดขึ้น เลือกตำแหน่ง "รูปแบบที่ชัดเจน" ในนั้น



3. หลังจากการกระทำนี้ในเซลล์ทั้งหมดของช่วงที่จัดสรรการจัดรูปแบบจะถูกลบ



4. ในทำนองเดียวกันคุณสามารถลบการจัดรูปแบบที่ไม่จำเป็นในตารางตัวเอง เมื่อต้องการทำเช่นนี้ให้เลือกแต่ละเซลล์หรือช่วงที่เราพิจารณาการฟอร์แมตขั้นต่ำที่มีประโยชน์ให้คลิกที่ปุ่ม "ล้าง" บนเทปแล้วเลือกรายการ "รูปแบบที่ชัดเจน" จากรายการ



5. อย่างที่คุณเห็นการจัดรูปแบบในช่วงที่เลือกของตารางถูกลบออกอย่างสมบูรณ์



6. หลังจากนั้นเราจะคืนช่วงนี้องค์ประกอบการจัดรูปแบบบางอย่างที่เราพิจารณาที่เกี่ยวข้อง: เส้นขอบรูปแบบตัวเลข ฯลฯ

การกระทำที่อธิบายไว้ข้างต้นจะช่วยลดขนาดของหนังสือ Excel อย่างมีนัยสำคัญและเพิ่มความเร็วในการทำงานในนั้น แต่เป็นการดีกว่าที่จะใช้การจัดรูปแบบในขั้นต้นเฉพาะที่เหมาะสมอย่างแท้จริงและจำเป็นกว่าการใช้เวลาในการเพิ่มประสิทธิภาพเอกสารให้เหมาะสม

บทเรียน: การจัดรูปแบบตารางใน Excel

วิธีที่ 3: การลบลิงค์

ในเอกสารบางอย่างมีการเชื่อมโยงจำนวนมากจากที่ค่าที่เข้มงวด สิ่งนี้ยังสามารถทำให้ความเร็วในการทำงานช้าลงอย่างจริงจัง โดยเฉพาะอย่างยิ่งอิทธิพลอย่างมากจากการอ้างอิงภายนอกกับหนังสืออื่น ๆ แม้ว่าการอ้างอิงภายในจะสะท้อนให้เห็นในเชิงลบในประสิทธิภาพ หากแหล่งที่มามาจากที่ที่ลิงค์ใช้ข้อมูลจะไม่ได้รับการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องนั่นคือความหมายในการแทนที่ที่อยู่อ้างอิงในเซลล์เป็นค่าปกติ สิ่งนี้มีความสามารถในการเพิ่มความเร็วในการทำงานกับเอกสาร ลิงก์หรือค่าอยู่ในเซลล์เฉพาะในแถวของสูตรหลังจากเลือกรายการ

1. เลือกพื้นที่ที่มีอยู่โดยการอ้างอิง อยู่ในแท็บหน้าแรกคลิกที่ปุ่ม "คัดลอก" ซึ่งตั้งอยู่บนเทปในกลุ่มการตั้งค่าคลิปบอร์ด

   

   หรือหลังจากเลือกช่วงคุณสามารถใช้การรวมกันของคีย์ร้อน Ctrl + C

2. หลังจากที่ข้อมูลได้คัดลอกแล้วอย่าลบการเลือกจากพื้นที่และคลิกที่ปุ่มเมาส์ขวา เมนูบริบทเปิดตัว ในบล็อก "แทรกการตั้งค่า" คุณต้องคลิกที่ไอคอน "ค่า" มันมีมุมมองของรูปสัญลักษณ์ที่มีตัวเลขที่ปรากฎ



3. หลังจากนั้นการอ้างอิงทั้งหมดในพื้นที่เฉพาะจะถูกแทนที่ด้วยค่าสถิติ

แต่คุณต้องจำไว้ว่าตัวเลือกนี้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพหนังสือ Excel นั้นไม่สามารถยอมรับได้เสมอไป มันสามารถนำไปใช้ได้เมื่อข้อมูลจากแหล่งดั้งเดิมไม่ใช่แบบไดนามิกนั่นคือพวกเขาจะไม่เปลี่ยนแปลงตามเวลา

วิธีที่ 4: การเปลี่ยนแปลงรูปแบบ

อีกวิธีหนึ่งในการลดขนาดไฟล์อย่างมีนัยสำคัญคือการเปลี่ยนรูปแบบ วิธีนี้อาจช่วยให้ทุกคนสามารถบีบหนังสือแม้ว่ามันจะจำเป็นต้องใช้ตัวเลือกข้างต้นในคอมเพล็กซ์

ใน Excel มีรูปแบบไฟล์ "พื้นเมือง" หลายรูปแบบ - XLS, XLSX, XLSM, XLSB รูปแบบ XLS เป็นส่วนขยายพื้นฐานสำหรับเวอร์ชันโปรแกรมของ Excel 2003 และรุ่นก่อนหน้า เขาล้าสมัยไปแล้ว แต่อย่างไรก็ตามผู้ใช้จำนวนมากยังคงใช้งานต่อไป นอกจากนี้ยังมีบางกรณีเมื่อคุณต้องกลับไปทำงานกับไฟล์เก่าที่สร้างขึ้นเมื่อหลายปีก่อนแม้ในกรณีที่ไม่มีรูปแบบที่ทันสมัย ไม่ต้องพูดถึงความจริงที่ว่าโปรแกรมบุคคลที่สามจำนวนมากกำลังทำงานกับหนังสือที่มีการขยายตัวนี้ซึ่งไม่ทราบวิธีการประมวลผลตัวเลือกในภายหลังสำหรับเอกสาร Excel

ควรสังเกตว่าสมุดส่วนต่อขยาย XLS มีขนาดที่ใหญ่กว่าอะนาล็อกปัจจุบันของรูปแบบ XLSX ซึ่งในปัจจุบัน Excel ใช้เป็นหลักหลัก ก่อนอื่นนี่เป็นเพราะความจริงที่ว่าไฟล์ xlsx เป็นไฟล์ที่ถูกบีบอัดเป็นหลัก ดังนั้นหากคุณใช้นามสกุล XLS แต่คุณต้องการลดน้ำหนักของหนังสือจากนั้นสามารถทำได้เพียงแค่หยุดในรูปแบบ XLSX

1. ในการแปลงเอกสารจากรูปแบบ XLS เป็นรูปแบบ XLSX ให้ไปที่แท็บไฟล์



2. ในหน้าต่างที่เปิดขึ้นฉันให้ความสนใจกับส่วน "รายละเอียด" ทันทีซึ่งระบุว่าในปัจจุบันน้ำหนักของเอกสารคือ 40 KB ถัดไปคลิกที่ชื่อ "บันทึกเป็น ... "



3. หน้าต่างบันทึกจะเปิดขึ้น หากคุณต้องการคุณสามารถไปที่ไดเรกทอรีใหม่ แต่ผู้ใช้ส่วนใหญ่สะดวกกว่าในการจัดเก็บเอกสารใหม่ในที่เดียวกับที่ซอร์สโค้ด ชื่อของหนังสือหากต้องการสามารถเปลี่ยนแปลงได้ในฟิลด์ "ชื่อไฟล์" แม้ว่าจะไม่จำเป็นก็ตาม สิ่งที่สำคัญที่สุดในขั้นตอนนี้คือการตั้งค่า "ประเภทไฟล์" ฟิลด์ "Excel (.xlsx)" หลังจากนั้นคุณสามารถกดปุ่ม "ตกลง" ที่ด้านล่างของหน้าต่าง



4. หลังจากการบันทึกผลิตขึ้นไปที่ส่วน "รายละเอียด" ของแท็บไฟล์เพื่อดูว่าน้ำหนักลดลงเท่าใด อย่างที่คุณเห็นตอนนี้มันเป็น 13.5 kbytes กับ 40 kbytes ก่อนขั้นตอนการแปลง นั่นคือหนึ่งในรูปแบบที่ทันสมัยเท่านั้นที่ทำให้สามารถบีบหนังสือได้เกือบสามเท่า

นอกจากนี้ยังมีรูปแบบ XLSB ที่ทันสมัยหรือหนังสือเลขฐานสองใน Excele ในนั้นเอกสารจะถูกบันทึกในการเข้ารหัสแบบไบนารี ไฟล์เหล่านี้มีน้ำหนักน้อยกว่าหนังสือในรูปแบบ XLSX นอกจากนี้ภาษาที่พวกเขาถูกบันทึกที่ใกล้เคียงที่สุดกับโปรแกรม Excel ดังนั้นจึงทำงานร่วมกับหนังสือดังกล่าวได้เร็วกว่าส่วนขยายอื่น ๆ ในขณะเดียวกันหนังสือของรูปแบบที่ระบุเกี่ยวกับการทำงานและความเป็นไปได้ในการใช้เครื่องมือต่าง ๆ (การจัดรูปแบบฟังก์ชั่นกราฟ ฯลฯ ) ไม่ด้อยกว่ารูปแบบ XLSX และเกินรูปแบบ XLS

เหตุผลหลักที่ XLSB ไม่ได้กลายเป็นรูปแบบเริ่มต้นใน Excel คือโปรแกรมของบุคคลที่สามนั้นสามารถทำงานกับมันได้ ตัวอย่างเช่นหากคุณต้องการส่งออกข้อมูลจาก Excel เป็นโปรแกรม 1C สามารถทำได้ด้วยเอกสาร XLSX หรือ XLS แต่ไม่ใช่กับ XLSB แต่ถ้าคุณไม่วางแผนที่จะถ่ายโอนข้อมูลไปยังโปรแกรมบุคคลที่สามใด ๆ คุณสามารถบันทึกเอกสารในรูปแบบ XLSB ได้อย่างปลอดภัย สิ่งนี้จะช่วยให้คุณลดขนาดของเอกสารและเพิ่มความเร็วในการทำงานในนั้น

ขั้นตอนการบันทึกไฟล์ในการขยาย XLSB นั้นคล้ายกับที่เราได้ทำเพื่อขยาย XLSX ในแท็บ "ไฟล์" คลิกที่ "บันทึกเป็น ... " ในหน้าต่างการประหยัดที่เปิดในฟิลด์ "ประเภทไฟล์" คุณต้องเลือกตัวเลือก "excel book (* .xlsb)" จากนั้นคลิกที่ปุ่ม "บันทึก"

เราดูน้ำหนักของเอกสารในส่วน "รายละเอียด" อย่างที่คุณเห็นมันลดลงมากยิ่งขึ้นและตอนนี้เพียง 11.6 KB

สรุปผลการดำเนินงานทั่วไปเราสามารถพูดได้ว่าหากคุณทำงานกับไฟล์ XLS วิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการลดขนาดของมันคือการเพิ่มพลังในรูปแบบ XLSX หรือ XLSB ที่ทันสมัย หากคุณใช้ข้อมูลการขยายไฟล์แล้วเพื่อลดน้ำหนักของพวกเขาคุณควรกำหนดค่าเวิร์กสเปซอย่างถูกต้องให้ลบการจัดรูปแบบส่วนเกินและการอ้างอิงที่ไม่จำเป็น คุณจะได้รับผลตอบแทนที่ยิ่งใหญ่ที่สุดหากคุณสร้างการกระทำทั้งหมดเหล่านี้ในคอมเพล็กซ์และไม่ จำกัด ตัวเองให้ตัวเลือกหนึ่งตัว