Jinsi ya kupunguza ukubwa wa faili ya Excel.

Wakati wa kufanya kazi kwa excele, baadhi ya meza hupata ukubwa wa kushangaza. Hii inasababisha ukweli kwamba ukubwa wa waraka huongezeka, wakati mwingine hata megabytes kadhaa na zaidi. Kuongezeka kwa uzito wa kitabu cha Excel husababisha tu ongezeko la mahali pake ulichukuliwa kwenye diski ngumu, lakini hata muhimu zaidi, ili kupunguza kasi ya kufanya vitendo na taratibu mbalimbali ndani yake. Tu kuweka, wakati wa kufanya kazi na hati hiyo, mpango wa Excel huanza kupungua. Kwa hiyo, swali la uboreshaji na kupunguza vitabu vile vinakuwa muhimu. Hebu tufahamu jinsi ya kupunguza ukubwa wa faili katika excele.

Utaratibu wa kupunguza ukubwa wa kitabu.

Ongeza faili iliyozaliwa inapaswa kuwa mara moja kwa maelekezo kadhaa. Watumiaji wengi hawatambui, lakini mara nyingi kitabu cha Excel kina habari nyingi zisizohitajika. Wakati faili ni ndogo kwa hili, hakuna mtu anayepa kipaumbele maalum kwa hili, lakini kama hati hiyo imekuwa mbaya, ni muhimu kuifanya katika vigezo vyote vinavyowezekana.

Njia ya 1: Kupunguza upeo wa uendeshaji.

Aina ya uendeshaji ni eneo, vitendo ambavyo ninakumbuka Excel. Ikiwa hati hiyo inahesabu, mpango huo unarudia seli zote za kazi ya kazi. Lakini sio daima kulingana na aina ambayo mtumiaji anafanya kazi kweli. Kwa mfano, pengo iliyotolewa kwa usahihi mbali na meza itapanua ukubwa wa uendeshaji kwa kipengele hicho ambapo pengo hili liko. Inageuka kuwa bora wakati wa kurudia kila wakati itashughulikia kundi la seli tupu. Hebu tuone jinsi tatizo hili linaweza kuondolewa kwenye mfano wa meza maalum.

1. Mara ya kwanza, angalia uzito wake kabla ya kuboresha, kulinganisha kile ambacho kitakuwa baada ya utaratibu utafanyika. Hii inaweza kufanyika kwa kuhamia kwenye kichupo cha "Faili". Nenda kwenye sehemu ya "Maelezo". Kwenye upande wa kulia wa dirisha ambalo lilifungua mali ya msingi ya kitabu. Mali ya kwanza ni ukubwa wa waraka. Kama tunavyoona, kwa upande wetu ni kilobytes 56.5.



2. Kwanza kabisa, inapaswa kupatikana jinsi kazi ya kazi halisi ni tofauti na ile ambayo inahitajika sana na mtumiaji. Ni rahisi sana kufanya hivyo. Tunakuwa katika kiini chochote cha meza na aina ya mchanganyiko wa ufunguo wa CTRL +. Excel mara moja huenda kwenye kiini cha mwisho, ambayo programu inaona kipengele cha mwisho cha kazi ya kazi. Kama unaweza kuona, kwa kweli, kesi yetu ni mstari wa 913383. Kutokana na kwamba meza inachukua tu mistari sita ya kwanza, inawezekana kusema ukweli kwamba mistari 913377 ni, kwa kweli, mzigo usiofaa, ambao sio tu huongeza ukubwa wa faili , Lakini kutokana na upyaji wa kudumu wa mpango mzima wakati wa kufanya hatua yoyote inasababisha kushuka kwa kazi kwenye hati.

   

   Bila shaka, kwa kweli, pengo kubwa sana kati ya aina halisi ya kazi na ukweli kwamba Excel inakubali kwa kuwa ni nadra sana, na tulichukua idadi kubwa ya safu ya uwazi. Ingawa, wakati mwingine kuna matukio wakati eneo la jani lote linachukuliwa kuwa workpiece.

3. Ili kuondokana na tatizo hili, unahitaji kuondoa safu zote zinazoanza kutoka kwa kwanza tupu na mpaka mwisho wa karatasi. Ili kufanya hivyo, chagua kiini cha kwanza, ambacho ni mara moja chini ya meza, na chagua ufunguo wa CTRL + Shift + arrow.



4. Kama tunavyoweza kuona, baada ya kwamba vipengele vyote vya safu ya kwanza, kuanzia kiini maalum na mwisho wa meza zilitengwa. Kisha bofya kwenye kifungo cha kulia cha panya. Katika orodha ya muktadha inayofungua, chagua "Futa".

   

   Watumiaji wengi wanajaribu kufuta kwa kubonyeza kifungo cha kufuta kwenye kibodi, lakini si sahihi. Hatua hii inafuta yaliyomo ya seli, lakini haifai wao wenyewe. Kwa hiyo, kwa upande wetu haitasaidia.

5. Baada ya kuchaguliwa kipengee cha "kufuta ..." katika orodha ya mazingira, dirisha ndogo ya kuondolewa kwa kiini hufungua. Ninaweka kubadili nafasi ya "kamba" ndani yake na bonyeza kifungo cha OK.



6. Safu zote za aina zilizotengwa ziliondolewa. Hakikisha kukauka kitabu kwa kubonyeza icon ya floppy kwenye kona ya juu ya kushoto ya dirisha.



7. Sasa hebu tuone jinsi ilivyotusaidia. Tunatenga kiini chochote cha meza na tupate mchanganyiko wa ufunguo wa CTRL +. Kama unaweza kuona, Excel iligawa kiini cha mwisho cha meza, ambayo ina maana kwamba sasa ni kipengele cha mwisho cha kazi ya jani.



8. Sasa tunahamia sehemu ya "Maelezo" ya kichupo cha "Faili" ili kujua ni kiasi gani uzito wa hati yetu imepungua. Kama unaweza kuona, sasa ni 32.5 KB. Kumbuka kwamba kabla ya utaratibu wa ufanisi, ukubwa wake ulikuwa 56.5 KB. Hivyo, imepungua kwa mara zaidi ya 1.7. Lakini katika kesi hii, mafanikio kuu sio kupunguza hata uzito wa faili, na ukweli kwamba mpango huo hauhusiani na recalculating aina ya kweli isiyotumiwa, ambayo itaongeza kiasi kikubwa cha usindikaji wa hati.

Ikiwa katika kitabu cha karatasi kadhaa unafanya kazi na, unahitaji kufanya utaratibu sawa na kila mmoja wao. Hii itasaidia zaidi kupunguza ukubwa wa waraka.

Njia ya 2: Kuondokana na muundo wa redundant.

Sababu nyingine muhimu ambayo inafanya hati ya Excel ni nzito, ni formatting redundant. Hii inajumuisha matumizi ya aina mbalimbali za fonts, mipaka, muundo wa nambari, lakini kwanza yote inahusisha kumwagika kwa seli katika rangi mbalimbali. Kwa hiyo kabla ya kuongeza faili, unahitaji kufikiria mara mbili, na ikiwa ni muhimu kufanya au bila utaratibu huu ni rahisi kufanya.

Hii ni kweli hasa kwa vitabu vyenye kiasi kikubwa cha habari ambacho wenyewe tayari wana ukubwa mkubwa. Kuongeza kupangilia kwa kitabu inaweza kuongeza uzito wake hata mara kadhaa. Kwa hiyo, unahitaji kuchagua katikati ya "dhahabu" kati ya uonekano wa kuwasilisha habari katika waraka na ukubwa wa faili, kutumia muundo tu ambapo ni muhimu sana.

Sababu nyingine inayohusishwa na muundo, uzito wa uzito, ni kwamba watumiaji wengine wanapendelea kuunda seli "kwa kiasi." Yaani, wao sio tu meza yenyewe, lakini pia ni ya chini yake, wakati mwingine hata mpaka mwisho wa karatasi, na hesabu ya ukweli kwamba wakati mistari mpya itaongezwa kwenye meza, haitakuwa Ni muhimu kuwafanyia kila wakati.

Lakini haijulikani wakati mistari mpya itaongezwa na ni ngapi wataongezwa, na muundo wa awali unachukua faili tayari hivi sasa, ambayo itaathiri vibaya na kwa kasi ya kufanya kazi na hati hii. Kwa hiyo, ikiwa umetumia kupangilia kwa seli tupu ambazo hazijumuishwa kwenye meza, ni lazima ziondolewa.

1. Awali ya yote, unahitaji kuonyesha seli zote zilizo chini chini ya aina na data. Ili kufanya hivyo, bofya kwenye namba ya kamba ya kwanza tupu kwenye jopo la kuratibu wima. Ilitenga mstari mzima. Baada ya hapo, tunatumia mchanganyiko tayari wa Keys Ctrl + Shift + chini.



2. Baada ya hapo, mstari mzima ni wa chini kuliko sehemu ya meza iliyojaa data, wakiongozwa. Kuwa katika kichupo cha "Nyumbani", bofya kwenye icon ya "wazi", ambayo iko kwenye mkanda katika chombo cha kuhariri. Menyu ndogo inafungua. Chagua nafasi ya "Futa" mahali.



3. Baada ya hatua hii katika seli zote za aina zilizotengwa, muundo utafutwa.



4. Kwa njia hiyo hiyo, unaweza kuondoa muundo usiohitajika katika meza yenyewe. Ili kufanya hivyo, chagua seli za mtu binafsi au upeo ambao tunafikiri kuunda muundo wa chini, bofya kitufe cha "Clear" kwenye tepi na chagua kipengee cha "fomu ya wazi" kwenye orodha.



5. Kama unaweza kuona, kupangilia katika aina iliyochaguliwa ya meza iliondolewa kabisa.



6. Baada ya hapo, tunarudi hii vipengele vingine vya kupangilia ambavyo tunazingatia husika: mipaka, muundo wa nambari, nk.

Vitendo vilivyoelezwa hapo juu vitasaidia kupunguza kiasi kikubwa cha kitabu cha Excel na kuharakisha kazi ndani yake. Lakini ni bora kutumia formatting tu ambapo ni sahihi na muhimu kuliko kutumia muda wa kuongeza hati.

Somo: meza za kupangilia katika Excel.

Njia ya 3: Kuondoa viungo.

Katika nyaraka zingine, idadi kubwa sana ya viungo kutoka ambapo maadili yanaimarishwa. Hii pia inaweza kupunguza kasi ya kazi ndani yao. Hasa imeathiriwa sana na marejeo ya nje kwa vitabu vingine, ingawa marejeo ya ndani pia yanajitokeza vibaya katika utendaji. Ikiwa chanzo kinatoka ambapo kiungo kinachukua habari sio mara kwa mara, yaani, maana ya kuchukua anwani ya kumbukumbu katika seli kwa maadili ya kawaida. Hii ina uwezo wa kuongeza kasi ya kufanya kazi na waraka. Kiungo au thamani ni katika kiini maalum, katika mstari wa fomu baada ya kuchagua kipengee.

1. Chagua eneo lililo na marejeo. Kuwa katika kichupo cha Nyumbani, bofya kitufe cha "Copy" kilicho kwenye mkanda katika kikundi cha mipangilio ya clipboard.

   

   Vinginevyo, baada ya kuchagua aina mbalimbali, unaweza kutumia mchanganyiko wa funguo za moto Ctrl + C.

2. Baada ya data imechapisha, usiondoe uteuzi kutoka eneo hilo, na bofya kwenye kifungo cha haki cha mouse. Menyu ya muktadha imezinduliwa. Katika hiyo, katika "Mipangilio ya Kuingiza", unahitaji kubonyeza icon ya "maadili". Ina mtazamo wa pictograms na idadi iliyoonyeshwa.



3. Baada ya hapo, marejeo yote katika eneo la kujitolea itabadilishwa na maadili ya takwimu.

Lakini unahitaji kukumbuka kuwa chaguo hili la kuboresha kitabu cha Excel si mara zote kukubalika. Inaweza kutumika tu wakati data kutoka chanzo cha awali sio nguvu, yaani, haitabadilika kwa wakati.

Njia ya 4: Mabadiliko ya muundo.

Njia nyingine ya kupunguza kiasi kikubwa cha faili ni kubadilisha muundo wake. Njia hii, labda, wengi wa yote husaidia kufuta kitabu, ingawa pia ni muhimu kutumia chaguzi hapo juu katika tata.

Katika Excel kuna aina kadhaa za faili za "asili" - XLS, XLSX, XLSM, XLSB. Fomu ya XLS ilikuwa ugani wa msingi kwa toleo la programu ya Excel 2003 na mapema. Yeye tayari ni kizamani, lakini, hata hivyo, watumiaji wengi bado wanaendelea kutumika. Kwa kuongeza, kuna matukio wakati unapaswa kurudi kufanya kazi na mafaili ya zamani ambayo yameundwa miaka mingi iliyopita hata kwa kutokuwepo kwa muundo wa kisasa. Bila kutaja ukweli kwamba programu nyingi za tatu zinafanya kazi na vitabu na upanuzi huu, ambao hawajui jinsi ya kutengeneza chaguzi za baadaye kwa nyaraka za Excel.

Ikumbukwe kwamba kitabu cha ugani wa XLS kina ukubwa mkubwa zaidi kuliko mfano wa sasa wa muundo wa XLSX, ambao kwa wakati wa sasa wa Excel hutumia kama moja kuu. Awali ya yote, hii ni kutokana na ukweli kwamba faili za XLSX zimesimamishwa nyaraka. Kwa hiyo, ikiwa unatumia ugani wa XLS, lakini unataka kupunguza uzito wa kitabu, basi hii inaweza kufanyika tu kuacha katika muundo wa XLSX.

1. Ili kubadilisha hati kutoka kwa muundo wa XLS kwenye muundo wa XLSX, nenda kwenye kichupo cha faili.



2. Katika dirisha inayofungua, mimi mara moja makini na sehemu ya "Maelezo", ambapo inaonyeshwa kuwa kwa sasa uzito wa hati ni 40 KB. Kisha, bonyeza jina "Ila kama ...".



3. Dirisha la kuokoa linafungua. Ikiwa unataka, unaweza kwenda kwenye saraka mpya, lakini watumiaji wengi ni rahisi zaidi kuhifadhi hati mpya mahali pale ambapo msimbo wa chanzo. Jina la kitabu, ikiwa linahitajika, linaweza kubadilishwa kwenye uwanja wa "Jina la Faili", ingawa sio lazima. Jambo muhimu zaidi katika utaratibu huu ni kuweka "aina ya faili" shamba "Excel (.xlsx)" kitabu. Baada ya hapo, unaweza kushinikiza kitufe cha "OK" chini ya dirisha.



4. Baada ya kuokoa ni viwandani, nenda kwenye sehemu ya "Maelezo" ya kichupo cha faili ili uone kiasi gani cha uzito kilichopungua. Kama unaweza kuona, sasa ni 13.5 kbytes dhidi ya 40 kbytes kabla ya utaratibu wa uongofu. Hiyo ni, moja tu kuokoa katika muundo wa kisasa ilifanya iwezekanavyo kufuta kitabu karibu mara tatu.

Kwa kuongeza, kuna muundo mwingine wa kisasa wa XLSB au kitabu cha binary katika excele. Ndani yake, hati hiyo imehifadhiwa katika encoding ya binary. Faili hizi zinazidi hata chini ya vitabu katika muundo wa XLSX. Aidha, lugha ambayo huandikwa karibu na mpango wa Excel. Kwa hiyo, inafanya kazi na vitabu kama vile kwa ugani mwingine wowote. Wakati huo huo, kitabu cha muundo maalum juu ya utendaji na uwezekano wa kutumia zana mbalimbali (kupangilia, kazi, grafu, nk) sio duni kwa muundo wa XLSX na kuzidi muundo wa XLS.

Sababu kuu kwa nini XLSB haikuwa muundo wa default katika Excel ni kwamba mipango ya tatu ni vigumu kufanya kazi nayo. Kwa mfano, ikiwa unahitaji kuuza nje habari kutoka kwa programu ya 1C, inaweza kufanyika kwa nyaraka za XLSX au XLS, lakini si kwa XLSB. Lakini, ikiwa huna mpango wa kuhamisha data kwenye programu yoyote ya tatu, unaweza kuokoa hati kwa salama katika muundo wa XLSB. Hii itawawezesha kupunguza ukubwa wa waraka na kuongeza kasi ya kazi ndani yake.

Utaratibu wa kuokoa faili katika upanuzi wa XLSB ni sawa na ile tuliyofanyika ili kupanua XLSX. Katika kichupo cha "Faili", bofya "Hifadhi kama ...". Katika dirisha la kuokoa linalofungua kwenye uwanja wa "aina ya faili", unahitaji kuchagua chaguo "kitabu cha Excel (* .xlsb)". Kisha bofya kitufe cha "Hifadhi".

Tunaangalia uzito wa waraka katika sehemu ya "Maelezo". Kama unaweza kuona, imepungua hata zaidi na sasa ni 11.6 KB.

Kuzingatia matokeo ya jumla, tunaweza kusema kwamba ikiwa unafanya kazi na faili ya XLS, basi njia yenye ufanisi zaidi ya kupunguza ukubwa wake ni nguvu katika muundo wa kisasa wa XLSX au XLSB. Ikiwa tayari unatumia data ya upanuzi wa faili, kisha kupunguza uzito wao, unapaswa kusanidi vizuri kazi ya kazi, uondoe muundo wa ziada na marejeo yasiyo ya lazima. Utapokea kurudi kubwa ikiwa unatoa matendo haya yote katika ngumu, na usiweke kwenye chaguo moja.