Ju oftare du accepterar och skickar bokstäver, desto mer korrespondens lagras på din dator. Och det leder naturligtvis till det faktum att skivan slutar platsen. Det kan också leda till att Outlook helt enkelt slutar att acceptera bokstäver. I sådana fall, följ storleken på din lådan och, om nödvändigt, radera extra bokstäver.
Men för att frigöra platsen är det inte nödvändigt att radera alla bokstäver. Det viktigaste kan enkelt arkiveras. Hur man gör detta kommer vi att analysera i denna instruktion.
Totalt ger Outlook två sätt att arkivera. Den första är automatisk och den andra handboken.
Automatisk arkivering av bokstäver
Låt oss börja med det bekvämaste sättet - det är en automatisk postarkivering.
Fördelarna med denna metod är att Outlook kommer att arkivera bokstäver själva utan ditt deltagande.
Du kan tilldela de Cons associerar att alla bokstäver och nödvändiga, och inte behövs.
För att konfigurera automatisk arkivering måste du klicka på "Parameters" -knappen i menyn "File".
Därefter, gå till fliken "Avancerat" och i autarchivation-gruppen, klicka på "Auto Archive Setup".
Nu är det fortfarande att ställa in nödvändiga inställningar. För att göra detta, ställ in kryssrutan "Autoarchivation varje ... dagar" och här ställer vi arkiveringsperioden i dagarna.
Nästa, konfigurera parametrarna efter eget gottfinnande. Om du vill ha Outlook att begära bekräftelse innan du startar arkivet, kolla kryssrutan "Begäran till Auto Archive", om det inte är nödvändigt, avmarkera kryssrutan och programmet gör allt själv.
Nedan kan du konfigurera automatisk borttagning av gamla bokstäver, där du också kan ställa in den maximala "åldern" i brevet. Och bestämmer också vad du ska göra med gamla bokstäver - flytta dem till en separat mapp eller helt enkelt ta bort dem.
När du har gjort önskade inställningar kan du klicka på "Använd inställningar till alla mappar".
Om du vill välja de mappar du vill arkivera, måste du i det här fallet gå till egenskaperna hos varje mapp och ställa in autoarchivation där.
Slutligen trycker du på "OK" -knappen för att bekräfta inställningarna.
För att avbryta autoarchivation kommer det att räcka för att ta lådan "Autachivation varje ... dagar".
Handarkiveringsbrev
Nu kommer vi att analysera den manuella arkivmetoden.
Denna metod är ganska enkel och kräver inte några ytterligare inställningar från användare.
För att skicka ett mail till arkivet måste det markeras i listan med bokstäver och klicka på "Arkiv" -knappen. För att arkivera en grupp bokstäver är det tillräckligt att bara markera de önskade bokstäverna och tryck sedan på samma knapp.
Denna metod har också sina fördelar och nackdelar.
Fördelarna kan hänföras till vad du väljer vilka bokstäver som behöver arkivering. Tja, minus är ett manuellt utförande av arkivering.
Således tillhandahåller Outlook-e-postklienten sina användare med flera alternativ för att skapa ett arkiv av bokstäver. För mer tillförlitlighet kan du använda båda. Det vill säga att börja skapa autoarchivation och då, som du behöver skicka brev till arkivet själv och ta bort för mycket.