När du arbetar med samma data placerade i olika tabeller, ark eller till och med böcker, för bekvämligheten med uppfattning är det bättre att samla in information tillsammans. I Microsoft Excel kan du klara av den här uppgiften med ett specialverktyg som heter "Consolidation". Det ger möjlighet att samla dyra data i ett bord. Låt oss ta reda på hur det är gjort.
Villkor för genomförandet av konsolideringsförfarandet
Naturligtvis kan inte alla tabeller konsolideras till en, men bara de som motsvarar vissa villkor:- Kolumner i alla tabeller ska ha samma namn (endast permutation av kolumner på platser);
- Det bör inte finnas några kolumner eller rader med tomma värden;
- Mallar i tabeller måste vara desamma.
Skapa ett konsoliderat bord
Tänk på hur du skapar ett konsoliderat bord på exemplet på tre tabeller som har samma mall och datastruktur. Var och en av dem är placerad på ett separat blad, men på samma algoritm kan du skapa ett konsoliderat bord från de data som finns i olika böcker (filer).
- Öppna ett separat ark för den konsoliderade tabellen.
- På det öppnade arket markerar vi cellen som kommer att vara den övre vänstra cellen i det nya bordet.
- Att vara i fliken "Data" genom att klicka på "Consolidation" -knappen, som ligger på tejpen i verktygsfältet "Arbeta med data".
- Ett fönstret för datakonsolidering öppnas.
I fältet "Funktion" måste du fastställa vilken åtgärd med cellerna som ska utföras när linjerna och kolumnerna matchar matchen. Dessa kan vara följande åtgärder:
- belopp;
- siffra;
- genomsnittet;
- maximal;
- minimum;
- arbete;
- antal nummer;
- förflyttning;
- instabil avvikelse;
- förskjuten dispersion;
- Objuden dispersion.
I de flesta fall används funktionen "mängd".
- I fältet Länk anger du utbudet av celler i ett av de primära tabeller som är föremål för konsolidering. Om det här intervallet är i samma fil, men på ett annat ark och tryck sedan på knappen som är placerad till höger om datainmatningsfältet.
- Gå till arket där bordet är beläget, markera det önskade intervallet. När du har angett data klickar vi på knappen på knappen som ligger till höger om fältet där adressen till cellerna tillsattes.
- Återgå till fönstret Konsolideringsinställningar För att lägga till de celler som redan valts till listan över band, klicka på knappen Lägg till.
Som du kan se, tas sortimentet till listan.
På samma sätt, lägg till alla andra områden som kommer att delta i processen med datakonsolidering.
Om det önskade intervallet är upplagt i en annan bok (fil), trycker vi omedelbart på "Översikt ..." -knappen, välj filen på hårddisken eller flyttbara mediet, och sedan markerar den ovan angivna metoden den här filen. Naturligtvis måste filen öppnas.
- På samma sätt kan vissa andra konsoliderade tabellinställningar göras.
För att automatiskt lägga till kolumnernas namn till rubriken sätter vi ett fält nära "signaturen av topplinjen". För att göra summeringen av data ställer vi in fästet om parametern "vänster kolumn". Om du vill, när du uppdaterar data i de primära tabellerna, uppdateras all information i den konsoliderade tabellen, då måste du installera ett kontrollmärke i parametern "Skapa kommunikation med fin data". Men i det här fallet är det nödvändigt att överväga att om du vill lägga till nya linjer till källtabellen måste du ta bort kryssrutan från det här objektet och beräkna värdena manuellt.
När alla inställningar är gjorda, klicka på "OK" -knappen.
- Den konsoliderade rapporten är klar. Som du kan se är uppgifterna grupperade. Om du vill visa information i varje grupp klickar du på plusrollen till vänster om bordet.
Nu är innehållet i gruppen tillgängliga för visning. På samma sätt kan du avslöja någon annan grupp.
Som du kan se är konsolideringen av data till Excel ett mycket bekvämt verktyg, tack vare som du kan samla in information som inte bara finns i olika tabeller och på olika lakan, men även postat i andra filer (böcker). Det är relativt enkelt och snabbt.