Hur man reducerar Excel-filstorlek

När du arbetar i Excele, uppnår vissa tabeller en ganska imponerande storlek. Detta leder till det faktum att dokumentets storlek ökar, ibland även dussin megabyte och mer. En ökning av EXCEL-bokens vikt leder inte bara till en ökning av sin plats upptagen på hårddisken, men det ännu viktigare, att långsammare genomföra olika handlingar och processer i den. Enkelt uttryckt, när du arbetar med ett sådant dokument, börjar Excel-programmet sakta ner. Därför blir frågan om optimering och minskning av sådana böcker relevanta. Låt oss räkna ut hur man reducerar filstorleken i Excele.

Bokstorleksreduceringsförfarande

Optimera den födda filen bör vara omedelbart i flera riktningar. Många användare känner inte igen, men ofta innehåller boken Excel många onödiga uppgifter. När filen är liten för detta, betalar ingen särskild uppmärksamhet åt detta, men om dokumentet har blivit besvärligt är det nödvändigt att optimera det i alla möjliga parametrar.

Metod 1: Minska driftsområdet

Driftsområdet är området, de åtgärder där jag kommer ihåg Excel. Om dokumentet räknar, beräknar programmet alla celler i arbetsytan. Men det motsvarar inte alltid det intervall där användaren verkligen fungerar. Till exempel kommer en olämpligt levererad lucka långt ifrån bordet att expandera storleken på det operativa området till det elementet där detta lucka är beläget. Det visar sig att Excel vid omräkning varje gång det kommer att hantera en massa tomma celler. Låt oss se hur det här problemet kan elimineras på exemplet på ett visst bord.

1. Först, ta en titt på sin vikt innan du optimerar, för att jämföra vad det kommer att vara efter att proceduren utförs. Detta kan göras genom att flytta in i fliken "File". Gå till avsnittet "Detaljer". På höger sida av fönstret som öppnade bokens grundläggande egenskaper. De första egenskaperna är storleken på dokumentet. Som vi ser är det i vårt fall 56,5 kilobytes.



2. Först och främst bör det finnas ut hur den verkliga arbetsytan skiljer sig från den som verkligen behövs av användaren. Det är ganska enkelt att göra det. Vi blir i någon cell i tabellen och typ Ctrl + END-tangentkombinationen. Excel flyttar omedelbart till den sista cellen, som programmet anser det slutliga elementet i arbetsytan. Som du kan se, är vårt fall en linje 913383. Med tanke på att bordet bara har sex första rader är det möjligt att ange det faktum att 913377 linjer faktiskt är värdelös belastning, vilket inte bara ökar filstorleken , men på grund av permanent omräkning av programmets hela sortiment när man utför någon åtgärd leder till en avmattning i arbetet på dokumentet.

   

   Naturligtvis, i verkligheten, ett så stort gap mellan det faktiska arbetsområdet och det faktum att Excel accepterar för det är ganska sällsynt, och vi tog ett så stort antal rader för tydlighet. Även om det ibland finns det även fall då hela bladområdet anses vara arbetsstycket.

3. För att eliminera detta problem måste du ta bort alla rader från den första tomma och till slutet av arket. För att göra detta, välj den första cellen, som omedelbart är under bordet och skriv CTRL + Shift + Piltangenten.



4. Som vi kan se, efter det att alla delar av den första kolumnen, som börjar från den angivna cellen och till slutet av bordet tilldelades. Klicka sedan på knappen Innehålls höger. I snabbmenyn som öppnas väljer du "Radera".

   

   Många användare försöker radera genom att klicka på knappen Radera på tangentbordet, men det är inte korrekt. Denna åtgärd rensar innehållet i cellerna, men tar inte bort dem själva. Därför kommer det i vårt fall inte att hjälpa.

5. När vi har valt "DELETE ..." -posten i snabbmenyn öppnas ett fönster med liten cellavlägsnande. Jag ställer in omkopplaren till "sträng" -positionen i den och klicka på OK-knappen.



6. Alla rader av det tilldelade intervallet avlägsnades. Var noga med att torka upp boken genom att klicka på floppyikonet i det övre vänstra hörnet av fönstret.



7. Låt oss nu se hur det hjälpte oss. Vi allokerar någon cell i tabellen och skriver CTRL + END-tangentkombinationen. Som du kan se allokerade Excel den sista cellen i bordet, vilket innebär att det nu är det sista elementet i lövarbetsytan.



8. Nu flyttar vi till avsnittet "Detaljer" på fliken "File" för att ta reda på hur mycket vikten i vårt dokument har minskat. Som du kan se är det nu 32,5 kb. Minns att före optimeringsproceduren var dess storlek 56,5 kb. Således har det minskat med mer än 1,7 gånger. Men i det här fallet är den främsta prestationen inte ens en minskning av filens vikt, och det faktum att programmet nu är undantaget från att omräkna det faktiskt oanvända intervallet, vilket väsentligt ökar behandlingshastigheten för dokumentet.

Om du i boken flera ark du arbetar med måste du genomföra ett liknande förfarande med var och en av dem. Detta kommer även att ytterligare minska storleken på dokumentet.

Metod 2: Eliminering av redundant formatering

En annan viktig faktor som gör Excel-dokumentet är tyngre, är överflödig formatering. Detta inkluderar användningen av olika typer av teckensnitt, gränser, numeriska format, men först av allt gäller det hällningen av celler i olika färger. Så innan du dessutom formaterar filen måste du tänka två gånger, och om det är nödvändigt att göra det eller utan det här förfarandet är det lätt att göra.

Detta gäller särskilt för böcker som innehåller en stor mängd information som redan har en stor storlek. Att lägga till formatering till boken kan öka sin vikt även flera gånger. Därför måste du välja den "gyllene" mitten mellan synligheten att presentera information i dokumentet och storleken på filen, för att bara använda formatering där det verkligen är nödvändigt.

En annan faktor som är förknippad med formatering, viktvikt, är att vissa användare föredrar att formatera cellerna "med en marginal." Det är, de formaterar inte bara bordet själv, men också det intervall som är under det, ibland även till slutet av arket, med beräkningen av det faktum att när nya linjer kommer att läggas till i tabellen, kommer det inte att vara nödvändigt för att formatera dem varje gång.

Men det är inte känt när nya linjer kommer att läggas till och hur många kommer att läggas till, och sådan preliminär formatering tar du filen redan just nu, vilket kommer att påverka och med hjälp av det här dokumentet negativt. Därför, om du har tillämpat formatering till tomma celler som inte ingår i tabellen, måste den tas bort.

1. Först och främst måste du markera alla celler som ligger under intervallet med data. För att göra detta, klicka på numret på den första tomma strängen på den vertikala koordinatpanelen. Allokerade hela linjen. Därefter tillämpar vi den redan kända kombinationen av snabbtangenter Ctrl + Shift + nere.



2. Därefter är hela raden lägre än en del av bordet fyllt med data, väcker markerad. Att vara i fliken "Hem", klicka på ikonen "Rensa", som ligger på tejpen i redigeringsverktygsfältet. En liten meny öppnas. Välj "Clear Formats" -läget i den.



3. Efter denna åtgärd i alla celler i det tilldelade området kommer formatering att raderas.



4. På samma sätt kan du ta bort onödig formatering i själva bordet. För att göra detta väljer du enskilda celler eller intervall där vi överväger att formatera det minsta användbart, klicka på "Rensa" -knappen på tejpen och välj "CLEAR FORMATS" -posten från listan.



5. Som du kan se, var formatering i det valda området av bordet helt borttaget.



6. Därefter återvänder vi detta område några formateringselement som vi anser vara relevanta: gränser, numeriska format etc.

De ovan beskrivna åtgärderna kommer att bidra väsentligt minska storleken på Excel-boken och påskynda arbetet i det. Men det är bättre att initialt använda formatering bara där det är riktigt lämpligt och nödvändigt än att spendera tid för att optimera dokumentet.

Lektion: Formatering av tabeller i Excel

Metod 3: Ta bort länkar

I vissa dokument är ett mycket stort antal länkar från varvärden åtdragna. Detta kan också allvarligt sakta ner arbetets hastighet i dem. Speciellt starkt påverkad av externa referenser till andra böcker, även om interna referenser också reflekteras negativt i prestanda. Om källan kommer från var länken tar information uppdateras inte ständigt, det vill säga meningen att ersätta referensadresser i celler till normala värden. Detta kan öka hastigheten att arbeta med dokumentet. Länk eller värde är i en specifik cell, i formelraden efter att du har valt objektet.

1. Välj det område som innehåller referenser. Att vara i fliken Hem, klicka på "Kopiera" -knappen som ligger på tejpen i gruppens inställningsgrupp.

   

   Alternativt, efter att ha valt ett område, kan du använda en kombination av heta nycklar Ctrl + C.

2. När data har kopierat, ta inte bort valet från området och klicka på den högra musknappen. Kontextmenyn lanseras. I det, i blocket "Infoga inställningar måste du klicka på ikonen" Värden ". Den har utsikt över piktogrammen med de avbildade siffrorna.



3. Därefter kommer alla referenser i det dedikerade området att ersättas med statistiska värden.

Men du måste komma ihåg att det här alternativet att optimera Excel-boken är inte alltid acceptabelt. Det kan endast tillämpas när data från den ursprungliga källan inte är dynamisk, det vill säga de kommer inte att förändras med tiden.

Metod 4: Formatändringar

Ett annat sätt att avsevärt minska filstorleken är att ändra sitt format. Denna metod, förmodligen, mest av allt hjälper till att pressa boken, även om det också är nödvändigt att använda ovanstående alternativ i komplexet.

I Excel finns flera "inhemska" filformat - XLS, XLSX, XLSM, XLSB. XLS-formatet var den grundläggande förlängningen för programversionen av Excel 2003 och tidigare. Han är redan föråldrad, men ändå fortsätter många användare fortfarande att tillämpas. Dessutom finns det fall när du måste återvända till jobbet med gamla filer som har skapats för många år sedan även i avsaknad av moderna format. För att inte tala om att många tredjepartsprogram arbetar med böcker med denna expansion, som inte vet hur man behandlar senare alternativ för Excel-dokument.

Det bör noteras att XLS-förlängningsboken har en mycket större storlek än den aktuella analoga av XLSX-formatet, som för närvarande använder EXCEL som huvud. Först och främst beror det på att XLSX-filer är i huvudsak komprimerade arkiv. Därför, om du använder XLS-förlängningen, men du vill minska bokens vikt, kan detta göras helt enkelt i XLSX-format.

1. Om du vill konvertera dokumentet från XLS-formatet till XLSX-formatet, gå till fliken Fil.



2. I fönstret som öppnas, uppmärksammar jag omedelbart avsnittet "Detaljer", där det indikeras att dokumentet för närvarande är 40 kb. Klicka sedan på namnet "Spara som ...".



3. Fönstret Spara öppnas. Om du vill kan du gå till den nya katalogen, men de flesta användare är bekvämare att lagra ett nytt dokument på samma plats där källkoden. Bokens namn, om så önskas, kan ändras i fältet "Filnamn", även om det inte är nödvändigt. Det viktigaste i det här proceduren är att ställa in "filtyp" -fältet "Excel (.xlsx)" -boken. Därefter kan du trycka på "OK" -knappen längst ner i fönstret.



4. När du har sparat är tillverkat, gå till avsnittet "Detaljer" på fliken Fil för att se hur mycket vikt som har minskat. Som du kan se är det nu 13,5 kbytes mot 40 kbytes före konverteringsproceduren. Det vill säga en enda sparande i modernt format gjorde det möjligt att klämma boken nästan tre gånger.

Dessutom finns det ett annat modernt XLSB-format eller binär bok i Excele. I det sparas dokumentet i binär kodning. Dessa filer väger ännu mindre än böcker i XLSX-format. Dessutom är det språk som de spelas in närmast Excel-programmet. Därför fungerar det med sådana böcker snabbare än med någon annan förlängning. Samtidigt är boken för det angivna formatet på funktionalitet och möjligheter att använda olika verktyg (formatering, funktioner, grafer etc.) inte sämre än XLSX-formatet och överstiger XLS-formatet.

Den främsta anledningen till att XLSB inte blev standardformatet i Excel är att tredje partsprogram är praktiskt taget kunna arbeta med det. Om du till exempel behöver exportera information från Excel till ett 1C-program, kan det göras med XLSX eller XLS-dokument, men inte med XLSB. Men om du inte planerar att överföra data till ett tredje partsprogram, kan du säkert spara dokumentet i XLSB-format. Detta gör att du kan minska storleken på dokumentet och öka arbetets hastighet i den.

Förfarandet för att spara filen i XLSB-expansionen liknar den som vi har gjort för att expandera XLSX. I fliken "File" klickar du på "Spara som ...". I det spara fönstret som öppnas i fältet "Filtyp" måste du välja alternativet "Excel-bok (* .xlsb)". Klicka sedan på knappen "Spara".

Vi tittar på dokumentets vikt i avsnittet "Detaljer". Som du kan se har det minskat ännu mer och är nu bara 11,6 kb.

Sammanfattning av de allmänna resultaten kan vi säga att om du arbetar med en XLS-fil är det mest effektiva sättet att minska storleken den energiska i moderna XLSX eller XLSB-format. Om du redan använder filutvidgningsdata, för att minska deras vikt, ska du korrekt konfigurera arbetsytan, ta bort överflödiga formatering och onödiga referenser. Du kommer att få den största avkastningen om du producerar alla dessa åtgärder i komplexet, och inte begränsa dig till ett alternativ.