Excellista

Att skapa rullgardinsmenyn kan inte bara spara tid när du väljer ett alternativ i processen att fylla i tabeller, men också skydda dig från det felaktiga tillverkningen av felaktiga data. Detta är ett mycket bekvämt och praktiskt verktyg. Låt oss ta reda på hur du aktiverar det i Excel, och hur du använder det, liksom att ta reda på några andra nyanser att hantera den.

Användning av rullgardinsmenyn

Följande, eller som det är vanligt att prata, används listrutorna oftast i tabellerna. Med hjälp kan du begränsa det värde som görs i tabellmatrisen. De låter dig välja att göra ett värde av endast från en förberedd lista. Detta påskyndar samtidigt proceduren för att göra data och skyddar mot ett fel.

Förfarande för att skapa

Först och främst, låt oss ta reda på hur du skapar en rullgardinsmeny. Det är lättast att göra detta med ett verktyg som heter "Data Check".

1. Vi markerar kolumnen i tabellmatrisen, i de celler som planeras att placera listrutan. Flytta in i fliken "Data" och lera på "Data Check" -knappen. Den är lokaliserad på bandet i "Arbeta med data" -blocket.



2. Toolfönstret "Verifiering" startar. Gå till avsnittet "Parametrar". I "Datatyp" -området från listan väljer du alternativet "List". Därefter flyttar vi till fältet "Källa". Här måste du ange en grupp av namn som är avsedda att användas i listan. Dessa namn kan göras manuellt, och du kan ange en länk till dem om de redan är publicerade i Excel på ett annat ställe.

   Om manuell inmatning är vald, krävs varje listobjekt för att komma in i området över en semikolon (;).

   

   Om du vill dra åt data från en befintlig tabellmatris, ska du gå till arket där den är belägen (om den är belägen på den andra), sätt markören till "källa" -området i datakontrollfönstret , och markera sedan utbudet av celler där listan är placerad. Det är viktigt att varje separat cell är placerad en separat listobjekt. Därefter ska koordinaterna för det angivna intervallet visas i "Source" -området.

   

   Ett annat alternativ att installera kommunikationen är uppdelningen av matrisen med listan över namnet. Välj det intervall där datavärdena anges. Till vänster om formelsträngen är namnet på namn. Som standard visas i den, när intervallet väljs, visas koordinaterna för den första valda cellen. Vi anger bara namnet för våra ändamål, som vi anser vara mer lämpliga. De viktigaste kraven för namnet är att det är unikt inom boken, hade inte luckor och nödvändigtvis började med brevet. Nu när det sortiment som vi har identifierats innan denna vara kommer att identifieras.

   

   Nu, i datakontrifingfönstret i "Source" -området, måste du installera "=" -symbolen och sedan omedelbart efter det att ange det namn som vi har tilldelat intervallet. Programmet identifierar omedelbart förhållandet mellan namn och array, och drar listan som finns i den.

   

   Men mycket mer effektivt kommer att användas för att använda listan om du konverterar till "Smart" -bordet. I ett sådant bord blir det lättare att ändra värdena, vilket automatiskt ändrar listobjekten. Således kommer detta intervall faktiskt att bli en substitutionstabell.

   För att konvertera intervallet till ett "smart" -bord, välj det och flytta det till fliken Hem. Där, ler på knappen "Format som ett bord", som placeras på tejpen i "Styles" -blocket. En stor stilgrupp öppnas. På bordets funktionalitet påverkar valet av en viss stil inte någon, och väljer därför någon av dem.

   

   Därefter öppnas ett litet fönster, som innehåller adressen till den valda arrayen. Om valet utfördes korrekt, behöver inget ändras. Eftersom vårt sortiment inte har några rubriker, bör "bordet med rubriker" inte vara. Även om det är möjligt, det är möjligt att titeln kommer att tillämpas. Så vi kan bara klicka på knappen "OK".

   

   Därefter kommer sortimentet att formateras som bordet. Om det är allokerat kan du se i namnet, att namnet han tilldelades automatiskt. Detta namn kan användas för att infoga i "källa" -området i datakontrifingfönstret enligt den tidigare beskrivna algoritmen. Men om du vill använda ett annat namn kan du ersätta det, bara på namnen på namnet.

   

   Om listan är publicerad i en annan bok, är det för rätt reflektion att applicera funktionen DVSL. Den angivna operatören är avsedd att bilda "superabsolit" referenser till arkelement i textform. I själva verket kommer proceduren att utföras nästan exakt detsamma som i de tidigare beskrivna fallen, endast i "källa" -området efter symbolen "=" ska ange användarens namn - "DVSSL". Efter det, i parentes, måste adressen till sortimentet anges som den här funktionen, inklusive bok- och arkets namn. Egentligen, som visas i bilden nedan.



3. På detta kunde vi och avsluta proceduren genom att klicka på "OK" -knappen i fönstret Data Verifiering, men om du vill kan du förbättra formuläret. Gå till "Meddelanden för att ange" avsnittet i datakontrollfönstret. Här i "Message" -området kan du skriva texten som användare kommer att se markören till bladelementet med en rullgardinsmeny. Vi skriver ner meddelandet om att vi anser det nödvändigt.



4. Därefter flyttar vi till avsnittet "Felmeddelande". Här i området "Meddelande" kan du ange texten som användaren kommer att observera när du försöker ange felaktiga data, det vill säga eventuella data som saknas i listrutan. I området "Visa" kan du välja ikonen som ska åtföljas av en varning. Ange texten i meddelandet och lera på "OK".

Lektion: Hur man gör en rullgardinsminskning i Excel

Utföringsverksamhet

Låt oss nu räkna ut hur man arbetar med det verktyg som vi har skapat ovan.

1. Om vi ​​sätter markören till något bladelement som avståndet har tillämpats, kommer vi att se det informativa meddelandet som vi tidigare introducerat i datakontrollfönstret. Dessutom kommer ett piktogram i form av en triangel att visas till höger om cellen. Det är det som det tjänar till att komma åt valet av listelement. Lera på denna triangel.



2. Efter att ha klickat på det kommer menyn från listan över objekt att vara öppen. Den innehåller alla objekt som tidigare gjordes via datakontrollfönstret. Välj det alternativ som vi anser det nödvändigt.



3. Det valda alternativet visas i cellen.



4. Om vi ​​försöker komma in i ett cell är något värde som är frånvarande i listan, kommer denna åtgärd att blockeras. Samtidigt, om du har bidragit till ett varningsmeddelande till datakontrollfönstret visas det på skärmen. Du måste klicka på knappen "Avbryt" i varningsfönstret och med nästa försök att ange rätt data.

På så sätt fyller du om det behövs hela bordet.

Lägger till ett nytt element

Men vad ska jag behöva lägga till ett nytt element än? Åtgärder här beror på hur du bildade en lista i datakontrollfönstret: matas in manuellt eller drog upp från en tabellmatris.

1. Om data för bildandet av listan dras från en tabellmatris, gå till den. Välj intervallet av intervallet. Om det inte är ett "smart" bord, men ett enkelt antal data, måste du infoga en sträng i mitten av arrayen. Om du tillämpar ett "smart" -bord, så är det i det här fallet tillräckligt att ange önskat värde i den första raden under den och den här raden kommer omedelbart att inkluderas i tabellmatrisen. Detta är bara fördelen med det "smarta" bordet, som vi nämnde ovan.

   

   Men antar att vi har ett mer komplicerat tillfälle med ett regelbundet område. Så markerar vi cellen i mitten av den angivna arrayen. Det vill säga ovanför den här cellen och under den måste det finnas fler rader i matrisen. Lera på det angivna fragmentet med höger musknapp. I menyn väljer du alternativet "Paste ...".



2. Ett fönster börjar, där valet av insatsobjektet ska göras. Välj alternativet "String" och klicka på "OK" -knappen.



3. Så, den tomma strängen läggs till.



4. Ange det värde som vi vill visas i rullgardinsmenyn.



5. Därefter återvänder vi till Tabletoma-arrayen, som placerar rullgardinsmenyn. Genom att klicka på triangeln, till höger om någon cell i arrayen, ser vi att det värde som krävs för de redan befintliga listobjekten tillsattes. Nu, om du vill, kan du välja att infoga i tabellelementet.

Men vad ska man göra om listan över värden är åtdragen inte från ett separat bord, men gjordes manuellt? För att lägga till ett föremål i det här fallet har också sin egen algoritm.

1. Vi markerar hela tabellområdet, i de element som listrutan är belägen. Gå till fliken "Data" och klicka på "Data Verification" -knappen igen i "Arbeta med Data" -gruppen.



2. Verifieringsfönstret startas. Vi flyttar till avsnittet "Parametrar". Som du kan se är alla inställningar här exakt samma som vi lägger dem tidigare. Vi kommer att vara intresserade av "källan" i det här fallet. Vi lägger till den som redan har en lista genom en punkt med ett kommatecken (;) värdet eller de värden som vi vill se i rullgardinsmenyn. Efter att ha lagt till lera till "OK".



3. Nu, om vi öppnar rullgardinsmenyn i tabellmatrisen, kommer vi att se ett mervärde där.

Ta bort objektet

Avlägsnandet av listan över elementet utförs på exakt samma algoritm som tillägget.

1. Om data är åtdragen från tabellmatrisen, gå sedan till den här tabellen och lera högerklicka på cellen där värdet som ska raderas är beläget. I snabbmenyn, stoppa valet på alternativet "Delete ...".



2. Ett fönsterfönster är nästan lik den som vi har sett när de lägger till dem. Här ställer vi omkopplaren till "sträng" -positionen och ler på "OK".



3. En sträng från en tabellmatris, som vi kan se, raderas.



4. Nu återvänder vi till det bordet där det finns celler med en rullgardinsmeny. Lera i triangeln till höger om någon cell. I den avvecklade listan ser vi att fjärrkontrollen är frånvarande.

Vad ska jag göra om värdena har lagts till i datakontrollfönstret manuellt och inte använda ett extrabord?

1. Vi markerar bordet med rullgardinsmenyn och går till kryssrutan med värden, som vi redan har gjort tidigare. I det angivna fönstret flyttar vi till avsnittet "Parametrar". I "Source" -området, allokerar vi markören till det värde du vill radera. Tryck sedan på knappen Radera på tangentbordet.



2. När elementet har tagits bort klickar du på "OK". Nu kommer det inte att vara i rullgardinsmenyn, precis som vi har sett i den tidigare versionen av åtgärder med ett bord.

Full borttagning

Samtidigt finns det situationer där rullgardinsmenyn måste avlägsnas helt. Om det inte spelar någon roll att de angivna data sparas, är borttagningen mycket enkel.

1. Vi fördelar hela arrayen där rullgardinsmenyn är belägen. Flyttar till fliken "Hem". Klicka på ikonen "Rensa", som placeras på bandet i redigeringsenheten. I menyn som öppnas väljer du "Rensa allt" -läget.



2. När den här åtgärden väljs i de valda elementen i arket kommer alla värden att raderas, formatering rengörs och huvudmålet för uppgiften är uppnådd: Ljudlistan kommer att raderas och nu kan du ange några värden Manuellt i cellen.

Dessutom, om användaren inte behöver spara den inmatade data, så finns det ett annat alternativ att ta bort listrutan.

1. Vi markerar utbudet av tomma celler, vilket motsvarar utbudet av matriselement med rullgardinsmenyn. Flytta in i fliken "Hem" och där jag klickar på ikonen "Kopiera", som är lokaliserad på bandet i "Exchange Buffer".

   

   Också i stället för den här åtgärden kan du klicka på det angivna fragmentet med höger musknapp och stoppa på alternativet "Kopiera".

   

   Ännu lättare omedelbart efter valet, använd uppsättningen CTRL + C-knappar.

2. Därefter fördelar vi det fragmentet av tabellmatrisen, där rullgardinsmenyn är belägna. Vi klickar på knappen "Infoga", lokaliserad på bandet i fliken Hem i avsnittet "Exchange Buffer".

   

   Det andra alternativet för åtgärder är att markera den högra musknappen och stoppa valet på alternativet "Insert" i gruppen Infoga parametrar.

   

   Slutligen är det möjligt att helt enkelt ange de önskade cellerna och skriva kombinationen av CTRL + V-knapparna.

3. Med något av ovanstående steg istället för celler som innehåller värden och rullgardinslistor, kommer ett absolut rent fragment att sättas in.

Om du vill kan du infoga ett tomt område, men ett kopierat fragment med data. Bristen på rullgardinsmenyn är att de inte manuellt kan sätta in data som saknas i listan, men de kan kopieras och sättas in. I det här fallet fungerar inte datakontrollen. Dessutom, som vi fick reda på, kommer strukturen på rullgardinsmenyn själv att förstöras.

Ofta är det nödvändigt att fortfarande ta bort listrutan, men samtidigt lämnar de värden som introducerades med användning av det och formatering. I det här fallet utförs mer korrekta steg för att ta bort det angivna fyllverktyget.

1. Vi markerar hela fragmentet där element med rullgardinsmenyn finns. Fliken "Data" och lera på ikonen "Data Check", som, som vi kommer ihåg, ligger på tejpen i gruppen "Arbeta med data".



2. Ett nyligen känt testfönster på ingångsdata öppnas. Att vara i vilken del av det angivna verktyget måste vi göra en enda åtgärd - klicka på "Rensa all" -knappen. Det ligger i nedre vänstra hörnet av fönstret.



3. Därefter kan dataverifieringsfönstret stängas genom att klicka på den vanliga stängningsknappen i sitt övre högra hörn som ett kors eller "OK" -knappen längst ner i fönstret.



4. Därefter fördelar vi någon av de celler där rullgardinsmenyn har placerats tidigare. Som vi ser, nu finns det ingen ledtråd när vi väljer ett objekt eller en triangel för att ringa listan till höger om cellen. Men samtidigt är formatering orörd och alla värden som är inmatade med listan lämnas. Det betyder att med den uppgift vi lyckades lyckas: ett verktyg som vi inte behöver mer, raderas, men resultaten av hans arbete var heltal.

Som du kan se kan rullgardinsmenyn avsevärt underlätta införandet av data i tabellen, samt förhindra införande av felaktiga värden. Detta kommer att minska antalet fel när du fyller i tabeller. Om du behöver lägga till något värde dessutom kan du alltid genomföra ett redigeringsprocedur. Redigeringsalternativet beror på skapningsmetoden. Efter att ha fyllt i tabellen kan du ta bort rullgardinsmenyn, även om det inte är nödvändigt att göra det här. De flesta användare föredrar att lämna den även efter att tabellen är klar.