Како смањити величину датотеке Екцел

Када радите у Екцеле-у, неке табеле постижу прилично импресивну величину. То доводи до чињенице да се величина документа повећава, понекад чак и десетак мегабајта и још много тога. Повећање тежине Екцел књиге не води само повећању свог места заузето на тврдом диску, већ да је још важније, да спорије брзину обављања различитих радњи и процеса у њему. Једноставно речено, када радите са таквим документом, Екцел програм почиње успорити. Стога поставља питање оптимизације и смањења таквих књига. Смислимо како смањити величину датотеке у Екцеле-у.

Поступак смањења величине књига

Оптимизирајте рођену датотеку треба да буде одмах у неколико смера. Многи корисници не препознају, али често књига књига садржи много непотребних информација. Када је датотека мала за то, нико не плаћа посебну пажњу на то, али ако је документ постао гломазан, потребно је оптимизирати га у свим могућим параметрима.

1 метода: Смањење радног опсега

Радни распон је то подручје, акције у којима се сећам Екцел. Ако документ броји, програм прерачунава све ћелије радног простора. Али то не одговара распону у којем корисник заиста ради. На пример, непримерено испоручено јаз далеко од табеле ће проширити величину радног опсега на тај елемент где се овај јаз налази. Испада да је Екцел приликом прерачунавања сваки пут када ће се бавити гомилом празних ћелија. Да видимо како се овај проблем може елиминисати на примеру одређене табеле.

1. У почетку погледајте његову тежину пре оптимизације, упоредите оно што ће то бити након извршења поступка. То се може урадити преласком у картицу "Датотека". Идите на одељак "Детаљи". На десној страни прозора који је отворио основна својства књиге. Прва својства су величина документа. Као што видимо, у нашем случају је 56,5 килобајта.



2. Пре свега, то треба сазнати како се прави радни простор разликује од оног који корисник заиста треба. То је прилично једноставно учинити то. Постајемо у било којој ћелији табеле и тип комбинације тастера Цтрл +. Екцел се одмах прелази на последњу ћелију, коју програм разматра коначни елемент радног простора. Као што можете, посебно, наш случај је линија 913383. С обзиром да стола заузима само шест првих линија, могуће је навести чињеницу да су 913377 линија у ствари, бескорисно оптерећење, које не само да не само да не само да повећава величину датотеке , али због сталне рециалкулације целог распона програма приликом обављања било које акције доводи до успоравања рада на документу.

   

   Наравно, у стварности, тако велики јаз између стварног радног распона и чињенице да је Екцел прихвата за то је прилично ретко и узели смо тако велики број редова ради јасноће. Иако, понекад постоји ни случајеви када се целокупно подручје листова сматра радним комадом.

3. Да бисте елиминисали овај проблем, морате уклонити све редове почевши од првог празног и до краја лима. Да бисте то учинили, изаберите прву ћелију, која је одмах испод стола и откуцајте ЦТРЛ + СХИФТ + ТИЧКИ КЉУЧ.



4. Као што видимо, након тога се додељују сви елементи првог колоне, почевши од наведене ћелије и до краја стола. Затим кликните на садржај десно дугме миша. У контекстном менију који се отвори, изаберите "Делете".

   

   Многи корисници покушавају да избришу кликом на дугме Делете на тастатури, али није тачно. Ова радња чисти садржај ћелија, али их не уклања. Стога у нашем случају то неће помоћи.

5. Након што смо одабрали ставку "Избриши ..." у контекстном менију, отвара се мали прозор за уклањање ћелија. Прекидач сам поставио на положај "Стринг" у њему и кликните на дугме ОК.



6. Све редове додељеног распона уклоњене су. Обавезно осушите књигу кликом на икону дискете у горњем левом углу прозора.



7. Сада да видимо како нам је то помогло. Долишемо било коју ћелију стола и откуцамо комбинацију тастера Цтрл + Енд. Као што видите, Екцел је доделио последњу ћелију стола, што значи да је сада последњи елемент радног простора листа.



8. Сада прелазимо на одељак "Детаљи" на картици "Датотека" да бисте сазнали колико се тежина нашег документа смањила. Као што видите, сада је 32,5 КБ. Подсетите се да је пре поступка оптимизације, његова величина била 56,5 КБ. Стога је смањен за више од 1,7 пута. Али у овом случају, главно достигнуће није ни смањење тежине датотеке и чињеница да је програм сада ослобођен поновног изражавања заправо неискоришћеног распона, који ће значајно повећати процесну стопу документа.

Ако у књизи са неколико листова радите, морате да водите сличан поступак са сваким од њих. То ће још више смањити величину документа.

2. метод: Елиминација сувишног обликовања

Други важан фактор који чини Екцел документ је тежи, је редундантно форматирање. Ово укључује употребу различитих врста фонтова, граница, нумеричких формата, али пре свега се односи на изливање ћелија у разним бојама. Дакле, пре додатног форматирања датотеке, морате да размислите два пута и да ли је потребно да то учините или без овог поступка лако је урадити.

Ово се посебно односи на књиге које садрже велику количину информација које сами већ имају значајну величину. Додавање форматирања у књигу може повећати своју тежину чак и неколико пута. Стога морате да одаберете "Златну" средњу средину између видљивости представљања информација у документу и величини датотеке, да бисте користили форматирање само тамо где је заиста неопходно.

Други фактор повезан са форматирањем, тежином тежине је да неки корисници више воле да форматирају ћелије "са маржом". То јест, они форматирају не само сам стол, већ и распон који је под њом, понекад чак и до краја лима, са израчуном чињенице да ће се додати нове линије у табелу, то неће бити неопходно да их форматирате сваки пут.

Али није познато када ће се додати нове линије и колико ће се додати и такво прелиминарно форматирање преузмете датотеку већ тренутно, што ће негативно утицати на брзину рада и брзином рада са овим документом. Стога, ако сте применили форматирање у празне ћелије које нису укључене у табелу, мора се уклонити.

1. Пре свега, морате да истакнете све ћелије које се налазе испод распона са подацима. Да бисте то учинили, кликните на број првог празног низа на вертикалној координатној плочи. Доделио целу линију. Након тога примењујемо већ познату комбинацију врућих тастера ЦТРЛ + СХИФТ + ДОЉЕ.



2. Након тога, цео распон реда је нижи од дела таблице испуњеног подацима, означене су ваке. Бити у картици "Хоме" кликните на икону "Цлеар" која се налази на траци у алатној траци за уређивање. Отвара се мали мени. У њему ћете изабрати "Цлеар формат".



3. Након ове акције у свим ћелијама додељеног распона, форматирање ће се избрисати.



4. На исти начин можете уклонити непотребно форматирање у самој табели. Да бисте то учинили, изаберите Појединачне ћелије или домет у којем сматрамо да форматирамо минимум корисне, кликните на дугме "Цлеар" на траци и одаберите ставку "Цлеар формат" са листе.



5. Као што видите, форматирање у одабраном распону стола је у потпуности уклоњен.



6. Након тога враћамо овај домет неких елемената форматирања који сматрамо релевантним: границе, нумеричке формате итд.

Горе описане акције помоћи ће значајно смањити величину Екцел књиге и убрзати рад у њему. Али боље је да у почетку користите форматирање само тамо где је заиста прикладно и неопходно него проводити време за оптимизацију документа.

Лекција: Форматирање таблице у Екцелу

Метода 3: Уклањање веза

У неким документима, веома велики број веза одакле су вредности затегнуте. Ово такође може озбиљно успорити брзину рада у њима. Посебно снажно под утицајем спољних референци на друге књиге, иако се унутрашње референце не негативно одражавају и у перформансама. Ако извор потиче одакле је веза узима информације, то јест, то јест значења за замену референтних адреса у ћелијским вредностима у нормалне вредности. То је способно да повећа брзину рада са документом. Веза или вредност је у одређеној ћелији, у формулиском реду након одабира предмета.

1. Изаберите подручје садржано референцама. Бити у матичној картици, кликните на дугме "Копирај" која се налази на траци у групи за подешавање међуспремника.

   

   Алтернативно, након одабира распона можете користити комбинацију врућих тастера Цтрл + Ц.

2. Након што се подаци копирају, не уклањајте избор из тог подручја и кликните на њу десно дугме миша. Покренут је контекстни мени. У њему, у блоку "Уметање поставки", морате да кликнете на икону "Вредности". Има поглед на пиктограме са приказаним бројевима.



3. Након тога, све референце на наменским подручју биће замењене статистичким вредностима.

Али морате се сетити да је ова опција за оптимизацију Екцел књиге није увек прихватљива. Може се применити само када подаци из оригиналног извора нису динамични, односно неће се мењати временом.

Метода 4: Промјене формата

Други начин да значајно смањи величину датотеке је да промените његов формат. Ова метода, вероватно, већина свих помаже да стисне књигу, мада је такође неопходна да се горе наведене опције користе у комплексу.

У Екцелу постоји неколико "матерњих" формата датотека - КСЛС, КСЛСКС, КСЛСМ, КСЛСБ. Формат КСЛС-а био је основно проширење за програмску верзију Екцел 2003 и раније. Он је већ застарио, али, ипак, многи корисници и даље се настављају. Поред тога, постоје случајеви када се морате вратити на рад са старим датотекама које су створене пре много година чак и у непостојању савремених формата. Да не спомињемо чињеницу да многи програми треће стране сарађују са књигама са овим ширењем, које не знају како да обраде касније опције за Екцел документе.

Треба напоменути да КСЛС књига проширења има много већу величину од тренутног аналогног формата КСЛСКС-а, који у овом тренутку Екцел користи као главни. Пре свега, то је због чињенице да су КСЛСКС датотеке у основи компримиране архиве. Стога, ако користите КСЛС екстензију, али желите да смањите тежину књиге, онда се то може учинити једноставно зауставити га у КСЛСКС формату.

1. Да бисте документ претворили из КСЛС формата у КСЛСКС формат, идите на картицу датотеке.



2. У прозору који се отвара, одмах обраћам пажњу на одељак "Детаљи", где је назначено да је тренутно тежина документа 40 КБ. Затим кликните на име "Сачувај као ...".



3. Отвара се прозор сачувања. Ако желите, можете прећи на нови директориј, али већина корисника је погодније да се у истом месту складишти нови документ на истом месту где је изворни код. Назив књиге, по жељи, може се променити у пољу "име датотеке", иако није неопходно. Најважнија ствар у овом поступку је постављање поља "Тип датотеке" "Екцел (.клск)". Након тога, можете притиснути дугме "ОК" на дну прозора.



4. Након што се производи уштеда, идите на одељак "Детаљи" у картици датотека да бисте видели колико се тежине смањила. Као што видите, сада је 13,5 кбајта против 40 кбатеса пре поступка претворбе. То је, једна само уштеда у савременом формату омогућила је да је књига стисне скоро три пута.

Поред тога, постоји још један модерни КСЛСБ формат или бинарна књига у Екцеле-у. У њему је документ сачуван у бинарном кодирању. Ове датотеке тежи још мање од књига у КСЛСКС формату. Поред тога, језик на којем су снимљени најближи програму Екцел. Стога ради са таквим књигама брже него са било којим другим продужењем. Истовремено, књига наведеног формата на функционалности и могућности коришћења различитих алата (форматирање, функција, графиконе, итд.) Није инфериорнији од КСЛСКС формата и премашује КСЛС формат.

Главни разлог зашто КСЛСБ није постао подразумевани формат у Екцелу је да су програми треће стране практично у стању да раде са њим. На пример, ако требате да извозите информације из Екцела у 1Ц програм, то се може обавити помоћу КСЛСКС или КСЛС докумената, али не и КСЛСБ. Али, ако не планирате да преносите податке у било који програм треће стране, можете сигурно сачувати документ у КСЛСБ формату. То ће вам омогућити да смањите величину документа и повећате брзину рада у њему.

Поступак уштеде датотеке у експанзији КСЛСБ-а је сличан оној који смо учинили да проширимо КСЛСКС. У картици "Датотека" кликните на "Сачувај као ...". У уштеду прозора који се отвара у пољу "Тип датотеке", морате да одаберете опцију "Екцел Боок (* .клСб)". Затим кликните на дугме "Спреми".

Гледамо на тежини документа у одељку "Детаљи". Као што видите, то се још више смањило и сада је само 11,6 Кб.

Сумирање општих резултата, можемо рећи да ако радите са КСЛС датотеком, затим најефикаснији начин смањења његове величине је енергизирање у модерним КСЛСКС или КСЛСБ форматама. Ако већ користите податке о проширењу датотека, затим да смањите своју тежину, правилно треба да конфигуришете радни простор, уклоните вишак форматирања и непотребних референци. Добићете највећи повратак ако произведете све ове акције у комплексу, а не ограничите се на једну опцију.