Shumë përdorues privatë ose punonjës të ndërmarrjeve përballen me atë që dokumentet e ruajtura në kompjuter duhet të strukturojnë disi, shpejt t'i kalojnë ato ose të konfigurojnë ndarjen. Nuk është gjithmonë e mundur të zbatohet përdorimi i zhvillimit të një rrjeti lokal, pasi që jo të gjitha pajisjet mund të konsistojnë në të. Sidomos për situata të tilla rekomandohet të përdorni sistemet elektronike të menaxhimit të dokumenteve. Programe të tilla ofrojnë një sërë funksionesh unike që thjesht thjeshtësojnë detyrën e menaxhimit të skedarëve të formateve të ndryshme.
Microsoft SharePoint.
Ne ofrojmë për të filluar pasqyrën tonë me një zgjidhje gjithëpërfshirëse nga Microsoft i quajtur SharePoint. Kjo është një koleksion i softuerëve nën emrin e plotë të produkteve dhe teknologjive të Microsoft SharePoint. Ai përfshin disa komponente në të njëjtën kohë, përgjegjës për organizimin e bashkëpunimit, për më të vendosur, ne propozojmë të lexojmë në faqen zyrtare të Microsoft, sepse zhvilluesit e kanë pikturuar këtë pyetje si në detaje. Ky komponent në formën e SharePoint Server mund të instalohet vetëm në sistemin operativ të Windows Server dhe bashkëveprimi me të gjitha komponentët e tjerë ndodh përmes internetit. Ne nuk do të përqendrohemi në instalim, pasi që administratorët e sistemit të firmave janë më shpesh të angazhuara në këtë.
Qëllimi kryesor i SharePoint është krijimi i vendeve që ju lejojnë të punoni së bashku për të punuar së bashku për punonjësit e një ose më shumë kompanive. Dokumentet dhe skedarët e ndryshëm të shkarkuar në vend do të jenë në dispozicion të publikut ose niveli i qasjes rregullohet veçmas për secilën prej tyre. Përdoruesit drejtojnë të gjitha këto objekte duke përdorur elementët e ndërfaqes. Shkarkimi, redaktimi dhe menaxhimi tjetër i infrastrukturës bazë të dokumenteve ndodh përmes aplikacionit falas të Fondacionit Microsoft SharePoint, i cili është pjesë e Windows Server. Siç mund të shihet, komponenti i konsideruar është mjaft i komplikuar dhe shpesh përdoret në kompani të mëdha, ku një person i punësuar posaçërisht është përgjegjës për ngritjen dhe punën e tij të saktë, kështu që nuk kemi bërë absolutisht për të gjitha mundësitë e këtij kompleksi të veglave.
Shkarko produktet dhe teknologjitë e Microsoft SharePoint nga faqja zyrtare
Fossdoc.
Fossdoc është një zgjidhje tjetër e përbërë nga një numër i komponentëve të ndryshëm që punojnë në parimin e klientit-server. Ne ftojmë shkurtimisht të merremi me secilin prej tyre të dinë për emërimin dhe rëndësinë e të gjithë komponentëve:
- Serveri Fossdoc është serveri dhe siguron logjistikë dhe logjistikë të tjerë të serverit, i cili kryen funksionin e sistemit të menaxhimit të bazës së të dhënave. Ka module shtesë të lidhura me këtë server. Ata përcaktojnë sjelljen e sistemit, duke vendosur rregulla shtesë dhe zgjerimin e mundësive.
- Web Server është një nga modulet që lidhet me serverin e aplikimit. Është ajo që ju lejon të ndërveproni me të gjitha programet dhe skedarët përmes shfletuesit të internetit të instaluar në kompjuter.
- Baza e të dhënave. Ju mund të instaloni çdo softuer të mbështetur popullor si një bazë të dhënash, si Microsoft SQL Server ose Oracle. Ajo mban absolutisht të gjithë informacionin që përdoruesit shkarkohen në program.
- Klienti Fossdoc është komponenti më i rëndësishëm për një përdorues të rregullt, sepse është projektuar për t'u lidhur me serverin dhe për të kryer të gjitha detyrat e nevojshme, të tilla si leximi i skedarëve, redaktimi, shkarkimi ose fshirja e tyre. Një klient zbatohet si një program i rregullt me një ndërfaqe grafike. Dritarja e saj që shihni në screenshot më poshtë.
- Fossdoc Web Client është një tjetër aplikim i rëndësishëm që zbaton të njëjtën gjë si klienti i zakonshëm, vetëm në shfletuesin, duke siguruar përdoruesin me të gjitha mjetet dhe menutë e nevojshme për të punuar me dosjet.
- Administrator i Fossdoc. Aplikimi i fundit i klientit, qasja në të cilën vetëm administratori duhet të ketë, kreu i të gjithë rrjedhës së dokumenteve. Llogaritë e llogarisë së përdoruesit krijohen përmes saj, niveli i qasjes është i konfiguruar dhe janë të lidhura të veçanta.
Falë Fosssdoc, ju nuk mund të menaxhoni vetëm dokumentet që janë krijuar në programe të tjera, por gjithashtu shtoni forma të ndryshme duke përdorur opsionet e ndërtuara. Për shembull, nuk ka probleme me urdhrat zyrtarë për format e standardizuara, korrespondenca kryhet përmes modulit të integruar dhe të dhënat tregohen. Sa i përket vetë menaxhmentit të dokumenteve, në FOSSSCOC bëhet në klientin e duhur ose përmes internetit, të cilin tashmë e dini nga informacioni i mësipërm. Lista e skedarëve është bërë në formën e një peme, e cila do të ndihmojë për të lundruar në katalogët. Zakonisht një listë e dokumenteve të ruajtura në server është shumë e madhe, kështu që duhet ta zgjidhë atë në çdo mënyrë. Për ta bërë këtë, në Fossdoc ekziston një opsion i dizajnit që ju lejon të ndani lehtësisht objekte sipas kategorisë ose të krijoni manualisht një shpërndarje.
Shkarko Fossdoc nga faqja zyrtare
Xpages dinamike
Zgjidhja e mëposhtme e quajtur Xpages Dinamik është e njëjtë e avancuar, si ato dy, për të cilat i thamë më sipër. Tipari i tij është një konfigurim fleksibël, gjë që bën të mundur optimizimin e sistemit të menaxhimit elektronik të dokumenteve nën një klient të veçantë. Ekzistojnë një numër aplikacionesh grafike dhe module të ngulitura në grupin dinamik të Xpages Xpages. Le të njihemi me ta në më shumë detaje mbi të njëjtin shembull, i cili u tha më lart:
- Stafi. Emri i aplikimit të parë tashmë flet për vete. Kjo ju lejon të bëni një orar të stafit, shikoni një listë të vendeve të lira të disponueshme dhe të zëna, merrni parasysh përvojën e punës së një punonjësi absolutisht dhe kontrolloni çështjet personale të të gjithë të punësuarve, duke përfshirë edhe redaktimin e tyre.
- Kontaktet. Designed për të mbajtur informacion të rëndësishëm në lidhje me adresat, telefonat dhe furnizuesit e email-it, klientët dhe partnerët. Ajo gjithashtu merr kartat e kontabilitetit të të gjitha palëve dhe një kërkim i shpejtë mund të bëhet nga të dhënat në sajë të opsionit të integruar.
- Korrespondencë të huaj. Kjo kërkesë konsiderohet më e rëndësishmja për rrjedhën e punës, pasi që është përmes asaj se dokumentet hyrëse janë pranuar, regjistrimi i formave dalëse, kërkimi dhe redaktimi i të gjitha informatave të ruajtura. Vini re se kërkimi i shpejtë për formën e kërkuar mund të kryhet edhe në kodin e barit.
- Dokumentet e brendshme të HRD-së. Si një modul për përdoruesit me një nivel të caktuar qasjeje, zhvilluesit ofrojnë përdorimin e një aplikacioni të veçantë. Funksionaliteti i tij është i përqendruar në ndërveprimin me të gjitha dokumentet kryesore të kontabilitetit, financiare, të planifikuara, tregtinë, personelin dhe letrat me vlerë të tjera.
- Kontratat. Këtu janë të gjitha mundësitë e kërkuara për të punuar me kontratat e çdo formate, dhe kontrollet e qasjes së llojeve të ndryshme të dokumenteve është monitoruar. Përdoruesi i cili ka qasje në këtë aplikacion të biznesit mund të krijojë ngjarje dhe ngjarje duke dërguar njoftime për të gjithë punonjësit, për të renditur të dhënat dhe për të monitoruar pajtueshmërinë me kontratat.
- Drejtori. Një komponent tjetër që lidhet drejtpërdrejt me rrjedhën e dokumenteve, sepse është këtu që absolutisht të gjitha dosjet ruhen. Renditja e tyre ndodh në lloje të ndryshme, dhe vendndodhja është bërë në formën e një hierarkie. Ky komponent ndërvepron në mënyrë korrekte me të gjithë softuerin e përshkruar më sipër.
Ju keni mësuar vetëm për të gjitha komponentët që janë pjesë e Xpages Dinamik. Tani ju keni vetëm më të detajuar për të studiuar ndërveprimin e tyre, duke e njohur veten me udhëheqjen e zhvilluesve në faqen zyrtare të internetit. Kështu që ju mund të vendosni për veten tuaj, nëse ky sistem është i përshtatshëm për këtë sistem të menaxhimit të dokumenteve elektronike dhe nëse ia vlen të fitoni atë si një kompleks të rregullt të përdorimit.
Shkarko Xpages Dynamic nga faqja zyrtare
Direcum.
DirecDum - softuer profesional dhe i shtrenjtë për të gjitha kompanitë që janë të interesuara për automatizimin e menaxhimit të dokumenteve. Këtu ju mund të krijoni dokumente të bazuara në shabllone të gatshme, ose ngarkoni ato nga e-mail. Nëse bëhet fjalë për dokumentet e letrës, ato do të zhvendosen menjëherë pas aplikimit pas përfundimit të skanimit. Për firmat e mëdha, Directum Ario do të jetë relevant, i cili punon në teknologjinë e mësimit të makinës. Ai automatikisht i rendit të gjithë dokumentacionin e marrë dhe përbën kartat përkatëse. Në faqen zyrtare të internetit, zhvilluesit përshkruan edhe kthimin e këtij komponenti për kompanitë e niveleve të ndryshme.
Të gjitha skedarët e shtuar vendosen në një ruajtje të vetme dhe mund të ruhen në dosje të ndryshme, pasi përdoruesi ndërvepron vetëm me lidhje të drejtpërdrejta. Lista e dosjeve nuk mungon fillimisht dhe krijimi i tij varet nga vetë punonjësit, sepse është bërë ekskluzivisht për preferencat personale dhe në varësi të formatit të kompanisë. Drejtoritë e tilla mund të jenë një sasi e pakufizuar me një nivel të caktuar të qasjes. Çdo formë ka ciklin e vet të jetës, pas së cilës automatikisht lëviz në arkiv ose fshihet. Kjo është konfiguruar për çdo lloj dokumentesh veç e veç, e cila ju lejon të mbështetni gjithmonë vetëm listën aktuale të raporteve dhe të mos bllokoni deponimin nga të dhënat e panevojshme që mund të fshihen vetëm me dorë. Falë një ndërfaqe miqësore dhe opsione të ngulitura, kërkimi për kartat gjithashtu përshpejtohet ndjeshëm, si dhe një skanim unik i barcode për të kaluar shpejt në dokument. Klikoni mbi lidhjen më poshtë për të mësuar prezantimin bazë të drejtpërdrejtë dhe për të porositur një detajuar për organizatën tuaj nëse jeni të interesuar në këtë softuer.
Shkarko Direcum nga faqja zyrtare
Eldoc.
Siç e kuptoni tashmë, të gjitha programet për menaxhimin e dokumenteve, të cilat ne duam të themi në artikullin e sotëm, profesional. Eldoçi nuk përjashtoi në këtë drejtim, sepse zhvilluesit e saj fituan një reputacion të mirë në tregun global pikërisht në sajë të këtij vendimi. Ka të gjitha komponentët e njëjtë që kemi thënë më parë, por zbatimi i tyre është unik dhe do t'i përshtatet firmave të drejtimeve dhe shkallëve të ndryshme. Administratori që bashkëvepron me ELDOC do të jetë me saktësi si ndërtuesit të integruar, pasi që jo vetëm që do të ndihmojë për të ndërtuar shpejt rrugë të reja dhe për të bërë forma të dokumenteve, por gjithashtu do të ndihmojë në përballimin e detyrës pa tërhequr zhvilluesit e palëve të treta. Përdoruesi i zakonshëm do të marrë një ndërfaqe të përshtatshme dhe të thjeshtë me qasjen në depon në çdo kohë të ditës.
Përveç kësaj, ELDOC do të thjeshtojë automatizimin e proceseve rutinë duke përdorur modulin e taskbot. Krijuesit u thuhet për punën e tij gjatë kryerjes së një prezantimi, dhe gjithashtu ofrojnë një periudhë njohjeje me këtë aplikacion. Softueri në shqyrtim mbështet një numër të pakufizuar të përdoruesve të cilët mund të punojnë njëkohësisht, mund të lidhë një sërë aplikacionesh duke përdorur panelin e administratës dhe mund të lexojnë barkodet e postuara në dokumentet, të cilat thjeshtojnë kërkimin. Sa për shtimin dhe redaktimin e dokumenteve, këtu ky opsion zbatohet në të njëjtën mënyrë si në softuer të tjerë që ne kemi thënë më parë. Ju lutem vini re se gjuha e parazgjedhur ndërfaqe në Eldoc është ekspozuar nga ukrainas, por në do të jetë e mundur për të ndryshuar atë në rusisht, anglisht ose ndonjë tjetër të listës në dispozicion.
Shkarko Eldoc nga faqja zyrtare
Alfresco.
Softueri i Menaxhimit të Dokumenteve Alfresco do të ndihmojë në kontrollin e përmbajtjes së kompanisë duke përdorur menaxhimin transparent të informacionit dhe pajtueshmërinë efektive me GDPR, e cila drejtpërdrejt çon në avantazhe të prekshme në biznes, sepse kursen jo vetëm kohë, por edhe para. Alfresco jo vetëm që do të shkarkojë dokumente që janë në një ruajtje lokale ose në një profil të postës elektronike, kjo zgjidhje mbështet dhe skanim i menjëhershëm me kapjen e të gjitha të dhënave dhe klasifikimin automatik dhe gjithashtu ofron mundësi të ndryshme vendosjeje. Përveç kësaj, inteligjenca artificiale me funksionet e mësimit të makinës ndihmon në menaxhimin e dosjeve. Është në sajë të saj, është me shpejtësi të klasifikimit, kartat e kërkimit dhe mbushjes së zgjuar. Me kalimin e kohës, kjo teknologji po punon më mirë dhe më mirë, sepse po studion më vete.
Modelet multifunksionale metadata në Alfresco ose Pronat mund të përdoren për të lëvizur automatikisht dokumentet përmes një procesi të veçantë ose ciklit jetësor të menaxhimit të kartelave. Aplikacionet e integruara të punës thjeshtojnë pamjen dhe miratimin e dokumenteve, dhe përkufizimi manual i proceseve mund të lehtësojë çdo punë intensive me përmbajtje, e cila gjithmonë ka një efekt pozitiv në efikasitetin e punës. Të gjithë punonjësit e ndërmarrjes kur instalojnë Alfresco menjëherë do të kontaktojnë një zinxhir dhe do të jenë në gjendje të ndërveprojnë me njëri-tjetrin pa ndonjë problem. Nëse është e nevojshme, administratori vendos në mënyrë të pavarur nivelet e qasjes, rregullon drejtoritë dhe integron aplikacionet. Nëse jeni të interesuar për këtë, ju rekomandojmë që të njiheni me versionin e tij të gjykimit, dhe vetëm atëherë mendoni se blerja për të qenë e sigurt në përputhje me kërkesat tuaja.
Shkarko Alfresco nga faqja zyrtare
Intratone: Menaxhimi i korporatave 7
Intratone: Menaxhimi i korporatave 7 - Software gjithëpërfshirës, funksionaliteti kryesor i të cilave është fokusuar në automatizimin e bizneseve të formateve të ndryshme. Falë këtij sistemi, ju mund të menaxhoni të dy punonjësit dhe klientët, gjë që gjithashtu nënkupton një rrjedhë të përshtatshme të dokumenteve. Zhvilluesit po e pozicionojnë produktin e tyre pikërisht si një mjet menaxhimi, pasi mund të kontrollojë absolutisht të gjitha fazat e biznesit, duke filluar nga planifikimi dhe urdhrat, duke përfunduar me përpunimin e fondeve të marra dhe kontratave. Kur blejnë intratone: Menaxhimi i korporatave 7 Zhvilluesit zgjedhin modulet në përputhje me konsumatorin, duke e siguruar atë me të gjitha aplikacionet e nevojshme me paraprakisht.
Sa i përket ndërveprimit të drejtpërdrejtë me dokumentet, krijuesit kanë identifikuar module individuale për objekte të ndryshme, për shembull, gjatë përfundimit të kontratave, përdoret një menu e veçantë dhe klasifikimi gjithashtu ndodh automatikisht. Dokumentet hyrëse mund të shkarkohen si nga ruajtja lokale dhe përmes postës elektronike ose skaner. Intralianët: Menaxhimi i korporatave 7 është lehtësisht i shkallëzuar, i cili ju lejon të lidhni një numër të pakufizuar llogarish dhe gjithmonë të zgjeroni ruajtjen nëse cikli jetësor i dosjeve nuk ju lejon të ruani të gjithë ata në gjendje pune. Ashtu si çdo tjetër në një nivel të ngjashëm, ajo është blerë në një rend të paracaktuar dhe negociata me zhvilluesit. Ju mund të mësoni më shumë informacion të detajuar në këtë rast në faqen zyrtare të internetit duke klikuar në lidhjen e mëposhtme.
Shkarko Intratone: Management i Korporatës 7 Nga faqja zyrtare
Docsvision.
Docsvision është softueri i fundit gjithëpërfshirës që ne duam të flasim për sot. Tipari i tij është se zhvilluesit janë përpjekur të reduktojnë pragun e hyrjes si për përdoruesit dhe administratorët e zakonshëm të cilët do të angazhohen në vendosjen e sistemit për funksionimin e duhur. Le të fillojmë me përdoruesit e zakonshëm dhe të vini re se krijuesit sigurojnë të kuptuarit e plotë të ndërfaqes dhe mungesën e nevojës për trajnim shtesë të të punësuarve. Administratori do të kushtojë pa njohuri për gjuhët e programimit, sepse e gjithë kompleksi mblidhet nga aplikacionet tashmë të punës që ka dhjetë.
Kur takoni Docsvision gjatë një prezantimi, ju mund të zgjidhni në mënyrë të pavarur të gjitha modulet e blera. Për menaxhimin e dokumenteve, pikërisht vlen të lidheni të gjitha vendimet kryesore, një arkiv të madh dhe rrjedhën e punës kontraktuale, nëse firma mban kartat e kontabilitetit të këtyre llojeve të tilla. Të gjithë komponentët e tjerë janë rekomandime për ndërmarrjet e mëdha, ku nuk ka fuqi njerëzore të mjaftueshme për përpunimin e një numri të madh informacioni. Ashtu si në raste të tjera, zhvilluesit e Docsvision shpenzojnë një prezantim të softuerit të tyre, ku mund të bëni të gjitha pyetjet tuaja dhe të vendosni nëse ia vlen të fitoni këtë softuer për një bazë të përhershme. Ekziston edhe një version i lirë i provës që do të ndihmojë të njohësh veten me funksionet kryesore të Docsvision.
Shkarko Docsvision nga faqja zyrtare
Sot biseduam për sistemet më elektronike të menaxhimit të dokumenteve. Siç mund të shihet, të gjithë kanë për qëllim një audiencë profesionale, të shpërndarë të ngarkuar dhe të paraqitur në formën e mjeteve të integruara. Është e nevojshme që të qaseni në zgjedhjen e një softueri të tillë, sepse është në thelb një hetim për zhvillimin e kompanisë dhe nënkupton pasoja të caktuara. Nëse zgjidhni opsionin e duhur, pasojat do të jenë pozitive dhe do të thjeshtojnë procesin e menaxhimit të të gjitha aspekteve të biznesit.