Si të zvogëloni madhësinë e skedarit Excel

Kur punoni në excele, disa tabela arrijnë një madhësi mjaft mbresëlënëse. Kjo çon në faktin se madhësia e dokumentit rritet, nganjëherë madje edhe dhjetëra megabajt dhe më shumë. Një rritje në peshën e librit Excel çon jo vetëm në një rritje në vendin e saj të zënë në hard disk, por edhe më e rëndësishmja, për të ngadalësuar shpejtësinë e kryerjes së veprimeve dhe proceseve të ndryshme në të. Thjesht, kur punoni me një dokument të tillë, programi Excel fillon të ngadalësohet. Prandaj, çështja e optimizimit dhe reduktimit të librave të tillë bëhet e rëndësishme. Le të kuptojmë se si të zvogëlojmë madhësinë e skedarit në excele.

Procedura e reduktimit të madhësisë së librit

Optimizoni skedarin e lindur duhet të jetë menjëherë në disa drejtime. Shumë përdorues nuk e njohin, por shpesh libri Excel përmban shumë informacione të panevojshme. Kur dosja është e vogël për këtë, askush nuk i kushton vëmendje të veçantë kësaj, por nëse dokumenti është bërë i rëndë, është e nevojshme të optimizohet në të gjitha parametrat e mundshëm.

Metoda 1: Reduktimi i vargut operativ

Gama e funksionimit është zona, veprimet në të cilat unë kujtoj Excel. Nëse dokumenti është duke numëruar, programi rillogaron të gjitha qelizat e hapësirës së punës. Por nuk korrespondon gjithmonë me gamën në të cilën përdoruesi punon me të vërtetë. Për shembull, një hendek i dorëzuar në mënyrë të papërshtatshme larg nga tabela do të zgjerojë madhësinë e vargut operativ në atë element ku ndodhet ky boshllëk. Rezulton se Excel kur rillogariton çdo herë që do të trajtojë një bandë qelizash boshe. Le të shohim se si mund të eliminohet ky problem në shembullin e një tabele specifike.

1. Në fillim, hidhni një sy në peshën e saj para se të optimizoni, për të krahasuar atë që do të jetë pas kryerjes së procedurës. Kjo mund të bëhet duke lëvizur në skedën "Skedari". Shkoni në seksionin "Detajet". Në anën e djathtë të dritares që hapi vetitë themelore të librit. Pronat e para janë madhësia e dokumentit. Siç e shohim, në rastin tonë është 56.5 kilobytes.



2. Para së gjithash, duhet të zbulohet se si hapësira e punës reale është e ndryshme nga ajo që është e nevojshme nga përdoruesi. Është mjaft e thjeshtë për ta bërë këtë. Ne bëhemi në çdo qelizë të tabelës dhe llojin Ctrl + fund kombinim kyç. Excel menjëherë lëviz në qelinë e fundit, të cilën programi e konsideron elementin përfundimtar të hapësirës së punës. Siç mund ta shihni, në mënyrë specifike, rasti ynë është një vijë 913383. Duke pasur parasysh se tabela zë vetëm gjashtë linja të para, është e mundur të thuhet faktin se 913377 linjat janë, në fakt, ngarkesa e padobishme, e cila jo vetëm që rrit madhësinë e skedarit , por për shkak të rillogaritjes së përhershme të të gjithë gamës së programit gjatë kryerjes së ndonjë veprimi çon në një ngadalësim në punë në dokument.

   

   Natyrisht, në realitet, një hendek i tillë i madh midis gamës aktuale të punës dhe faktit që Excel pranon për të është mjaft e rrallë, dhe kemi marrë një numër kaq të madh rreshtat për qartësi. Edhe pse, nganjëherë ka edhe raste kur e gjithë zona e gjetheve konsiderohet si pjesë e punës.

3. Për të eliminuar këtë problem, ju duhet të hiqni të gjitha rreshtat duke filluar nga boshti i parë dhe deri në fund të fletës. Për ta bërë këtë, zgjidhni qelizën e parë, e cila është menjëherë nën tryezë, dhe shkruani çelësin Ctrl + Shift + Arrow.



4. Siç mund ta shohim, pasi të ndahen të gjitha elementet e kolonës së parë, duke filluar nga qeliza e specifikuar dhe deri në fund të tabelës. Pastaj klikoni mbi butonin e duhur të mausit të përmbajtjes. Në menunë e kontekstit që hapet, zgjidhni "Delete".

   

   Shumë përdorues përpiqen të fshijnë duke klikuar në butonin e fshirjes në tastierë, por nuk është e saktë. Ky veprim pastron përmbajtjen e qelizave, por nuk i heq ato vetë. Prandaj, në rastin tonë nuk do të ndihmojë.

5. Pasi të kemi zgjedhur artikullin "Delete ..." në menunë e kontekstit, hapet një dritare e heqjes së qelizave të vogla. I vendosur kaloni në pozicionin "string" në të dhe klikoni në butonin OK.



6. Të gjitha rreshtat e vargut të alokuar u hoqën. Sigurohuni që të thani librin duke klikuar në ikonën e floppy në këndin e sipërm të majtë të dritares.



7. Tani le të shohim se si na ndihmoi. Ne shpërndajmë çdo qelizë të tabelës dhe shkruaj kombinim kyç CTRL + fund. Siç mund ta shihni, Excel caktoi qelizën e fundit të tabelës, që do të thotë se tani është elementi i fundit i hapësirës së punës së gjetheve.



8. Tani ne shkojmë në seksionin "Detajet" të skedës "File" për të gjetur se sa ka rënë pesha e dokumentit tonë. Siç mund ta shihni, tani është 32.5 KB. Kujtojnë se para procedurës së optimizimit, madhësia e saj ishte 56.5 kb. Kështu, ajo është reduktuar me më shumë se 1.7 herë. Por në këtë rast, arritjet kryesore nuk janë as reduktim të peshës së dosjes dhe fakti që programi tani është i përjashtuar nga rillogaritja e vargut në të vërtetë të papërdorur, e cila do të rrisë ndjeshëm shkallën e përpunimit të dokumentit.

Nëse në librin disa fletë me të cilat punoni, ju duhet të bëni një procedurë të ngjashme me secilën prej tyre. Kjo do të zvogëlojë edhe më tej madhësinë e dokumentit.

Metoda 2: Eliminimi i formatimit të tepërt

Një faktor tjetër i rëndësishëm që e bën dokumentin e Excel është më i rëndë, është formatimi i tepërt. Kjo përfshin përdorimin e llojeve të ndryshme të fonteve, kufijve, formateve numerike, por para së gjithash ka të bëjë me derdhjen e qelizave në ngjyra të ndryshme. Pra, para se të formatoni gjithashtu skedarin, ju duhet të mendoni dy herë, dhe nëse është e nevojshme për ta bërë atë ose pa këtë procedurë është e lehtë për të bërë.

Kjo është veçanërisht e vërtetë për librat që përmbajnë një sasi të madhe informacioni që vetë tashmë kanë një madhësi të konsiderueshme. Shtimi i formatimit në libër mund të rrisë peshën e saj edhe disa herë. Prandaj, ju duhet të zgjidhni "mes të artë" midis dukshmërisë së paraqitjes së informacionit në dokument dhe madhësisë së skedarit, për të përdorur formatimin vetëm aty ku është me të vërtetë e nevojshme.

Një faktor tjetër i lidhur me formatimin, peshën e peshës, është se disa përdorues preferojnë të formatojnë qelizat "me një diferencë". Kjo është, ata format jo vetëm vetë tryezën, por edhe varg që është nën të, ndonjëherë edhe deri në fund të fletës, me llogaritjen e faktit se kur linjat e reja do të shtohen në tavolinë, nuk do të jetë e nevojshme për t'i formatuar ato çdo herë.

Por nuk dihet kur do të shtohen linjat e reja dhe sa do të shtohen, dhe formatimi i tillë paraprak ju merrni dosjen tashmë tani, e cila do të ndikojë negativisht dhe me shpejtësinë e punës me këtë dokument. Prandaj, nëse keni aplikuar formatimin e qelizave të zbrazëta që nuk janë të përfshira në tabelë, duhet të hiqet.

1. Para së gjithash, ju duhet të nxjerrni në pah të gjitha qelizat që janë të vendosura poshtë vargut me të dhëna. Për ta bërë këtë, klikoni mbi numrin e vargut të parë bosh në panelin e koordinatave vertikale. Alokuar të gjithë vijën. Pas kësaj, ne aplikojmë kombinimin tashmë të njohur të çelësave të nxehtë Ctrl + Shift + poshtë poshtë.



2. Pas kësaj, e tërë vargu i rreshtit është më i ulët se një pjesë e tabelës së mbushur me të dhëna, të theksuara. Duke qenë në skedën "Home", klikoni në ikonën "Clear", e cila është e vendosur në kasetë në shiritin e veglave të redaktimit. Hapet një menu e vogël. Zgjidhni pozicionin "Clear Formatet" në të.



3. Pas këtij veprimi në të gjitha qelizat e vargut të alokuar, formatimi do të fshihet.



4. Në të njëjtën mënyrë, ju mund të hiqni formatimin e panevojshëm në vetë tabelën. Për ta bërë këtë, zgjidhni qelizat individuale ose varg në të cilin ne e konsiderojmë formatimin e minimumit të dobishëm, klikoni në butonin "Clear" në kasetë dhe zgjidhni artikullin "Clear Formatet" nga lista.



5. Siç mund ta shihni, formatimi në gamën e zgjedhur të tabelës u hoq plotësisht.



6. Pas kësaj, ne e kthejmë këtë varg disa elementë të formatimit që ne e konsiderojmë relevante: kufijtë, formatet numerike etj.

Veprimet e përshkruara më lart do të ndihmojnë në mënyrë të konsiderueshme të zvogëlojnë madhësinë e librit të Excel dhe të përshpejtojnë punën në të. Por është më mirë të përdorësh fillimisht formatimin vetëm aty ku është me të vërtetë e përshtatshme dhe e nevojshme sesa të kalosh kohë për të optimizuar dokumentin.

Mësimi: Formati i tabelave në Excel

Metoda 3: Heqja e lidhjeve

Në disa dokumente, një numër shumë i madh i lidhjeve nga ku janë forcuar vlerat. Kjo gjithashtu mund të ngadalësojë seriozisht shpejtësinë e punës në to. Veçanërisht ndikuar fuqishëm nga referencat e jashtme në libra të tjerë, megjithëse referencat e brendshme gjithashtu reflektohen negativisht në performancë. Nëse burimi vjen nga ku lidhja merr informacionin nuk është përditësuar vazhdimisht, domethënë, kuptimi për të zëvendësuar adresat e referencës në qelizat në vlerat normale. Kjo është e aftë të rrisë shpejtësinë e punës me dokumentin. Lidhja ose vlera është në një qelizë të veçantë, në rreshtin e formulës pas zgjedhjes së sendit.

1. Zgjidhni zonën e përfshirë me referenca. Duke qenë në skedën në shtëpi, klikoni mbi butonin "Copy" i cili ndodhet në kasetë në grupin e cilësimeve të Clipboard.

   

   Përndryshe, pas zgjedhjes së një diapazoni, ju mund të përdorni një kombinim të çelësave të nxehtë Ctrl + C.

2. Pas kopjimit të të dhënave, mos e hiqni përzgjedhjen nga zona, dhe klikoni mbi butonin e djathtë të miut. Menuja e kontekstit është nisur. Në të, në bllokun "Insert Settings", ju duhet të klikoni në ikonën "Vlerat". Ajo ka një pamje të piktogrameve me numrat e përshkruar.



3. Pas kësaj, të gjitha referencat në zonën e dedikuar do të zëvendësohen me vlera statistikore.

Por ju duhet të mbani mend se ky opsion për të optimizuar librin Excel nuk është gjithmonë i pranueshëm. Ajo mund të zbatohet vetëm kur të dhënat nga burimi origjinal nuk është dinamik, domethënë, ata nuk do të ndryshojnë me kalimin e kohës.

Metoda 4: ndryshimet e formatit

Një mënyrë tjetër për të zvogëluar ndjeshëm madhësinë e skedarit është të ndryshoni formatin e saj. Kjo metodë, ndoshta, shumica e të gjitha ndihmojnë për të shtrydhur librin, edhe pse është gjithashtu e nevojshme për të përdorur opsionet e mësipërme në kompleks.

Në Excel ka disa formate "amtare" - XLS, XLSX, XLSM, XLSB. Formati XLS ishte zgjerimi bazë për versionin e programit të Excel 2003 dhe më herët. Ai është tashmë i vjetëruar, por, megjithatë, shumë përdorues ende vazhdojnë të zbatohen. Përveç kësaj, ka raste kur duhet të ktheheni në punë me dosjet e vjetra që janë krijuar shumë vite më parë edhe në mungesë të formateve moderne. Jo për të përmendur faktin se shumë programe të palëve të treta po punojnë me libra me këtë zgjerim, të cilat nuk dinë të përpunojnë opsionet e mëvonshme për dokumentet Excel.

Duhet të theksohet se libri i zgjerimit të XLS ka një madhësi shumë më të madhe sesa analogu i tanishëm i formatit XLSX, i cili në kohën e tashme excel përdor si ai kryesor. Para së gjithash, kjo është për shkak të faktit se skedarët XLSX janë arkiva në thelb të ngjeshura. Prandaj, nëse përdorni zgjatjen e XLS, por dëshironi të zvogëloni peshën e librit, atëherë kjo mund të bëhet thjesht duke e ndalur atë në formatin XLSX.

1. Për të kthyer dokumentin nga formati XLS në formatin XLSX, shkoni në skedën e skedarit.



2. Në dritaren që hapet, menjëherë i kushtoj vëmendje seksionit "detaje", ku tregohet se për momentin pesha e dokumentit është 40 KB. Tjetra, klikoni mbi emrin "Ruaj si ...".



3. Hapet dritarja e Save. Nëse dëshironi, mund të shkoni në dosjen e re, por shumica e përdoruesve janë më të përshtatshëm për të ruajtur një dokument të ri në të njëjtin vend ku kodi burimor. Emri i librit, nëse dëshiron, mund të ndryshohet në fushën e "emrit të skedarit", megjithëse nuk është e nevojshme. Gjëja më e rëndësishme në këtë procedurë është vendosja e "llojit të skedarit" fushë "Excel (.xlsx)". Pas kësaj, ju mund të shtypni butonin "OK" në pjesën e poshtme të dritares.



4. Pas ruajtjes është prodhuar, shkoni në seksionin "Detajet" të skedës së skedarit për të parë se sa peshë ka rënë. Siç mund ta shihni, tani është 13.5 Kbytes kundër 40 kbytes para procedurës së konvertimit. Kjo është, vetëm një kursim në formatin modern bëri të mundur që të shtrydh librin pothuajse tri herë.

Përveç kësaj, ekziston një tjetër format modern XLSB ose libër binar në excele. Në të, dokumenti është ruajtur në kodimin binar. Këto skedarë peshojnë edhe më pak se librat në formatin XLSX. Përveç kësaj, gjuha në të cilën ato regjistrohen më afër programit Excel. Prandaj, punon me libra të tillë më shpejt se sa me ndonjë zgjatje tjetër. Në të njëjtën kohë, libri i formatit të specifikuar mbi funksionalitetin dhe mundësitë e përdorimit të mjeteve të ndryshme (formatimi, funksionet, grafikët, etj.) Nuk është inferior ndaj formatit XLSX dhe tejkalon formatin XLS.

Arsyeja kryesore pse XLSB nuk u bë formati i parazgjedhur në Excel është se programet e palëve të treta janë praktikisht në gjendje të punojnë me të. Për shembull, nëse keni nevojë të eksportoni informacion nga Excel në një program 1C, mund të bëhet me dokumente XLSX ose XLS, por jo me XLSB. Por, nëse nuk planifikoni të transferoni të dhëna në ndonjë program të palës së tretë, mund të ruani me siguri dokumentin në formatin XLSB. Kjo do t'ju lejojë të zvogëloni madhësinë e dokumentit dhe të rrisni shpejtësinë e punës në të.

Procedura për ruajtjen e skedarit në zgjerimin XLSB është e ngjashme me atë që kemi bërë për të zgjeruar XLSX. Në skedën "Skedari", klikoni mbi "Ruaj si ...". Në dritaren e kursimit që hapet në fushën e "llojit të skedarit", ju duhet të zgjidhni opsionin "Libri Excel (* .xlsb)". Pastaj klikoni në butonin "Save".

Ne shikojmë peshën e dokumentit në seksionin "Detajet". Siç mund ta shihni, ajo ka rënë edhe më shumë dhe tani është vetëm 11.6 KB.

Duke përmbledhur rezultatet e përgjithshme, mund të themi se nëse jeni duke punuar me një skedar XLS, atëherë mënyra më efektive për të zvogëluar madhësinë e tij është energjia në formatet moderne XLSX ose XLSB. Nëse tashmë përdorni të dhënat e zgjerimit të skedarëve, atëherë për të zvogëluar peshën e tyre, duhet të konfiguroni siç duhet hapësirën e punës, hiqni formatimin e tepërt dhe referencat e panevojshme. Ju do të merrni kthimin më të madh nëse prodhoni të gjitha këto veprime në kompleks, dhe mos kufizoni veten në një opsion.