Kako ustvariti bazo podatkov v Excelu

Paket Microsoft Office ima poseben program za ustvarjanje baze podatkov in delo z njimi - dostop. Kljub temu, mnogi uporabniki raje uporabljajo aplikacijo bolj seznanjeni z njimi za te namene - Excel. Opozoriti je treba, da ima ta program vsa orodja za ustvarjanje polnopravne baze podatkov (baza podatkov). Ugotovimo, kako to storiti.

Proces ustvarjanja

Baza podatkov v Exaleu je strukturiran nabor informacij, ki se razdelijo s stolpci in listi listov.

Po posebni terminologiji se BD linije imenujejo "zapisi". V vsakem zapisu obstajajo informacije o ločenem predmetu.

Stolpci se imenujejo "Polja". Vsako polje ima ločen parameter vseh zapisov.

To je, okvir katere koli baze podatkov v Excelu je redna tabela.

Ustvarjanje mize

Torej, najprej, moramo ustvariti tabelo.

1. Vnesite glave podatkovnih bazi polj (stolpcev).



2. Izpolnite ime vnosov (vrstice) baze podatkov.



3. Pojdite na polnjenje podatkov baze podatkov.



4. Ko je baza podatkov napolnjena, formatu informacije v njem po svoji presoji (pisave, meje, polnjenje, izbor, lokacija besedila glede na celico itd.).

Na tem je zaključen ustvarjanje okvira BD.

Lekcija: Kako narediti mizo v Excelu

Dodeljevanje atributov baze podatkov

Da bi Excel zaznati tabelo, ki ni tako kot vrsto celic, in sicer, kot baza podatkov, mora dodeliti ustrezne atribute.

1. Pojdite na zavihek "Podatki".



2. Poudarite celotno paleto tabele. Kliknite desni gumb miške. V kontekstnem meniju kliknite gumb »Dodelite ime ...«.



3. V stolpcu »Ime« navedite ime, ki ga želimo poimenovati bazo podatkov. Obvezno stanje je, da se mora ime začeti s pismom, v njem pa ne bi smelo biti presledkov. V stolpcu "Območje" lahko spremenite naslov območij tabele, če pa ga pravilno dodelite, potem ni treba ničesar spremeniti tukaj. Če želite, lahko določite opombo v ločenem polju, vendar ta parameter ni obvezen. Ko so vse spremembe narejene, kliknite gumb »OK«.



4. Kliknite na gumb "Shrani" na vrhu okna ali vnesite tipke CTRL + S na tipkovnici, da shranite bazo podatkov na trdem disku ali odstranljivih medijev, ki so povezani z računalnikom.

To lahko rečemo, da že imamo že pripravljeno bazo podatkov. Lahko delate z njo in v takšnem stanju, saj je zdaj zastopana, vendar bodo številne priložnosti odrezane. Spodaj bomo analizirali, kako narediti bazo podatkov bolj funkcionalno.

Razvrščanje in filter

Delo z bazami podatkov, prvič, določa možnost naročanja, izbire in razvrščanja evidenc. Te funkcije povežite z našo bazo podatkov.

1. Naložimo informacije, ki bodo izvajale racionalizacijo. Kliknite na gumb "Razvrsti", ki se nahaja na traku v jezičku "Data" v orodni vrstici "Razvrsti in filter".

   

   Razvrščanje lahko izvede skoraj vsak parameter:

   • Ime abecede;
   • datum;
   • Številko itd.
2. V naslednjem oknu, ki se pojavi, bo vprašanje vprašanje, ali naj ga uporabljate samo izbrano območje ali ga samodejno razširi. Izberite samodejno razširitev in kliknite gumb »Razvrsti ...«.



3. Odpre se okno Razvrščanje nastavitev. V polju "Razvrsti po" navedite ime polja, na katerega bo potekal.
   • V polju "Razvrsti" je to natančno označeno, kako bo izveden. Za bazo podatkov je najbolje, da izberete parameter "vrednosti".
   • V polju "naročilu" navedite, kateri naročilo bo razvrščeno. Za različne vrste informacij so v tem oknu prikazane različne vrednosti. Na primer, za besedilne podatke - to bo vrednost "od A do Z" ali "od I do", in za numerično - "naraščajoče" ali "padajoče".
   • Pomembno je, da sledite tako, da "Moji podatki vsebujejo glave" stali oznako. Če ni, potem ga morate postaviti.

   Ko vnesete vse želene parametre, kliknite gumb »OK«.

   

   Po tem bodo informacije v bazi podatkov razvrščene glede na navedene nastavitve. V tem primeru smo izvedli razvrščanje z imeni zaposlenih v podjetju.



4. Ena izmed najbolj primernih orodij pri delu v podatkovni bazi Excel je avtoFilter. Osvetlimo celotno paleto baze podatkov in v nastavitvenem bloku "Razvrsti in filtriranje" s klikom na gumb "Filter".



5. Kot vidimo, po tem, piktogrami pojavili v celicah z imenom polj v obliki obrnjenih trikotnikov. Kliknite na ikono tega stolpca, katerega vrednost se bo filtrirala. V oknu, ki se odpre, odstranite potrditvena polja iz teh vrednosti, zapise, s katerimi se želimo skriti. Po izbiri se kliknite gumb "OK".

   

   Kot lahko vidite, po tem, vrstice, kjer so vrednosti vsebovane, iz katerih smo odstranili klopi so bili skriti iz tabele.

6. Da bi vrnili vse podatke na zaslonu, s klikom na ikono stolpca, ki smo filtrirali, in v oknu, ki se odpre, nasproti vseh elementov, nastavite kontrolno oznako. Nato kliknite na gumb "OK".



7. Da bi popolnoma odstranili filtriranje, kliknite gumb "Filter" na traku.

Lekcija: Razvrščanje in filtriranje podatkov v Excel

Iskanje

Če obstaja velika iskanje baze podatkov, je primerno za izdelavo s pomočjo posebnega orodja.

1. Če želite to narediti, pojdite na zavihek »Domov« in na traku v orodni blok »Urejanje« Kliknite na gumb »Najdi in dodeliti«.



2. Odpre se okno, v katerem želite določiti želeno vrednost. Po tem, kliknimo na gumb »Najdi naslednje« ali »Najdi vse«.



3. V prvem primeru je prva celica, v kateri je določena vrednost aktivna.

   

   V drugem primeru se odpre celoten seznam celic, ki vsebujejo to vrednost.

Lekcija: Kako narediti iskanje v Exale

Pritrdilna območja

Pri ustvarjanju baze podatkov utrdite celice z imenom vnosov in polj. Pri delu z veliko bazo je preprosto stanje. V nasprotnem primeru je nenehno preživeti čas, da se pomikate skozi list, da vidite, katera vrstica ali stolpec ustreza določeni vrednosti.

1. Osvetlimo celico, območja od zgoraj in na levi strani, od katerih morate popraviti. Nahaja se takoj pod pokrovom in desno od imen evidenc.



2. Biti v jeziku "View" s klikom na gumb "Secure Area", ki se nahaja v orodni vrstici »okna«. Na spustnem seznamu izberite vrednost, da "pritrdite območje".

Zdaj imena polj in zapisov bodo vedno imeli pred vašimi očmi, ne glede na to, kako daleč se ne pomikate skozi list s podatki.

Lekcija: Kako popraviti območje v Excelu

Spustni seznam

Za nekatera področja bo tabela optimalno organizirala spustnega seznama, tako da lahko uporabniki z dodajanjem novih evidenc določijo le določene parametre. To je ustrezno, na primer, za talno polje. Konec koncev, je možno le dve možnosti: moški in ženska.

1. Ustvarite dodaten seznam. Priročno, da se postavi na drug list. V njem določite seznam vrednosti, ki se bodo pojavile na spustnem seznamu.



2. Ta seznam označujemo in kliknemo na desni gumb miške. V meniju, ki se prikaže, izberite točko »Dodelite ime ...«.



3. Odpre se že znano okno. Na ustreznem področju dodelimo ime na našo ponudbo, v skladu z zgoraj navedenimi pogoji.



4. Vrnemo se v list z bazo podatkov. Izberite območje, na katerega bo uporabljen spustni seznam. Pojdite na zavihek "Podatki". Kliknite na gumb »Podatki«, ki se nahaja na traku v orodni vrstici »Delo s podatki«.



5. Odpre se vidna vrednost potrditve. V polju podatkovnega tipa nastavite preklop na položaj "Seznam". V polju "vir" smo nastavili znak "=" in takoj po tem, ko ne napišete imena spustnega seznama, ki mu smo mu dali malo višje. Po tem kliknite na gumb "OK".

Zdaj, ko poskušate vnesti podatke v območju, kjer je bila omejitev ugotovljena, se bo seznam prikazan, v katerem lahko izbirate med dobro nastavljenimi vrednostmi.

Če poskusite napisati poljubne znake v teh celicah, se prikaže sporočilo o napaki. Morali se je vrniti in narediti pravi vtis.

Lekcija: Kako narediti spustni seznam v Excelu

Seveda, Excel je slabši v svojih zmožnostih specializiranih programov za ustvarjanje baz podatkov. Kljub temu ima orodje, ki bo v večini primerov zadovoljil potrebe uporabnikov, ki želijo ustvariti bazo podatkov. Glede na dejstvo, da Excelove zmogljivosti, v primerjavi s specializiranimi aplikacijami, so običajni uporabniki znani veliko bolje, potem v zvezi s tem, razvoj Microsofta ima celo nekaj koristi.