Kako zmanjšati velikost datoteke Excel

Ko delate v Excele, nekatere tabele dosežejo precej impresivno velikost. To vodi do dejstva, da se velikost dokumenta poveča, včasih celo ducat megabajtov in še več. Povečanje teže Excelovega knjiga vodi ne le na povečanje njenega kraja, ki je zaseden na trdem disku, temveč je še pomembneje, da se počasnejša hitrost izvajanja različnih dejanj in procesov v njem. Excel program preprosto postavite, da se pri delu s takšnim dokumentom začne upočasniti. Zato postane vprašanje optimizacije in zmanjšanja takšnih knjig. Ugotovimo, kako zmanjšati velikost datoteke v Excele.

Postopek zmanjšanja velikosti knjig

Optimizirajte rojeno datoteko, mora biti takoj v več smereh. Mnogi uporabniki ne prepoznajo, ampak pogosto knjiga Excel vsebuje številne nepotrebne informacije. Ko je datoteka majhna za to, nihče ne posveča posebne pozornosti, če pa je dokument postal okoren, ga je treba optimizirati v vseh možnih parametrih.

Metoda 1: Zmanjšanje obsega delovanja

Območje delovanja je območje, dejanja, v katerih se spominjam Excel. Če se dokument šteje, program ponovno izračuna vse celice delovnega prostora. Vendar pa ne ustreza se območju, v katerem uporabnik resnično deluje. Na primer, neustrezno dostavljeno vrzel daleč od tabele bo razširila velikost delovnega območja na ta element, kjer se nahaja ta vrzel. Izkazalo se je, da je Excel pri preračunavanju vsakič, ko bo obvladal kup praznih celic. Poglejmo, kako se ta problem lahko izloči na primer določene tabele.

1. Najprej si oglejte svojo težo, preden optimizirate, primerjati, kaj bo po izvedbi postopka. To je mogoče storiti s premikanjem v jeziček "Datoteka". Pojdite na razdelek »Podrobnosti«. Na desni strani okna, ki je odprla osnovne lastnosti knjige. Prve lastnosti so velikost dokumenta. Kot vidimo, v našem primeru je 56,5 kilobajtov.



2. Najprej je treba ugotoviti, kako se pravi delovni prostor razlikuje od tistega, ki ga uporabnik resnično potrebuje. To je zelo preprosto. Postanemo v kateri koli celici mize in vnesite kombinacijo tipk Ctrl + End. Excel se takoj premakne v zadnjo celico, ki jo program upošteva končni element delovnega prostora. Kot lahko vidite, v posebej, naš primer je linija 913383. Glede na to, da tabela zaseda le šest prvih vrstic, je mogoče navesti dejstvo, da je 913377 linij, v resnici, neuporabna obremenitev, ki ne samo poveča velikost datoteke , Vendar pa zaradi trajnega preračuna celotnega obsega programa pri izvajanju kakršnega koli dejanja vodi do upočasnitve dela na dokumentu.

   

   Seveda, v resnici, tako velika vrzel med dejanskim delovnim razponom in dejstvom, da Excel sprejme, je precej redko, in tako veliko število vrstic za jasnost. Čeprav, včasih obstajajo tudi primeri, ko se celotno območje listov šteje za obdelovanec.

3. Da bi odpravili ta problem, morate odstraniti vse vrstice, ki se začnejo od prvega praznega in do konca lista. Če želite to narediti, izberite prvo celico, ki je neposredno pod mizo, in vnesite tipko s puščico CTRL + SHIFT +.



4. Kot lahko vidimo, po tem vse elemente prvega stolpca, ki se začnejo iz določene celice in do konca tabele, dodeljenih. Nato kliknite na gumb z desno miško vsebino. V kontekstnem meniju, ki se odpre, izberite »Izbriši«.

   

   Mnogi uporabniki poskušajo izbrisati s klikom na gumb Izbriši na tipkovnici, vendar to ni pravilno. To dejanje izbriše vsebino celic, vendar jih ne odstrani sami. Zato v našem primeru ne bo pomagalo.

5. Ko smo v kontekstnem meniju izbrali element "Izbriši ...", se odpre okno za odstranjevanje malih celic. V njem sem nastavila stikalo na položaj "String" in kliknite gumb OK.



6. Odstranjene so bile vse vrste dodeljenega razpona. Bodite prepričani, da posušite knjigo s klikom na disketo ikono v zgornjem levem kotu okna.



7. Zdaj pa vidimo, kako nam je pomagalo. Dodelimo celico mize in vnesite kombinacijo tipk Ctrl + End. Kot lahko vidite, Excel dodeli zadnjo celico mize, kar pomeni, da je zdaj zadnji element delovnega prostora listov.



8. Sedaj se premaknemo na razdelek »Podrobnosti« na kartici »Datoteka«, da bi ugotovili, koliko se je zmanjšala teža našega dokumenta. Kot lahko vidite, je zdaj 32,5 kB. Spomnimo se, da je bila pred optimizacijskim postopkom njena velikost 56,5 KB. Tako se je zmanjšala za več kot 1,7-krat. Toda v tem primeru glavni dosežek ni niti zmanjšanje teže datoteke, in dejstvo, da je program zdaj izvzet iz preračunanega dejansko neuporabljenega območja, ki bo znatno povečal stopnjo predelave dokumenta.

Če v knjigi več listov, s katerim delate, morate opraviti podoben postopek z vsakim od njih. To bo celo dodatno zmanjšalo velikost dokumenta.

2. način: Odprava redundantnega oblikovanja

Drug pomemben dejavnik, ki omogoča Excel dokument, je težji, je odveč formatiranje. To vključuje uporabo različnih vrst pisav, meja, številskih formatov, vendar najprej se nanaša na izlivanje celic v različnih barvah. Torej, preden dodatno formatirajte datoteko, morate dvakrat razmisliti in ali je to potrebno ali brez tega postopka enostavno.

To še posebej velja za knjige, ki vsebujejo veliko količino informacij, ki že imajo veliko velikosti. Dodajanje oblikovanja v knjigo lahko poveča svojo težo še večkrat. Zato morate izbrati »Zlato« sredino med vidnostjo predstavitvenih informacij v dokumentu in velikosti datoteke, da uporabite samo formatiranje, kjer je to res potrebno.

Še en dejavnik, povezan z oblikovanjem, utežjem, je, da nekateri uporabniki raje formatirajo celice "z maržo." To pomeni, da ne oblikujejo samo tabele, ampak tudi obseg, ki je pod njo, včasih celo do konca lista, z izračunom dejstva, da ko bodo nove vrstice dodane v tabelo, ne bo jih je treba ob vsakem času formatirati.

Vendar pa ni znano, ko bodo dodane nove vrstice in koliko bodo dodane, in takšno predhodno oblikovanje, ki ga zdaj vzamete datoteko že zdaj, kar bo negativno vplivalo na hitrost dela s tem dokumentom. Zato, če ste uporabili oblikovanje na prazne celice, ki niso vključene v tabelo, jo je treba odstraniti.

1. Prvič, morate poudariti vse celice, ki se nahajajo pod razponom s podatki. Če želite to narediti, kliknite na številko prvega praznega niza na navpični koordinatni plošči. Dodeljena celotna vrstica. Po tem uporabljamo že znano kombinacijo vročih ključev Ctrl + Shift + navzdol.



2. Po tem je celotna razpona vrstice nižja od dela tabele, napolnjene s podatki, je označen zbudi. Biti v zavihku »Domov«, kliknite na "jasno" ikono, ki se nahaja na traku v orodni vrstici za urejanje. Odpre se majhen meni. V njej izberite položaj "Clear formate".



3. Po tem delovanju v vseh celicah dodeljenega razpona se črta oblikovanje.



4. Na enak način lahko odstranite nepotrebno oblikovanje v sami tabeli. Če želite to narediti, izberite posamezne celice ali obseg, v katerem razmislimo, da je najmanjša uporabna, kliknite gumb "Clear" na traku in izberite element "Clear Format" s seznama.



5. Kot lahko vidite, je bilo oblikovanje v izbranem območju tabele popolnoma odstranjeno.



6. Po tem, to območje vrnemo nekatere oblikovalske elemente, ki jih menimo, pomembne: meje, številske formate itd.

Zgoraj opisani ukrepi bodo pomagali znatno zmanjšati velikost excel knjige in pospešiti delo v njem. Vendar je bolje, da na začetku uporabljate samo formatiranje, kjer je resnično primerno in potrebno, kot da bi porabili čas za optimizacijo dokumenta.

Lekcija: Oblikovanje tabel v Excelu

Metoda 3: Odstranjevanje povezav

V nekaterih dokumentih je zategnjeno zelo veliko število povezav, od koder se vrednote. To lahko tudi resno upočasni hitrost dela v njih. Posebej močno vplivajo zunanje sklicevanja na druge knjige, čeprav se notranje reference negativno odražajo v uspešnosti. Če vir prihaja, od koder povezava sprejme informacije, se ne nenehno posodabljajo, to je pomen, ki nadomešča referenčne naslove v celicah na normalne vrednosti. To je sposobno povečati hitrost dela z dokumentom. Povezava ali vrednost je v določeni celici, v vrstici formule po izbiri elementa.

1. Izberite območje, ki ga vsebuje reference. Biti na kartici Home, kliknite na gumb "Copy", ki se nahaja na traku v skupini nastavitev odložišča.

   

   Druga možnost je, po izbiri območja, lahko uporabite kombinacijo vroče tipk Ctrl + C.

2. Po kopiranju podatkov ne odstranite izbire s področja in kliknite na to desno miškino tipko. Zažen je kontekstni meni. V njem, v bloku "Vstavi nastavitve", morate klikniti na ikono "Vrednosti". Ima pogled na piktograme s številnimi številkami.



3. Po tem bodo vsa reference na namenskem območju nadomeščena s statističnimi vrednostmi.

Vendar se morate zapomniti, da ta možnost optimiziranja Excel knjige ni vedno sprejemljiva. Lahko se uporablja samo, če podatki iz prvotnega vira niso dinamični, to je, da se ne bodo spremenili s časom.

Metoda 4: Spremembe formata

Drug način za bistveno zmanjšanje velikosti datoteke je, da spremenite njeno obliko. Ta metoda, verjetno večina vseh pomaga stisniti knjigo, čeprav je potrebno tudi uporabiti zgornje možnosti v kompleksu.

V Excelu obstaja več "Native" formatov datotek - XLS, XLSX, XLSM, XLSB. Oblika XLS je bila osnovna razširitev za programsko različico programa Excel 2003 in prej. On je že zastarel, vendar je kljub temu še vedno mogoče uporabiti veliko uporabnikov. Poleg tega obstajajo primeri, ko se morate vrniti na delo s starimi datotekami, ki so bile ustvarjene pred mnogimi leti, tudi v odsotnosti sodobnih formatov. Da ne omenjam dejstva, da mnogi programi tretjih oseb delajo s knjigami s to širjenjem, ki ne vedo, kako obdelovati kasnejše možnosti za Excel dokumentov.

Opozoriti je treba, da ima razširitvena knjiga XLS veliko večjo velikost od trenutnega analognega formata XLSX, ki je v tem trenutku Excel uporablja kot glavni. Prvič, to je posledica dejstva, da so datoteke XLSX v bistvu stisnjene arhive. Zato, če uporabljate razširitev XLS, vendar želite zmanjšati težo knjige, potem je to mogoče storiti preprosto ustaviti v formatu XLSX.

1. Za pretvorbo dokumenta iz formata XLS v format XLSX, pojdite na zavihek Datoteka.



2. V oknu, ki se odpre, takoj pazim na razdelek »Podrobnosti«, kjer je navedeno, da je ta teža dokumenta 40 KB. Nato kliknite na ime "Shrani kot ...".



3. Odpre se okno Shrani. Če želite, lahko greste v nov imenik, vendar večina uporabnikov je bolj priročna za shranjevanje novega dokumenta na istem mestu, kjer izvorna koda. Ime knjige, po želji, se lahko spremeni v polje "Ime datoteke", čeprav ni potrebno. Najpomembnejša stvar v tem postopku je, da nastavite polje "Vrsta datoteke" "Excel (.xlsx)" Knjiga. Po tem lahko pritisnete gumb "OK" na dnu okna.



4. Po shranjevanju je izdelan, pojdite na razdelek »Podrobnosti« v jezičku datoteke, da vidite, koliko teže se je zmanjšalo. Kot lahko vidite, je zdaj 13,5 kbytes proti 40 KBytes pred postopkom pretvorbe. To je, eden samo shranjevanje v sodobni obliki je omogočil, da je knjigo skoraj trikrat pritiskala.

Poleg tega obstaja še en modern XLSB format ali binarna knjiga v Excele. V njem se dokument shrani v binarno kodiranje. Te datoteke tehtajo še manj kot knjige v formatu XLSX. Poleg tega je jezik, na katerem so zabeleženi najbližji programu Excel. Zato deluje s takšnimi knjigami hitreje kot pri vsakem drugem podaljšanju. Hkrati pa knjiga določene oblike na funkcionalnosti in možnosti uporabe različnih orodij (oblikovanje, funkcije, grafi, itd) ni slabša od formata XLSX in presega format XLS.

Glavni razlog, zakaj XLSB ni postal privzeta oblika v Excelu, je, da so programi tretjih oseb praktično sposobni delati z njim. Na primer, če potrebujete izvoz informacij iz Excela v program 1C, je mogoče storiti z dokumenti XLSX ali XLS, vendar ne z XLSB. Ampak, če ne nameravate prenesti podatke na kateri koli program tretjih oseb, lahko dokument shranite v xlsb format. To vam bo omogočilo, da zmanjšate velikost dokumenta in povečate hitrost dela v njem.

Postopek za shranjevanje datoteke v širitvi XLSB je podoben tistemu, ki smo ga naredili za razširitev XLSX. V zavihku »Datoteka« kliknite »Shrani kot ...«. V shranjenem oknu, ki se odpre v polju "Tip datoteke", morate izbrati možnost »Excel Book (* .xlsb)«. Nato kliknite gumb »Shrani«.

Ogledamo težo dokumenta v razdelku »Podrobnosti«. Kot lahko vidite, se je zmanjšala še več in je zdaj le 11,6 kB.

Če povzamemo splošne rezultate, lahko rečemo, da če delate s datoteko XLS, potem najučinkovitejši način za zmanjšanje njegove velikosti je energiziranje v sodobnih formatih XLSX ali XLSB. Če že uporabljate podatke o razširitvi datotek, potem, da zmanjšate svojo težo, morate ustrezno konfigurirati delovni prostor, odstranite presežno oblikovanje in nepotrebne reference. Prejeli boste največjo vrnitev, če izdelujete vsa ta dejanja v kompleksu, in ne omejite na eno možnost.