Čím častejšie prijímate a posielate listy, tým viac korešpondencie je uložená v počítači. A samozrejme vedie k tomu, že disk končí miesto. Tiež môže viesť k tomu, že program Outlook jednoducho prestane akceptovať písmená. V takýchto prípadoch postupujte podľa veľkosti zásuvky av prípade potreby odstráňte extra písmená.
Avšak, na uvoľnenie miesta, nie je potrebné vymazať všetky písmená. Najdôležitejšie možno jednoducho archivovať. Ako to urobiť, budeme v tomto pokyni analyzovať.
Celkovo program Outlook poskytuje dva spôsoby, ako archivovať poštu. Prvá je automatická a druhá príručka.
Automatická archivácia písmen
Začnime s najpohodlnejším spôsobom - je to automatická archivácia pošty.
Výhody tejto metódy sú, že výhľad bude archivovať filmy sami bez vašej účasti.
Môžete atribútovať nevýhodám spolupracovať, že všetky písmená a potrebné a nie sú potrebné.
Ak chcete konfigurovať automatickú archiváciu, musíte kliknúť na tlačidlo "Parametre" v ponuke "Súbor".
Ďalej prejdite na kartu "Rozšírená" a v skupine Autarchivation, kliknite na "Auto Archive Setup".
Teraz zostáva nastaviť potrebné nastavenia. Ak to chcete urobiť, nastavte začiarkavacie políčko "Autoarchivácia každý ... Days" a tu nastavujeme obdobie archivácie v dňoch.
Potom nakonfigurujte parametre podľa vášho uváženia. Ak chcete, aby program Outlook požadoval potvrdenie pred začatím archívu, začiarknite políčko "Požiadavka na Auto Archive", ak sa to nevyžaduje, zrušte začiarknutie políčka a program bude robiť všetko sami.
Nižšie môžete nakonfigurovať automatické odstránenie starých písmen, kde môžete nastaviť aj maximálny "vek" listu. A tiež určiť, čo robiť so starými písmenami - presunúť ich do samostatného priečinka alebo ich jednoducho odstrániť.
Po vykonaní požadovaných nastavení môžete kliknúť na tlačidlo "Použiť nastavenia na všetky priečinky".
Ak chcete vybrať priečinky, ktoré chcete archivovať, potom v tomto prípade musíte prejsť na vlastnosti každého priečinka a nalaďte tam autoariváciu.
Nakoniec stlačte tlačidlo "OK", aby ste potvrdili vykonané nastavenia.
Aby ste mohli zrušiť autoariváciu, stačí to, aby sa box "Autarchivácia každý ... dni".
Ručné archivácie listy
Teraz budeme analyzovať manuálny spôsob archivácie.
Táto metóda je pomerne jednoduchá a nevyžaduje žiadne ďalšie nastavenia od používateľov.
Ak chcete odoslať e-mail do archívu, musí byť v zozname písmen zvýraznený a kliknite na tlačidlo "Archív". Ak chcete archivovať skupinu listov, stačí len zvýrazniť požadované písmená a potom stlačte rovnaké tlačidlo.
Táto metóda má tiež svoje výhody a nevýhody.
Výhody možno pripísať tomu, čo si vyberiete, aké listy vyžadujú archiváciu. No, mínus je manuálne vykonávanie archivácie.
Outlook e-mailový klient teda poskytuje svojim používateľom niekoľko možností na vytvorenie archívu listov. Pre spoľahlivosť môžete použiť oboje. To znamená, že začnete nastaviť autoslavovanie a potom, ako potrebujete posielať listy do archívu sami a odstrániť príliš veľa.