Pri práci s rovnakými údajmi umiestnenými v rôznych tabuľkách, listoch, alebo dokonca knihy, pre pohodlie vnímania, je lepšie zhromažďovať informácie dohromady. V programe Microsoft Excel môžete vyrovnať s touto úlohou pomocou špeciálneho nástroja s názvom "Konsolidácia". Poskytuje možnosť zhromažďovať rôzne údaje do jednej tabuľky. Zoznámte sa, ako sa to robí.
Podmienky vykonávania konsolidačného konania
Prirodzene, nie všetky tabuľky môžu byť konsolidované do jedného, ale iba tie, ktoré zodpovedajú určitým podmienkam:- Stĺpce vo všetkých tabuľkách by mali mať rovnaký názov (iba permutácia stĺpcov na miestach);
- Nemali by existovať žiadne stĺpce ani riadky s prázdnymi hodnotami;
- Šablóny v tabuľkách musia byť rovnaké.
Vytvorenie konsolidovanej tabuľky
Zvážte, ako vytvoriť konsolidovanú tabuľku na príklade troch tabuliek, ktoré majú rovnakú šablónu a dátovú štruktúru. Každý z nich sa nachádza na samostatnom liste, aj keď na rovnakom algoritme môžete vytvoriť konsolidovanú tabuľku z údajov umiestnených v rôznych knihách (súboroch).
- Otvorte samostatný list pre konsolidovanú tabuľku.
- Na otvorenom hárku označujeme bunku, ktorá bude hornou ľavou bunkou novej tabuľky.
- Byť v karte "DATA" kliknutím na tlačidlo "Konsolidácia", ktorá sa nachádza na páske v paneli s nástrojmi "Práca s údajmi".
- Otvorí sa okno Konsolidácia dát.
V poli "Funkcia", musíte vytvoriť, ktorá akcia s bunkami sa vykoná, keď sú čiary a stĺpce zápas zhody. Môžu to byť nasledujúce opatrenia:
- suma;
- číslo;
- priemerný;
- maximum;
- minimum;
- práca;
- množstvo čísel;
- posunutie;
- nestabilná odchýlka;
- vysídlená disperzia;
- Nešťastná disperzia.
Vo väčšine prípadov sa používa funkcia "množstvo".
- V poli Link špecifikujte rozsah buniek jednej z primárnych tabuliek, ktoré sú predmetom konsolidácie. Ak je tento rozsah v tom istom súbore, ale na inom hárku a potom stlačte tlačidlo, ktoré sa nachádza vpravo od poľa zadávania údajov.
- Prejdite na list, kde sa tabuľka nachádza, zvýraznite požadovaný rozsah. Po zadaní údajov sa znova klikneme na tlačidlo umiestnené vpravo od poli, kde bola pridaná adresa buniek.
- Vrátenie do okna Konsolidačné nastavenia Ak chcete pridať bunky, ktoré sú už vybraté do zoznamu pásov, kliknite na tlačidlo Pridať.
Ako môžete vidieť, po tomto, rozsah sa pridá do zoznamu.
Podobne pridajte všetky ostatné rozsahy, ktoré sa budú zúčastňovať na procese konsolidácie dát.
Ak je požadovaný rozsah uverejnený v inej knihe (súbor), potom okamžite stlačíte tlačidlo "Prehľad ...", vyberte súbor na pevnom disku alebo vymeniteľnom médiu a potom vyššie uvedeným spôsobom zvýrazňuje rozsah buniek v tento súbor. Samozrejme, musí byť súbor otvorený.
- Podobne môžu byť vykonané niektoré ďalšie konsolidované nastavenia tabuľky.
Aby sme automaticky pridali názov stĺpcov do hlavičky, umiestnili sme zaškrtnutí v blízkosti "Podpis horného riadku". Aby sme vytvorili zhrnutie údajov, začiarknite políčko o parametri "Ľavý stĺpec". Ak chcete, pri aktualizácii údajov v primárnych tabuľkách sa aktualizujú aj všetky informácie v konsolidovanej tabuľke, potom musíte nainštalovať začiarknutú značku v blízkosti parametra "Vytvoriť komunikáciu s jemnými údajmi". Ale v tomto prípade je potrebné zvážiť, že ak chcete pridať nové riadky k zdrojovej tabuľke, budete musieť odstrániť začiarkavacie políčko z tejto položky a hodnotiť hodnoty manuálne.
Keď sa vykonajú všetky nastavenia, kliknite na tlačidlo "OK".
- Konsolidovaná správa je pripravená. Ako vidíte, údaje sú zoskupené. Ak chcete zobraziť informácie vo vnútri každej skupiny, kliknite na úlohu plus vľavo od tabuľky.
Teraz je obsah skupiny k dispozícii na prezeranie. Podobne môžete odhaliť akúkoľvek inú skupinu.
Ako vidíte, konsolidácia údajov do programu Excel je veľmi pohodlný nástroj, vďaka ktorým môžete zhromažďovať informácie, ktoré sa nachádzajú nielen v rôznych tabuľkách a na rôznych listoch, ale dokonca uverejnené v iných súboroch (knihy). Je to relatívne jednoduché a rýchle.