Ako znížiť veľkosť súboru programu Excel

Pri práci v extele, niektoré tabuľky dosahujú pomerne pôsobivú veľkosť. To vedie k tomu, že veľkosť dokumentu sa zvyšuje, niekedy dokonca tucet megabajtov a viac. Zvýšenie hmotnosti knihy programu Excel vedie nielen na zvýšenie svojho miesta obsadeného na pevnom disku, ale čo je ešte dôležitejšie, pomalšie rýchlosť vykonávania rôznych akcií a procesov v ňom. Jednoducho povedané, pri práci s takýmto dokumentom sa program Excel začne spomaliť. Otázka optimalizácie a zníženia týchto kníh sa preto stáva relevantným. Poďme zistiť, ako znížiť veľkosť súboru v exterele.

Postup zníženia veľkosti knihy

Optimalizácia Narodeného súboru by mal byť okamžite v niekoľkých smeroch. Mnohí používatelia nerozpoznávajú, ale často kniha Excel obsahuje mnoho zbytočných informácií. Keď je súbor malý, nikto neplatí osobitnú pozornosť tomu, ale ak sa dokument stal ťažkopádnym, je potrebné ho optimalizovať vo všetkých možných parametroch.

Metóda 1: Zníženie prevádzkového rozsahu

Prevádzkovým rozsahom je oblasť, akcie, v ktorých si pamätám Excel. Ak sa dokument počíta, program prepočíta všetky bunky pracovného priestoru. Ale nie vždy zodpovedá rozsahu, v ktorom užívateľ skutočne funguje. Napríklad nevhodne dodaná medzera ďaleko od tabuľky rozšíri veľkosť prevádzkového rozsahu k tomuto prvku, kde sa táto medzera nachádza. Ukazuje sa, že EXCEL pri prepočítaní zakaždým, keď bude spracovať veľa prázdnych buniek. Pozrime sa, ako tento problém môže byť odstránený v príklade konkrétnej tabuľky.

1. Najprv sa pozrite na svoju váhu pred optimalizáciou, porovnávať, čo bude po vykonaní postupu. Toto sa dá urobiť presunutím do karty "Súbor". Prejdite na časť "Podrobnosti". Na pravej strane okna, ktorá otvorila základné vlastnosti knihy. Prvé vlastnosti sú veľkosť dokumentu. Ako vidíme, v našom prípade je 56,5 kilobajtov.



2. Po prvé, malo by sa zistiť, ako sa skutočný pracovný priestor líši od toho, ktorý užívateľ skutočne potrebuje. Je to celkom jednoduché. Stávame sa v akejkoľvek bunke tabuľky a zadajte kombináciu klávesov CTRL + End. Excel okamžite sa presunie na poslednú bunku, ktorú program považuje konečný prvok pracovného priestoru. Ako môžete vidieť, konkrétne, náš prípad je riadok 913383. Vzhľadom na to, že tabuľka zaberá len šesť prvých riadkov, je možné uviesť skutočnosť, že 913377 riadkov je v skutočnosti zbytočné zaťaženie, ktoré nielenže zvyšuje veľkosť súboru , ale kvôli trvalému prepočtu celého rozsahu programu pri vykonávaní akejkoľvek akcie vedie k spomaleniu práce na dokumente.

   

   Samozrejme, v skutočnosti, taký veľký priepasť medzi skutočným pracovným rozsahom a skutočnosťou, že Excel prijme, je dosť zriedkavé, a urobili sme taký veľký počet riadkov na jasnosť. Aj keď, niekedy existujú dokonca prípady, keď je celá plocha listu považovaná za obrobok.

3. Ak chcete odstrániť tento problém, musíte odstrániť všetky riadky od prvého prázdneho a až do konca listu. Ak to chcete urobiť, vyberte prvú bunku, ktorá je okamžite pod tabuľkou a zadajte kláves Ctrl + Shift + Arrow.



4. Ako môžeme vidieť, potom, čo boli pridelené všetky prvky prvého stĺpca, počnúc špecifikovanou bunkou a na koniec tabuľky. Potom kliknite na tlačidlo Zobraziť pravé tlačidlo myši. V kontextovom menu, ktorá sa otvorí, vyberte možnosť Odstrániť.

   

   Mnohí používatelia sa pokúšajú odstrániť kliknutím na tlačidlo Odstrániť na klávesnici, ale nie je to správne. Táto akcia vymaže obsah buniek, ale neodstraňuje ich sami. Preto v našom prípade to nepomôže.

5. Potom, čo sme vybrali položku "Delete ..." v kontextovej ponuke, otvorí sa okno s odstránením malého článku. Nastavím prepínač na polohu "reťazec" a kliknite na tlačidlo OK.



6. Všetky rady prideleného rozsahu boli odstránené. Uistite sa, že budete vyschnúť knihu kliknutím na ikonu diskety v ľavom hornom rohu okna.



7. Pozrime sa teraz, ako nám to pomohlo. Prideľujeme každú bunku tabuľky a zadajte kombináciu klávesov CTRL + End. Ako vidíte, Excel pridelil poslednú bunku stola, čo znamená, že teraz je to posledný prvok pracovného priestoru listov.



8. Teraz sa presunieme na časť "Podrobnosti" na karte "Súbor", aby ste zistili, koľko sa váha nášho dokumentu znížila. Ako vidíte, je teraz 32,5 kB. Pripomeňme, že pred optimalizačným postupom bola jeho veľkosť 56,5 kb. Tak sa zníži o viac ako 1,7-krát. Ale v tomto prípade, hlavným úspechom nie je ani zníženie hmotnosti spisu a skutočnosť, že program je teraz oslobodený od prepočie skutočne nevyužitého rozsahu, ktorý výrazne zvýši rýchlosť spracovania dokumentu.

Ak je v knihe niekoľko listov, s ktorými pracujete, musíte vykonať podobný postup s každým z nich. Tým sa ešte viac zníži veľkosť dokumentu.

Metóda 2: Eliminácia redundantného formátovania

Ďalším dôležitým faktorom, ktorý robí Dokument Excel je ťažší, je redundantná formátovanie. To zahŕňa použitie rôznych typov fontov, hraniciach, číselných formátov, ale v prvom rade sa týka liatie buniek v rôznych farbách. Takže pred dodatočným formátom súboru, musíte si premýšľať dvakrát a či je potrebné to urobiť alebo bez tohto postupu, je to jednoduché.

Platí to najmä pre knihy obsahujúce veľké množstvo informácií, ktoré už majú značnú veľkosť. Pridanie formátovania do knihy môže niekoľkokrát zvýšiť svoju hmotnosť. Preto si musíte vybrať "Zlatý" stredný medzi viditeľnosťou prezentácie informácií v dokumente a veľkosti súboru, použiť formátovanie len vtedy, ak je to naozaj potrebné.

Ďalším faktorom spojeným s formátovaním, váhou hmotnosťou, je, že niektorí užívatelia uprednostňujú formátovanie buniek "s okrajom." To znamená, že formátujete nielen samotnú tabuľku, ale aj rozsah, ktorý je pod ním, niekedy aj až do konca listu, s výpočtom skutočnosti, že keď budú pridané nové riadky k stolu, nebude to na ich formátovanie zakaždým.

Nie je však známe, keď budú pridané nové riadky a koľko bude pridaných, a takéto predbežné formátovanie, ktoré užijete súbor už teraz, čo bude negatívne ovplyvniť a rýchlosť práce s týmto dokumentom. Preto, ak ste aplikovali formátovanie na prázdne bunky, ktoré nie sú zahrnuté v tabuľke, musí sa odstrániť.

1. Po prvé, musíte zvýrazniť všetky bunky, ktoré sú umiestnené pod rozsahom s údajmi. Ak to chcete urobiť, kliknite na číslo prvého prázdneho reťazca na vertikálnom súradnicovom paneli. Pridelené celú líniu. Potom aplikujeme už známe kombináciu klávesových tlačidiel CTRL + SHIFT + DOWN.



2. Potom je celý rad riadkov nižší ako časť tabuľky naplnenej dátami, zvýraznenými bracami. Byť v karte "Domov", kliknite na ikonu "Clear", ktorá sa nachádza na páske v paneli s nástrojmi na úpravu. Otvorí sa malé menu. Vyberte polohu "Vymazať formáty".



3. Po tejto akcii vo všetkých bunkách prideleného rozsahu sa vymaže formátovanie.



4. Rovnakým spôsobom môžete odstrániť zbytočné formátovanie v samotnom stole. Ak to chcete urobiť, vyberte jednotlivé bunky alebo rozsah, v ktorom považujeme za formátovanie minimálneho užitočné, kliknite na tlačidlo "CLEAR" na pásku a vyberte položku "Vymazať formáty" zo zoznamu.



5. Ako vidíte, formátovanie vo vybratom rozsahu tabuľky bolo úplne odstránené.



6. Potom vrátíme tento rozsah niektoré formátovacie prvky, ktoré považujeme za relevantné: hraniciach, číselné formáty atď.

Vyššie opísané akcie pomôžu výrazne znížiť veľkosť knihy Excel a urýchliť prácu v ňom. Je však lepšie spočiatku používať formátovanie len vtedy, ak je skutočne vhodné a potrebné, než tráviť čas na optimalizáciu dokumentu.

Lekcia: Formátovanie tabuliek v programe Excel

Metóda 3: Odstránenie odkazov

V niektorých dokumentoch sa utiahne veľmi veľký počet odkazov od miestach hodnôt. To môže tiež vážne spomaliť rýchlosť práce v nich. Obzvlášť dôrazne ovplyvnené vonkajšími odkazmi na iné knihy, hoci interné odkazy sú tiež negatívne odráža vo výkone. Ak zdroj pochádza, odkiaľ odkazuje odkaz informácie nie sú neustále aktualizované, to znamená, že význam nahradiť referenčné adresy v bunkách na normálne hodnoty. To je schopné zvýšiť rýchlosť práce s dokumentom. Odkaz alebo hodnota je v špecifickej bunke, v riadku vzorca po výbere položky.

1. Vyberte oblasť obsiahnutú odkazmi. Byť na karte Domov, kliknite na tlačidlo "Kopírovať", ktoré sa nachádza na páske v skupine s schránitou.

   

   Alternatívne, po výbere rozsahu, môžete použiť kombináciu klávesových tlačidiel CTRL + C.

2. Po kopírovaní údajov neodstránite výber z oblasti a kliknite na ňu pravé tlačidlo myši. Spustí sa kontextové menu. V ňom v bloku "Vložiť nastavenia", musíte kliknúť na ikonu "Hodnoty". Má pohľad na piktogramy s zobrazeným číslom.



3. Potom budú všetky odkazy vo vyhradenej oblasti nahradené štatistickými hodnotami.

Ale musíte si uvedomiť, že táto možnosť optimalizovať knihu programu Excel nie je vždy prijateľná. Môže sa použiť len vtedy, keď údaje z pôvodného zdroja nie sú dynamické, to znamená, že sa časom nezmenia.

Metóda 4: Zmeny formátu

Ďalším spôsobom, ako výrazne znížiť veľkosť súboru, je zmena formátu. Táto metóda, pravdepodobne, väčšina z nich pomáha stlačiť knihu, hoci je tiež potrebné použiť vyššie uvedené možnosti v komplexe.

V programe Excel Existuje niekoľko "natívnych" formátov súborov - XLS, XLSX, XLSM, XLSB. Formát XLS bol základným rozšírením programovej verzie programu Excel 2003 a skôr. Je už zastaraný, ale napriek tomu sa mnohí používatelia stále používajú. Okrem toho existujú prípady, keď sa musíte vrátiť do práce so starými súbormi, ktoré boli vytvorené pred mnohými rokmi aj v neprítomnosti moderných formátov. Nehovoriac o tom, že mnohé programy tretích strán pracujú s knihami s touto expanziou, ktoré nevedia, ako spracovať neskoršie možnosti pre dokumenty programu Excel.

Treba poznamenať, že BOZBA ZOZNÁNKU XLS má oveľa väčšiu veľkosť ako aktuálny analógový formát XLSX, ktorý v súčasnosti vyniká ako hlavná. V prvom rade je to spôsobené tým, že súbory XLSX sú v podstate komprimované archívy. Preto, ak použijete rozšírenie XLS, ale chcete znížiť hmotnosť knihy, potom to možno vykonať jednoducho zastaviť ho vo formáte XLSX.

1. Pre konverziu dokumentu z formátu XLS do formátu XLSX, prejdite na kartu Súbor.



2. V okne, ktoré sa otvorí, okamžite venujem pozornosť "Podrobnosti", kde je uvedené, že v súčasnosti je hmotnosť dokumentu 40 kB. Ďalej kliknite na názov "Uložiť ako ...".



3. Otvorí sa okno Uložiť. Ak si želáte, môžete prejsť do nového adresára, ale väčšina používateľov je vhodnejšia na uloženie nového dokumentu na rovnakom mieste, kde zdrojový kód. Názov knihy, ak je to žiaduce, možno zmeniť v poli "Názov súboru", hoci nie je potrebné. Najdôležitejšou vecou v tomto postupe je nastaviť pole "Typ súboru" "Excel (.xlsx)". Potom môžete stlačiť tlačidlo "OK" v dolnej časti okna.



4. Po vyrábaní uloženia, prejdite na časť "Podrobnosti" na karte Súbor, aby ste zistili, koľko váhy sa znížila. Ako vidíte, je to teraz 13,5 kbytes proti 40 kBytes pred konverziou. To znamená, že jediná ukladanie v modernom formáte umožnilo stlačiť knihu takmer trikrát.

Okrem toho existuje ďalší moderný formát XLSB alebo binárne knihy v exterele. V ňom sa dokument uloží do binárneho kódujúceho. Tieto súbory vážia ešte menej ako knihy vo formáte XLSX. Okrem toho jazyk, na ktorom sú zaznamenané najbližšie k programu Excel. Preto funguje s takýmito knihami rýchlejšie ako s akoukoľvek inou rozšírením. Zároveň kniha zadaného formátu o funkčnosti a možnosti používania rôznych nástrojov (formátovanie, funkcie, grafy atď.) Nie je horší ako formát XLSX a presahuje formát XLS.

Hlavným dôvodom, prečo sa XLSB nestal štandardným formátom v programe Excel, je to, že programy tretích strán sú s ním prakticky schopné pracovať. Napríklad, ak potrebujete exportovať informácie z programu Excel do programu 1C, môže sa vykonať s dokumentmi XLSX alebo XLS, ale nie s XLSB. Ak však neplánujete prenos údajov do programu tretej strany, môžete bezpečne uložiť dokument vo formáte XLSB. To vám umožní znížiť veľkosť dokumentu a zvýšiť rýchlosť práce v ňom.

Postup uloženia súboru v expanzii XLSB je podobný tomu, aby sme sa rozšírili, aby sme rozšírili XLSX. V karte "Súbor" kliknite na "Uložiť ako ...". V okne úspory, ktoré sa otvorí v poli "Typ súboru", musíte vybrať možnosť "Excel Book (* .xlsb)". Potom kliknite na tlačidlo "Uložiť".

Pozeráme sa na hmotnosť dokumentu v časti "Podrobnosti". Ako vidíte, to ešte viac znížilo a je teraz len 11,6 kB.

Zhrnutie všeobecných výsledkov môžeme povedať, že ak pracujete s súborom XLS, potom najefektívnejší spôsob, ako znížiť svoju veľkosť je energizovanie v moderných formátoch XLSX alebo XLSB. Ak už používate dáta expanzie súborov, potom na zníženie ich hmotnosti, mali by ste riadne nakonfigurovať pracovný priestor, odstrániť nadbytočné formátovanie a zbytočné odkazy. Dostanete najväčší návrat, ak vyrábate všetky tieto akcie v komplexe a neobmedzujete sa na jednu možnosť.