Pentru confortul de a lucra cu o matrice de date mare în tabele, ele sunt în permanență necesare pentru a se organiza în conformitate cu un criteriu specific. În plus, pentru a îndeplini scopuri specifice, uneori nu este necesară întreaga matrice de date, ci doar linii individuale. Prin urmare, pentru a nu fi confundat într-o cantitate imensă de informații, soluția rațională va fi aranjată date și se filtrează din alte rezultate. Să aflăm cum se efectuează datele de sortare și filtrare în Microsoft Excel.
Sortare simplă a datelor
Sortarea este una dintre cele mai convenabile instrumente atunci când lucrați în Microsoft Excel. Folosind-o, puteți poziționa liniile tabelului în ordine alfabetică, conform datelor care sunt situate în celulele coloanei.
Sortarea datelor în programul Microsoft Excel poate fi efectuată utilizând butonul "Sortare și filtru", care este afișat în fila Acasă de pe bandă din bara de instrumente Editare. Dar, înainte, trebuie să facem clic pe orice celulă din acea coloană prin care vom efectua sortarea.
De exemplu, în tabelul propus mai jos, este necesar să sorta angajatii de alfabet. Devenim în orice celulă a coloanei "Nume" și faceți clic pe butonul "Sortare și filtru". Astfel încât numele să fie aranjate de alfabetic, alegeți elementul "Sortare de la A la Z" din listă.
După cum puteți vedea, se află toate datele din tabel, în conformitate cu lista alfabetică a numelui.
Pentru a sorta comanda inversă, în același meniu, selectați butonul Sortare de la I până la A ".
Lista este reconstruită în ordinea inversă.
Trebuie remarcat faptul că un tip similar de sortare este indicat numai cu format de date text. De exemplu, cu un format numeric, sortarea "de la minim la maxim" (și, dimpotrivă) și când formatul de dată este "de la vechi la noul" (și, dimpotrivă).
Sortare personalizabilă
Dar, după cum vedem, cu tipurile specificate de sortare cu o singură valoare, datele care conțin numele aceleiași persoane sunt construite în intervalul într-o ordine arbitrară.
Și ce să facă dacă vrem să sortăm numele în funcție de alfabet, dar de exemplu, când potriviți numele, astfel încât datele să fie localizate după dată? Pentru aceasta, precum și pentru a utiliza alte caracteristici, totul în același meniu "Sortare și filtru", trebuie să mergem la elementul "Sortare personalizabilă ...".
După aceea, se deschide fereastra Setări de sortare. Dacă există titluri în tabelul dvs., vă rugăm să rețineți că în această fereastră este necesar să stați un semn de verificare în apropierea parametrului "Datele mele conține".
În câmpul "coloană", specificați numele coloanei prin care se va efectua sortarea. În cazul nostru, acesta este coloana "Nume". În câmpul "Sortare", acesta este specificat în funcție de ce fel de conținut va fi sortată conținutul. Există patru opțiuni:
- Valori;
- Culoarea celulelor;
- Culoarea fontului;
- Pictograma celulelor.
Dar, în majoritatea covârșitoare, se utilizează elementul "valorile". El este stabilit în mod implicit. În cazul nostru, vom folosi și acest element.
În coloana "Ordinul" trebuie să specificăm, în ce ordine vor fi localizate datele: "de la A la Z" sau invers. Selectați valoarea "de la A la Z."
Deci, am stabilit sortarea uneia dintre coloane. Pentru a configura sortarea pe o altă coloană, faceți clic pe butonul "Adăugare nivel".
Un alt set de câmpuri apare, care ar trebui să fie completat pentru sortarea printr-o altă coloană. În cazul nostru, conform coloanei "Data". De la data acestor celule este setată până în prezent, atunci în câmpul "Ordin" am stabilit valorile "de la A la Z", dar "de la vechi la noi", sau "de la noul la vechi" .
În același mod, în această fereastră puteți configura, dacă este necesar, și sortarea altor coloane în ordinea priorității. Când se fac toate setările, faceți clic pe butonul "OK".
După cum puteți vedea, acum în tabelul nostru toate datele sortate, în primul rând, de numele angajaților, și apoi, prin date de plată.
Dar, aceasta nu este toate posibilitățile de sortare personalizată. Dacă doriți, în această fereastră, puteți configura sortarea non-coloane, dar prin linii. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe butonul "Parametri".
În fereastra parametrilor de sortare care se deschide, traducem comutatorul de la poziția "ROW ROW" în poziția "Coloanele Range". Faceți clic pe butonul "OK".
Acum, prin analogie cu exemplul anterior, puteți să vă înscrieți datele pentru sortare. Introduceți datele și faceți clic pe butonul "OK".
După cum vedem, după aceea, coloanele au schimbat locurile, în conformitate cu parametrii introduși.
Desigur, pentru masa noastră, luată, de exemplu, utilizarea de sortare cu o schimbare în locația coloanei nu conține o utilizare specială, dar pentru alte tabele un astfel de sortare poate fi foarte relevant.
Filtru
În plus, în Microsoft Excel, există o funcție de filtrare a datelor. Vă permite să lăsați vizibil numai acele date pe care le considerați necesare și restul ascunde. Dacă este necesar, datele ascunse pot fi întotdeauna returnate în modul vizibil.
Pentru a utiliza această caracteristică, devenim pe orice celulă din tabel (și de preferință în antet), din nou, facem clic pe butonul "Sortare și filtru" din caseta de instrumente de editare. Dar, de data aceasta în meniul care apare, selectați elementul "Filter". Puteți, de asemenea, în loc de aceste acțiuni, apăsați pur și simplu combinația de taste CTRL + SHIFT + L.
După cum putem vedea, celulele sub formă de pătrat au apărut în celule cu numele tuturor coloanelor, în care triunghiul este inversat.
Faceți clic pe această pictogramă din coloană, conform căreia vom filtra. În cazul nostru, am decis să filtrăm după nume. De exemplu, trebuie să lăsăm datele numai de către angajatul Nikolaev. Prin urmare, trageți căpușe din numele celorlalți lucrători.
Când se face procedura, faceți clic pe butonul "OK".
După cum putem vedea, doar șirurile cu numele angajatului lui Nikolaev au rămas în masă.
Finalizați sarcina și vom părăsi tabelul în tabelul care se referă la Nikolaev pentru trimestrul III din 2016. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe pictograma din celula de date. În lista care se deschide, eliminați casetele de selectare din lunile "mai", "iunie" și "octombrie", deoarece nu aparțin trimestrului al treilea și faceți clic pe butonul "OK".
După cum puteți vedea, numai datele de care avem nevoie au rămas.
Pentru a elimina filtrul pe o coloană specifică și pentru a afișa din nou datele ascunse, faceți clic pe pictograma situată în celulă cu titlul acestei coloane. În meniul Deschideți, faceți clic pe elementul "Ștergeți filtrul C ...".
Dacă doriți să resetați filtrul în ansamblu pe masă, atunci trebuie să faceți clic pe butonul "Sortare și filtru" de pe bandă și selectați "Clear".
Dacă trebuie să scoateți complet filtrul, atunci când începe, trebuie să selectați elementul "Filter" din același meniu sau introduceți tasta tastaturii de pe tastatura Ctrl + Shift + L.
În plus, trebuie remarcat faptul că, după ce am pornit funcția "Filtru", atunci când faceți clic pe pictograma corespunzătoare din celulele capacelor de masă, funcțiile de sortare pe care le-am vorbit mai sus sunt disponibile în meniul care a apărut: "Sortați de la A la Z", "Sortați de la mine la" și "sortare în culoare".
Lecția: Cum se utilizează Autofilter în Microsoft Excel
Tabelul inteligent
Sortarea și filtrul pot fi, de asemenea, activate, transformând zona datelor cu care lucrați în așa-numita "tabel inteligent".
Există două modalități de a crea o masă inteligentă. Pentru a profita de primul dintre ele, alocați întreaga zonă a tabelului și, în timp ce în fila "Acasă", faceți clic pe butonul din butonul "Format ca tabel". Acest buton se află în blocul de instrumente "Styles".
Apoi, alegem unul dintre stilurile pe care le doriți, în lista care se deschide. Nu veți afecta funcționalitatea mesei.
După aceea, se deschide o casetă de dialog în care puteți schimba coordonatele tabelului. Dar dacă ați alocat anterior zona corect, nu aveți nevoie de altceva. Principalul lucru, rețineți că parametrul "Tabelul cu titluri" stătea un semn de verificare. Apoi, faceți clic pe butonul "OK".
Dacă decideți să profitați de al doilea mod, atunci trebuie, de asemenea, să evidențieți întreaga zonă a mesei, dar de data aceasta treceți la fila "Inserare". Fiind aici, pe banda din blocul "Instrumente de masă", ar trebui să faceți clic pe butonul "Tabel".
După aceea, ca ultima oară, o fereastră se va deschide în cazul în care vor fi corectate coordonatele de plasare a tabelului. Faceți clic pe butonul "OK".
Indiferent de modul în care utilizați atunci când creați o "masă inteligentă", în cele din urmă obținem o masă, în celulele capacelor din care filtrele descrise de noi au fost deja instalate.
Când faceți clic pe această pictogramă, toate aceleași funcții vor fi disponibile ca atunci când porniți filtrul cu un mod standard prin intermediul butonului "Sortare și filtru".
Lecția: Cum de a crea o masă în Microsoft Excel
După cum puteți vedea, instrumentele de sortare și filtrare, cu utilizarea corespunzătoare, pot facilita în mod semnificativ utilizatorii să lucreze cu tabele. O problemă deosebit de relevantă a utilizării lor devine în cazul în care o matrice de date foarte mare este înregistrată în tabel.