Cum de a reduce dimensiunea fișierului Excel

Când lucrați în Excelență, unele tabele obțin o dimensiune destul de impresionantă. Acest lucru duce la faptul că mărimea documentului crește, uneori chiar duzină de megaocteți și multe altele. O creștere a ponderii cărții Excel conduce nu numai la o creștere a locului său ocupată pe hard disk, dar că și mai important, să mai încetinească viteza de a efectua diverse acțiuni și procese în ea. Pur și simplu puneți, atunci când lucrați cu un astfel de document, programul Excel începe să încetinească. Prin urmare, problema optimizării și reducerii acestor cărți devine relevantă. Să ne dăm seama cum să reducem dimensiunea fișierului în Excelență.

Procedura de reducere a mărimii cărților

Optimizați fișierul născut ar trebui să fie imediat în mai multe direcții. Mulți utilizatori nu recunosc, dar adesea cartea Excel conține multe informații inutile. Când fișierul este mic pentru acest lucru, nimeni nu acordă o atenție deosebită acestui fapt, dar dacă documentul a devenit greoi, este necesar să o optimizați în toți parametrii posibili.

Metoda 1: Reducerea domeniului de operare

Gama de operare este zona, acțiunile în care îmi amintesc Excel. Dacă documentul numără, programul recalculează toate celulele spațiului de lucru. Dar nu corespunde întotdeauna gama în care utilizatorul funcționează cu adevărat. De exemplu, un decalaj în mod necorespunzător departe de tabel se va extinde dimensiunea intervalului de operare la acel element în care se află acest decalaj. Se pare că excelează atunci când se recalculează de fiecare dată când se va descurca o grămadă de celule goale. Să vedem cum această problemă poate fi eliminată pe exemplul unei mese specifice.

1. La început, aruncați o privire la greutatea sa înainte de a optimiza, pentru a compara ceea ce va fi după efectuarea procedurii. Acest lucru se poate face prin mutarea în fila "Fișier". Mergeți la secțiunea "Detalii". În partea dreaptă a ferestrei care a deschis proprietățile de bază ale cărții. Primele proprietăți sunt dimensiunea documentului. După cum vedem, în cazul nostru este de 56,5 kilobytes.



2. În primul rând, ar trebui să se găsească modul în care spațiul de lucru real este diferit de cel care este cu adevărat necesar de către utilizator. Este destul de simplu să o faci. Devenim în orice celulă a mesei și de tip Ctrl + End Tasual Combinație. Excel se mută imediat la ultima celulă, pe care programul îl consideră elementul final al spațiului de lucru. După cum puteți vedea, în mod specific, cazul nostru este o linie 913383. Având în vedere că tabelul ocupă doar șase rânduri, este posibil să se precizeze faptul că 913377 de linii sunt, de fapt, încărcătura inutilă, care nu numai că mărește dimensiunea fișierului , dar din cauza recalculării permanente a întregii game a programului atunci când efectuează orice acțiune duce la o încetinire a lucrărilor pe document.

   

   Desigur, în realitate, un decalaj atât de mare între gama actuală de lucru și faptul că Excel acceptă pentru ea este destul de rar și am luat un număr atât de mare de rânduri de claritate. Deși, uneori există chiar cazuri în care întreaga zonă de frunze este considerată piesa de prelucrat.

3. Pentru a elimina această problemă, trebuie să eliminați toate rândurile pornind de la primul gol și până la capătul foii. Pentru a face acest lucru, selectați prima celulă, care este imediat sub masă și tastați tasta lui Ctrl + Shift + săgeată.



4. După cum putem vedea, după aceea toate elementele primei coloane, pornind de la celula specificată și la capătul mesei au fost alocate. Apoi faceți clic pe butonul de conținut dreapta al mouse-ului. În meniul contextual care se deschide, selectați "Ștergere".

   

   Mulți utilizatori încearcă să ștergă făcând clic pe butonul Ștergere de pe tastatură, dar nu este corect. Această acțiune elimină conținutul celulelor, dar nu le elimină ei înșiși. Prin urmare, în cazul nostru nu va ajuta.

5. După ce am selectat elementul "Ștergeți ..." în meniul contextual, se deschide o fereastră mică de îndepărtare a celulelor. Am setat comutatorul la poziția "șir" în acesta și faceți clic pe butonul OK.



6. Toate rândurile gamei alocate au fost îndepărtate. Asigurați-vă că ați uscat cartea făcând clic pe pictograma floppy din colțul din stânga sus al ferestrei.



7. Acum, să vedem cum ne-a ajutat. Alocarea oricărei celule a tabelului și introduceți combinația CTRL + END tastatură. După cum puteți vedea, Excel a alocat ultima celulă a mesei, ceea ce înseamnă că acum este ultimul element al spațiului de lucru al frunzei.



8. Acum ne mutăm la secțiunea "Detalii" din fila "Fișier" pentru a afla cât de mult a scăzut greutatea documentului nostru. După cum puteți vedea, acum este de 32,5 kb. Amintiți-vă că, înainte de procedura de optimizare, dimensiunea sa a fost de 56,5 kb. Astfel, a fost redus cu mai mult de 1,7 ori. Dar, în acest caz, principala realizare nu este nici măcar o reducere a ponderii dosarului și faptul că programul este acum scutit de recalcularea intervalului efectiv neutilizat, ceea ce va crește semnificativ rata de procesare a documentului.

Dacă în cartea cu mai multe foi cu care lucrați, trebuie să efectuați o procedură similară cu fiecare dintre ele. Acest lucru va reduce chiar și dimensiunea documentului.

Metoda 2: Eliminarea formatării redundante

Un alt factor important care face ca documentul Excel să fie mai greu, este formatarea redundantă. Aceasta include utilizarea diferitelor tipuri de fonturi, frontiere, formate numerice, dar în primul rând se referă la turnarea celulelor în diferite culori. Deci, înainte de a forma în plus fișierul, trebuie să vă gândiți de două ori și dacă este necesar să faceți acest lucru sau fără această procedură, este ușor de făcut.

Acest lucru este valabil mai ales că cărțile care conțin o cantitate mare de informații care au deja o dimensiune considerabilă. Adăugarea de formatare în carte poate crește greutatea chiar de mai multe ori. Prin urmare, trebuie să alegeți mijlocul "Golden" între vizibilitatea prezentării informațiilor în document și dimensiunea fișierului, pentru a utiliza formatarea numai în cazul în care este cu adevărat necesar.

Un alt factor asociat formatării, greutății, este că unii utilizatori preferă să formateze celulele "cu o marjă". Adică, format nu numai tabelul în sine, ci și gama care este sub ea, uneori chiar până la sfârșitul foii, cu calculul faptului că atunci când se adaugă noi linii la masă, nu va fi necesare pentru a le forma de fiecare dată.

Dar nu se știe când vor fi adăugate noi linii și cât de multe vor fi adăugate și astfel de formatare preliminară luați fișierul deja acum, ceea ce va afecta negativ și la viteza de lucru cu acest document. Prin urmare, dacă ați aplicat formatarea în celule goale care nu sunt incluse în tabel, acesta trebuie eliminat.

1. În primul rând, trebuie să evidențiați toate celulele care se află sub intervalul cu date. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe numărul primului șir gol de pe panoul de coordonate verticale. A alocat întreaga linie. După aceasta, aplicăm combinația deja familiară de chei Hot Ctrl + Shift + în jos.



2. După aceasta, întreaga gamă de rânduri este mai mică decât o parte a tabelului umplut cu date, trezește evidențiat. Fiind în fila "Acasă", faceți clic pe pictograma "Clear", care este situată pe banda din bara de instrumente de editare. Se deschide un mic meniu. Selectați poziția "Formatele clare" în el.



3. După această acțiune în toate celulele din intervalul alocat, formatarea va fi ștearsă.



4. În același mod, puteți elimina formatarea inutilă în tabelul propriu-zis. Pentru a face acest lucru, selectați celule sau intervali individuale în care considerăm formatarea minimului util, faceți clic pe butonul "Clear" de pe bandă și selectați elementul "Clear Formates" din listă.



5. După cum puteți vedea, formatarea în intervalul selectat al tabelului a fost complet eliminată.



6. După aceea, returnăm această gamă niște elemente de formatare pe care le considerăm relevante: frontiere, formate numerice etc.

Acțiunile descrise mai sus vor ajuta la reducerea semnificativă a dimensiunii cărții Excel și accelerează lucrările în el. Dar este mai bine să utilizați inițial formatarea numai în cazul în care este cu adevărat adecvată și necesară decât să petreceți timp pentru a optimiza documentul.

Lecția: Formatarea tabelelor în Excel

Metoda 3: Eliminarea legăturilor

În unele documente, un număr foarte mare de linkuri de unde sunt strânse valorile. Acest lucru poate, de asemenea, să încetinească în mod serios viteza de lucru în ele. Mai ales influențat de referințele externe la alte cărți, deși referințele interne sunt, de asemenea, reflectate negativ în performanță. Dacă sursa vine de unde link-ul ia, informațiile nu sunt actualizate constant, adică semnificația de a înlocui adresele de referință în celule la valorile normale. Acest lucru este capabil să crească viteza de lucru cu documentul. Linkul sau valoarea se află într-o celulă specifică, în rândul formulei după selectarea elementului.

1. Selectați zona conținută de referințe. Fiind în fila Acasă, faceți clic pe butonul "Copiere" care este situat pe banda din grupul de setări Clipboard.

   

   Alternativ, după selectarea unei game, puteți utiliza o combinație de taste Hot Ctrl + C.

2. După ce datele au copiat, nu eliminați selecția din zonă și faceți clic pe butonul din dreapta al mouse-ului. Meniul contextual este lansat. În el, în blocul "Inserare setări", trebuie să faceți clic pe pictograma "Valori". Are o vedere asupra pictogramelor cu numerele descrise.



3. După aceasta, toate referințele din zona dedicată vor fi înlocuite cu valori statistice.

Dar trebuie să vă amintiți că această opțiune de optimizare a cărții Excel nu este întotdeauna acceptabilă. Se poate aplica numai atunci când datele din sursa originală nu sunt dinamice, adică nu se vor schimba cu timpul.

Metoda 4: Modificări de format

O altă modalitate de a reduce semnificativ dimensiunea fișierului este de a schimba formatul său. Această metodă, probabil, mai ales ajută la stoarcerea cărții, deși este necesar să se utilizeze opțiunile de mai sus în complex.

În Excel există mai multe formate de fișiere "native" - ​​XLS, XLSX, XLSM, XLSB. Formatul XLS a fost extensia de bază pentru versiunea de program a Excel 2003 și mai devreme. El este deja învechit, dar, totuși, mulți utilizatori continuă să fie aplicați. În plus, există cazuri în care trebuie să vă întoarceți la locul de muncă cu fișiere vechi care au fost create cu mulți ani în urmă, chiar și în absența formatelor moderne. Să nu mai vorbim de faptul că multe programe terțe colaborează cu cărți cu această expansiune, care nu știu cum să proceseze opțiunile ulterioare pentru documentele Excel.

Trebuie remarcat faptul că cartea de extensie XLS are o dimensiune mult mai mare decât analogul actual al formatului XLSX, care, în prezent, Excel utilizează ca cea principală. În primul rând, acest lucru se datorează faptului că fișierele XLSX sunt în esență arhive comprimate. Prin urmare, dacă utilizați extensia XLS, dar doriți să reduceți greutatea cărții, atunci acest lucru se poate face pur și simplu oprirea acestuia în format XLSX.

1. Pentru a converti documentul din formatul XLS în formatul XLSX, accesați fila Fișier.



2. În fereastra care se deschide, am atenție imediat secțiunea "Detalii", unde este indicată că, în prezent, greutatea documentului este de 40 kB. Apoi, faceți clic pe numele "Salvați ca ...".



3. Se deschide fereastra de salvare. Dacă doriți, puteți merge la noul director, dar majoritatea utilizatorilor sunt mai convenabili pentru a stoca un nou document în același loc în care codul sursă. Numele cărții, dacă se dorește, poate fi schimbat în câmpul "Numele fișierului", deși nu este necesar. Cel mai important lucru din această procedură este de a seta câmpul "Tip de fișier" "Excel (.xlsx)" carte. După aceasta, puteți apăsa butonul "OK" din partea de jos a ferestrei.



4. După ce salvarea este fabricată, accesați secțiunea "Detalii" din fila Fișier pentru a vedea cât de multă greutate a scăzut. După cum puteți vedea, acum este de 13,5 kbyte împotriva 40 kbytes înainte de procedura de conversie. Adică, doar salvarea în format modern a făcut posibilă stoarcerea cărții de aproape trei ori.

În plus, există un alt format modern XLSB sau carte binară în Excelență. În aceasta, documentul este salvat în codificarea binară. Aceste fișiere cântăresc chiar mai puțin decât cărțile din format XLSX. În plus, limba pe care este înregistrată cea mai apropiată de programul Excel. Prin urmare, acesta funcționează cu astfel de cărți mai repede decât cu orice altă extensie. În același timp, cartea formatului specificat la funcționalitate și posibilitățile de utilizare a diferitelor instrumente (formatare, funcții, grafice etc.) nu este inferioară formularului XLSX și depășește formatul XLS.

Principalul motiv pentru care XLSB nu a devenit formatul implicit în Excel este că programele terțe sunt practic capabile să lucreze cu acesta. De exemplu, dacă aveți nevoie să exportați informații din Excel într-un program 1C, se poate face cu documente XLSX sau XLS, dar nu cu XLSB. Dar, dacă nu intenționați să transferați date în niciun program terță parte, puteți salva în siguranță documentul în format XLSB. Acest lucru vă va permite să reduceți dimensiunea documentului și să creșteți viteza de lucru în acesta.

Procedura de salvare a fișierului în expansiunea XLSB este similară cu cea pe care am făcut-o pentru a extinde XLSX. În fila "Fișier", faceți clic pe "Salvați ca ...". În fereastra de salvare care se deschide în câmpul "Tip de fișier", trebuie să selectați opțiunea "Cartea Excel (* .xlsb)". Apoi faceți clic pe butonul "Salvați".

Ne uităm la greutatea documentului în secțiunea "Detalii". După cum puteți vedea, a scăzut și mai mult și este acum doar 11,6 kb.

Rezumând rezultatele generale, putem spune că, dacă lucrați cu un fișier XLS, atunci cel mai eficient mod de a reduce dimensiunea sa este energizarea în formate moderne XLSX sau XLSB. Dacă utilizați deja datele de expansiune a fișierelor, atunci să vă reduceți greutatea, trebuie să configurați în mod corespunzător spațiul de lucru, să eliminați în exces formatarea și referințele inutile. Veți primi cea mai mare întoarcere dacă produceți toate aceste acțiuni în complex și nu vă limitați la o singură opțiune.