Lista Excel.

Crearea listelor derulante permite nu numai economisirea timpului atunci când alegeți o opțiune în procesul de completare a tabelelor, dar și pentru a vă proteja de fabricarea eronată a datelor incorecte. Acesta este un instrument foarte convenabil și practic. Să aflăm cum să o activăm în Excel și cum să o folosim, precum și să găsim alte nuanțe de manipulare.

Utilizarea listelor derulante

Urmând, sau cum este obișnuit să vorbim, listele derulante sunt utilizate cel mai adesea în tabele. Cu ajutorul lor, puteți limita gama de valori făcute în matricea de masă. Ele vă permit să alegeți să efectuați o valoare numai de la o listă pre-pregătit. Acest lucru accelerează simultan procedura de a face date și protejează de o eroare.

Procedura de creare

În primul rând, să aflăm cum să creați o listă derulantă. Este mai ușor să faceți acest lucru cu un instrument numit "Verificare de date".

1. Evidențiați coloana matricei de masă, în celulele din care este planificată să plasați lista derulantă. Deplasându-se în fila "Date" și lut pe butonul "Verificați datele". Este localizat pe panglică în blocul "Lucrul cu datele".



2. Fereastra de instrumente "Verificare" începe. Mergeți la secțiunea "Parametri". În zona "Tip de date" din listă, selectați opțiunea "Listă". După aceea, ne mutăm la câmpul "Sursa". Aici trebuie să specificați un grup de nume destinate utilizării în listă. Aceste nume pot fi făcute manual și puteți specifica un link către ei dacă acestea sunt deja postate în Excel într-un alt loc.

   Dacă este selectată intrarea manuală, atunci fiecare element de listă este necesar pentru a intra în zona peste un punct și virgulă (;).

   

   Dacă doriți să strângeți datele dintr-o matrice de masă existentă, atunci ar trebui să mergeți la foaia unde se află (dacă este localizată pe cealaltă), puneți cursorul în zona "Sursa" a ferestrei de verificare a datelor , apoi evidențiați matricea celulelor în care este localizată lista. Este important ca fiecare celulă separată să fie localizată un element de listă separat. După aceasta, coordonatele intervalului specificat ar trebui să fie afișate în zona "sursă".

   

   O altă opțiune de instalare a comunicării este atribuirea matricei cu lista numelui. Selectați intervalul în care sunt indicate valorile datelor. În partea stângă a șirului de formulare este zona de nume. În mod implicit, în el, când este selectată intervalul, sunt afișate coordonatele primei celule selectate. Tocmai introducem numele pentru scopurile noastre, pe care le considerăm mai potrivit. Principalele cerințe pentru numele este că este unică în carte, nu au avut lacune și au început în mod necesar cu scrisoarea. Acum că va fi identificată intervalul pe care l-am identificat înainte de acest element.

   

   Acum, în fereastra de verificare a datelor din zona "sursă", trebuie să instalați simbolul "=" și apoi imediat după aceasta pentru a introduce numele pe care l-am atribuit intervalul. Programul identifică imediat relația dintre numele și matricea și va trage lista care este situată în ea.

   

   Dar mult mai eficient vor fi folosite pentru a utiliza lista dacă convertiți la masa "inteligentă". Într-o astfel de masă, va fi mai ușor să schimbați valorile, modificând automat elementele listei. Astfel, această gamă se va transforma într-o masă de substituție.

   Pentru a converti intervalul într-o masă "inteligentă", selectați-o și mutați-o în fila Acasă. Acolo, lut pe butonul "Format ca tabel", care este plasat pe banda în blocul "stiluri". Se deschide un grup de stil mare. Pe funcționalitatea mesei, alegerea unui anumit stil nu afectează pe nimeni și, prin urmare, să aleagă oricare dintre ele.

   

   După aceea, se deschide o fereastră mică, care conține adresa matricei selectate. Dacă selecția a fost efectuată corect, atunci nimic nu trebuie schimbat. Deoarece gama noastră nu are anteturi, atunci elementul "Tabelul cu titluri" nu ar trebui să fie. Deși în mod specific în cazul dvs., este posibil, va fi aplicat titlul. Deci, putem face clic pe butonul "OK".

   

   După aceea, intervalul va fi formatat ca masă. Dacă este alocată, atunci puteți vedea în zona de nume, că numele pe care la atribuit automat. Acest nume poate fi utilizat pentru a introduce în zona "sursă" din fereastra de verificare a datelor în conformitate cu algoritmul descris anterior. Dar, dacă doriți să utilizați un alt nume, îl puteți înlocui, doar pe numele numelui.

   

   Dacă lista este postată într-o altă carte, atunci pentru reflexia corectă este necesar să se aplice funcția DVSL. Operatorul specificat este destinat să formeze referințele "Superabsolit" la elementele de tablă în formă de text. De fapt, procedura va fi efectuată aproape exact la fel ca în cazurile descrise anterior, numai în zona "sursă" după simbolul "=" ar trebui să specifice numele operatorului - "DVSSL". După aceasta, în paranteze, adresa intervalului trebuie specificată ca argument al acestei funcții, inclusiv numele cărții și a foii. De fapt, după cum se arată în imaginea de mai jos.



3. Pe aceasta am putut și termina procedura făcând clic pe butonul "OK" din fereastra de verificare a datelor, dar dacă doriți, puteți îmbunătăți formularul. Mergeți la secțiunea "Mesaje pentru a intra" din fereastra de verificare a datelor. Aici, în zona "Mesaj" puteți scrie textul pe care utilizatorii vor vedea cursorul la elementul de frunze cu o listă derulantă. Noi scriem mesajul pe care îl considerăm necesar.



4. Apoi, ne mutăm la secțiunea "Mesaj de eroare". Aici, în zona "Mesaj", puteți introduce textul pe care utilizatorul îl va observa atunci când încercați să introduceți date incorecte, adică orice date care lipsesc în lista derulantă. În zona "View", puteți selecta pictograma care urmează să fie însoțită de un avertisment. Introduceți textul mesajului și al luturilor pe "OK".

Lecția: Cum se face o listă derulantă în Excel

Efectuarea operațiunilor

Acum, să ne dăm seama cum să lucrez cu instrumentul pe care l-am creat mai sus.

1. Dacă am setat cursorul la orice element de frunze la care a fost aplicată distanța, vom vedea mesajul informațional introdus de noi mai devreme în fereastra de verificare a datelor. În plus, o pictogramă sub formă de triunghi va apărea în partea dreaptă a celulei. Este că servește la accesarea elementelor de listare. Lut pe acest triunghi.



2. După ce faceți clic pe acesta, meniul din lista obiectelor va fi deschis. Conține toate elementele făcute anterior prin fereastra de verificare a datelor. Alegeți opțiunea pe care o considerăm necesară.



3. Opțiunea selectată va fi afișată în celulă.



4. Dacă încercăm să intrăm într-o celulă orice valoare care este absentă în listă, această acțiune va fi blocată. În același timp, dacă ați contribuit la un mesaj de avertizare la fereastra de verificare a datelor, este afișată pe ecran. Trebuie să faceți clic pe butonul "Anulare" din fereastra de avertizare și cu următoarea încercare de a introduce date corecte.

În acest fel, dacă este necesar, umpleți întreaga masă.

Adăugarea unui element nou

Dar ce ar trebui să trebuie să adaug un element nou încă? Acțiunile dețin aici de modul în care ați format o listă în fereastra de verificare a datelor: introdusă manual sau tras dintr-o matrice de masă.

1. Dacă datele pentru formarea listei sunt trase dintr-o matrice de masă, apoi mergeți la el. Selectați intervalul intervalului. Dacă aceasta nu este o masă "inteligentă", ci o gamă simplă de date, atunci trebuie să introduceți un șir în mijlocul matricei. Dacă aplicați o masă "inteligentă", atunci în acest caz este suficient să introduceți valoarea dorită în prima linie sub ea, iar această linie va fi imediat inclusă în matricea de masă. Acesta este doar avantajul mesei "inteligente", pe care le-am menționat mai sus.

   

   Dar să presupunem că avem de-a face cu o ocazie mai complexă folosind un interval regulat. Deci, evidențiam celula în mijlocul matricei specificate. Aceasta este, deasupra acestei celule și sub ea, trebuie să existe mai multe linii ale matricei. Lut pe fragmentul desemnat cu butonul drept al mouse-ului. În meniu, selectați opțiunea "Paste ...".



2. O fereastră începe, unde trebuie efectuată selecția obiectului de inserție. Selectați opțiunea "String" și faceți clic pe butonul "OK".



3. Deci, se adaugă șirul gol.



4. Introduceți valoarea pe care dorim să o afișăm în lista derulantă.



5. După aceea, revenim la matricea de masă, care plasează lista derulantă. Făcând clic pe triunghi, în partea dreaptă a oricărei celule a matricei, vedem că s-a adăugat valoarea necesară pentru elementele de listă deja existente. Acum, dacă doriți, puteți alege să introduceți în elementul de masă.

Dar ce să faceți dacă lista de valori este strânsă de la o masă separată, dar a fost făcută manual? Pentru a adăuga un element în acest caz, are și propriul algoritm de acțiune.

1. Evidențiați întreaga gamă de masă, în elementele din care se află lista derulantă. Accesați fila "Date" și faceți clic pe butonul "Verificarea datelor" din grupul "Lucru cu date".



2. Fereastra de verificare este pornită. Ne mutăm la secțiunea "Parametri". După cum puteți vedea, toate setările de aici sunt exact la fel cum le punem mai devreme. Vom fi interesați de "sursa" în acest caz. Adăugam deja o listă deja printr-un punct cu o virgulă (;) valoarea sau valorile pe care vrem să le vedem în lista derulantă. După adăugarea lut la "OK".



3. Acum, dacă deschidem lista derulantă din matricea de masă, vom vedea o valoare adăugată acolo.

Eliminarea elementului

Îndepărtarea listei elementului este efectuată la exact același algoritm ca adăugarea.

1. Dacă datele sunt strânse din matricea de masă, atunci mergeți la această masă și faceți clic dreapta pe celula în care este localizată valoarea de șters. În meniul contextual, opriți alegerea opțiunii "Ștergeți ...".



2. O fereastră de îndepărtare a ferestrei este aproape similară cu cea pe care am văzut-o atunci când le adăugăm. Aici am setat comutatorul la poziția "șir" și lut pe "OK".



3. Un șir dintr-o matrice de masă, după cum vedem, șters.



4. Acum ne întoarcem la masa aceea în care există celule cu o listă derulantă. Lut în triunghi în partea dreaptă a oricărei celule. În lista întreruptă vedem că elementul la distanță este absent.

Ce ar trebui să fac dacă valorile au fost adăugate manual la fereastra de verificare a datelor și nu folosesc un tabel suplimentar?

1. Evidențiem tabelul cu lista derulantă și mergem la caseta de valori, așa cum am făcut deja mai devreme. În fereastra specificată, ne mutăm la secțiunea "Parametri". În zona "sursă", alocăm cursorul la valoarea pe care doriți să o ștergeți. Apoi apăsați butonul Ștergere de pe tastatură.



2. După ce elementul este eliminat, faceți clic pe "OK". Acum nu va fi în lista derulantă, așa cum am văzut în versiunea anterioară a acțiunilor cu o masă.

Îndepărtarea completă

În același timp, există situații în care lista derulantă trebuie eliminată complet. Dacă nu contează că datele introduse sunt salvate, atunci îndepărtarea este foarte simplă.

1. Alocăm întreaga matrice în care este localizată lista derulantă. Trecerea la fila "Acasă". Faceți clic pe pictograma "Clear", care este plasată pe panglică în unitatea de editare. În meniul care se deschide, selectați poziția "Clear All".



2. Când această acțiune este selectată în elementele selectate ale foii, toate valorile vor fi șterse, formatarea este curățată și obiectivul principal al sarcinii: lista derulantă va fi ștearsă și acum puteți introduce valori Manual în celulă.

În plus, dacă utilizatorul nu are nevoie să salveze datele introduse, atunci există o altă opțiune pentru a elimina lista derulantă.

1. Subliniem gama de celule goale, care este echivalentă cu gama de elemente de matrice cu lista derulantă. Mutarea în fila "Acasă" și acolo fac clic pe pictograma "Copiere", care este localizată pe panglică în "tamponul de schimb".

   

   De asemenea, în loc de această acțiune, puteți face clic pe fragmentul desemnat de butonul drept al mouse-ului și opriți opțiunea "Copiere".

   

   Chiar mai ușor imediat după selecție, aplicați setul de butoane CTRL + C.

2. După aceea, alocăm acel fragment al matricei de masă, unde se află elementele derulante. Faceți clic pe butonul "INSERT", localizat pe banda din fila HOME din secțiunea "Buy Buffer".

   

   A doua opțiune de acțiuni este evidențiază butonul drept al mouse-ului și de a opri selecția pe opțiunea "Inserare" din grupul de parametri Insert.

   

   În cele din urmă, este posibilă desemnarea pur și simplu celulele dorite și introduceți combinația butoanelor Ctrl + V.

3. Cu oricare dintre pașii de mai sus, în loc de celule care conțin valori și liste derulante, va fi introdus un fragment absolut curat.

Dacă doriți, puteți introduce o gamă necompletată, dar un fragment copiat cu date. Lipsa listelor derulante este că acestea nu pot introduce manual datele care lipsesc în listă, dar pot fi copiate și inserate. În acest caz, verificarea datelor nu va funcționa. Mai mult, așa cum am aflat, structura listei derulante în sine va fi distrusă.

Adesea, este necesar să eliminați încă lista derulantă, dar în același timp, lăsând valorile introduse folosind acesta și formatarea. În acest caz, se efectuează pași mai corecți pentru a elimina instrumentul de umplere specificat.

1. Evidențiam întregul fragment în care sunt amplasate elementele cu lista derulantă. Trecerea la fila "Date" și lut pe pictograma "Verificați datele", care, după cum ne amintim, este situată pe banda din grupul "Lucrul cu date".



2. Se deschide o fereastră de testare nou familiară a datelor de intrare. Fiind în orice secțiune a instrumentului specificat, trebuie să facem o singură acțiune - faceți clic pe butonul "Clear All". Acesta este situat în colțul din stânga jos al ferestrei.



3. După aceasta, fereastra de verificare a datelor poate fi închisă făcând clic pe butonul standard de închidere din colțul din dreapta sus ca o cruce sau butonul "OK" din partea de jos a ferestrei.



4. Apoi, alocăm oricare dintre celulele în care lista derulantă a fost plasată înainte. După cum vedem, acum nu există nicio sugestie atunci când selectați un element, nici un triunghi să sunați la lista din dreapta celulei. Dar, în același timp, formatarea rămâne neatinsă și toate valorile introduse utilizând lista sunt lăsate. Acest lucru înseamnă că, cu sarcina pe care am făcut-o cu succes: un instrument pe care nu avem nevoie mai mult, șters, dar rezultatele muncii sale au rămas întregi.

După cum puteți vedea, lista derulantă poate facilita în mod semnificativ introducerea datelor în tabel, precum și prevenirea introducerii unor valori incorecte. Acest lucru va reduce numărul de erori la completarea tabelelor. Dacă trebuie să adăugați suplimentar orice valoare, puteți efectua întotdeauna o procedură de editare. Opțiunea de editare va depinde de metoda de creare. După completarea tabelului, puteți șterge lista derulantă, deși nu este necesar să faceți acest lucru. Majoritatea utilizatorilor preferă să o lase chiar și după terminarea capătului mesei.