Como reduzir o tamanho do arquivo do Excel

Ao trabalhar em Excelee, algumas tabelas alcançam um tamanho bastante impressionante. Isso leva ao fato de que o tamanho do documento aumenta, às vezes até dezenas de megabytes e muito mais. Um aumento no peso do livro do Excel leva não apenas a um aumento em seu lugar ocupado no disco rígido, mas que ainda mais importante, mais lento a velocidade de realização de várias ações e processos nele. Simplificando, ao trabalhar com tal documento, o programa do Excel começa a desacelerar. Portanto, a questão da otimização e redução de tais livros torna-se relevante. Vamos descobrir como reduzir o tamanho do arquivo no Excelee.

Procedimento de redução de tamanho do livro

Otimizar o arquivo nascido deve ser imediatamente em várias direções. Muitos usuários não reconhecem, mas muitas vezes o livro Excel contém muitas informações desnecessárias. Quando o arquivo é pequeno para isso, ninguém paga especial atenção a isso, mas se o documento se tornar incômoda, é necessário otimizá-lo em todos os parâmetros possíveis.

Método 1: Reduzir a faixa de operação

A faixa de operação é a área, as ações em que me lembro do Excel. Se o documento estiver contando, o programa recalcula todas as células do espaço de trabalho. Mas nem sempre corresponde ao intervalo em que o usuário realmente funciona. Por exemplo, uma lacuna entregue inadequadamente afastada da tabela expandirá o tamanho do intervalo de operação para esse elemento onde esta lacuna está localizada. Acontece que o Excel quando se recalcam cada vez que lidará com um monte de células vazias. Vamos ver como esse problema pode ser eliminado no exemplo de uma tabela específica.

1. No começo, dê uma olhada no seu peso antes de otimizar, comparar o que será depois que o procedimento é realizado. Isso pode ser feito, movendo-se para a guia "Arquivo". Vá para a seção "Detalhes". No lado direito da janela que abriu as propriedades básicas do livro. As primeiras propriedades são o tamanho do documento. Como vemos, no nosso caso, é 56,5 kilobytes.



2. Primeiro de tudo, deve ser descoberto como o espaço de trabalho real é diferente daquele que é realmente necessário pelo usuário. É muito simples fazer isso. Nós nos tornamos em qualquer célula da tabela e digite a combinação de teclas finais CTRL +. O Excel imediatamente se move para a última célula, que o programa considera o elemento final do espaço de trabalho. Como você pode ver, em especificamente, nosso caso é uma linha 913383. Dado que a tabela ocupa apenas seis primeiras linhas, é possível declarar o fato de que 913377 linhas são, de fato, carga inútil, que não só aumenta o tamanho do arquivo , mas devido ao recálculo permanente de toda a gama do programa ao realizar qualquer ação leva a uma desaceleração no trabalho no documento.

   

   Claro, na realidade, uma lacuna tão grande entre a faixa de trabalho real e o fato de que o Excel aceita para isso é bastante raro, e assumimos um grande número de linhas de clareza. Embora, às vezes, há até casos em que toda a área foliar é considerada a peça de trabalho.

3. Para eliminar esse problema, você precisa remover todas as linhas a partir do primeiro vazio e até o final da folha. Para fazer isso, selecione a primeira célula, que está imediatamente abaixo da tabela e digite a tecla Ctrl + Shift + Seta.



4. Como podemos ver, depois disso todos os elementos da primeira coluna, a partir da célula especificada e ao final da tabela foram alocados. Em seguida, clique no botão direito do mouse de conteúdo. No menu de contexto que abre, selecione "Excluir".

   

   Muitos usuários tentam excluir clicando no botão Excluir no teclado, mas não está correto. Esta ação limpa o conteúdo das células, mas não os remove. Portanto, no nosso caso, não ajudará.

5. Depois de selecionamos o item "Excluir ..." no menu de contexto, uma janela de remoção de células pequenas é aberta. Eu configuro o interruptor para a posição "string" e clique no botão OK.



6. Todas as filas do intervalo alocado foram removidas. Certifique-se de secar o livro clicando no ícone do disquete no canto superior esquerdo da janela.



7. Agora vamos ver como isso nos ajudou. Alocamos qualquer célula da tabela e digite a combinação de teclas CTRL + END. Como você pode ver, o Excel alocou a última célula da tabela, o que significa que agora é o último elemento do espaço de trabalho da folha.



8. Agora, movemos para a seção "Detalhes" da guia "Arquivo" para descobrir quanto o peso do nosso documento diminuiu. Como você pode ver, é agora 32,5 kb. Lembre-se de que antes do procedimento de otimização, seu tamanho foi de 56,5 KB. Assim, foi reduzido em mais de 1,7 vezes. Mas, neste caso, a principal conquista nem é uma redução no peso do arquivo, e o fato de que o programa está agora isento de recalcular o intervalo realmente não utilizado, o que aumentará significativamente a taxa de processamento do documento.

Se no livro várias folhas você trabalha, você precisa realizar um procedimento similar com cada um deles. Isso aumentará ainda mais o tamanho do documento.

Método 2: Eliminação da formatação redundante

Outro fator importante que faz com que o documento do Excel seja mais pesado, é formatação redundante. Isso inclui o uso de vários tipos de fontes, fronteiras, formatos numéricos, mas antes de tudo, diz respeito ao vazamento de células em várias cores. Portanto, antes de formatar o arquivo, você precisa pensar duas vezes e se é necessário fazer isso ou sem este procedimento, é fácil fazer.

Isso é especialmente verdadeiro para livros que contêm uma grande quantidade de informações que já têm um tamanho considerável. Adicionar formatação ao livro pode aumentar seu peso mesmo várias vezes. Portanto, você precisa escolher o meio "dourado" entre a visibilidade de apresentar informações no documento e no tamanho do arquivo, para usar a formatação apenas onde é realmente necessário.

Outro fator associado à formatação, peso de ponderação, é que alguns usuários preferem formatar as células "com uma margem". Ou seja, eles formam não apenas a mesa em si, mas também o alcance que está sob ele, às vezes até até o final da folha, com o cálculo do fato de que quando novas linhas serão adicionadas à tabela, não será necessário para formatá-los todas as vezes.

Mas não é conhecido quando novas linhas serão adicionadas e quantas serão adicionadas, e essa formatação preliminar você pega o arquivo já agora, o que afetará negativamente e na velocidade de trabalhar com este documento. Portanto, se você tiver aplicado a formatação em células vazias que não estão incluídas na tabela, ela deve ser removida.

1. Primeiro de tudo, você precisa destacar todas as células que estão localizadas abaixo do intervalo com dados. Para fazer isso, clique no número da primeira string vazia no painel de coordenadas verticais. Alocou a linha inteira. Depois disso, aplicamos a combinação já familiar de chaves quentes Ctrl + Shift + no baixo.



2. Depois disso, o intervalo de linha inteira é menor do que uma parte da tabela preenchida com dados, despertem. Estando na guia "Home", clique no ícone "Limpar", que está localizado na fita na barra de ferramentas de edição. Um pequeno menu é aberto. Selecione a posição "Limpar Formatos" nele.



3. Após esta ação em todas as células do intervalo alocado, a formatação será excluída.



4. Da mesma forma, você pode remover a formatação desnecessária na própria tabela. Para fazer isso, selecione células individuais ou alcance em que consideramos a formatação do mínimo útil, clique no botão "Limpar" na fita e selecione o item "Limpar Formatos" da lista.



5. Como você pode ver, a formatação no intervalo selecionado da tabela foi completamente removida.



6. Depois disso, retornamos este intervalo alguns elementos de formatação que consideramos relevantes: bordas, formatos numéricos, etc.

As ações descritas acima ajudarão a reduzir significativamente o tamanho do livro do Excel e acelerarem o trabalho nele. Mas é melhor usar inicialmente formatação apenas onde é verdadeiramente apropriado e necessário do que gastar tempo para otimizar o documento.

Lição: Mesas de formatação no Excel

Método 3: Remoção de links

Em alguns documentos, um número muito grande de links de onde os valores são apertados. Isso também pode retardar seriamente a velocidade de trabalho neles. Especialmente fortemente influenciado por referências externas a outros livros, embora as referências internas também sejam refletidas negativamente no desempenho. Se a origem vem de onde o link obter informações não é constantemente atualizada, ou seja, o significado para substituir os endereços de referência nas células para valores normais. Isso é capaz de aumentar a velocidade de trabalhar com o documento. Link ou valor está em uma célula específica, na linha de fórmula depois de selecionar o item.

1. Selecione a área contida por referências. Estando na guia Início, clique no botão "Copiar", que está localizado na fita no grupo Configurações da área de transferência.

   

   Alternativamente, depois de selecionar um intervalo, você pode usar uma combinação de teclas de atalho Ctrl + C.

2. Depois que os dados tiverem copiado, não remova a seleção da área e clique no botão direito do mouse. O menu de contexto é lançado. Nele, no bloco "Inserir Configurações", você precisa clicar no ícone "Valores". Tem uma visão dos pictogramas com os números retratados.



3. Depois disso, todas as referências na área dedicada serão substituídas por valores estatísticos.

Mas você precisa lembrar que esta opção de otimizar o livro do Excel nem sempre é aceitável. Só pode ser aplicado quando os dados da fonte original não são dinâmicos, ou seja, eles não mudarão com o tempo.

Método 4: Formatar alterações

Outra maneira de reduzir significativamente o tamanho do arquivo é alterar seu formato. Este método, provavelmente, a maioria ajuda a apertar o livro, embora também seja necessário usar as opções acima do complexo.

No Excel existem vários formatos de arquivo "nativos" - XLS, XLSX, XLSM, XLSB. O formato XLS foi a extensão básica para a versão do programa do Excel 2003 e anterior. Ele já está obsoleto, mas, no entanto, muitos usuários ainda continuam sendo aplicados. Além disso, há casos em que você tem que retornar ao trabalho com arquivos antigos que foram criados há muitos anos, mesmo na ausência de formatos modernos. Sem mencionar o fato de que muitos programas de terceiros estão trabalhando com livros com essa expansão, que não sabem como processar as opções posteriores para documentos do Excel.

Deve-se notar que o livro de extensão XLS tem um tamanho muito maior do que o analógico atual do formato XLSX, que no momento atual Excel usa como principal. Primeiro de tudo, isso se deve ao fato de que arquivos XLSX são essencialmente arquivos compactados. Portanto, se você usar a extensão XLS, mas deseja reduzir o peso do livro, isso pode ser feito simplesmente pará-lo no formato XLSX.

1. Para converter o documento do formato XLS para o formato XLSX, vá para a guia Arquivo.



2. Na janela que abre, eu imediatamente presto atenção à seção "Detalhes", onde é indicado que, no momento, o peso do documento é de 40 kb. Em seguida, clique no nome "Salvar como ...".



3. A janela Salvar é aberta. Se desejar, você pode ir para o novo diretório, mas a maioria dos usuários é mais conveniente para armazenar um novo documento no mesmo local onde o código-fonte. O nome do livro, se desejar, pode ser alterado no campo "Nome do arquivo", embora não seja necessário. A coisa mais importante neste procedimento é definir o livro "Tipo de arquivo" "Excel (.xlsx)". Depois disso, você pode pressionar o botão "OK" na parte inferior da janela.



4. Depois de salvar é fabricado, vá para a seção "Detalhes" da guia Arquivo para ver quanto peso diminuiu. Como você pode ver, é agora 13,5 kbytes contra 40 kbytes antes do procedimento de conversão. Ou seja, uma só poupança no formato moderno tornou possível espremer o livro quase três vezes.

Além disso, há outro formato XLSB moderno ou livro binário em Excelee. Nele, o documento é salvo na codificação binária. Esses arquivos pesam ainda menos que livros no formato XLSX. Além disso, a linguagem em que eles são registrados mais próximos do programa Excel. Portanto, funciona com esses livros mais rapidamente do que com qualquer outra extensão. Ao mesmo tempo, o livro do formato especificado na funcionalidade e as possibilidades de usar várias ferramentas (formatação, funções, gráficos, etc.) não é inferior ao formato XLSX e excede o formato XLS.

A principal razão pela qual XLSB não se tornou o formato padrão no Excel é que os programas de terceiros são praticamente capazes de trabalhar com ele. Por exemplo, se você precisar exportar informações do Excel em um programa 1C, ele poderá ser feito com documentos XLSX ou XLS, mas não com XLSB. Mas, se você não planeja transferir dados para qualquer programa de terceiros, poderá salvar com segurança o documento no formato XLSB. Isso permitirá que você reduza o tamanho do documento e aumente a velocidade do trabalho.

O procedimento para salvar o arquivo na expansão XLSB é semelhante ao que foram feitas para expandir o XLSX. Na guia "Arquivo", clique em "Salvar como ...". Na janela Salvando que abre no campo "Tipo de arquivo", você precisa selecionar a opção "Excel Book (* .xlsb)". Em seguida, clique no botão "Salvar".

Nós olhamos para o peso do documento na seção "Detalhes". Como você pode ver, diminuiu ainda mais e agora é apenas 11,6 kb.

Resumindo os resultados gerais, podemos dizer que se você estiver trabalhando com um arquivo XLS, a maneira mais eficaz de reduzir seu tamanho é a energização nos formatos XLSX ou XLSB modernos. Se você já usa dados de expansão de arquivos, para reduzir seu peso, você deve configurar corretamente o espaço de trabalho, remova o excesso de formatação e referências desnecessárias. Você receberá o maior retorno se você produzir todas essas ações no complexo e não se limitar a uma opção.