A criação de listas suspensas permite não apenas economizar tempo ao escolher uma opção no processo de preenchimento de tabelas, mas também se proteger da faixa incorreta de dados incorretos. Esta é uma ferramenta muito conveniente e prática. Vamos descobrir como ativá-lo no Excel e como usá-lo, bem como descobrir algumas outras nuances de lidar com isso.
Uso de listas suspensas
A seguir, ou como é costumeiro falar, as listas suspensas são mais usadas nas tabelas. Com sua ajuda, você pode limitar a gama de valores feitos na matriz da tabela. Eles permitem que você escolha criar um valor apenas de uma lista pré-preparada. Isso acelera simultaneamente o procedimento para fazer dados e proteger de um erro.Procedimento para criar
Primeiro de tudo, vamos descobrir como criar uma lista suspensa. É mais fácil fazer isso com uma ferramenta chamada "Check Data".
- Destacamos a coluna da matriz da tabela, nas células da qual é planejada para colocar a lista suspensa. Movendo-se para a guia "Dados" e argila no botão "Data Check". Está localizado na faixa de opções no bloco "Trabalhando com dados".
- A janela da ferramenta "verificação" começa. Vá para a seção "Parâmetros". Na área "Data Type" na lista, selecione a opção "List". Depois disso, passamos para o campo "fonte". Aqui você precisa especificar um grupo de nomes destinados a serem usados na lista. Esses nomes podem ser feitos manualmente, e você pode especificar um link para eles se eles já estiverem publicados no Excel em outro local.
Se a entrada manual estiver selecionada, cada item de lista será obrigado a entrar na área ao longo de um ponto e vírgula (;).
Se você quiser apertar os dados de uma matriz de tabela existente, você deve ir para a folha onde está localizado (se estiver localizado na outra), coloque o cursor para a área "Source" da janela de verificação de dados e, em seguida, destacar a matriz de células onde a lista está localizada. É importante que cada célula separada esteja localizada um item de lista separado. Depois disso, as coordenadas do intervalo especificado devem ser exibidas na área "Source".
Outra opção para instalar a comunicação é a atribuição da matriz com a lista do nome. Selecione o intervalo no qual os valores de dados são indicados. À esquerda da string de fórmula é a área de nomes. Por padrão, nele, quando o intervalo é selecionado, as coordenadas da primeira célula selecionada são exibidas. Estamos apenas entrando no nome para nossos propósitos, que consideramos mais apropriados. Os principais requisitos para o nome é que ele é único dentro do livro, não tinha lacunas e necessariamente começou com a carta. Agora que a faixa que fomos identificamos antes que este item seja identificado.
Agora, na janela de verificação de dados na área "Source", você precisa instalar o símbolo "=" e, em seguida, imediatamente após digitar o nome, atribuímos o intervalo. O programa identifica imediatamente a relação entre o nome e a matriz e irá puxar a lista que está localizada nela.
Mas muito mais eficientemente será usado para usar a lista se você converter para a tabela "inteligente". Em tal tabela, será mais fácil alterar os valores, alterando automaticamente os itens da lista. Assim, esta faixa se transformará em uma tabela de substituição.
Para converter o intervalo em uma tabela "inteligente", selecione-a e mova-a para a guia Início. Lá, argila no botão "Formate como uma tabela", que é colocado na fita no bloco "estilos". Um grupo de estilo grande abre. Na funcionalidade da tabela, a escolha de um determinado estilo não afeta ninguém e, portanto, escolhe qualquer um deles.
Depois disso, uma pequena janela é aberta, que contém o endereço da matriz selecionada. Se a seleção foi realizada corretamente, nada precisa ser alterado. Como o nosso alcance não tem cabeçalhos, então a "tabela com manchetes" não deve ser. Embora especificamente no seu caso, é possível, o título será aplicado. Então, podemos apenas clicar no botão "OK".
Depois disso, o intervalo será formatado como a tabela. Se for alocado, você pode ver na área de nomes, que o nome ele foi atribuído automaticamente. Esse nome pode ser usado para inserir na área "Source" na janela de verificação de dados de acordo com o algoritmo descrito anteriormente. Mas, se você quiser usar outro nome, você pode substituí-lo, apenas nos nomes do nome.
Se a lista for postada em outro livro, então, por sua reflexão correta, é necessário aplicar a função DVSL. O operador especificado destina-se a formar referências "superabsolite" a elementos de folha no formulário de texto. Na verdade, o procedimento será realizado quase exatamente o mesmo que nos casos descritos anteriormente, apenas na área "Source" após o símbolo "=" deve especificar o nome do operador - "DVSSL". Depois disso, entre parênteses, o endereço do intervalo deve ser especificado como argumento dessa função, incluindo o nome do livro e folha. Na verdade, como mostrado na imagem abaixo.
- Por isso poderíamos e terminámos o procedimento clicando no botão "OK" na janela de verificação de dados, mas se desejar, você pode melhorar o formulário. Vá para a seção "Mensagens para entrar" da janela de verificação de dados. Aqui na área "Mensagem", você pode escrever o texto que os usuários verão o cursor para o elemento foliar com uma lista suspensa. Nós escrevemos a mensagem que consideramos necessária.
- Em seguida, passamos para a seção "Mensagem de erro". Aqui na área "Mensagem", você pode inserir o texto que o usuário observará ao tentar inserir dados incorretos, ou seja, quaisquer dados que estão faltando na lista suspensa. Na área "Visualizar", você pode selecionar o ícone a ser acompanhado por um aviso. Digite o texto da mensagem e argila em "OK".
Lição: Como fazer uma lista suspensa no Excel
Executar operações
Agora vamos descobrir como trabalhar com a ferramenta que criamos acima.
- Se definirmos o cursor para qualquer elemento foliar ao qual a distância foi aplicada, veremos a mensagem informativa introduzida por nós anteriormente na janela de verificação de dados. Além disso, um pictograma na forma de um triângulo aparecerá à direita da célula. É que serve para acessar a seleção de elementos de listagem. Argila neste triângulo.
- Depois de clicar nele, o menu da lista de objetos será aberto. Ele contém todos os itens que foram feitos anteriormente através da janela de verificação de dados. Escolha a opção que consideramos necessária.
- A opção selecionada será exibida na célula.
- Se tentarmos entrar em uma célula qualquer valor que esteja ausente na lista, esta ação será bloqueada. Ao mesmo tempo, se você contribuiu com uma mensagem de aviso para a janela de verificação de dados, ele será exibido na tela. Você precisa clicar no botão "Cancelar" na janela de aviso e com a próxima tentativa de inserir os dados corretos.
Desta forma, se necessário, preencha a tabela inteira.
Adicionando um novo elemento
Mas o que devo precisar adicionar um novo elemento ainda? Ações aqui dependem de como você formou uma lista na janela de verificação de dados: inserida manualmente ou parada de uma matriz de tabela.
- Se os dados para a formação da lista forem retirados de uma matriz de tabela, vá para ele. Selecione o intervalo do intervalo. Se esta não é uma tabela "inteligente", mas uma faixa simples de dados, você precisará inserir uma string no meio da matriz. Se você aplicar uma tabela "inteligente", nesse caso, basta inserir o valor desejado na primeira linha abaixo e esta linha será incluída imediatamente na matriz da tabela. Esta é apenas a vantagem da tabela "inteligente", que mencionamos acima.
Mas suponha que estamos lidando com uma ocasião mais complexa usando um intervalo regular. Então, destacamos a célula no meio da matriz especificada. Ou seja, acima desta célula e sob ela deve haver mais linhas da matriz. Argila no fragmento designado com o botão direito do mouse. No menu, selecione a opção "Colar ...".
- Uma janela é iniciada, onde a seleção do objeto de inserção deve ser feita. Selecione a opção "String" e clique no botão "OK".
- Então, a string vazia é adicionada.
- Digite o valor que desejamos ser exibidos na lista suspensa.
- Depois disso, voltamos à matriz de tablet, que coloca a lista suspensa. Ao clicar no triângulo, à direita de qualquer célula da matriz, vemos que o valor necessário para os itens da lista já existentes foram adicionados. Agora, se desejar, você pode optar por inserir no elemento da tabela.
Mas o que fazer se a lista de valores for reforçada não de uma tabela separada, mas foi feita manualmente? Para adicionar um item neste caso, também tem seu próprio algoritmo de ação.
- Destacamos o intervalo de mesa inteira, nos elementos da qual a lista suspensa está localizada. Vá para a guia "Data" e clique no botão "Verificação de dados" novamente no grupo "Trabalhar com dados".
- A janela de verificação é iniciada. Nós nos movemos para a seção "Parâmetros". Como você pode ver, todas as configurações aqui são exatamente as mesmas que os colocamos anteriormente. Estaremos interessados na "fonte" neste caso. Adicionamos ao já ter uma lista através de um ponto com uma vírgula (;) o valor ou os valores que queremos ver na lista suspensa. Depois de adicionar argila a "OK".
- Agora, se abrirmos a lista suspensa na matriz da tabela, veremos um valor adicionado lá.
Removendo o item
A remoção da lista do elemento é realizada exatamente no mesmo algoritmo que a adição.
- Se os dados forem apertados na matriz da tabela, então vá para esta tabela e clay Clique com o botão direito do mouse na célula onde o valor a ser excluído estiver localizado. No menu de contexto, pare a escolha na opção "Excluir ...".
- Uma janela de remoção de janela é quase semelhante à que vimos ao adicioná-las. Aqui, definimos o interruptor para a posição "string" e argila "OK".
- Uma string de uma matriz de mesa, como podemos ver, excluídos.
- Agora voltamos a essa tabela onde existem células com uma lista suspensa. Argila no triângulo à direita de qualquer célula. Na lista descontinuada, vemos que o item remoto está ausente.
O que devo fazer se os valores foram adicionados à janela de verificação de dados manualmente e não usando uma tabela adicional?
- Destacamos a tabela com a lista suspensa e vemos para a caixa de seleção de valores, como já fizemos anteriormente. Na janela especificada, passamos para a seção "Parâmetros". Na área "Source", alocamos o cursor para o valor que você deseja excluir. Em seguida, pressione o botão Excluir no teclado.
- Depois que o elemento for removido, clique em "OK". Agora não será na lista suspensa, assim como vimos na versão anterior das ações com uma tabela.
Remoção completa
Ao mesmo tempo, há situações em que a lista suspensa precisa ser completamente removida. Se não importa se os dados inseridos são salvos, a remoção é muito simples.
- Alocamos toda a matriz onde a lista suspensa está localizada. Movendo-se para a guia "Home". Clique no ícone "Limpar", que é colocado na faixa de opções na unidade de edição. No menu que abre, selecione a posição "Limpar tudo".
- Quando esta ação é selecionada nos elementos selecionados da folha, todos os valores serão excluídos, a formatação é limpa e o objetivo principal da tarefa é atingido: A lista suspensa será excluída e agora você poderá inserir quaisquer valores Manualmente na célula.
Além disso, se o usuário não precisar salvar os dados inseridos, haverá outra opção para remover a lista suspensa.
- Destacamos o intervalo de células vazias, o que é equivalente ao intervalo de elementos de matriz com a lista suspensa. Movendo-se para a guia "Home" e lá, clico no ícone "Copiar", que é localizado na faixa de opções no "Buffer de Exchange".
Além disso, em vez desta ação, você pode clicar no fragmento designado pelo botão direito do mouse e parar na opção "Copiar".
Mesmo mais fácil imediatamente após a seleção, aplique o conjunto de botões Ctrl + C.
- Depois disso, alocamos esse fragmento da matriz de mesa, onde os elementos suspensos estão localizados. Clicamos no botão "Inserir", localizado na fita na guia Início na seção "Exchange Buffer".
A segunda opção de ações é destacar o botão direito do mouse e parar a seleção na opção "Inserir" no grupo de parâmetros Inserir.
Finalmente, é possível simplesmente designar as células desejadas e digitar a combinação dos botões Ctrl + V.
- Com qualquer uma das etapas acima, em vez de células contendo valores e listas suspensas, um fragmento absolutamente limpo será inserido.
Se desejar, você pode inserir um intervalo em branco, mas um fragmento copiado com dados. A falta de listas suspensas é que elas não podem inserir manualmente os dados em falta na lista, mas podem ser copiados e inseridos. Nesse caso, a verificação de dados não funcionará. Além disso, como descobrimos, a estrutura da lista suspensa própria será destruída.
Muitas vezes, é necessário remover ainda a lista suspensa, mas, ao mesmo tempo, deixar os valores que foram introduzidos usando-o e formatação. Nesse caso, as etapas mais corretas para remover a ferramenta de preenchimento especificada são executadas.
- Destacamos todo o fragmento no qual os elementos com a lista suspensa estão localizados. Movendo-se para a guia "Dados" e argila no ícone "Data Check", que, como lembramos, está localizado na fita no grupo "Trabalhando com dados".
- Uma janela de teste recém-familiar dos dados de entrada é aberta. Estando em qualquer seção da ferramenta especificada, precisamos fazer uma única ação - clique no botão "Limpar tudo". Está localizado no canto inferior esquerdo da janela.
- Depois disso, a janela de verificação de dados pode ser fechada clicando no botão de fechamento padrão em seu canto superior direito como um botão de cruz ou "OK" na parte inferior da janela.
- Em seguida, alocamos qualquer uma das células na qual a lista suspensa foi colocada antes. Como vemos, agora não há dica ao selecionar um item, nem um triângulo para chamar a lista à direita da célula. Mas, ao mesmo tempo, a formatação permanece intocada e todos os valores inseridos usando a lista são deixados. Isso significa que, com a tarefa, lidamos com sucesso: uma ferramenta que não precisamos mais, excluídas, mas os resultados de seu trabalho permaneceram inteiros.
Como você pode ver, a lista suspensa pode facilitar significativamente a introdução de dados na tabela, bem como impedir a introdução de valores incorretos. Isso reduzirá o número de erros ao preencher tabelas. Se você precisar adicionar qualquer valor adicionalmente, você sempre poderá realizar um procedimento de edição. A opção de edição dependerá do método de criação. Depois de preencher a tabela, você pode excluir a lista suspensa, embora não seja necessário fazer isso. A maioria dos usuários prefere deixá-lo mesmo depois que o final da tabela estiver concluído.