Podczas pracy z tymi samymi danymi umieszczonymi w różnych tabelach, arkuszach lub nawet książkach, dla wygody percepcji lepiej zbierać informacje. W programie Microsoft Excel możesz poradzić sobie z tym zadaniem za pomocą specjalnego narzędzia o nazwie "konsolidacja". Zapewnia możliwość zbierania odmiennych danych do jednej tabeli. Dowiedzmy się, jak się skończy.
Warunki wdrażania procedury konsolidacyjnej
Oczywiście, nie wszystkie tabele można skonsolidować w jednym, ale tylko te, które odpowiadają pewnym warunkom:- Kolumny we wszystkich tabelach powinny mieć tę samą nazwę (tylko permutacja kolumn w miejscach);
- Nie powinno być kolumn ani wierszy z pustymi wartościami;
- Szablony w tabelach muszą być takie same.
Tworzenie skonsolidowanego tabeli
Zastanów się, jak utworzyć skonsolidowany tabelę na przykładzie trzech tabel posiadających ten sam szablon i strukturę danych. Każdy z nich znajduje się na oddzielnym arkuszu, chociaż w tym samym algorytmie możesz utworzyć skonsolidowany tabelę z danych znajdujących się w różnych książkach (plikach).
- Otwórz oddzielny arkusz do skonsolidowanego tabeli.
- Na otwartym arkuszu zaznaczamy komórkę, która będzie górną lewą komórką nowej tabeli.
- Będąc w zakładce "Data", klikając przycisk "Konsolidacja", który znajduje się na taśmie w pasku narzędzi "Praca z Data".
- Otworzy się okno konfiguracji konsolidacji danych.
W polu "Funkcja" należy ustalić, które działanie z komórek zostanie wykonane, gdy linie i kolumny pasują do dopasowania. Mogą to być następujące działania:
- suma;
- numer;
- Średnia;
- maksymalny;
- minimum;
- Praca;
- ilość liczb;
- przemieszczenie;
- niestabilne odchylenie;
- przesiedlona dyspersja;
- Nieostrona dyspersja.
W większości przypadków używana jest funkcja "Kwota".
- W polu Link należy określić zakres komórek jednej z podstawowych tabel, które podlegają konsolidacji. Jeśli ten zakres znajduje się w tym samym pliku, ale na innym arkuszu, a następnie naciśnij przycisk, który znajduje się po prawej stronie wejścia danych.
- Idź do arkusza, w którym znajduje się tabela, zaznacz żądany zakres. Po wprowadzeniu danych klikamy ponownie na przycisku znajdującym się po prawej stronie pola, w którym dodano adres komórki.
- Wracając do okna Ustawienia konsolidacji, aby dodać komórki już wybrane do listy pasm, kliknij przycisk Dodaj.
Jak widać, po tym zakres jest dodawany do listy.
Podobnie dodaj wszystkie inne zakresy, które będą uczestniczyć w procesie konsolidacji danych.
Jeśli żądany zakres zostanie opublikowany w innej książce (plik), natychmiast naciśnij przycisk "Przegląd ...", wybierz plik na dysku twardym lub nośniku wymiennym, a następnie określona metoda jest podświetlona zakres komórek ten plik. Oczywiście należy otworzyć plik.
- Podobnie można wykonać inne skonsolidowane ustawienia tabeli.
Aby automatycznie dodać nazwę kolumn do nagłówka, umieścimy kleszcz w pobliżu "podpisu górnej linii". Aby podsumować dane, ustawiamy kleszcz o parametrze "lewej kolumny". Jeśli chcesz, podczas aktualizacji danych w tabelach podstawowych, wszystkie informacje w skonsolidowanej tabeli są również zaktualizowane, musisz zainstalować znak wyboru w pobliżu parametru "Utwórz komunikację z Fine Data". Ale w tym przypadku konieczne jest, aby wziąć pod uwagę, że jeśli chcesz dodać nowe linie do tabeli źródłowej, musisz wyjąć pole wyboru z tego elementu i ponownie obliczyć wartości ręcznie.
Po wykonaniu wszystkich ustawień kliknij przycisk "OK".
- Skonsolidowany raport jest gotowy. Jak widać, dane są zgrupowane. Aby wyświetlić informacje wewnątrz każdej grupy, kliknij rolę Plus po lewej stronie tabeli.
Teraz zawartość grupy jest dostępna do oglądania. Podobnie możesz ujawnić dowolną inną grupę.
Jak widać, konsolidacja danych do programu Excel jest bardzo wygodnym narzędziem, dzięki czemu można zebrać informacje zlokalizowane nie tylko w różnych tabelach i na różnych arkuszach, ale nawet opublikowane w innych plikach (książki). Jest stosunkowo prosty i szybki.