Jak zmniejszyć rozmiar pliku Excel

Podczas pracy w Excele niektóre stoły osiągają raczej imponujący rozmiar. Prowadzi to do faktu, że rozmiar dokumentu wzrasta, czasami nawet tuziny megabajtów i więcej. Wzrost ciężaru książki Excela prowadzi nie tylko do wzrostu jego miejsca zajmowanego na dysku twardym, ale nawet ważniejsze, aby wolniejsze szybkość wykonywania różnych działań i procesów w nim. Wystarczy umieścić, podczas pracy z takim dokumentem program Excel zaczyna spowolnić. Dlatego kwestia optymalizacji i redukcji takich książek staje się istotna. Dowiedzmy się, jak zmniejszyć rozmiar pliku w Excele.

Procedura redukcji rozmiaru książki

Optymalizacja urodzonego pliku powinien być natychmiast w kilku kierunkach. Wielu użytkowników nie rozpoznaje, ale często książka Excel zawiera wiele niepotrzebnych informacji. Gdy plik jest mały, nikt nie zwraca szczególnej uwagi na to, ale jeśli dokument stał się kłopotliwy, konieczne jest zoptymalizowanie go we wszystkich możliwych parametrach.

Metoda 1: Zmniejszenie zakresu roboczego

Zakres roboczy to obszar, działania, w których pamiętam Excel. Jeśli liczy się dokument, program przelicza wszystkie komórki obszaru roboczego. Ale nie zawsze odpowiada zakresowi, w którym użytkownik naprawdę działa. Na przykład, niewłaściwie dostarczona przerwa daleko od tabeli rozszerzy rozmiar zakresu obsługi do tego elementu, w którym znajduje się ta luka. Okazuje się, że program Excel podczas przeliczania za każdym razem obsługuje kilka pustych komórek. Zobaczmy, jak ten problem można wyeliminować na przykładzie określonej tabeli.

1. Początkowo spójrz na swoją wagę przed optymalizacją, porównując, co będzie po wykonaniu procedury. Można to zrobić, przejście do zakładki "Plik". Przejdź do sekcji "Szczegóły". Po prawej stronie okna otworzyła podstawowe właściwości książki. Pierwsze właściwości są wielkością dokumentu. Jak widzimy, w naszym przypadku jest to 56,5 kilobajtów.



2. Przede wszystkim należy dowiedzieć się, jak prawdziwa przestrzeń robocza różni się od tego, który jest naprawdę potrzebny przez użytkownika. Jest to bardzo proste. Stajemy się w dowolnej komórce tabeli i typowej kombinacji klawiszy CTRL + końcowej. Excel natychmiast porusza się do ostatniej komórki, którą program uważa końcowy element przestrzeni roboczej. Jak widać, w szczególności nasza sprawa jest linią 913383. Biorąc pod uwagę, że tabela zajmuje tylko sześć pierwszych linii, możliwe jest określenie faktu, że linie 913377 są w rzeczywistości bezużyteczne obciążenie, które nie tylko zwiększa rozmiar pliku , ale ze względu na stałe przeliczanie całego zakresu programu podczas wykonywania wszelkich działań prowadzi do spowolnienia w pracy nad dokumentem.

   

   Oczywiście, w rzeczywistości, tak duża przerwa między faktycznym zakresem roboczego a faktem, że Excel akceptuje, że jest dość rzadki, a my wziąliśmy tak dużą liczbę wierszy dla jasności. Chociaż czasami są nawet przypadki, gdy cały obszar liścia jest uważany za przedmiot obrabiany.

3. Aby wyeliminować ten problem, musisz usunąć wszystkie wiersze zaczynające się od pierwszego pustego i do końca arkusza. Aby to zrobić, wybierz pierwszą komórkę, która jest bezpośrednio pod tabelą i wpisz klawisz strzałki CTRL + Shift +.



4. Jak widać, po tym, że przydzielono wszystkie elementy pierwszej kolumny, począwszy od określonej komórki i do końca stołu. Następnie kliknij przycisk Treść prawym przyciskiem myszy. W menu kontekstowym otwiera się, wybierz "Usuń".

   

   Wielu użytkowników próbuje usunąć, klikając przycisk Usuń na klawiaturze, ale nie jest poprawny. Ta akcja usuwa zawartość komórek, ale nie usuwa ich sami. Dlatego w naszym przypadku nie pomoże.

5. Po wybraniu elementu "Usuń ..." w menu kontekstowym otwiera się okno usuwania małego komórek. Ustawiam przełącznik do pozycji "String" i kliknij przycisk OK.



6. Usunięto wszystkie rzędy przydzielonego zakresu. Pamiętaj, aby wysychać książkę, klikając ikonę dyskietek w lewym górnym rogu okna.



7. Teraz zobaczmy, jak nam to pomogło. Przydzielymy każdą komórkę tabeli i wpisz kombinację klawiszy Ctrl + End. Jak widać, Excel przydzielał ostatnią komórkę stołu, co oznacza, że ​​jest teraz ostatnim elementem obszaru roboczego liści.



8. Teraz przenosimy się do sekcji "Szczegóły" karty "Plik", aby dowiedzieć się, ile masy naszego dokumentu zmniejszył się. Jak widać, jest teraz 32,5 KB. Przypomnijmy, że przed procedurą optymalizacji jego rozmiar wynosił 56,5 KB. Zatem został zmniejszony o więcej niż 1,7 razy. Ale w tym przypadku główne osiągnięcie nie jest nawet zmniejszeniem wagi pliku, a fakt, że program jest teraz zwolniony z ponownego obliczenia faktycznie niewykorzystanej zasięgu, co znacznie zwiększy szybkość przetwarzania dokumentu.

Jeśli w książce kilka arkuszy, z którymi pracujesz, musisz przeprowadzić podobną procedurę z każdym z nich. Pozwoli to jeszcze bardziej zmniejszyć rozmiar dokumentu.

Metoda 2: Eliminacja redundantnych formatowania

Innym ważnym czynnikiem, który sprawia, że ​​dokument Excel jest cięższy, jest redundantnym formatowaniem. Obejmuje to zastosowanie różnych typów czcionek, granic, formatów numerycznych, ale przede wszystkim dotyczy wylewania komórek w różnych kolorach. Zanim dodatkowo sformatował plik, musisz pomyśleć dwa razy, a czy konieczne jest to, czy bez tej procedury jest łatwe.

Jest to szczególnie prawdziwe dla książek zawierających dużą ilość informacji, które same mają już znaczną wielkość. Dodawanie formatowania do książki może zwiększyć swoją wagę nawet kilka razy. Dlatego musisz wybrać "Złoty" środkowy między widocznością prezentacji informacji w dokumencie a wielkością pliku, aby używać formatowania tylko wtedy, gdy jest to naprawdę konieczne.

Innym czynnikiem związanym z formatowaniem, wagą wagi, jest to, że niektórzy użytkownicy wolą sformatować komórki "z marginesem". To znaczy formatować nie tylko samą tabelę, ale także zakres, który jest pod nią, czasami nawet do końca arkusza, przy obliczaniu faktu, że gdy nowe linie zostaną dodane do stołu, nie będzie to niezbędne do ich formatowania za każdym razem.

Ale nie wiadomo, kiedy zostaną dodane nowe linie i ile zostanie dodane, a takie preliminacyjne formatowanie zrobisz już teraz plik, który negatywnie wpłynie i przy szybkości pracy z tym dokumentem. Dlatego, jeśli zastosowałeś formatowanie do pustych komórek, które nie są zawarte w tabeli, należy go usunąć.

1. Przede wszystkim musisz podświetlić wszystkie komórki znajdujące się poniżej zakresu z danymi. Aby to zrobić, kliknij numer pierwszego pustego ciągu na panelu współrzędnych pionowych. Przydzielono całą linię. Następnie stosujemy już znaną kombinację klawiszy Hot Keys Ctrl + Shift + Down.



2. Po tym cały zakres rzędu jest niższy niż część tabeli wypełnionej danymi, podświetlona. Bycie w zakładce "Home" kliknij ikonę "Clear", która znajduje się na taśmie na pasku narzędzi Edycja. Otworzy się małe menu. Wybierz w niej pozycję "Wyczyść formaty".



3. Po tej działaniu we wszystkich komórkach przydzielonego zakresu zostaną usunięte formatowanie.



4. W ten sam sposób można usunąć niepotrzebne formatowanie w samej tabeli. Aby to zrobić, wybierz pojedyncze komórki lub zakres, w którym uważamy formatowanie minimalnego użytecznego, kliknij przycisk "Wyczyść" na taśmie i wybierz element "Wyczyść formaty" z listy.



5. Jak widać, formatowanie w wybranym zakresie tabeli został całkowicie usunięty.



6. Następnie zwracamy ten zakres niektórych elementów formatowania, które uważamy za istotne: granice, formaty numeryczne itp.

Opisane powyżej działania pomogą znacznie zmniejszyć rozmiar książki Excel i przyspieszyć pracę w nim. Lecz lepiej jest początkowo używać formatowania tylko wtedy, gdy jest naprawdę odpowiedni i konieczne niż spędzić czas na optymalizację dokumentu.

Lekcja: Formatowanie Stoły w Excelu

Metoda 3: Usuwanie linków

W niektórych dokumentach, bardzo duża liczba linków z miejsca, w których wartości są dokręcone. Może to również poważnie spowolnić szybkość pracy w nich. Szczególnie silnie pod wpływem zewnętrznych odniesień do innych książek, chociaż odniesienia wewnętrzne są również negatywnie odzwierciedlane w wydajności. Jeśli źródło pochodzi, skąd łącze podejmuje informacje nie jest stale aktualizowane, to znaczy, co oznacza zastąpienie adresów odniesienia w komórkach do normalnych wartości. Jest to w stanie zwiększyć szybkość pracy z dokumentem. Link lub wartość znajduje się w określonej komórce, w wierszu o wzorze po wybraniu elementu.

1. Wybierz obszar zawarty przez odniesienia. Będąc na karcie Home, kliknij przycisk "Kopiuj", który znajduje się na taśmie w grupie ustawień schowka.

   

   Alternatywnie, po wybraniu zakresu, można użyć kombinacji klawiszy gorących Ctrl + C.

2. Po skopiowaniu danych nie usuwaj wyboru z obszaru i kliknij go prawym przyciskiem myszy. Menu kontekstowe zostanie uruchomione. W nim, w bloku "Wstaw ustawienia", musisz kliknąć ikonę "Wartości". Ma widok na piktogramy z przedstawioną liczbami.



3. Po tym wszystkie odniesienia do dedykowanego obszaru zostaną zastąpione wartościami statystycznymi.

Ale musisz pamiętać, że ta opcja optymalizacji książki Excel nie zawsze jest dopuszczalne. Może być stosowany tylko wtedy, gdy dane z oryginalnego źródła nie są dynamiczne, czyli, że nie zmieni się z czasem.

Metoda 4: Zmiany formatu

Innym sposobem znacznego zmniejszenia rozmiaru pliku jest zmiana swojego formatu. Ta metoda, prawdopodobnie przede wszystkim pomaga wcisnąć książkę, chociaż konieczne jest również korzystanie z powyższych opcji w kompleksie.

W programie Excel znajduje się kilka "native" formatów plików - XLS, XLSX, XLSM, XLSB. Format XLS był podstawowym rozszerzeniem wersji programu Excel 2003 i wcześniejszego. Jest już przestarzały, ale jednak wielu użytkowników nadal nadal jest stosowany. Ponadto istnieją przypadki, gdy musisz wrócić do pracy ze starymi plikami, które zostały utworzone wiele lat temu nawet w przypadku braku nowoczesnych formatów. Nie wspominając o tym, że wiele programów innych firm pracuje z książkami z tą ekspansją, która nie wie, jak przetwarzać późniejsze opcje dokumentów Excel.

Należy zauważyć, że książka rozszerzenia XLS ma znacznie większy rozmiar niż obecny analog formatu XLSX, który w chwili obecnie Excel wykorzystuje jako główny. Przede wszystkim wynika to z faktu, że pliki XLSX są zasadniczo skompresowane archiwa. Dlatego, jeśli używasz rozszerzenia XLS, ale chcesz zmniejszyć wagę książki, można to zrobić po prostu zatrzymując go w formacie XLSX.

1. Aby przekonwertować dokument z formatu XLS do formatu XLSX, przejdź do karty Plik.



2. W oknie, które otwierają się natychmiast, zwracam uwagę na sekcję "Szczegóły", gdzie jest wskazany, że obecnie waga dokumentu wynosi 40 KB. Następnie kliknij nazwę "Zapisz jako ...".



3. Otworzy się okno Save. Jeśli chcesz, możesz przejść do nowego katalogu, ale większość użytkowników jest wygodniejsza do przechowywania nowego dokumentu w tym samym miejscu, w którym kod źródłowy. Nazwa książki, jeśli jest to pożądane, można zmienić w polu "Nazwa pliku", chociaż nie jest to konieczne. Najważniejszą rzeczą w tej procedurze jest ustawienie pola "Excel (.xlsx)". Następnie możesz nacisnąć przycisk "OK" na dole okna.



4. Po wyprodukowaniu zapisywania przejdź do sekcji "Szczegóły" karty Plik, aby zobaczyć, ile masy zmniejszyło. Jak widać, jest teraz 13,5 KBYTES przed 40 KBYTES przed procedurą konwersji. Oznacza to, że tylko oszczędzanie w nowoczesnym formacie umożliwił ściśnięcie książki prawie trzy razy.

Ponadto znajduje się inny nowoczesny format XLSB lub książka binarna w Excele. W nim dokument jest zapisywany w kodowaniu binarnym. Te pliki waży nawet mniej niż książki w formacie XLSX. Ponadto język, na którym są rejestrowane najbliżej programu Excel. Dlatego działa z takimi książkami szybciej niż z innym rozszerzeniem. Jednocześnie książka określonego formatu na funkcjonalność i możliwości korzystania z różnych narzędzi (formatowanie, funkcje, wykresy itp.) Nie jest gorszy od formatu XLSX i przekracza format XLS.

Głównym powodem, dla którego XLSB nie stał się domyślnym formacie w programie Excel jest to, że programy innych firm są praktycznie w stanie pracować z nim. Na przykład, jeśli chcesz wyeksportować informacje z programu Excel do programu 1C, można to zrobić za pomocą dokumentów XLSX lub XLS, ale nie z XLSB. Ale jeśli nie planujesz przesyłania danych do żadnego programu innych firm, możesz bezpiecznie zapisać dokument w formacie XLSB. Pozwoli to zmniejszyć rozmiar dokumentu i zwiększyć prędkość pracy w nim.

Procedura zapisywania pliku w ekspansji XLSB jest podobna do tego, co zrobiliśmy, aby rozwinąć XLSX. W zakładce "Plik" kliknij "Zapisz jako ...". W oknie zapisywania otwiera się w polu "Typ pliku", należy wybrać opcję "Excel Book (* .xlsb)". Następnie kliknij przycisk "Zapisz".

Patrzymy na wagę dokumentu w sekcji "Szczegóły". Jak widać, zmniejszył się jeszcze bardziej i ma teraz tylko 11,6 KB.

Podsumowując ogólne wyniki, możemy powiedzieć, że jeśli pracujesz z plikiem XLS, najskuteczniejszym sposobem na zmniejszenie rozmiaru jest energetyzujący w nowoczesnych formatach XLSX lub XLSB. Jeśli używasz już danych rozszerzeń plików, a następnie zmniejszyć ich wagę, należy poprawnie skonfigurować obszar roboczy, usunąć nadmiar formatowania i niepotrzebnych odniesień. Otrzymasz największy zwrot, jeśli wyprodukujesz wszystkie te działania w kompleksie i nie ograniczasz się do jednej opcji.