Jo oftere du aksepterer og sender bokstaver, jo mer korrespondanse lagres på datamaskinen. Og selvfølgelig fører det til at disken avsluttes. Det kan også føre til at Outlook bare vil slutte å godta brev. I slike tilfeller følg størrelsen på skuffen din, og slett om nødvendig ekstra bokstaver.
Men for å frigjøre stedet, er det imidlertid ikke nødvendig å slette alle bokstaver. Det viktigste kan enkelt arkiveres. Hvordan gjøre dette Vi vil analysere i denne instruksjonen.
Totalt gir Outlook to måter å arkivere e-post på. Den første er automatisk og den andrehåndboken.
Automatisk arkivering av bokstaver
La oss starte med den mest praktiske måten - det er en automatisk postarkivering.
Fordelene ved denne metoden er at Outlook vil arkivere brev selv uten din deltakelse.
Du kan tilskrive Cons Associates at alle bokstaver og nødvendige, og ikke trengs.
For å konfigurere automatisk arkivering må du klikke på "Parameters" -knappen i "Fil" -menyen.
Deretter går du til "Avansert" -fanen og i Autarchivation-gruppen, klikk på "Auto Archive Setup".
Nå gjenstår det å angi de nødvendige innstillingene. For å gjøre dette, sett "AutoArchivation hver ... dager", og her setter vi arkiveringsperioden i dagene.
Neste, konfigurer parametrene etter eget skjønn. Hvis du vil ha Outlook til å be om bekreftelse før du starter arkivet, må du merke avkrysningsruten "Forespørsel til Auto Archive", hvis dette ikke er nødvendig, og fjern merket for avkrysningsboksen og programmet vil gjøre alt selv.
Nedenfor kan du konfigurere den automatiske fjerningen av gamle bokstaver, hvor du også kan angi maksimal "alder" på brevet. Og også avgjøre hva du skal gjøre med gamle bokstaver - flytte dem til en egen mappe eller bare slette dem.
Når du har gjort de ønskede innstillingene, kan du klikke på "Bruk innstillinger til alle mapper" -knappen.
Hvis du vil velge mappene du vil arkivere, må du i dette tilfellet gå til egenskapene til hver mappe og justere autoarchivation der.
Til slutt, trykk på "OK" -knappen for å bekrefte innstillingene som er gjort.
For å avbryte autoarchivation, vil det være nok å ta boksen "Autarchivation hver ... dager".
Håndarkiveringsbrev
Nå vil vi analysere den manuelle metoden for arkivering.
Denne metoden er ganske enkel og krever ingen flere innstillinger fra brukerne.
For å sende en e-post til arkivet, må det fremheves i listen over bokstaver og klikk på "Arkiv" -knappen. For å arkivere en gruppe bokstaver, er det nok bare å markere de ønskede bokstavene, og trykk deretter på samme knapp.
Denne metoden har også sine fordeler og ulemper.
Fordelene kan tilskrives det du velger hvilke bokstaver som krever arkivering. Vel, minus er en manuell utførelse av arkivering.
Dermed gir Outlook-e-postklienten sine brukere flere alternativer for å lage et arkiv av bokstaver. For mer pålitelighet kan du bruke begge deler. Det vil si å begynne å sette opp autoarchivation og deretter, som du trenger å sende brev til arkivet selv, og slette for mye.