For enkelhets skyld å arbeide med en stor dataramme i tabeller, er de stadig nødvendige for å organisere i henhold til et spesifikt kriterium. I tillegg, for å oppfylle spesifikke formål, er det noen ganger ikke nødvendig med hele dataproduksjonen, men bare individuelle linjer. Derfor, for ikke å være forvirret i en stor mengde informasjon, vil den rasjonelle løsningen bli arrangert data, og filtrere fra andre resultater. La oss finne ut hvordan sorterings- og filtreringsdata i Microsoft Excel utføres.
Enkel datasortering
Sortering er et av de mest praktiske verktøyene når du arbeider i Microsoft Excel. Ved å bruke den, kan du plassere linjene i tabellen i alfabetisk rekkefølge, i henhold til data som er plassert i kolonneceller.
Data Sortering i Microsoft Excel-programmet kan utføres ved hjelp av "Sorter og filter" -knappen, som er lagt ut i Hjem-fanen på båndet i redigeringsverktøylinjen. Men før må vi klikke på en hvilken som helst celle i den kolonnen som vi skal utføre sortering på.
For eksempel, i tabellen foreslått nedenfor, er det nødvendig å sortere de ansatte i alfabetet. Vi blir i en hvilken som helst celle i kolonnen "Navn", og klikker på "Sorter og filter" -knappen. Slik at navnene er ordnet av alfabetisk, velger du elementet "Sorter fra A til Z" fra listen.
Som du kan se, er alle data i tabellen plassert, i henhold til alfabetisk liste over etternavn.
For å sortere i omvendt rekkefølge, i samme meny, velg Sorter-knappen fra I opp til en ".
Listen gjenoppbygges i omvendt rekkefølge.
Det skal bemerkes at en lignende type sortering bare er angitt med tekstdataformat. For eksempel, med et numerisk format, sorteringen "fra minimum til maksimumet" (og, tvert imot), og når datoformatet er "fra det gamle til det nye" (og tvert imot).
Tilpassbar sortering
Men som vi ser, med de angitte typer sortering av en verdi, er dataene som inneholder navnene på samme person bygget inne i området i en vilkårlig bestilling.
Og hva du skal gjøre hvis vi vil sortere navnene i henhold til alfabetet, men for eksempel når du samsvarer med navnet slik at dataene er plassert etter dato? For dette, så vel som å bruke noen andre funksjoner, alt i samme meny "Sorter og filtrer", må vi gå til varen "Tilpassbar sortering ...".
Deretter åpnes vinduet Sorteringsinnstillinger. Hvis det er overskrifter i tabellen, vær oppmerksom på at i dette vinduet er det nødvendig å stående et merke i nærheten av "Mine data inneholder" parameter.
I feltet "kolonne" angir du navnet på kolonnen ved hvilken sortering skal utføres. I vårt tilfelle er dette "navnet" -kolonnen. I feltet "Sorter" er det spesifisert i henhold til hva slags innhold innholdet vil bli sortert. Det er fire alternativer:
- Verdier;
- Celle farge;
- Skriftfarge;
- Celleikon.
Men i det overveldende flertallet brukes varen "verdier". Han er satt som standard. I vårt tilfelle vil vi også bruke dette elementet.
I kolonnen "rekkefølge" må vi spesifisere, i hvilken rekkefølge dataene vil være plassert: "Fra A til Z" eller omvendt. Velg verdien "fra A til Z."
Så, vi setter opp sortering av en av kolonnene. For å konfigurere sortering på en annen kolonne, klikk på "Legg til nivå" -knappen.
Et annet sett med felt vises, som skal fylles ut for å sortere gjennom en annen kolonne. I vårt tilfelle, i henhold til kolonnen "Date". Siden datoen for disse cellene er satt til dato, så i "Order" -feltet, setter vi verdiene ikke "fra A til Z", men "fra den gamle til nye", eller "fra den nye til den gamle" .
På samme måte kan du i dette vinduet konfigurere om nødvendig, og sortere over andre kolonner i prioritetsorden. Når alle innstillingene er laget, klikker du på "OK" -knappen.
Som du kan se, nå i vårt bord alle data sortert, først og fremst av ansattes navn, og deretter, med utbetalingsdatoer.
Men dette er ikke alle mulighetene for tilpasset sortering. Hvis ønskelig, i dette vinduet, kan du konfigurere sortering av ikke-kolonner, men med linjer. For å gjøre dette, klikk på "Parametre" -knappen.
I vinduet Sortering Parametre som åpner, oversetter vi bryteren fra "Row Row" -posisjonen til "Range Columns" -posisjonen. Klikk på "OK" -knappen.
Nå, analogt med det forrige eksempelet, kan du skrive data for sortering. Skriv inn dataene, og klikk på "OK" -knappen.
Som vi ser, etter det, endret kolonnene steder, i henhold til de oppgitte parametrene.
Selvfølgelig, for vårt bord, tatt for eksempel, bærer bruken av sortering med en endring i plasseringen av kolonnen ikke en spesiell bruk, men for noen andre bord kan en slik sortering være svært relevant.
Filter
I tillegg er det i Microsoft Excel en datafilterfunksjon. Det lar deg la synlige bare de dataene du anser som nødvendig, og resten skjuler. Om nødvendig kan skjulte data alltid returneres til den synlige modusen.
For å bruke denne funksjonen blir vi på en hvilken som helst celle i tabellen (og helst i toppteksten), igjen klikker vi på "Sorter og filter" -knappen i redigeringsverktøykassen. Men denne gangen i menyen som vises, velger du "Filter" -elementet. Du kan også i stedet for at disse handlingene bare trykker på Ctrl + Shift + L-tastekombinasjonen.
Som vi kan se, oppstod cellene i form av en firkant i cellene med navnet på alle kolonnene, hvor trekanten er omvendt ned.
Klikk på dette ikonet i kolonnen, ifølge hvilken vi skal filtrere. I vårt tilfelle bestemte vi oss for å filtrere etter navn. For eksempel må vi forlate dataene bare av den ansatte i Nikolaev. Derfor skyt flått fra navnene på alle andre arbeidstakere.
Når prosedyren er laget, klikker du på "OK" -knappen.
Som vi kan se, forblir bare strenger med navnet på den ansatte i Nikolaev i bordet.
Fullfør oppgaven, og vi vil bare forlate bordet i tabellen som er relatert til Nikolaev for III-kvartalet 2016. For å gjøre dette, klikk på ikonet i datopellen. I listen som åpnes, fjern avkrysningsboksene fra månedene "mai", "juni" og "oktober", da de ikke tilhører tredje kvartal, og klikker på "OK" -knappen.
Som du kan se, forblir bare de dataene vi trenger.
For å fjerne filteret på en bestemt kolonne, og vis de skjulte dataene, klikker du på ikonet i cellen med tittelen på denne kolonnen. I den åpne menyen, klikk på "Slett filter C ..." -elementet.
Hvis du vil tilbakestille filteret som helhet på bordet, må du klikke på "Sorter og filter" -knappen på båndet, og velg "Clear".
Hvis du trenger å fullstendig fjerne filteret, så, som når det starter, bør du velge "Filter" -elementet i samme meny, eller skrive tastaturtasten på Ctrl + Shift + L-tastaturet.
I tillegg skal det bemerkes at etter at vi har slått på "Filter" -funksjonen, så når du klikker på det tilsvarende ikonet i cellene i tabellkapslene, er sorteringsfunksjonene som vi snakket ovenfor, tilgjengelige i menyen som dukket opp: "Sorter fra A til Z", "Sorter fra meg til A", og "Sortering i farge."
Leksjon: Slik bruker du AutoFilter i Microsoft Excel
Smart tabell
Sortering og filter kan også aktiveres, slik at dataene du arbeider i det såkalte "smarttabellen".
Det er to måter å lage et smart bord på. For å dra nytte av den første av dem, tildele hele området av bordet, og klikk på knappen "Hjem", og klikk på knappen "Home", og klikk på knappen på knappen ". Denne knappen er i "Stil" Tool Block.
Deretter velger vi en av stilene du liker, i listen som åpnes. Du vil ikke påvirke funksjonaliteten til bordet.
Etter det åpnes en dialogboks der du kan endre koordinatene til bordet. Men hvis du tidligere er tildelt området riktig, trenger du ikke noe annet. Det viktigste, merk at "tabellen med overskrifter" parameter stod et merke. Deretter klikker du bare på "OK" -knappen.
Hvis du bestemmer deg for å dra nytte av den andre måten, må du også markere hele området av bordet, men denne gangen går du til "Sett inn" -fanen. Å være her, på båndet i "Tabellverktøy" -blokken, bør du klikke på "Tabell" -knappen.
Etter det, som den siste gangen, åpnes et vindu hvor koordinatene til plasseringen av bordet vil bli korrigert. Klikk på "OK" -knappen.
Uavhengig av hvordan du bruker når du lager et "smarttabell", får vi til slutt et bord i cellene i kappene som filtrene som er beskrevet av oss allerede er installert.
Når du klikker på dette ikonet, vil alle de samme funksjonene være tilgjengelige som når du starter filteret med en standardvei gjennom "Sorter og filter" -knappen.
Leksjon: Hvordan lage et bord i Microsoft Excel
Som du kan se, sortere og filtrere verktøy, med riktig bruk, kan det være betydelig å lette brukerne betydelig å jobbe med tabeller. Et spesielt relevant problem av deres bruk blir i tilfelle at en meget stor datapris er registrert i tabellen.