Når du arbeider med de samme dataene som er plassert i forskjellige tabeller, ark, eller til og med bøker, for bekvemmeligheten av oppfatning, er det bedre å samle inn informasjon sammen. I Microsoft Excel kan du takle denne oppgaven ved hjelp av et spesielt verktøy kalt "konsolidering". Det gir muligheten til å samle ulik data i ett bord. La oss finne ut hvordan det er gjort.
Betingelser for implementeringen av konsolideringsprosedyren
Naturligvis kan ikke alle tabeller konsolideres til en, men bare de som samsvarer med visse forhold:- Kolonner i alle tabeller skal ha samme navn (kun permutasjon av kolonner på steder);
- Det bør ikke være noen kolonner eller rader med tomme verdier;
- Maler i tabeller må være de samme.
Skaper et konsolidert bord
Vurder hvordan du lager et konsolidert bord på eksemplet på tre tabeller som har samme mal og datastruktur. Hver av dem er plassert på et eget ark, men på samme algoritme kan du opprette et konsolidert bord fra dataene i forskjellige bøker (filer).
- Åpne et eget ark for konsolidert tabell.
- På åpnet ark markerer vi cellen som vil være den øvre venstre celle i det nye bordet.
- Å være i "Data" -fanen ved å klikke på "Konsolidering" -knappen, som er plassert på båndet i verktøylinjen "Arbeide med data".
- Et datakonsolideringsoppsettvindu åpnes.
I feltet "Funksjon" må du etablere hvilken handling med cellene som skal utføres når linjene og kolonnene samsvarer med kampen. Disse kan være følgende handlinger:
- sum;
- Nummer;
- den gjennomsnittlige;
- maksimum;
- minimum;
- arbeid;
- mengde tall;
- forskyvning;
- ustabil avvik;
- fordrevet dispersjon;
- Ikke-dispersjon.
I de fleste tilfeller brukes "mengden" -funksjonen.
- I linkfeltet angir du spekteret av celler av en av de primære tabellene som er gjenstand for konsolidering. Hvis dette området er i samme fil, men på et annet ark, trykk deretter på knappen som er plassert til høyre for Data Entry-feltet.
- Gå til arket der bordet er plassert, markere ønsket område. Etter at du har tastet inn dataene, klikker vi igjen på knappen som er plassert til høyre for feltet der adressen til cellene ble tilsatt.
- Gå tilbake til vinduet Konsolideringsinnstillinger For å legge til cellene som allerede er valgt i listen over band, klikker du på Add-knappen.
Som du kan se, etter dette er rekkevidden lagt til i listen.
På samme måte legger du til alle andre områder som vil delta i prosessen med datakonsolidering.
Hvis ønsket rekkevidde er lagt ut i en annen bok (fil), trykker vi umiddelbart på "Oversikt ..." -knappen, velg filen på harddisken eller flyttbare mediet, og deretter er metoden som er angitt ovenfor, fremhever rekkevidden av celler i denne filen. Naturligvis må filen åpnes.
- På samme måte kan noen andre konsoliderte tabellinnstillinger gjøres.
For å automatisk legge til navnet på kolonnene i toppteksten, legger vi et kryss i nærheten av "signaturen til topplinjen". For å gjøre summasjonen av dataene, setter vi krysset om parameteren "venstre kolonne". Hvis du vil, når du oppdaterer data i de primære tabellene, oppdateres all informasjon i det konsoliderte tabellen også, så må du installere et merke i nærheten av "Opprett kommunikasjon med fin data" -parameter. Men i dette tilfellet er det i dette tilfellet nødvendig å vurdere at hvis du vil legge til nye linjer i kildetabellen, må du fjerne avkrysningsruten fra dette elementet og omberegne verdiene manuelt.
Når alle innstillingene er laget, klikker du på "OK" -knappen.
- Konsolidert rapport er klar. Som du kan se, er dataene gruppert. Hvis du vil vise informasjon i hver gruppe, klikker du på plussrollen til venstre for bordet.
Nå er innholdet i gruppen tilgjengelig for visning. På samme måte kan du avsløre noen annen gruppe.
Som du kan se, er konsolidering av data til Excel et veldig praktisk verktøy, takket være at du kan samle sammen informasjon som ikke bare er i forskjellige tabeller og på forskjellige ark, men til og med postet i andre filer (bøker). Det er relativt enkelt og raskt.