Slik reduserer du Excel-filstørrelsen

Når du arbeider i Excele, oppnår noen tabeller en ganske imponerende størrelse. Dette fører til at størrelsen på dokumentet øker, noen ganger selv dusin megabyte og mer. En økning i vekten av Excel-boken fører ikke bare til en økning i stedet okkupert på harddisken, men det enda viktigere, for å redusere hastigheten på å utføre ulike handlinger og prosesser i den. Enkelt sagt, når du arbeider med et slikt dokument, begynner Excel-programmet å senke. Derfor blir spørsmålet om optimalisering og reduksjon av slike bøker relevante. La oss finne ut hvordan du reduserer filstørrelsen i Excele.

Bokstørrelsesreduksjonsprosedyre

Optimaliser den fødte filen skal være umiddelbart i flere retninger. Mange brukere gjenkjenner ikke, men ofte inneholder boken Excel mange unødvendige opplysninger. Når filen er liten for dette, betaler ingen spesiell oppmerksomhet til dette, men hvis dokumentet er blitt tungvint, er det nødvendig å optimalisere det i alle mulige parametere.

Metode 1: Redusere driftsområdet

Driftsområdet er området, handlingene som jeg husker Excel. Hvis dokumentet teller, beregner programmet alle cellene i arbeidsområdet. Men det tilsvarer ikke alltid det området som brukeren virkelig fungerer. For eksempel vil et uhensiktsmessig levert gap langt borte fra bordet utvide størrelsen på driftsområdet til det elementet der dette gapet er plassert. Det viser seg at Excel når de omregner hver gang den vil håndtere en haug med tomme celler. La oss se hvordan dette problemet kan elimineres på eksemplet på et bestemt bord.

1. Først ta en titt på vekten før du optimaliserer, for å sammenligne hva det blir etter at prosedyren utføres. Dette kan gjøres ved å flytte inn i "Fil" -fanen. Gå til "Detaljer" -delen. På høyre side av vinduet som åpnet de grunnleggende egenskapene til boken. De første egenskapene er størrelsen på dokumentet. Som vi ser, i vårt tilfelle er det 56,5 kilobytes.



2. Først og fremst bør det finne ut hvordan det virkelige arbeidsområdet er forskjellig fra den som virkelig er nødvendig av brukeren. Det er ganske enkelt å gjøre det. Vi blir i en hvilken som helst celle i tabellen og skriver Ctrl + ende-tastekombinasjonen. Excel beveger seg umiddelbart til den siste cellen, som programmet vurderer det endelige elementet i arbeidsområdet. Som du kan se, er vårt tilfelle en linje 913383. Gitt at bordet har bare seks første linjer, er det mulig å angi det faktum at 913377 linjer faktisk er ubrukelig last, som ikke bare øker filstørrelsen , men på grunn av permanent omregning av hele spekteret av programmet når man utfører handlinger, fører til en nedgang i arbeidet med dokumentet.

   

   Selvfølgelig, i virkeligheten, så stor gap mellom det faktiske arbeidsområdet og det faktum at Excel aksepterer for det, er ganske sjeldent, og vi tok et så stort antall rader for klarhet. Selv om det noen ganger er tilfeldige tilfeller når hele bladområdet anses som arbeidsstykket.

3. For å eliminere dette problemet må du fjerne alle rader som starter fra den første tomme og til slutten av arket. For å gjøre dette, velg den første cellen, som er umiddelbart under tabellen, og skriv inn CTRL + SHIFT + PIL-tasten.



4. Som vi kan se, etter at alle elementene i den første kolonnen, som starter fra den angitte cellen og til enden av bordet, ble tildelt. Klikk deretter på innholdets høyre museknapp. I kontekstmenyen som åpnes, velg "Slett".

   

   Mange brukere prøver å slette ved å klikke på Slett-knappen på tastaturet, men det er ikke riktig. Denne handlingen fjerner innholdet i cellene, men fjerner ikke dem selv. Derfor, i vårt tilfelle vil det ikke hjelpe.

5. Etter at vi har valgt "Slett ..." -elementet i hurtigmenyen, åpnes et vindu for små cellefjerning. Jeg setter bryteren til "String" -posisjonen i den og klikker på OK-knappen.



6. Alle rader av det tildelte området ble fjernet. Pass på å tørke opp boken ved å klikke på disketikonet i øverste venstre hjørne av vinduet.



7. La oss nå se hvordan det hjalp oss. Vi tildeler en hvilken som helst celle i tabellen og skriver Ctrl + ende-tastekombinasjonen. Som du kan se, forlot Excel den siste cellen i tabellen, noe som betyr at det nå er det siste elementet i bladets arbeidsområde.



8. Nå flytter vi til "Detaljer" -delen av "Fil" -fanen for å finne ut hvor mye vekten av dokumentet vårt er redusert. Som du kan se, er det nå 32,5 kb. Husk at før optimaliseringsprosedyren var størrelsen 56,5 kB. Dermed har det blitt redusert med mer enn 1,7 ganger. Men i dette tilfellet er hovedprestasjonen ikke engang en reduksjon i vekten av filen, og det faktum at programmet nå er unntatt fra å omregne det egentlig ubrukte området, som vil øke dokumentet betydelig.

Hvis i boken flere ark du jobber med, må du gjennomføre en lignende prosedyre med hver av dem. Dette vil til og med redusere størrelsen på dokumentets størrelse.

Metode 2: Eliminering av overflødig formatering

En annen viktig faktor som gjør at Excel-dokumentet er tyngre, er overflødig formatering. Dette inkluderer bruk av ulike typer fonter, grenser, numeriske formater, men først og fremst gjelder det å hælde celler i forskjellige farger. Så før i tillegg format filen, må du tenke to ganger, og om det er nødvendig å gjøre det eller uten denne prosedyren er det enkelt å gjøre.

Dette gjelder spesielt for bøker som inneholder en stor mengde informasjon som selv allerede har en betydelig størrelse. Å legge til formatering til boken kan øke sin vekt enda flere ganger. Derfor må du velge den "gyldne" midten mellom synligheten for å presentere informasjon i dokumentet og størrelsen på filen, for å bruke formatering bare der det er virkelig nødvendig.

En annen faktor forbundet med formatering, vekting vekt, er at noen brukere foretrekker å formatere cellene "med en margin." Det vil si at de formaterer ikke bare bordet selv, men også området som er under det, noen ganger til og med til slutten av arket, med beregningen av det faktum at når nye linjer vil bli lagt til bordet, vil det ikke være nødvendig for å formatere dem hver gang.

Men det er ikke kjent når nye linjer vil bli lagt til og hvor mange som skal legges til, og slik foreløpig formatering du tar filen allerede akkurat nå, som vil påvirke og med hastigheten på å jobbe med dette dokumentet. Derfor, hvis du har påført formatering til tomme celler som ikke er inkludert i tabellen, må den fjernes.

1. Først og fremst må du markere alle celler som ligger under rekkevidden med data. For å gjøre dette, klikk på nummeret på den første tomme strengen på det vertikale koordinatpanelet. Tildelt hele linjen. Deretter bruker vi den allerede kjente kombinasjonen av hurtigtaster Ctrl + Shift + nedover.



2. Etter det er hele radområdet lavere enn en del av bordet fylt med data, wakes uthevet. Å være i "Home" -fanen, klikk på "Clear" -ikonet, som er plassert på båndet i redigeringsverktøylinjen. En liten meny åpnes. Velg "Clear Formats" -posisjonen i den.



3. Etter denne handlingen i alle celler i det tildelte området, vil formatering bli slettet.



4. På samme måte kan du fjerne unødvendig formatering i selve tabellen. For å gjøre dette, velg individuelle celler eller rekkevidde der vi vurderer å formatere minimumet nyttig, klikk på "Clear" -knappen på båndet og velg "Clear format" -elementet fra listen.



5. Som du kan se, ble formatering i det valgte området av bordet helt fjernet.



6. Etter det returnerer vi dette området noen formateringselementer som vi anser som relevante: grenser, numeriske formater, etc.

Handlingene som er beskrevet ovenfor, vil bidra til å redusere størrelsen på Excel-boken betydelig og øke hastigheten på arbeidet i den. Men det er bedre å først bruke formatering av formatering der det virkelig er hensiktsmessig og nødvendig enn å bruke tid til å optimalisere dokumentet.

Leksjon: Formatering Tabeller i Excel

Metode 3: Fjerne koblinger

I enkelte dokumenter er et meget stort antall lenker fra hvor verdier strammes. Dette kan også alvorlig redusere arbeidshastigheten i dem. Spesielt sterkt påvirket av eksterne referanser til andre bøker, selv om interne referanser også er negativt reflektert i ytelse. Hvis kilden kommer fra hvor linken tar informasjon, blir ikke oppdatert, det vil si meningen å erstatte referanseadresser i celler til normale verdier. Dette er i stand til å øke hastigheten på å arbeide med dokumentet. Link eller verdi er i en bestemt celle, i formel-raden etter at du har valgt elementet.

1. Velg området som er inneholdt av referanser. Å være i Hjem-fanen, klikk på "Kopier" -knappen som er plassert på båndet i innstillingsgruppen på utklippstavlen.

   

   Alternativt, etter at du har valgt et område, kan du bruke en kombinasjon av hurtigtaster Ctrl + C.

2. Når dataene har kopiert, må du ikke fjerne valget fra området, og klikk på den høyre museknappen. Kontekstmenyen er lansert. I den, i "Sett inn innstillinger" -blokken, må du klikke på "Verdier" -ikonet. Den har utsikt over piktogrammet med tallene som er avbildet.



3. Etter det vil alle referanser i det dedikerte området bli erstattet av statistiske verdier.

Men du må huske at dette alternativet for å optimalisere Excel-boken er ikke alltid akseptabelt. Det kan bare brukes når dataene fra den opprinnelige kilden ikke er dynamisk, det vil si at de ikke endres med tiden.

Metode 4: Formater endringer

En annen måte å redusere filstørrelsen betydelig på er å endre formatet. Denne metoden, sannsynligvis, hjelper mest til å presse boken, selv om det også er nødvendig å bruke ovennevnte alternativer i komplekset.

I Excel er det flere "native" filformater - XLS, XLSX, XLSM, XLSB. XLS-formatet var den grunnleggende utvidelsen for programversjonen av Excel 2003 og tidligere. Han er allerede forældet, men likevel fortsetter mange brukere fortsatt å bli brukt. I tillegg er det tilfeller når du må gå tilbake til jobb med gamle filer som er opprettet for mange år siden, selv i fravær av moderne formater. For ikke å nevne det faktum at mange tredjepartsprogrammer jobber med bøker med denne utvidelsen, som ikke vet hvordan man behandler senere alternativer for Excel-dokumenter.

Det skal bemerkes at XLS Extension Book har en mye større størrelse enn den nåværende analogen til XLSX-formatet, som i dag Excel bruker som den viktigste. Først av alt skyldes dette at XLSX-filer i hovedsak komprimerte arkiver. Derfor, hvis du bruker XLS-utvidelsen, men du ønsker å redusere bokens vekt, så kan dette gjøres bare å stoppe det i XLSX-format.

1. Slik konverterer du dokumentet fra XLS-formatet til XLSX-formatet, går du til Fil-fanen.



2. I vinduet som åpnes, tar jeg øyeblikkelig oppmerksomhet til "Detaljer" -delen, der den er angitt at i dag er vekten av dokumentet 40 kb. Deretter klikker du på navnet "Lagre som ...".



3. Lagre-vinduet åpnes. Hvis du ønsker det, kan du gå til den nye katalogen, men de fleste brukere er mer praktiske å lagre et nytt dokument på samme sted der kildekoden. Navnet på boken, hvis ønskelig, kan endres i feltet "Filnavn", selv om det ikke er nødvendig. Det viktigste i denne prosedyren er å sette "filtype" -feltet "Excel (.xlsx)" -boken. Etter det kan du trykke på "OK" -knappen nederst i vinduet.



4. Etter lagring er produsert, gå til "Detaljer" -delen av fanen Fil for å se hvor mye vekt som er redusert. Som du kan se, er det nå 13,5 kbytes mot 40 kbytes før konverteringsprosedyren. Det vil si at en bare sparer i moderne format gjorde det mulig å klemme boken nesten tre ganger.

I tillegg er det et annet moderne XLSB-format eller binær bok i Excele. I den blir dokumentet lagret i binær koding. Disse filene veier enda mindre enn bøker i XLSX-format. I tillegg språket de registreres nærmere på Excel-programmet som de registreres nærmere på Excel-programmet. Derfor fungerer det med slike bøker raskere enn med en annen utvidelse. Samtidig er boken til det angitte formatet på funksjonalitet og mulighetene for å bruke forskjellige verktøy (formatering, funksjoner, grafer, etc.) ikke dårligere enn XLSX-formatet og overstiger XLS-formatet.

Hovedårsaken til at XLSB ikke ble standardformatet i Excel, er at tredjepartsprogrammer praktisk talt kan jobbe med det. For eksempel, hvis du trenger å eksportere informasjon fra Excel til et 1C-program, kan det gjøres med XLSX eller XLS-dokumenter, men ikke med XLSB. Men hvis du ikke planlegger å overføre data til ethvert tredjepartsprogram, kan du sikkert lagre dokumentet i XLSB-format. Dette vil tillate deg å redusere størrelsen på dokumentet og øke arbeidshastigheten i den.

Prosedyren for å lagre filen i XLSB-utvidelsen ligner den vi har blitt gjort for å utvide XLSX. I kategorien "Fil" klikker du på "Lagre som ...". I feltet Lagring som åpnes i feltet "Filtype", må du velge alternativet "Excel Book (* .xlsb)". Klikk deretter på "Lagre" -knappen.

Vi ser på vekten av dokumentet i delen "Detaljer". Som du kan se, har den redusert enda mer og er nå bare 11,6 kB.

Oppsummering av de generelle resultatene, kan vi si at hvis du jobber med en XLS-fil, så er den mest effektive måten å redusere størrelsen, energiseringen i moderne XLSX- eller XLSB-formater. Hvis du allerede bruker filutvidelsesdata, så for å redusere vekten, bør du konfigurere arbeidsområdet riktig, fjerne overflødig formatering og unødvendige referanser. Du vil motta størst avkastning hvis du produserer alle disse handlingene i komplekset, og ikke begrense deg til ett alternativ.