Kif tnaqqas id-daqs tal-fajl Excel

Meta taħdem fi Excele, xi tabelli jiksbu daqs pjuttost impressjonanti. Dan iwassal għall-fatt li d-daqs tad-dokument jiżdied, xi kultant anke tużżana megabytes u aktar. Żieda fil-piż tal-ktieb Excel twassal mhux biss għal żieda fil-post tagħha okkupata fuq il-hard disk, iżda li saħansitra aktar importanti, li aktar bil-mod il-veloċità ta 'prestazzjoni azzjonijiet varji u proċessi fiha. Fi kliem sempliċi, meta taħdem ma 'tali dokument, il-programm Excel jibda jonqos. Għalhekk, il-kwistjoni tal-ottimizzazzjoni u t-tnaqqis ta 'dawn il-kotba ssir relevanti. Ejja insemmu kif tnaqqas id-daqs tal-fajl f'Excele.

Proċedura għat-tnaqqis tad-daqs tal-kotba

Jottimizzaw il-fajl imwieled għandu jkun immedjatament f'diversi direzzjonijiet. Ħafna utenti ma jirrikonoxxux, iżda ħafna drabi l-ktieb Excel fih ħafna informazzjoni bla bżonn. Meta l-fajl huwa żgħir għal dan, l-ebda wieħed iħallas attenzjoni speċjali għal dan, imma jekk id-dokument sar ineffiċjenti, huwa meħtieġ li jiġi ottimizzat fil-parametri kollha possibbli.

Metodu 1: Tnaqqis tal-firxa operattiva

Il-firxa operattiva hija ż-żona, l-azzjonijiet li fihom niftakar jisbqu. Jekk id-dokument ikun għadd, il-programm tikkalkula mill-ġdid iċ-ċelloli kollha tal-ispazju tax-xogħol. Iżda mhux dejjem jikkorrispondi għall-firxa li fiha l-utent jaħdem verament. Pereżempju, vojt imwassal b'mod mhux xieraq 'il bogħod mit-tabella se jespandi d-daqs tal-medda operattiva għal dak l-element fejn jinsab din il-lakuna. Jirriżulta li Excel meta terġa 'tikkalkula kull darba li tittratta mazz ta' ċelloli vojta. Ejja naraw kif din il-problema tista 'tiġi eliminata fuq l-eżempju ta' tabella speċifika.

1. Għall-ewwel, agħti ħarsa lejn il-piż tagħha qabel l-ottimizzazzjoni, biex tqabbel dak li se jkun wara li titwettaq il-proċedura. Dan jista 'jsir billi tiċċaqlaq fit-tab "File". Mur fit-taqsima "Dettalji". Fuq il-lemin tat-tieqa li fetħet il-proprjetajiet bażiċi tal-ktieb. L-ewwel proprjetajiet huma d-daqs tad-dokument. Kif naraw, fil-każ tagħna huwa 56.5 kilobytes.



2. L-ewwelnett, għandu jinstab kif l-ispazju tax-xogħol reali huwa differenti minn dak li huwa verament meħtieġ mill-utent. Huwa pjuttost sempliċi li tagħmel dan. Aħna jsiru fi kwalunkwe ċellula tat-tabella u tip Ctrl + kombinazzjoni ewlenin +. Excel immedjatament jiċċaqlaq għall-aħħar ċellula, li l-programm iqis l-element finali tal-ispazju tax-xogħol. Kif tistgħu taraw, b'mod speċifiku, il-każ tagħna huwa linja 913383. Minħabba li t-tabella tokkupa biss sitt linji, huwa possibbli li tiddikjara l-fatt li 913377 linji huma, fil-fatt, tagħbija inutli, li mhux biss iżżid id-daqs tal-fajl , Iżda minħabba kalkolu mill-ġdid permanenti tal-firxa sħiħa tal-programm meta jwettqu xi azzjoni twassal għal tnaqqis fil-ħidma fuq id-dokument.

   

   Naturalment, fir-realtà, tali differenza kbira bejn il-firxa attwali tax-xogħol u l-fatt li excel jaċċetta għaliha huwa pjuttost rari, u aħna ħadu numru kbir ta 'ringieli għal ċarezza. Għalkemm, xi kultant hemm ukoll każijiet meta ż-żona tal-werqa kollha hija kkunsidrata l-biċċa tax-xogħol.

3. Sabiex tiġi eliminata din il-problema, għandek bżonn tneħħi r-ringieli kollha li jibdew mill-ewwel vojta u sa tmiem il-folja. Biex tagħmel dan, agħżel l-ewwel ċellula, li hija immedjatament taħt il-mejda, u ttajpja ċ-ċavetta Ctrl + Shift + Arrow.



4. Kif nistgħu naraw, wara li l-elementi kollha tal-ewwel kolonna, li jibdew miċ-ċellola speċifikata u sal-aħħar tat-tabella ġew allokati. Imbagħad ikklikkja fuq il-buttuna tal-maws tal-kontenut. Fil-menu tal-kuntest li tiftaħ, agħżel "Ħassar".

   

   Ħafna utenti jippruvaw iħassru billi tikklikkja fuq il-buttuna Ħassar fuq it-tastiera, iżda mhux korrett. Din l-azzjoni tikklerja l-kontenut taċ-ċelloli, iżda ma tneħħihomx infushom. Għalhekk, fil-każ tagħna mhux se jgħin.

5. Wara li għażilt il-partita "Ħassar ..." fil-menu tal-kuntest, tiftaħ tieqa żgħira għat-tneħħija taċ-ċellula. I stabbiliti l-bidla għall-pożizzjoni "sekwenza" fiha u kklikkja fuq il-buttuna OK.



6. Ir-ringieli kollha tal-firxa allokata tneħħew. Kun żgur li tinxef il-ktieb billi tikklikkja fuq l-ikona floppy fir-rokna tax-xellug ta 'fuq tat-tieqa.



7. Issa ejja naraw kif għenuna. Aħna talloka kwalunkwe ċellola tat-tabella u nittajpja l-kombinazzjoni taċ-ċwievet Ctrl +. Kif tistgħu taraw, Excel allokat l-aħħar ċellula tat-tabella, li jfisser li issa huwa l-aħħar element tal-workspace tal-werqa.



8. Issa nimxu fit-taqsima "Dettalji" tat-tab "File" biex issir taf kemm il-piż tad-dokument tagħna naqas. Kif tistgħu taraw, issa huwa 32.5 KB. Ifakkar li qabel il-proċedura ottimizzazzjoni, id-daqs tagħha kien 56.5 KB. Għalhekk, tnaqqas b'aktar minn 1.7 darbiet. Iżda f'dan il-każ, il-kisba prinċipali lanqas biss hija tnaqqis fil-piż tal-fajl, u l-fatt li l-programm issa huwa eżentat mill-kalkulazzjoni mill-ġdid il-firxa attwalment mhux użata, li se jżidu b'mod sinifikanti r-rata ta 'pproċessar tad-dokument.

Jekk fil-ktieb diversi folji inti taħdem ma ', inti għandek bżonn twettaq proċedura simili ma' kull wieħed minnhom. Dan saħansitra se jnaqqas aktar id-daqs tad-dokument.

Metodu 2: Eliminazzjoni ta 'l-ifformattjar żejda

Fattur ieħor importanti li jagħmel id-dokument Excel huwa itqal, huwa ifformattjar żejda. Dan jinkludi l-użu ta 'tipi varji ta' fonts, fruntieri, formati numeriċi, iżda l-ewwel nett tikkonċerna l-tferrigħ ta 'ċelloli f'diversi kuluri. Allura qabel ma addizzjonalment ifformattja l-fajl, għandek taħseb darbtejn, u jekk hux meħtieġ li tagħmel dan jew mingħajr din il-proċedura huwa faċli li tagħmel.

Dan hu veru speċjalment għall-kotba li fihom ammont kbir ta 'informazzjoni li huma stess diġà għandhom daqs konsiderevoli. Iż-żieda tal-ifformattjar mal-ktieb tista 'żżid il-piż tagħha anke bosta drabi. Għalhekk, għandek bżonn tagħżel in-nofs "tad-deheb" bejn il-viżibilità li tippreżenta informazzjoni fid-dokument u d-daqs tal-fajl, biex tuża l-ifformattjar biss fejn huwa verament meħtieġ.

Fattur ieħor assoċjat mal-ifformattjar, il-piż tal-ippeżar, huwa li xi utenti jippreferu jiffurmaw iċ-ċelloli "b'marġini." Jiġifieri, huma format mhux biss it-tabella nnifisha, iżda wkoll il-firxa taħtha, xi kultant saħansitra sa l-aħħar tal-folja, bil-kalkolu tal-fatt li meta linji ġodda se jiġu miżjuda mat-tabella, mhux se jkun meħtieġa biex jiffurmawhom kull darba.

Iżda mhux magħruf meta se jiżdiedu linji ġodda u kemm se jiżdiedu, u dan l-ifformattjar preliminari li tieħu l-fajl diġà dritt issa, li jaffettwaw b'mod negattiv u bil-ħeffa ta 'xogħol ma' dan id-dokument. Għalhekk, jekk applikajt l-ifformattjar għal ċelloli vojta li mhumiex inklużi fit-tabella, għandu jitneħħa.

1. L-ewwelnett, għandek tenfasizza ċ-ċelloli kollha li jinsabu taħt il-firxa b'dejta. Biex tagħmel dan, ikklikkja fuq in-numru ta 'l-ewwel spag vojt fuq il-Panel Koordinat Vertikali. Alloka l-linja kollha. Wara dan, aħna napplikaw il-kombinazzjoni diġà familjari ta 'ċwievet sħan Ctrl + Shift + isfel.



2. Wara dan, il-firxa kollha tar-ringiela hija inqas minn parti mit-tabella mimlija b'data, enfasizzati. Li tkun fit-tab "Home", ikklikkja fuq l-ikona "ċara", li tinsab fuq it-tejp fit-toolbar tal-editjar. Jinfetaħ menu żgħir. Agħżel il- "formati ċari" pożizzjoni fiha.



3. Wara din l-azzjoni fiċ-ċelloli kollha tal-firxa allokata, l-ifformattjar jitħassar.



4. Bl-istess mod, tista 'tneħħi l-ifformattjar bla bżonn fit-tabella nnifisha. Biex tagħmel dan, agħżel ċelloli individwali jew firxa fejn aħna nikkunsidraw l-ifformattjar tal-minimu utli, ikklikkja fuq il-buttuna "Ċar" fuq it-tejp u agħżel l-oġġett "formati ċari" mil-lista.



5. Kif tistgħu taraw, l-ifformattjar fil-firxa magħżula tat-tabella tneħħiet kompletament.



6. Wara dan, nirritornaw din il-firxa xi elementi tal-ifformattjar li aħna nqisu relevanti: Fruntieri, formati numeriċi, eċċ.

L-azzjonijiet deskritti hawn fuq jgħinu b'mod sinifikanti jnaqqsu d-daqs tal-ktieb Excel u tħaffef ix-xogħol fiha. Iżda huwa aħjar li inizjalment tuża l-ifformattjar biss fejn ikun tassew xieraq u meħtieġ milli tqatta 'ħin biex tottimizza d-dokument.

Lezzjoni: Tabelli tal-Ifformattjar f'Excel

Metodu 3: It-tneħħija ta 'links

F'xi dokumenti, numru kbir ħafna ta 'links minn fejn il-valuri huma ssikkati. Dan jista 'jnaqqas ukoll is-serjetà l-veloċità tax-xogħol fihom. Speċjalment influwenzati ħafna minn referenzi esterni għal kotba oħra, għalkemm referenzi interni huma wkoll negattivament riflessi fil-prestazzjoni. Jekk is-sors ġej minn fejn il-link jieħu l-informazzjoni ma jkunx aġġornat kontinwament, jiġifieri, it-tifsira li tissostitwixxi l-indirizzi ta 'referenza fiċ-ċelloli għall-valuri normali. Dan jista 'jżid il-veloċità ta' xogħol mad-dokument. Rabta jew valur huwa f'ċellola speċifika, fir-ringiela tal-formula wara li tagħżel l-oġġett.

1. Agħżel iż-żona li tinsab b'referenzi. Li tkun fit-tab Home, ikklikkja fuq il- "Kopja" buttuna li tinsab fuq il-tejp fil-Grupp Settings Clipboard.

   

   Alternattivament, wara li tagħżel firxa, tista 'tuża taħlita ta' ċwievet sħan Ctrl + C.

2. Wara li d-data tkun ikkopjata, ma tneħħix l-għażla miż-żona, u kklikkja fuqha l-buttuna tal-maws. Il-menu tal-kuntest jitnieda. Fiha, fil- "Daħħal Settings" blokk, għandek bżonn tikklikkja fuq l- "valuri" ikona. Hija għandha ħsieb tal-pittogrammi bin-numri murija.



3. Wara dan, ir-referenzi kollha fiż-żona dedikata għandhom jiġu sostitwiti b'valuri statistiċi.

Imma trid tiftakar li din l-għażla biex tottimizza l-ktieb Excel mhux dejjem aċċettabbli. Jista 'jiġi applikat biss meta d-data mis-sors oriġinali mhix dinamika, jiġifieri, ma jinbidlux biż-żmien.

Metodu 4: Bidliet fil-format

Mod ieħor biex tnaqqas b'mod sinifikanti d-daqs tal-fajl huwa li tbiddel il-format tagħha. Dan il-metodu, probabbilment, ħafna minnhom jgħin biex jingħafsu l-ktieb, għalkemm huwa wkoll meħtieġ li jintużaw l-għażliet ta 'hawn fuq fil-kumpless.

Fl-Excel hemm diversi formati tal-fajl "Native" - ​​XLS, XLSX, XLSM, XLSB. Il-format XLS kienet l-estensjoni bażika għall-verżjoni tal-programm ta 'Excel 2003 u aktar kmieni. Huwa diġà skaduti, iżda, madankollu, ħafna utenti għadhom qed jiġu applikati. Barra minn hekk, hemm każijiet meta jkollok tirritorna għax-xogħol ma 'fajls qodma li nħolqu ħafna snin ilu anke fin-nuqqas ta' formati moderni. Biex ma nsemmux il-fatt li ħafna programmi ta 'partijiet terzi qed jaħdmu ma' kotba b'din l-espansjoni, li ma jafux kif jipproċessaw għażliet aktar tard għal dokumenti Excel.

Ta 'min jinnota li l-ktieb ta' l-estensjoni XLS għandu daqs ferm ikbar mill-analogu attwali tal-format XLSX, li bħalissa jisbqu l-Excel bħala l-waħda prinċipali. L-ewwelnett, dan huwa dovut għall-fatt li l-fajls XLSX huma essenzjalment arkivji kkompressati. Għalhekk, jekk tuża l-estensjoni XLS, imma tixtieq tnaqqas il-piż tal-ktieb, allura dan jista 'jsir sempliċement iwaqqafha fil-format XLSX.

1. Biex tikkonverti d-dokument mill-format XLS sal-format XLSX, mur fit-tab tal-fajl.



2. Fit-tieqa li tiftaħ, I immedjatament tagħti attenzjoni għat-taqsima "Dettalji", fejn huwa indikat li bħalissa l-piż tad-dokument huwa 40 KB. Sussegwentement, ikklikkja fuq l-isem "Save As ...".



3. It-tieqa Save tiftaħ. Jekk tixtieq, tista 'tmur id-direttorju l-ġdid, iżda ħafna mill-utenti huma aktar konvenjenti biex jaħżnu dokument ġdid fl-istess post fejn il-kodiċi tas-sors. L-isem tal-ktieb, jekk mixtieq, jista 'jinbidel fil- "isem tal-fajl" qasam, għalkemm mhuwiex neċessarju. L-iktar ħaġa importanti f'din il-proċedura hija li tissettja l-ktieb "Tip ta 'Fajl" Excel (.xlsx) ". Wara dan, tista 'tagħfas il-buttuna "OK" fil-qiegħ tat-tieqa.



4. Wara l-iffrankar huwa mmanifatturat, mur fit-taqsima "Dettalji" tat-tab tal-fajl biex tara kemm naqas il-piż. Kif tistgħu taraw, issa huwa 13.5 Kbytes kontra 40 Kbytes qabel il-proċedura ta 'konverżjoni. Dan huwa, wieħed biss iffrankar fil-format moderna għamilha possibbli li jingħafsu l-ktieb kważi tliet darbiet.

Barra minn hekk, hemm format modern ieħor XLSB jew ktieb binarju fl-Excele. Fiha, id-dokument jiġi ffrankat f'kodifikazzjoni binarja. Dawn il-fajls iżen saħansitra inqas mill-kotba fil-format XLSX. Barra minn hekk, il-lingwa li fuqha huma rreġistrati l-eqreb tal-programm Excel. Għalhekk, taħdem ma 'dawn il-kotba aktar malajr milli b'xi estensjoni oħra. Fl-istess ħin, il-ktieb tal-format speċifikat dwar il-funzjonalità u l-possibilitajiet ta 'użu ta' diversi għodod (ifformattjar, funzjonijiet, graffs, eċċ.) Mhuwiex inferjuri għall-format XLSX u jeċċedi l-format XLS.

Ir-raġuni ewlenija għaliex XLSB ma saritx il-format default f'Excel huwa li programmi ta 'partijiet terzi huma prattikament kapaċi jaħdmu magħha. Pereżempju, jekk għandek bżonn tesporta informazzjoni minn Excel fi programm 1C, jista 'jsir bid-dokumenti XLSX jew XLS, imma mhux ma' XLSB. Iżda, jekk ma tippjanax li titrasferixxi data lil kwalunkwe programm ta 'parti terza, tista' tiffranka b'mod sigur id-dokument fil-format XLSB. Dan jippermettilek tnaqqas id-daqs tad-dokument u żżid il-veloċità tax-xogħol fiha.

Il-proċedura għall-iffrankar tal-fajl fl-espansjoni XLSB hija simili għal dik li għamilna biex nespandu XLSX. Fit-tab "File", ikklikkja fuq "Save As ...". Fit-tieqa tal-iffrankar li tiftaħ fil-qasam "Tip Fajl", għandek bżonn tagħżel l-għażla "Excel Ktieb (* .xlsb)". Imbagħad ikklikkja fuq il-buttuna "Save".

Aħna nħarsu lejn il-piż tad-dokument fit-taqsima "Dettalji". Kif tistgħu taraw, naqset saħansitra aktar u issa hija biss 11.6 KB.

Fil-qosor ir-riżultati ġenerali, nistgħu ngħidu li jekk qed taħdem ma 'fajl XLS, allura l-aktar mod effettiv biex titnaqqas id-daqs tagħha huwa l-ener fil-formati moderni XLSX jew XLSB. Jekk diġà tuża dejta ta 'espansjoni tal-fajl, imbagħad tnaqqas il-piż tagħhom, għandek tikkonfigura sew l-ispazju tax-xogħol, neħħi l-ifformattjar żejjed u r-referenzi bla bżonn. Inti ser tirċievi l-akbar ritorn jekk tipproduċi dawn l-azzjonijiet kollha fil-kumpless, u ma tillimitax lilek innifsek għal għażla waħda.