Untuk kemudahan bekerja dengan pelbagai data yang besar dalam jadual, mereka sentiasa perlu untuk menganjurkan mengikut kriteria tertentu. Di samping itu, untuk memenuhi tujuan tertentu, kadang-kadang keseluruhan pelbagai data tidak diperlukan, tetapi hanya garis individu. Oleh itu, agar tidak keliru dalam sejumlah besar maklumat, penyelesaian rasional akan diatur data, dan penapis dari hasil lain. Mari bimbang bagaimana menyusun dan menapis data dalam Microsoft Excel dilakukan.
Sorting data mudah
Menyusun adalah salah satu alat yang paling mudah apabila bekerja di Microsoft Excel. Menggunakannya, anda boleh meletakkan garis meja dalam susunan abjad, mengikut data yang terletak di dalam sel-sel lajur.
Pengisihan data dalam program Microsoft Excel boleh dilakukan menggunakan butang "Susun dan Penapis", yang dipaparkan di Tab Rumah pada pita dalam bar alat penyuntingan. Tetapi, sebelum ini, kita perlu mengklik pada mana-mana sel lajur yang mana kita akan melakukan penyisihan.
Sebagai contoh, dalam jadual yang dicadangkan di bawah, adalah perlu untuk menyusun pekerja dengan abjad. Kami menjadi dalam mana-mana sel "Nama" lajur, dan klik pada butang "Susun dan Penapis". Sehingga nama-nama disusun mengikut abjad, pilih item "Sort dari A hingga Z" dari senarai.
Seperti yang anda lihat, semua data dalam jadual terletak, mengikut senarai abjad nama keluarga.
Untuk menyusun dalam urutan terbalik, dalam menu yang sama, pilih butang Susun dari saya sehingga ".
Senarai itu dibina semula dalam urutan terbalik.
Harus diingat bahawa jenis penyortiran yang sama ditunjukkan hanya dengan format data teks. Sebagai contoh, dengan format angka, penyortiran "dari minimum hingga maksimum" (dan, sebaliknya), dan apabila format tarikh "dari yang lama kepada yang baru" (dan, sebaliknya).
Menyusun disesuaikan
Tetapi, seperti yang kita lihat, dengan jenis penyisihan yang ditentukan oleh satu nilai, data yang mengandungi nama orang yang sama dibina di dalam julat dalam perintah sewenang-wenangnya.
Dan apa yang perlu dilakukan jika kita mahu menyusun nama mengikut abjad, tetapi sebagai contoh, apabila anda sepadan dengan nama supaya data itu terletak mengikut tarikh? Untuk ini, serta menggunakan beberapa ciri lain, segala-galanya dalam menu yang sama "Susun dan penapis", kita perlu pergi ke item "Penyusun Customizable ...".
Selepas itu, tetingkap tetapan penyortiran dibuka. Sekiranya terdapat tajuk utama dalam jadual anda, sila ambil perhatian bahawa dalam tetingkap ini adalah perlu untuk berdiri tanda semak berhampiran parameter "Data saya mengandungi".
Dalam medan "Lajur", nyatakan nama lajur yang mana penyortiran akan dilakukan. Dalam kes kami, ini adalah lajur "Nama". Dalam bidang "Susun", ia ditentukan mengikut jenis kandungan kandungan yang akan disusun. Terdapat empat pilihan:
- Nilai;
- Warna sel;
- Warna fon;
- Ikon sel.
Tetapi, dalam majoriti yang menggalakkan, item "Nilai" digunakan. Dia ditetapkan secara lalai. Dalam kes kami, kami juga akan menggunakan item ini.
Dalam lajur "Perintah", kita perlu menentukan, dalam urutan apa data akan ditempatkan: "dari A hingga Z" atau sebaliknya. Pilih nilai "dari A hingga Z."
Jadi, kami menyediakan sorting salah satu lajur. Untuk mengkonfigurasi menyusun pada lajur lain, klik pada butang "Tambah Tahap".
Satu lagi satu set bidang muncul, yang harus diisi untuk menyusun melalui lajur lain. Dalam kes kami, mengikut lajur "Tarikh". Sejak tarikh sel-sel ini ditetapkan sehingga kini, maka dalam bidang "Perintah" kami menetapkan nilai-nilai tidak "dari A hingga Z", tetapi "dari yang lama ke", atau "dari yang baru ke yang lama" .
Dengan cara yang sama, dalam tetingkap ini, anda boleh mengkonfigurasi, jika perlu, dan menyusun ke atas lajur lain dalam urutan keutamaan. Apabila semua tetapan dibuat, klik pada butang "OK".
Seperti yang anda dapat lihat, sekarang dalam jadual kami semua data yang disusun, pertama sekali, oleh nama pekerja, dan kemudian, dengan tarikh pembayaran.
Tetapi, ini bukan semua kemungkinan penyortiran tersuai. Jika dikehendaki, dalam tetingkap ini, anda boleh mengkonfigurasi penyisihan bukan lajur, tetapi dengan garis. Untuk melakukan ini, klik pada butang "Parameter".
Dalam tetingkap parameter penyortiran yang dibuka, kami menterjemahkan suis dari kedudukan "Row Row" ke kedudukan "lajur". Klik pada butang "OK".
Sekarang, dengan analogi dengan contoh sebelumnya, anda boleh menuliskan data untuk menyusun. Masukkan data, dan klik pada butang "OK".
Seperti yang kita lihat, selepas itu, lajur berubah tempat, mengikut parameter yang dimasukkan.
Sudah tentu, untuk jadual kami, diambil sebagai contoh, penggunaan penyisihan dengan perubahan di lokasi lajur tidak membawa kegunaan khas, tetapi untuk beberapa jadual lain seperti jenis penyortiran boleh menjadi sangat relevan.
Penapis
Di samping itu, di Microsoft Excel, terdapat fungsi penapis data. Ia membolehkan anda meninggalkan hanya data yang anda anggap yang diperlukan, dan yang lain bersembunyi. Jika perlu, data tersembunyi sentiasa boleh dikembalikan ke mod yang kelihatan.
Untuk menggunakan ciri ini, kami menjadi di mana-mana sel dalam jadual (dan sebaik-baiknya di tajuk), sekali lagi kita klik pada butang "Susun dan Penapis" dalam kotak alat penyuntingan. Tetapi, kali ini dalam menu yang muncul, pilih item "penapis". Anda juga boleh bukannya tindakan ini hanya tekan kombinasi utama Ctrl + Shift + L.
Seperti yang dapat kita lihat, sel-sel dalam bentuk persegi muncul di dalam sel dengan nama semua lajur, di mana segitiga terbalik.
Klik pada ikon ini dalam lajur, mengikut yang kami akan menapis. Dalam kes kami, kami memutuskan untuk menapis dengan nama. Sebagai contoh, kita perlu meninggalkan data hanya oleh pekerja Nikolaev. Oleh itu, menembak kutu dari nama-nama semua pekerja lain.
Apabila prosedur dibuat, klik pada butang "OK".
Seperti yang dapat kita lihat, hanya rentetan dengan nama pekerja Nikolaev kekal di atas meja.
Lengkapkan tugas itu, dan kami hanya akan meninggalkan jadual dalam jadual yang berkaitan dengan Nikolaev untuk suku III 2016. Untuk melakukan ini, klik pada ikon di dalam sel tarikh. Dalam senarai yang dibuka, keluarkan kotak pilihan dari bulan "Mei", "Jun" dan "Oktober", kerana mereka tidak tergolong dalam suku ketiga, dan klik pada butang "OK".
Seperti yang anda lihat, hanya data yang kami perlukan kekal.
Untuk mengeluarkan penapis pada lajur tertentu, dan tunjukkan data tersembunyi, sekali lagi, klik pada ikon yang terletak di dalam sel dengan tajuk lajur ini. Dalam menu Terbuka, klik pada item "Padam Penapis C ..." Item.
Jika anda ingin menetapkan semula penapis secara keseluruhan di atas meja, maka anda perlu mengklik butang "Susun dan Penapis" pada pita, dan pilih "jelas".
Jika anda perlu mengeluarkan sepenuhnya penapis, maka, seperti ketika ia bermula, anda harus memilih item "penapis" dalam menu yang sama, atau taip kekunci papan kekunci pada keyboard Ctrl + Shift + L.
Di samping itu, perlu diperhatikan bahawa selepas kami menghidupkan fungsi "penapis", kemudian apabila anda mengklik pada ikon yang sepadan di dalam sel-sel penutup meja, fungsi penyortiran yang kami bercakap di atas boleh didapati dalam menu yang muncul: "Susun dari A hingga Z", "Susun dari saya ke", dan "menyusun warna."
Pelajaran: Bagaimana menggunakan AutoFilter dalam Microsoft Excel
Jadual Pintar
Penyusun dan penapis juga boleh diaktifkan, mengubah kawasan data yang anda bekerja dalam apa yang dipanggil "Jadual Pintar".
Terdapat dua cara untuk membuat jadual pintar. Untuk memanfaatkan yang pertama dari mereka, peruntukkan seluruh kawasan meja, dan, semasa di tab "Rumah", klik pada butang pada butang "format sebagai jadual". Butang ini berada dalam blok alat "gaya".
Seterusnya, kami memilih salah satu gaya yang anda suka, dalam senarai yang dibuka. Anda tidak akan menjejaskan fungsi jadual.
Selepas itu, kotak dialog terbuka di mana anda boleh menukar koordinat meja. Tetapi jika anda sebelum ini memperuntukkan kawasan dengan betul, anda tidak memerlukan apa-apa lagi. Perkara utama, perhatikan bahawa parameter "Jadual dengan tajuk utama" berdiri tanda semak. Seterusnya, klik pada butang "OK".
Jika anda memutuskan untuk mengambil kesempatan daripada cara kedua, maka anda juga perlu menyerlahkan seluruh kawasan meja, tetapi kali ini pergi ke tab "Masukkan". Di sini, pada pita dalam blok "Alat Jadual", anda harus mengklik pada butang "Jadual".
Selepas itu, sebagai kali terakhir, tetingkap akan dibuka di mana koordinat penempatan jadual akan diperbetulkan. Klik pada butang "OK".
Tidak kira apa yang anda gunakan semasa membuat "jadual pintar", akhirnya kami mendapat jadual, di dalam sel-sel topi yang mana penapis yang diterangkan oleh kami telah dipasang.
Apabila anda mengklik pada ikon ini, semua fungsi yang sama akan tersedia seperti ketika anda memulakan penapis dengan cara yang standard melalui butang "Susun dan Penapis".
Pelajaran: Bagaimana untuk membuat jadual di Microsoft Excel
Seperti yang anda dapat lihat, menyusun dan menapis alat, dengan penggunaannya yang betul, boleh memudahkan pengguna untuk bekerja dengan jadual. Satu isu yang sangat relevan mengenai penggunaan mereka menjadi sekiranya terdapat pelbagai data yang direkodkan dalam jadual.