Bagaimana untuk mengurangkan saiz fail Excel

Apabila bekerja di Excele, beberapa jadual mencapai saiz yang agak mengesankan. Ini membawa kepada fakta bahawa saiz dokumen bertambah, kadang-kadang juga sedozen megabait dan banyak lagi. Peningkatan berat Buku Excel bukan sahaja untuk peningkatan di tempat yang diduduki pada cakera keras, tetapi itu lebih penting lagi, untuk memperlihatkan kelajuan melakukan pelbagai tindakan dan proses di dalamnya. Ringkasnya, apabila bekerja dengan dokumen sedemikian, program Excel mula melambatkan. Oleh itu, persoalan pengoptimuman dan pengurangan buku-buku tersebut menjadi relevan. Mari kita fikirkan bagaimana untuk mengurangkan saiz fail dalam Excele.

Prosedur pengurangan saiz buku

Optimalkan fail yang dilahirkan harus segera di beberapa arah. Ramai pengguna tidak mengenali, tetapi selalunya buku Excel mengandungi banyak maklumat yang tidak perlu. Apabila fail itu kecil untuk ini, tiada siapa yang memberi perhatian khusus kepada ini, tetapi jika dokumen itu menjadi rumit, adalah perlu untuk mengoptimumkannya dalam semua parameter yang mungkin.

Kaedah 1: Mengurangkan julat operasi

Julat operasi adalah kawasan, tindakan di mana saya mengingati Excel. Jika dokumen itu mengira, program itu mengira semula semua sel ruang kerja. Tetapi ia tidak selalu sesuai dengan julat di mana pengguna benar-benar berfungsi. Sebagai contoh, jurang yang tidak sesuai dihantar jauh dari jadual akan memperluaskan saiz julat operasi kepada elemen yang mana jurang ini terletak. Ternyata Excel apabila mengira semula setiap kali ia akan mengendalikan sekumpulan sel kosong. Mari kita lihat bagaimana masalah ini dapat dihapuskan pada contoh jadual tertentu.

1. Pada mulanya, lihat beratnya sebelum mengoptimumkan, untuk membandingkan apa yang akan berlaku selepas prosedur dilakukan. Ini boleh dilakukan dengan bergerak ke tab "Fail". Pergi ke bahagian "Butiran". Di sebelah kanan tingkap yang membuka sifat asas buku. Ciri-ciri pertama adalah saiz dokumen. Seperti yang kita lihat, dalam kes kita ia adalah 56.5 kilobytes.



2. Pertama sekali, ia harus mengetahui bagaimana ruang kerja yang sebenar berbeza dari yang benar-benar diperlukan oleh pengguna. Ia agak mudah untuk melakukannya. Kami menjadi dalam mana-mana sel meja dan jenis CTRL + Kombinasi utama. Excel segera bergerak ke sel yang terakhir, yang mempengus elemen terakhir ruang kerja. Seperti yang anda lihat, secara khusus, kes kami adalah satu baris 913383. Memandangkan jadual itu hanya menduduki enam baris pertama, adalah mungkin untuk menyatakan fakta bahawa 913377 baris adalah, sebenarnya, beban yang tidak berguna, yang bukan sahaja meningkatkan saiz fail , tetapi disebabkan pengiraan semula tetap dari seluruh program semasa melaksanakan apa-apa tindakan membawa kepada kelembapan dalam kerja pada dokumen itu.

   

   Sudah tentu, pada hakikatnya, jurang yang besar antara julat kerja sebenar dan hakikat bahawa Excel menerima ia agak jarang, dan kami mengambil sebilangan besar baris untuk kejelasan. Walaupun, kadang-kadang ada kes apabila seluruh kawasan daun dianggap sebagai bahan kerja.

3. Untuk menghapuskan masalah ini, anda perlu mengeluarkan semua baris bermula dari yang pertama kosong dan sehingga akhir lembaran. Untuk melakukan ini, pilih sel pertama, yang dengan serta-merta di bawah meja, dan taip kekunci Ctrl + Shift + Arrow.



4. Seperti yang dapat kita lihat, selepas itu semua elemen lajur pertama, bermula dari sel yang ditentukan dan ke akhir meja diperuntukkan. Kemudian klik pada butang butang kanan tetikus. Dalam menu konteks yang dibuka, pilih "Padam".

   

   Ramai pengguna cuba memadam dengan mengklik pada butang Padam pada papan kekunci, tetapi ia tidak betul. Tindakan ini membersihkan kandungan sel-sel, tetapi tidak membuangnya sendiri. Oleh itu, dalam kes kita tidak akan membantu.

5. Selepas kami memilih item "Padam ..." dalam menu konteks, tetingkap penyingkiran sel kecil dibuka. Saya menetapkan suis ke kedudukan "rentetan" di dalamnya dan klik pada butang OK.



6. Semua baris dari julat yang diperuntukkan telah dikeluarkan. Pastikan untuk mengeringkan buku dengan mengklik pada ikon liut di sudut kiri atas tetingkap.



7. Sekarang mari kita lihat bagaimana ia membantu kita. Kami memperuntukkan mana-mana sel jadual dan menaip kombinasi utama Ctrl + End. Seperti yang anda dapat lihat, Excel memperuntukkan sel terakhir jadual, yang bermaksud bahawa kini ia adalah elemen terakhir ruang kerja daun.



8. Sekarang kita berpindah ke bahagian "Butiran" tab "Fail" untuk mengetahui berapa banyak berat dokumen kami telah menurun. Seperti yang anda lihat, kini ia kini 32.5 Kb. Ingat bahawa sebelum prosedur pengoptimuman, saiznya adalah 56.5 Kb. Oleh itu, ia telah dikurangkan lebih daripada 1.7 kali. Tetapi dalam kes ini, pencapaian utama bukanlah pengurangan dalam berat fail, dan hakikat bahawa program kini dikecualikan daripada mengira semula julat yang tidak digunakan, yang akan meningkatkan kadar pemprosesan dokumen.

Jika dalam buku beberapa helaian yang anda bekerjasama, anda perlu melakukan prosedur yang sama dengan setiap daripada mereka. Ini akan mengurangkan lagi saiz dokumen.

Kaedah 2: Penghapusan Pemformatan Redundant

Satu lagi faktor penting yang menjadikan dokumen Excel lebih berat, adalah pemformatan yang berlebihan. Ini termasuk penggunaan pelbagai jenis fon, sempadan, format berangka, tetapi pertama sekali ia menyangkut menuangkan sel-sel dalam pelbagai warna. Jadi sebelum menambah fail tambahan, anda perlu berfikir dua kali, dan sama ada perlu melakukannya atau tanpa prosedur ini mudah dilakukan.

Ini terutamanya benar dari buku yang mengandungi sejumlah besar maklumat yang sendiri sudah mempunyai saiz yang besar. Menambah pemformatan kepada buku boleh meningkatkan beratnya walaupun beberapa kali. Oleh itu, anda perlu memilih "emas" tengah antara keterlihatan menyampaikan maklumat dalam dokumen dan saiz fail, untuk menggunakan pemformatan hanya di mana ia benar-benar perlu.

Satu lagi faktor yang berkaitan dengan pemformatan, berat berat, adalah bahawa sesetengah pengguna memilih untuk memformat sel "dengan margin." Iaitu, mereka memformat bukan sahaja meja itu sendiri, tetapi juga julat yang di bawahnya, kadang-kadang walaupun sehingga akhir lembaran, dengan pengiraan fakta bahawa apabila garis baru akan ditambah ke meja, ia tidak akan menjadi perlu untuk memformatnya setiap masa.

Tetapi ia tidak diketahui apabila baris baru akan ditambah dan berapa banyak yang akan ditambah, dan pemformatan awal yang anda ambil fail itu sekarang, yang akan memberi kesan negatif dan pada kelajuan bekerja dengan dokumen ini. Oleh itu, jika anda telah menggunakan pemformatan kepada sel kosong yang tidak termasuk dalam jadual, ia mesti dikeluarkan.

1. Pertama sekali, anda perlu menyerlahkan semua sel yang terletak di bawah julat dengan data. Untuk melakukan ini, klik pada bilangan rentetan kosong pertama pada panel koordinat menegak. Memperuntukkan seluruh baris. Selepas itu, kami menggunakan kombinasi yang sudah biasa dari kekunci panas Ctrl + Shift + turun ke bawah.



2. Selepas itu, keseluruhan baris baris lebih rendah daripada sebahagian daripada jadual yang dipenuhi dengan data, bangun yang diserlahkan. Berada di tab "Rumah", klik pada ikon "jelas", yang terletak di pita dalam bar alat pengeditan. Menu kecil dibuka. Pilih kedudukan "Format yang jelas" di dalamnya.



3. Selepas tindakan ini di semua sel julat yang diperuntukkan, pemformatan akan dipadamkan.



4. Dengan cara yang sama, anda boleh mengeluarkan pemformatan yang tidak perlu di dalam jadual itu sendiri. Untuk melakukan ini, pilih sel atau pelbagai individu di mana kita mempertimbangkan memformat minimum yang berguna, klik pada butang "jelas" pada pita dan pilih item "Format yang jelas" dari senarai.



5. Seperti yang anda lihat, pemformatan dalam julat yang dipilih jadual telah dikeluarkan sepenuhnya.



6. Selepas itu, kami mengembalikan beberapa unsur pemformatan yang kami anggap relevan: sempadan, format berangka, dan sebagainya.

Tindakan yang diterangkan di atas akan membantu mengurangkan dengan ketara saiz buku Excel dan mempercepatkan kerja di dalamnya. Tetapi lebih baik untuk mula menggunakan pemformatan hanya di mana ia benar-benar sesuai dan perlu daripada menghabiskan masa untuk mengoptimumkan dokumen itu.

Pelajaran: Pemformatan Jadual dalam Excel

Kaedah 3: Mengeluarkan pautan

Dalam sesetengah dokumen, sejumlah besar pautan dari mana nilai diperketatkan. Ini juga boleh melambatkan kelajuan kerja di dalamnya. Terutama sangat dipengaruhi oleh rujukan luaran kepada buku-buku lain, walaupun rujukan dalaman juga dicerminkan secara negatif dalam prestasi. Jika sumber berasal dari mana pautan mengambil maklumat tidak sentiasa dikemas kini, iaitu, makna untuk menggantikan alamat rujukan dalam sel kepada nilai normal. Ini mampu meningkatkan kelajuan bekerja dengan dokumen. Pautan atau nilai berada dalam sel tertentu, dalam Row Formula selepas memilih item tersebut.

1. Pilih kawasan yang terkandung mengikut rujukan. Berada di Tab Rumah, klik pada butang "Salin" yang terletak di pita dalam kumpulan Tetapan Clipboard.

   

   Sebagai alternatif, selepas memilih julat, anda boleh menggunakan gabungan kekunci panas Ctrl + C.

2. Selepas data telah disalin, jangan keluarkan pemilihan dari kawasan itu, dan klik padanya butang tetikus kanan. Menu konteks dilancarkan. Di dalamnya, dalam blok "Sisipkan Tetapan", anda perlu klik pada ikon "Nilai". Ia mempunyai pandangan tentang piktogram dengan nombor yang digambarkan.



3. Selepas itu, semua rujukan di kawasan yang berdedikasi akan digantikan dengan nilai statistik.

Tetapi anda perlu ingat bahawa pilihan ini untuk mengoptimumkan Buku Excel tidak selalu diterima. Ia hanya boleh digunakan apabila data dari sumber asal tidak dinamik, iaitu, mereka tidak akan berubah dengan masa.

Kaedah 4: Perubahan Format

Satu lagi cara untuk mengurangkan saiz fail secara signifikan adalah untuk menukar formatnya. Kaedah ini, mungkin, yang paling banyak membantu untuk memerah buku itu, walaupun ia juga perlu menggunakan pilihan di atas di kompleks.

Dalam Excel terdapat beberapa format fail "asli" - XLS, XLSX, XLSM, XLSB. Format XLS adalah lanjutan asas untuk versi program Excel 2003 dan lebih awal. Dia sudah usang, tetapi, bagaimanapun, ramai pengguna masih terus digunakan. Di samping itu, terdapat kes-kes apabila anda perlu kembali bekerja dengan fail lama yang telah diwujudkan bertahun-tahun yang lalu walaupun tidak ada format moden. Belum lagi fakta bahawa banyak program pihak ketiga bekerja dengan buku-buku dengan pengembangan ini, yang tidak tahu bagaimana untuk memproses pilihan kemudian untuk dokumen Excel.

Harus diingat bahawa buku sambungan XLS mempunyai saiz yang lebih besar daripada analog semasa format XLSX, yang pada masa ini Excel menggunakan sebagai yang utama. Pertama sekali, ini disebabkan oleh fakta bahawa fail XLSX pada dasarnya adalah arkib yang dimampatkan. Oleh itu, jika anda menggunakan sambungan XLS, tetapi anda ingin mengurangkan berat buku, maka ini boleh dilakukan hanya menghentikannya dalam format XLSX.

1. Untuk menukar dokumen dari format XLS ke format XLSX, pergi ke tab Fail.



2. Dalam tetingkap yang dibuka, saya segera memberi perhatian kepada bahagian "butiran", di mana ia ditunjukkan bahawa pada masa ini berat dokumen adalah 40 Kb. Seterusnya, klik pada nama "Simpan sebagai ...".



3. Tetingkap Simpan dibuka. Jika anda mahu, anda boleh pergi ke direktori baru, tetapi kebanyakan pengguna lebih mudah untuk menyimpan dokumen baru di tempat yang sama di mana kod sumber. Nama buku, jika dikehendaki, boleh diubah dalam medan "Nama Fail", walaupun tidak perlu. Perkara yang paling penting dalam prosedur ini adalah untuk menetapkan "Jenis Fail" medan "Excel (.xlsx)" buku. Selepas itu, anda boleh menekan butang "OK" di bahagian bawah tetingkap.



4. Selepas menyimpan dihasilkan, pergi ke bahagian "Butiran" dari tab Fail untuk melihat berapa banyak berat badan telah menurun. Seperti yang anda dapat lihat, kini ia kini 13.5 kbytes terhadap 40 kbytes sebelum prosedur penukaran. Iaitu, satu-satunya penjimatan dalam format moden menjadikannya mungkin untuk memerah buku itu hampir tiga kali.

Di samping itu, terdapat satu lagi format XLSB moden atau buku binari dalam Excele. Di dalamnya, dokumen itu disimpan dalam pengekodan binari. Fail ini menimbang lebih kurang dari buku dalam format XLSX. Di samping itu, bahasa yang mana mereka direkodkan paling dekat dengan program Excel. Oleh itu, ia berfungsi dengan buku-buku sedemikian lebih cepat daripada dengan pelanjutan lain. Pada masa yang sama, buku format yang dinyatakan mengenai fungsi dan kemungkinan menggunakan pelbagai alat (pemformatan, fungsi, graf, dan sebagainya) tidak lebih rendah daripada format XLSX dan melebihi format XLS.

Sebab utama mengapa XLSB tidak menjadi format lalai dalam Excel adalah bahawa program pihak ketiga hampir dapat bekerja dengannya. Sebagai contoh, jika anda perlu mengeksport maklumat dari Excel ke dalam program 1C, ia boleh dilakukan dengan dokumen XLSX atau XLS, tetapi tidak dengan XLSB. Tetapi, jika anda tidak merancang untuk memindahkan data kepada mana-mana program pihak ketiga, anda boleh menyimpan dokumen dengan selamat dalam format XLSB. Ini akan membolehkan anda mengurangkan saiz dokumen dan meningkatkan kelajuan kerja di dalamnya.

Prosedur untuk menyimpan fail dalam pengembangan XLSB adalah serupa dengan yang kami lakukan untuk mengembangkan XLSX. Dalam tab "Fail", klik pada "Simpan As ...". Dalam tetingkap penjimatan yang dibuka dalam medan "Jenis Fail", anda perlu memilih pilihan "Buku Excel (* .xlsb)". Kemudian klik pada butang "Simpan".

Kami melihat berat dokumen dalam bahagian "Butiran". Seperti yang anda dapat lihat, ia telah menurun lebih banyak lagi dan kini hanya 11.6 Kb.

Menyimpulkan keputusan umum, kita boleh mengatakan bahawa jika anda bekerja dengan fail XLS, maka cara yang paling berkesan untuk mengurangkan saiznya adalah tenaga dalam format XLSX atau XLSB moden. Sekiranya anda sudah menggunakan data pengembangan fail, maka untuk mengurangkan berat badan mereka, anda harus mengkonfigurasi ruang kerja dengan betul, menghilangkan format yang berlebihan dan rujukan yang tidak perlu. Anda akan menerima pulangan yang paling besar jika anda menghasilkan semua tindakan ini di kompleks, dan tidak menghadkan diri kepada satu pilihan.