Senarai Excel.

Mewujudkan senarai drop-down membolehkan bukan sahaja untuk menjimatkan masa apabila memilih pilihan dalam proses mengisi jadual, tetapi juga untuk melindungi diri anda dari pembuatan data yang salah. Ini adalah alat yang sangat mudah dan praktikal. Mari kita ketahui bagaimana untuk mengaktifkannya dalam Excel, dan bagaimana untuk menggunakannya, serta mengetahui beberapa nuansa lain untuk mengendalikannya.

Penggunaan senarai drop-down

Berikutan, atau kerana ia adalah adat untuk bercakap, senarai juntai bawah yang paling sering digunakan dalam jadual. Dengan bantuan mereka, anda boleh mengehadkan pelbagai nilai yang dibuat ke dalam array jadual. Mereka membenarkan anda memilih untuk membuat nilai hanya dari senarai yang telah disediakan. Ini secara serentak mempercepatkan prosedur untuk membuat data dan melindungi dari kesilapan.

Prosedur untuk membuat

Pertama sekali, mari kita cari cara membuat senarai juntai bawah. Ia adalah yang paling mudah untuk melakukan ini dengan alat yang dipanggil "Semak Data".

1. Kami menyerlahkan lajur pelbagai jadual, di dalam sel-sel yang dirancang untuk meletakkan senarai juntai bawah. Bergerak ke tab "Data" dan tanah liat pada butang "Pemeriksaan Data". Ia disetempatkan pada reben dalam blok "bekerja dengan data".



2. Tetingkap alat "Pengesahan" bermula. Pergi ke bahagian "Parameter". Dalam kawasan "jenis data" dari senarai, pilih pilihan "Senarai". Selepas itu, kita berpindah ke lapangan "sumber". Di sini anda perlu menentukan kumpulan nama yang dimaksudkan untuk digunakan dalam senarai. Nama-nama ini boleh dibuat secara manual, dan anda boleh menentukan pautan kepada mereka jika mereka telah diposkan di Excel di tempat lain.

   Jika kemasukan manual dipilih, maka setiap item senarai diperlukan untuk memasuki kawasan di atas titik koma (;).

   

   Jika anda ingin mengetatkan data dari pelbagai jadual yang ada, maka anda harus pergi ke lembaran di mana ia terletak (jika ia terletak di sisi yang lain), letakkan kursor ke kawasan "sumber" dari tetingkap pengesahan data , dan kemudian menyerlahkan pelbagai sel di mana senarai itu terletak. Adalah penting bahawa setiap sel berasingan terletak item senarai berasingan. Selepas itu, koordinat julat yang ditentukan hendaklah dipaparkan di kawasan "sumber".

   

   Pilihan lain untuk memasang komunikasi adalah tugasan array dengan senarai nama. Pilih julat di mana nilai data ditunjukkan. Di sebelah kiri rentetan formula adalah kawasan nama. Secara lalai, di dalamnya, apabila julat dipilih, koordinat sel yang pertama dipaparkan. Kami hanya memasuki nama untuk tujuan kami, yang kami anggap lebih sesuai. Keperluan utama untuk nama adalah bahawa ia adalah unik dalam buku itu, tidak mempunyai jurang dan semestinya bermula dengan surat itu. Sekarang bahawa julat yang kami telah dikenal pasti sebelum item ini akan dikenalpasti.

   

   Sekarang, dalam tetingkap Pengesahan Data di kawasan "Sumber", anda perlu memasang simbol "=", dan kemudian selepas itu untuk memasukkan nama yang kami telah memberikan julat. Program ini segera mengenalpasti hubungan antara nama dan array, dan akan menarik senarai yang terletak di dalamnya.

   

   Tetapi lebih cekap akan digunakan untuk menggunakan senarai jika anda menukar ke meja "pintar". Dalam jadual sedemikian, ia akan menjadi lebih mudah untuk mengubah nilai-nilai, dengan itu secara automatik mengubah item senarai. Oleh itu, julat ini sebenarnya akan menjadi jadual penggantian.

   Untuk menukar julat ke dalam jadual "pintar", pilih dan gerakkannya ke tab Laman Utama. Di sana, tanah liat pada butang "Format sebagai jadual", yang diletakkan di atas pita dalam blok "gaya". Kumpulan gaya yang besar dibuka. Mengenai fungsi meja, pilihan gaya tertentu tidak menjejaskan sesiapa pun, dan oleh itu memilih mana-mana daripada mereka.

   

   Selepas itu, tetingkap kecil dibuka, yang mengandungi alamat array yang dipilih. Sekiranya pemilihan dilakukan dengan betul, maka tidak ada yang perlu diubah. Oleh kerana pelbagai kami tidak mempunyai tajuk, maka item "Jadual dengan tajuk utama" tidak sepatutnya. Walaupun khusus dalam kes anda, adalah mungkin, tajuk akan digunakan. Jadi kita hanya boleh klik pada butang "OK".

   

   Selepas itu, julat akan diformatkan sebagai jadual. Sekiranya ia diperuntukkan, maka anda dapat melihat di kawasan nama, nama yang diberikannya secara automatik. Nama ini boleh digunakan untuk memasukkan ke dalam kawasan "Sumber" dalam tetingkap Pengesahan Data mengikut algoritma yang telah dijelaskan sebelumnya. Tetapi, jika anda mahu menggunakan nama lain, anda boleh menggantikannya, hanya pada nama nama itu.

   

   Jika senarai itu diposkan dalam buku lain, maka untuk refleksi yang betul, ia dikehendaki memohon fungsi DVSL. Pengendali yang ditentukan adalah bertujuan untuk membentuk rujukan "Superabsolite" kepada elemen lembaran dalam bentuk teks. Sebenarnya, prosedur akan dilakukan hampir sama seperti dalam kes-kes yang dijelaskan sebelum ini, hanya di kawasan "Sumber" selepas simbol "=" harus menyatakan nama pengendali - "DVSSL". Selepas itu, dalam kurungan, alamat julat mesti ditentukan sebagai hujah fungsi ini, termasuk nama buku dan lembaran. Sebenarnya, seperti yang ditunjukkan dalam imej di bawah.



3. Mengenai ini, kami boleh dan menamatkan prosedur dengan mengklik pada butang "OK" dalam tetingkap pengesahan data, tetapi jika anda mahu, anda boleh memperbaiki bentuk. Pergi ke bahagian "Mesej untuk Masukkan" tetingkap Pengesahan Data. Di sini di kawasan "Mesej" Anda boleh menulis teks yang pengguna akan melihat kursor ke elemen daun dengan senarai drop-down. Kami menulis mesej yang kami anggap perlu.



4. Seterusnya, kami berpindah ke bahagian "Mesej Ralat". Di sini di kawasan "Mesej", anda boleh memasukkan teks yang pengguna akan mematuhi apabila cuba memasukkan data yang salah, iaitu apa-apa data yang hilang dalam senarai drop-down. Di kawasan "Lihat", anda boleh memilih ikon untuk disertai dengan amaran. Masukkan teks mesej dan tanah liat pada "OK".

Pelajaran: Bagaimana untuk membuat senarai juntai bawah dalam Excel

Melaksanakan operasi

Sekarang mari kita fikirkan bagaimana untuk bekerja dengan alat yang telah kita buat di atas.

1. Jika kami menetapkan kursor kepada mana-mana elemen daun yang mana jarak telah digunakan, kami akan melihat mesej maklumat yang diperkenalkan oleh kami lebih awal dalam tetingkap pengesahan data. Di samping itu, satu piksel dalam bentuk segitiga akan muncul di sebelah kanan sel. Ia adalah ia berfungsi untuk mengakses pemilihan elemen penyenaraian. Tanah liat di segitiga ini.



2. Selepas mengklik padanya, menu dari senarai objek akan dibuka. Ia mengandungi semua item yang sebelum ini dibuat melalui tetingkap pengesahan data. Pilih pilihan yang kita anggap perlu.



3. Pilihan yang dipilih akan dipaparkan di dalam sel.



4. Jika kita cuba masuk ke dalam sel apa-apa nilai yang tidak hadir dalam senarai, tindakan ini akan disekat. Pada masa yang sama, jika anda menyumbang mesej amaran kepada tetingkap pengesahan data, ia dipaparkan pada skrin. Anda perlu klik pada butang "Batal" dalam tetingkap amaran dan dengan percubaan seterusnya untuk memasukkan data yang betul.

Dengan cara ini, jika perlu, isi keseluruhan jadual.

Menambah elemen baru

Tetapi apa yang perlu saya perlukan untuk menambah unsur baru lagi? Tindakan di sini bergantung kepada bagaimana anda membentuk senarai dalam tetingkap pengesahan data: dimasukkan secara manual atau ditarik dari pelbagai jadual.

1. Sekiranya data untuk pembentukan senarai ditarik dari pelbagai jadual, maka pergi ke sana. Pilih julat julat. Jika ini bukan jadual "pintar", tetapi pelbagai data yang mudah, maka anda perlu memasukkan rentetan di tengah-tengah array. Jika anda memohon jadual "pintar", maka dalam kes ini ia cukup untuk memasuki nilai yang dikehendaki dalam baris pertama di bawahnya dan baris ini akan segera dimasukkan ke dalam array jadual. Ini hanya kelebihan jadual "pintar", yang kami sebutkan di atas.

   

   Tetapi katakan kita berurusan dengan majlis yang lebih kompleks menggunakan julat tetap. Jadi, kami menyerlahkan sel di tengah-tengah pelbagai yang ditentukan. Iaitu, di atas sel ini dan di bawahnya mesti ada lebih banyak baris array. Tanah liat pada serpihan yang ditetapkan dengan butang tetikus kanan. Dalam menu, pilih pilihan "Paste ...".



2. Tingkap bermula, di mana pemilihan objek masuk harus dibuat. Pilih pilihan "String" dan klik pada butang "OK".



3. Jadi, rentetan kosong ditambah.



4. Masukkan nilai yang kami ingin dipaparkan dalam senarai juntai bawah.



5. Selepas itu, kami kembali ke array tabletoma, yang meletakkan senarai juntai bawah. Dengan mengklik pada segitiga, di sebelah kanan mana-mana sel array, kita melihat bahawa nilai yang diperlukan untuk item senarai yang sedia ada telah ditambah. Sekarang, jika anda mahu, anda boleh memilih untuk memasukkan ke dalam elemen jadual.

Tetapi apa yang perlu dilakukan jika senarai nilai diperketatkan bukan dari meja yang berasingan, tetapi dibuat secara manual? Untuk menambah item dalam kes ini, juga mempunyai algoritma sendiri tindakan.

1. Kami menyerlahkan seluruh jadual jadual, dalam unsur-unsur yang mana senarai drop-down terletak. Pergi ke tab "Data" dan klik pada butang "Pengesahan Data" sekali lagi dalam kumpulan "Kerja dengan Data".



2. Tetingkap pengesahan dimulakan. Kami berpindah ke bahagian "Parameter". Seperti yang anda lihat, semua tetapan di sini adalah sama seperti yang kita letakkan lebih awal. Kami akan berminat dengan "sumber" dalam kes ini. Kami menambah senarai yang sudah ada melalui titik dengan koma (;) nilai atau nilai yang ingin kita lihat dalam senarai juntai bawah. Selepas menambah tanah liat ke "OK".



3. Sekarang, jika kita membuka senarai drop-down dalam array jadual, kita akan melihat nilai yang ditambah di sana.

Mengeluarkan item

Penyingkiran senarai elemen dijalankan pada algoritma yang sama dengan tambahan.

1. Jika data diperketatkan dari array jadual, maka kemudian pergi ke meja ini dan klik kanan tanah di atas sel di mana nilai akan dipadam terletak. Dalam menu konteks, hentikan pilihan pada pilihan "Padam ...".



2. Tetingkap penyingkiran tetingkap hampir sama dengan yang telah kita lihat ketika menambah mereka. Di sini kita menetapkan suis ke kedudukan "rentetan" dan tanah liat pada "OK".



3. Rentetan dari pelbagai meja, seperti yang dapat kita lihat, dipadam.



4. Sekarang kita kembali ke meja di mana terdapat sel-sel dengan senarai juntai bawah. Tanah liat di segitiga di sebelah kanan mana-mana sel. Dalam senarai yang dihentikan, kita melihat bahawa barang terpencil tidak hadir.

Apa yang perlu saya lakukan jika nilai ditambah ke tetingkap Semak Data secara manual, dan tidak menggunakan jadual tambahan?

1. Kami menyerlahkan jadual dengan senarai drop-down dan pergi ke kotak semakan nilai, seperti yang telah kami lakukan sebelum ini. Dalam tetingkap yang ditentukan, kami berpindah ke bahagian "Parameter". Di kawasan "Sumber", kami memperuntukkan kursor kepada nilai yang anda ingin padamkan. Kemudian tekan butang Padam pada papan kekunci.



2. Selepas elemen dikeluarkan, klik pada "OK". Sekarang ia tidak akan berada dalam senarai drop-down, seperti yang telah kita lihat dalam versi tindakan sebelumnya dengan jadual.

Pembuangan penuh

Pada masa yang sama, terdapat situasi di mana senarai drop-down perlu dikeluarkan sepenuhnya. Sekiranya tidak kira data yang dimasukkan disimpan, maka penyingkiran adalah sangat mudah.

1. Kami memperuntukkan keseluruhan array di mana senarai drop-down terletak. Bergerak ke tab "Rumah". Klik pada ikon "jelas", yang diletakkan pada reben dalam unit penyuntingan. Dalam menu yang dibuka, pilih kedudukan "jelas semua".



2. Apabila tindakan ini dipilih dalam unsur-unsur yang dipilih, semua nilai akan dipadamkan, pemformatan dibersihkan, dan matlamat utama tugas dicapai: Senarai drop-down akan dipadamkan dan sekarang anda boleh memasukkan sebarang nilai Secara manual di dalam sel.

Di samping itu, jika pengguna tidak perlu menyimpan data yang dimasukkan, maka ada pilihan lain untuk mengalih keluar senarai drop-down.

1. Kami menyerlahkan pelbagai sel kosong, yang bersamaan dengan pelbagai elemen array dengan senarai drop-down. Bergerak ke tab "Rumah" dan di sana saya klik pada ikon "Salin", yang disetempatkan pada reben dalam "penimbal pertukaran".

   

   Juga, bukan tindakan ini, anda boleh mengklik pada serpihan yang ditetapkan oleh butang tetikus kanan dan berhenti di pilihan "Salin".

   

   Malah lebih mudah selepas pemilihan, gunakan set butang Ctrl + C.

2. Selepas itu, kami memperuntukkan serpihan pelbagai jadual, di mana unsur-unsur drop-down terletak. Kami mengklik pada butang "Masukkan", disetempatkan pada pita dalam tab Laman Utama dalam bahagian "Penimbal Pertukaran".

   

   Pilihan kedua tindakan adalah untuk menyerlahkan butang tetikus kanan dan menghentikan pilihan pada pilihan "Masukkan" dalam kumpulan Parameter Masukkan.

   

   Akhirnya, adalah mungkin untuk hanya menetapkan sel yang dikehendaki dan menaip gabungan butang CTRL + V.

3. Dengan mana-mana langkah di atas bukan sel yang mengandungi nilai dan senarai drop-down, serpihan yang benar-benar bersih akan dimasukkan.

Jika anda mahu, anda boleh memasukkan julat kosong, tetapi serpihan yang disalin dengan data. Kekurangan senarai drop-down adalah bahawa mereka tidak boleh memasukkan data secara manual yang hilang dalam senarai, tetapi mereka boleh disalin dan dimasukkan. Dalam kes ini, pengesahan data tidak akan berfungsi. Lebih-lebih lagi, seperti yang kita ketahui, struktur senarai drop-down itu sendiri akan dimusnahkan.

Sering kali, ia perlu masih mengalih keluar senarai drop-down, tetapi pada masa yang sama meninggalkan nilai-nilai yang diperkenalkan menggunakannya, dan pemformatan. Dalam kes ini, langkah yang lebih tepat untuk mengeluarkan alat isi yang ditentukan dilakukan.

1. Kami menyerlahkan seluruh serpihan di mana elemen dengan senarai drop-down terletak. Bergerak ke tab "Data" dan tanah liat pada ikon "Semak Data", yang, seperti yang kita ingat, terletak di pita dalam kumpulan "Bekerja dengan Data".



2. Tetingkap ujian yang baru biasa dari data input dibuka. Berada di mana-mana bahagian alat yang ditentukan, kita perlu membuat tindakan tunggal - klik pada butang "jelas semua". Ia terletak di sudut kiri bawah tingkap.



3. Selepas itu, tetingkap pengesahan data boleh ditutup dengan mengklik pada butang penutupan standard di sudut kanan atasnya sebagai salib atau butang "OK" di bahagian bawah tetingkap.



4. Kemudian kami memperuntukkan mana-mana sel di mana senarai drop-down telah diletakkan sebelum ini. Seperti yang kita lihat, sekarang tidak ada petunjuk apabila memilih item, atau segitiga untuk memanggil senarai di sebelah kanan sel. Tetapi pada masa yang sama, pemformatan tetap tidak disentuh dan semua nilai yang dimasukkan menggunakan senarai itu ditinggalkan. Ini bermakna bahawa dengan tugas yang kami capai dengan jayanya: alat yang kami tidak memerlukan lebih banyak, dipadamkan, tetapi hasil kerja tetap integer.

Seperti yang anda lihat, senarai drop-down dapat memudahkan pengenalan data ke dalam jadual, serta menghalang pengenalan nilai yang salah. Ini akan mengurangkan bilangan kesilapan apabila mengisi jadual. Jika anda perlu menambah apa-apa nilai tambahan, anda boleh menjalankan prosedur edit. Pilihan penyuntingan akan bergantung kepada kaedah penciptaan. Selepas mengisi dalam jadual, anda boleh memadamkan senarai drop-down, walaupun tidak perlu melakukan ini. Kebanyakan pengguna lebih suka meninggalkannya walaupun selepas akhir jadual selesai.