एक्सेल फाइल आकार कमी कसे करावे

XHEL मध्ये काम करताना, काही सारण्या एकापेक्षा प्रभावशाली आकार प्राप्त करतात. यामुळे कागदपत्रांचे आकार वाढते, कधीकधी डझन मेगाबाइट्स आणि बरेच काही वाढते. एक्सेल बुकचे वजन वाढते केवळ हार्ड डिस्कवर कब्जा करणार्या त्याच्या स्थानावर वाढतेच नव्हे तर त्यापेक्षा वेगळ्या क्रिया आणि प्रक्रियांचे वेग कमी करणे. सरळ सांगा, अशा दस्तऐवजासह कार्य करताना, एक्सेल प्रोग्राम धीमा करणे सुरू होते. म्हणून, ऑप्टिमायझेशनचे प्रश्न आणि अशा पुस्तके कमी करणे प्रासंगिक होते. Excle मधील फाइल आकार कमी कसा करावा हे समजूया.

पुस्तक आकार कमी प्रक्रिया

जन्मलेल्या फाइलला बर्याच दिशेने तत्काळ असावे. बरेच वापरकर्ते ओळखत नाहीत, परंतु बर्याचदा पुस्तक एक्सेलमध्ये अनेक अनावश्यक माहिती असते. जेव्हा फाइल यापेक्षा लहान असेल तेव्हा यासाठी कोणीही विशेष लक्ष देत नाही, परंतु जर कागदजत्र त्रासदायक झाला असेल तर सर्व संभाव्य पॅरामीटर्समध्ये ते ऑप्टिमाइझ करणे आवश्यक आहे.

पद्धत 1: ऑपरेटिंग श्रेणी कमी करणे

ऑपरेटिंग रेंज ही क्षेत्र आहे, ज्या क्रियांमध्ये मी एक्सेल आठवतो. जर कागदजत्र गणना करीत असेल तर, प्रोग्राम वर्कस्पेसच्या सर्व सेल्सची परतफेड करते. परंतु वापरकर्त्याने खरोखर कार्य करणार्या श्रेणीशी संबंधित नाही. उदाहरणार्थ, टेबलापासून दूर असलेला अयोग्यपणे वितरित अंतर ऑपरेटिंग श्रेणीचा आकार वाढेल जेथे हे अंतर स्थित आहे. प्रत्येक वेळी रिकाम्या पेशींचा एक समूह हाताळेल तेव्हा ते एक्सेल ते एक्सेल बाहेर वळते. एखाद्या विशिष्ट सारणीच्या उदाहरणावर ही समस्या कशी नष्ट केली जाऊ शकते ते पाहूया.

1. प्रथम, प्रक्रिया केली जाईल यानंतर काय होईल याची तुलना करण्यासाठी ऑप्टिमाइझ करण्यापूर्वी त्याचे वजन पहा. हे "फाइल" टॅबमध्ये हलवून केले जाऊ शकते. "तपशील" विभागात जा. खिडकीच्या उजव्या बाजूस पुस्तकाचे मूलभूत गुणधर्म उघडले. प्रथम गुणधर्म दस्तऐवजाचे आकार आहेत. आपण पाहतो की, आमच्या बाबतीत हे 56.5 किलोबाइट आहे.



2. सर्वप्रथम, वास्तविक कार्यक्षेत्र खरोखर वापरकर्त्याद्वारे आवश्यक असलेल्या वास्तविक कार्यक्षेत्रापासून वेगळे कसे आहे ते समजले पाहिजे. हे करणे सोपे आहे. आम्ही टेबलच्या कोणत्याही सेलमध्ये बनतो आणि Ctrl + END की संयोजन टाइप करतो. एक्सेल ताबडतोब शेवटच्या सेलकडे जातो, जो प्रोग्राम वर्कस्पेसचा अंतिम घटक मानतो. आपण पाहू शकता की, विशेषतः, आमचे केस एक ओळ 913383 आहे. टेबल फक्त सहा प्रथम ओळी व्यापतात, हे तथ्य सांगणे शक्य आहे की 9 13377 ओळी प्रत्यक्षात, निरुपयोगी लोड, जे केवळ फाइल आकार वाढवते , परंतु कोणत्याही कारवाई करताना प्रोग्रामच्या संपूर्ण श्रेणीच्या कायमस्वरूपी पुनरावृत्तीमुळे दस्तऐवजावर कामात मंद होत आहे.

   

   अर्थात, वास्तविकतेत, वास्तविक कार्यक्षमतेतील इतकी मोठी अंतर आणि एक्सेल त्यासाठी स्वीकारणे ही दुर्मिळ आहे आणि आम्ही स्पष्टतेसाठी इतकी मोठी पंक्ती घेतली. जरी, कधीकधी जेव्हा संपूर्ण पान क्षेत्र वर्कपीस मानले जाते तेव्हा कधीकधी देखील प्रकरणे देखील असतात.

3. या समस्येचे निराकरण करण्यासाठी, आपल्याला प्रथम रिक्त आणि शीटच्या शेवटी सुरू असलेल्या सर्व पंक्ती काढून टाकाव्या लागतील. हे करण्यासाठी, प्रथम सेल निवडा, जे त्वरित टेबलच्या खाली आहे आणि Ctrl + Shift + बाण की टाइप करा.



4. आपण पाहू शकतो की, पहिल्या कॉलमचे सर्व घटक निर्दिष्ट सेलपासून सुरू होण्यापासून आणि सारणीच्या शेवटी वाटप करण्यात आले होते. नंतर योग्य माउस बटण सामग्रीवर क्लिक करा. उघडणार्या संदर्भ मेनूमध्ये, "हटवा" निवडा.

   

   बरेच वापरकर्ते कीबोर्डवरील हटवा बटणावर क्लिक करून हटविण्याचा प्रयत्न करतात, परंतु ते बरोबर नाही. ही क्रिया पेशींच्या सामग्री साफ करते, परंतु स्वत: ला काढून टाकत नाही. म्हणून, आमच्या बाबतीत ते मदत करणार नाही.

5. संदर्भ मेनूमधील "हटवा ..." आयटम निवडल्यानंतर, एक लहान सेल काढण्याची विंडो उघडते. मी त्यात "स्ट्रिंग" स्थितीवर स्विच सेट करतो आणि ओके बटणावर क्लिक करतो.



6. वाटप केलेल्या श्रेणीच्या सर्व पंक्ती काढल्या गेल्या. खिडकीच्या वरच्या डाव्या कोपर्यात फ्लॉपी चिन्हावर क्लिक करून पुस्तक सुकवून घ्या.



7. आता आपण कसे मदत केली ते पाहूया. आम्ही टेबलचे कोणतेही सेल वाटप करतो आणि Ctrl + END की संयोजन टाइप करतो. आपण पाहू शकता की, एक्सेलने टेबलच्या शेवटच्या सेलला वाटप केले आहे, याचा अर्थ असा आहे की आता हे पान वर्कस्पेसचे शेवटचे घटक आहे.



8. आता आम्ही आमच्या दस्तऐवजाचे वजन कमी झाल्याचे शोधण्यासाठी "फाइल" टॅबच्या "तपशील" विभागात जाईन. जसे आपण पाहू शकता, ते आता 32.5 केबी आहे. आठवते की ऑप्टिमायझेशन प्रक्रियेपूर्वी, त्याचा आकार 56.5 केबी होता. अशा प्रकारे, ते 1.7 पटांपेक्षा कमी झाले आहे. परंतु या प्रकरणात, मुख्य यश फाईलच्या वजनात देखील कमी होत नाही आणि प्रत्यक्षात प्रत्यक्षात न वापरलेल्या श्रेणीची पुनर्रचना करण्यापासून मुक्तता आहे जी दस्तऐवजाची प्रक्रिया दर लक्षणीय वाढवेल.

पुस्तकात आपण अनेक पत्रिका असल्यास, आपल्याला त्या प्रत्येकासह समान प्रक्रिया करणे आवश्यक आहे. यामुळे दस्तऐवजाचे आकार कमी होईल.

पद्धत 2: रिडंडंट स्वरूपन निर्मूलन

एक्सेल दस्तऐवज जबरदस्त आहे, तो एक महत्त्वाचा घटक आहे, अनावश्यक स्वरुपन आहे. यात विविध प्रकारच्या फॉन्ट, सीमा, अंकीय स्वरूपनांचा वापर समाविष्ट आहे, परंतु सर्व प्रथम विविध रंगांमध्ये पेशींचे ओतणे संबंधित आहे. त्यामुळे अतिरिक्त फाइल स्वरूपित करण्यापूर्वी, आपल्याला दोनदा विचार करणे आवश्यक आहे आणि ते करणे आवश्यक आहे किंवा या प्रक्रियेशिवाय ते करणे सोपे आहे.

हे विशेषतः पुस्तके आहे ज्यात मोठ्या प्रमाणात माहिती असलेल्या मोठ्या प्रमाणावर आहे ज्यामध्ये त्यांच्याकडे आधीपासूनच आकार आहे. पुस्तकात स्वरूपन जोडणे आपले वजन अनेक वेळा वाढवू शकते. म्हणून, आपल्याला दस्तऐवजातील माहिती सादर करणे आणि फाइलचे आकार दृश्यमानता दरम्यान "सोनेरी" मध्यम निवडण्याची आवश्यकता आहे, जे खरोखर आवश्यक आहे ते फॉर्मेटिंग वापरण्यासाठी.

स्वरूपन, वेटिंग वजन संबंधित आणखी एक घटक म्हणजे काही वापरकर्ते "मार्जिनसह" सेल स्वरूपित करण्यास प्राधान्य देतात. तेच आहे, ते केवळ टेबलचच मानत नाहीत तर त्या अंतर्गत आहेत, कधीकधी शीटच्या अखेरीपर्यंत देखील, जेव्हा नवीन ओळी सारणीमध्ये जोडली जाईल तेव्हा ती नाही. त्यांना प्रत्येक वेळी स्वरूपित करणे आवश्यक आहे.

परंतु नवीन लाईन्स जोडले जातील आणि किती जोडले जातील आणि किती जोडले जातील, आणि आपण यापूर्वीच फाइल घेतलेली कोणतीही प्राथमिक स्वरूपन, जे या दस्तऐवजासह कार्य करण्याच्या वेगाने प्रभावित होईल. त्यामुळे, आपण टेबलमध्ये समाविष्ट नसलेल्या रिक्त पेशींसाठी स्वरूपित केले असल्यास, ते काढून टाकणे आवश्यक आहे.

1. सर्वप्रथम, आपल्याला डेटासह श्रेणीच्या खाली असलेल्या सर्व सेल हायलाइट करणे आवश्यक आहे. हे करण्यासाठी, अनुलंब समन्वय पॅनेलवरील पहिल्या रिक्त स्ट्रिंगच्या संख्येवर क्लिक करा. संपूर्ण ओळ वाटप. त्यानंतर, आम्ही आधीपासूनच Ctrl + Shift + खाली सर्वात परिचित संयोजन लागू करतो.



2. त्यानंतर, संपूर्ण पंक्ती रेंज डेटासह भरलेल्या टेबलच्या भागापेक्षा कमी आहे, हायलाइट होईल. "होम" टॅबमध्ये असणे, संपादन टूलबारमधील टेपवर स्थित "स्पष्ट" चिन्हावर क्लिक करा. एक लहान मेनू उघडतो. त्यात "स्पष्ट स्वरूप" स्थिती निवडा.



3. वाटप केलेल्या श्रेणीच्या सर्व पेशींमध्ये या कारवाईनंतर फॉर्मेटिंग हटविली जाईल.



4. त्याचप्रमाणे, आपण टेबलमध्ये अनावश्यक स्वरूपन काढून टाकू शकता. हे करण्यासाठी, वैयक्तिक पेशी किंवा श्रेणी निवडा ज्यामध्ये आम्ही कमीतकमी उपयुक्त मानतो, टेपवरील "स्पष्ट" बटणावर क्लिक करा आणि सूचीमधून "साफ स्वरूप" आयटम निवडा.



5. आपण पाहू शकता की टेबलच्या निवडलेल्या श्रेणीमध्ये स्वरूपित करणे पूर्णपणे काढून टाकले गेले.



6. त्यानंतर, आम्ही ही श्रेणी काही स्वरूपित घटक परत करतो जी आपण संबंधित मानतो: सीमा, अंकीय स्वरूपन इत्यादी.

वर वर्णन केलेल्या क्रिया एक्सेल पुस्तकाचे आकार कमी करण्यास आणि त्यातील कार्य वेगाने कमी करण्यात मदत करेल. परंतु डॉक्युमेंट ऑप्टिमाइझ करण्यासाठी वेळ घालविण्यापेक्षा तो खरोखर योग्य आणि आवश्यक आहे अशा प्रकारे स्वरूपन वापरणे चांगले आहे.

पाठ: एक्सेलमध्ये स्वरूपन सारण्या

पद्धत 3: दुवे काढून टाकणे

काही दस्तऐवजांमध्ये, मोठ्या संख्येने दुवे जेथे मूल्य कडक केले जातात. हे त्यांच्यामध्ये कामाची वेग कमी करू शकते. इतर पुस्तकांकडे बाह्य संदर्भांद्वारे विशेषतः जोरदार प्रभावित होते, जरी आंतरिक संदर्भ देखील नकारात्मक परावर्तित केले जातात. जर स्त्रोत जेथे माहिती घेते तिथून स्त्रोत सतत अद्ययावत नसेल तर, सामान्य मूल्यांमध्ये संदर्भ पत्ते पुनर्स्थित करण्याचा अर्थ आहे. हे दस्तऐवजासह काम करण्याची वेग वाढविण्यास सक्षम आहे. आयटम निवडल्यानंतर फॉर्म्युला पंक्तीमध्ये दुवा किंवा मूल्य विशिष्ट सेलमध्ये आहे.

1. संदर्भांद्वारे समाविष्ट असलेले क्षेत्र निवडा. होम टॅबमध्ये असणे, क्लिपबोर्ड सेटिंग्ज ग्रुपमध्ये टेपवर स्थित असलेल्या "कॉपी" बटणावर क्लिक करा.

   

   वैकल्पिकरित्या, श्रेणी निवडल्यानंतर, आपण हॉट कीज Ctrl + C चे संयोजन वापरू शकता.

2. डेटा कॉपी केल्यानंतर, क्षेत्रातील निवड काढून टाकू नका आणि उजव्या माऊस बटणावर क्लिक करा. संदर्भ मेनू लॉन्च आहे. त्यामध्ये, "सेटिंग्ज" ब्लॉक "मध्ये" व्हॅल्यूज "चिन्हावर क्लिक करणे आवश्यक आहे. चित्रित केलेल्या संख्येसह चित्रकला आहे.



3. त्यानंतर, समर्पित क्षेत्रातील सर्व संदर्भ सांख्यिकीय मूल्यांद्वारे बदलले जातील.

परंतु आपल्याला लक्षात ठेवणे आवश्यक आहे की एक्सेल बुक ऑप्टिमाइझ करण्याचा हा पर्याय नेहमी स्वीकार्य नाही. मूळ स्त्रोताकडील डेटा डायनॅमिक नसल्यास ते केवळ लागू केले जाऊ शकते, म्हणजे ते वेळेत बदलणार नाहीत.

पद्धत 4: स्वरूप बदल

फाइल आकार लक्षणीय कमी करण्याचा दुसरा मार्ग म्हणजे त्याचे स्वरूप बदलणे होय. ही पद्धत कदाचित, बहुतेक, बहुतेक पुस्तकांची निचरा करण्यास मदत करते, जरी जटिलमधील वरील पर्यायांचा वापर करणे देखील आवश्यक आहे.

एक्सेलमध्ये अनेक "मूळ" फाइल स्वरूप - एक्सएलएस, एक्सएलएसएक्स, एक्सएलएसएम, एक्सएलएसबी. एक्सएलएस स्वरूप एक्सेल 2003 च्या प्रोग्राम आवृत्तीसाठी मूलभूत विस्तार होता. तो आधीच अप्रचलित आहे, परंतु तरीही, बर्याच वापरकर्त्यांनी अद्यापही लागू केले जाणे सुरू आहे. याव्यतिरिक्त, बर्याच वर्षांपूर्वी आधुनिक स्वरूपांच्या अनुपस्थितीतदेखील जुन्या फायलींसह कामावर परत जाणे आवश्यक आहे. या विस्तारासह बर्याच तृतीय पक्ष कार्यक्रम पुस्तके सह कार्य करीत आहेत याबद्दल उल्लेख नाही, जे एक्सेल डॉक्युमेंट्ससाठी नंतरच्या पर्यायांवर प्रक्रिया कशी करावी हे माहित नाही.

हे लक्षात घेतले पाहिजे की XLSX स्वरूपाच्या वर्तमान अॅनालॉगपेक्षा एक्सएलएस विस्तार पुस्तकाचे बरेच मोठे आकार आहे, जे वर्तमान वेळी एक्सेल मुख्य म्हणून वापरते. सर्वप्रथम, हे खरं आहे की XLSX फायली अनिवार्यपणे संकुचित संग्रहण आहेत. म्हणून, आपण एक्सएलएस विस्तार वापरल्यास, परंतु आपण पुस्तकाचे वजन कमी करू इच्छित असल्यास, ते xlsx स्वरूपनात थांबविणे शक्य आहे.

1. दस्तऐवज एक्सएलएस स्वरूपातून एक्सएलएसएक्स स्वरूपात रूपांतरित करण्यासाठी, फाईल टॅब वर जा.



2. उघडलेल्या खिडकीत, मी ताबडतोब "तपशील" विभागाकडे लक्ष द्या, जेथे असे सूचित केले जाते की सध्या कागदपत्राचे वजन 40 केबी आहे. पुढे, "म्हणून जतन करा ..." नावावर क्लिक करा.



3. जतन विंडो उघडते. आपण इच्छित असल्यास, आपण नवीन निर्देशिकेत जाऊ शकता, परंतु बहुतेक वापरकर्ते त्याच ठिकाणी नवीन दस्तऐवज संग्रहित करणे अधिक सोयीस्कर असतात. जर इच्छित असेल तर पुस्तकाचे नाव "फाइल नाव" फील्डमध्ये बदलले जाऊ शकते, जरी ते आवश्यक नाही. या प्रक्रियेत सर्वात महत्वाची गोष्ट म्हणजे "फाइल प्रकार" फील्ड "एक्सेल (.xlsx)" पुस्तक सेट करणे. त्यानंतर, आपण विंडोच्या तळाशी "ओके" बटण दाबू शकता.



4. बचत झाल्यानंतर, किती वजन कमी झाले ते पाहण्यासाठी फाइल टॅबच्या "तपशील" विभागात जा. जसे आपण पाहू शकता की, रुपांतरण प्रक्रियेपूर्वी 40 केबीट्स विरूद्ध ते 13.5 केबीटी आहे. म्हणजेच आधुनिक स्वरूपात बचत करणे जवळजवळ तीन वेळा पुस्तक पिळून काढणे शक्य झाले.

याव्यतिरिक्त, XHEL मध्ये आणखी एक आधुनिक XLSB स्वरूप किंवा बायनरी पुस्तक आहे. त्यामध्ये, दस्तऐवज बायनरी एन्कोडिंगमध्ये जतन केले आहे. या फायली एक्सएलएसएक्स स्वरूपात पुस्तके पेक्षा कमी वजन करतात. याव्यतिरिक्त, ज्या भाषेवर ते एक्सेल प्रोग्रामच्या जवळचे रेकॉर्ड केले जातात. म्हणून, इतर कोणत्याही विस्तारापेक्षा अशा पुस्तकांसह ते कार्य करते. त्याच वेळी, कार्यक्षमतेवर निर्दिष्ट स्वरुपाचे पुस्तक आणि विविध साधनांचा वापर करण्याची शक्यता (स्वरूपन, कार्ये, आलेख, इत्यादी) XLSX स्वरूपापेक्षा कमी नाही आणि एक्सएलएस स्वरूपापेक्षा जास्त नाही.

एक्सएलएसबी एक्सेलमध्ये डीफॉल्ट स्वरूप बनले नाही हे मुख्य कारण म्हणजे तृतीय पक्ष कार्यक्रम प्रत्यक्षरित्या कार्य करण्यास सक्षम आहेत. उदाहरणार्थ, आपल्याला एक्सेलमधून 1 सी प्रोग्राममध्ये माहिती निर्यात करण्याची आवश्यकता असल्यास, ते एक्सएलएसएक्स किंवा एक्सएलएस दस्तऐवजांसह केले जाऊ शकते, परंतु xlsb सह नाही. परंतु, आपण कोणत्याही तृतीय-पक्षीय प्रोग्राममध्ये डेटा स्थानांतरित करण्याची योजना नसल्यास, आपण XLSB स्वरूपात दस्तऐवज सुरक्षितपणे जतन करू शकता. हे आपल्याला दस्तऐवजाचे आकार कमी करण्यास आणि त्यात कार्य करण्याची वेग वाढविण्याची परवानगी देईल.

एक्सएलएसबी विस्तारातील फाइल जतन करण्याची प्रक्रिया आम्ही एक्सएलएसएक्स विस्तृत करण्यासाठी केली गेली आहे. "फाइल" टॅबमध्ये, "जतन करा ..." वर क्लिक करा. "फाइल प्रकार" फील्डमध्ये उघडणार्या सेव्हिंग विंडोमध्ये आपल्याला "एक्सेल बुक (* .xlsb)" पर्याय निवडण्याची आवश्यकता आहे. नंतर "सेव्ह" बटणावर क्लिक करा.

आम्ही "तपशील" विभागात दस्तऐवजाचे वजन पाहतो. जसे आपण पाहू शकता, तो आणखी कमी झाला आहे आणि आता केवळ 11.6 केबी आहे.

सामान्य परिणामांचा सारांश दर्शवितो, आम्ही असे म्हणू शकतो की जर आपण एक्सएलएस फाइलसह काम करत असाल तर त्याचे आकार कमी करण्याचा सर्वात प्रभावी मार्ग मॉडर्न एक्सएलएसएक्स किंवा एक्सएलएसबी स्वरूपात उत्साही आहे. आपण आधीच फाइल विस्तार डेटा वापरल्यास, नंतर त्यांचे वजन कमी करण्यासाठी, आपण वर्कस्पेस योग्यरित्या कॉन्फिगर केले पाहिजे, अतिरिक्त स्वरूपन आणि अनावश्यक संदर्भ काढावे. आपण या सर्व कृती कॉम्प्लेक्समध्ये तयार केल्यास आपल्याला सर्वात मोठा परतावा मिळेल आणि एक पर्याय मर्यादित नाही.